Как вести реестр больничных листов для передачи в ФСС

• Какие регионы участвуют в пилотном проекте?
• Создание и загрузка;
• Заполнение документа;
• Проверка и отправка;
• Статусы обработки;
• Просмотр результатов проверки;
• Как распечатать, удалить документ? Как создать перерасчёт? Как просмотреть историю документооборота?

В пилотных регионах пособия сотрудникам выплачивает не работодатель, а напрямую ФСС (см. постановления Правительства РФ от 21.04.2011 № 294 и от 01.12.2018 № 1459). Работодатель обязан лишь представить соответствующие документы в филиал фонда. Порядок отправки документов в ФСС описан в видео.

Пилотный проект по отправке больничных листов в ФСС проходит в следующих регионах:

• 01 — Республика Адыгея;
• 03 — Республика Бурятия;
• 04 — Республика Алтай;
• 06 — Республика Ингушетия;
• 07 — Кабардино-Балкарская Республика;
• 08 — Республика Калмыкия;
• 09 — Карачаево-Черкесская республика;
• 10 — Республика Карелия;
• 11 — Республика Коми;
• 12 — Республика Марий Эл;
• 13 — Республика Мордовия;
• 14 — Республика Саха (Якутия);
• 15 — Республика Северная Осетия — Алания;
• 16 — Республика Татарстан;
• 17 — Республика Тыва;
• 18 — Удмуртская Республика;
• 19 — Республика Хакасия;
• 20 — Чеченская Республика;
• 21 — Чувашская Республика;
• 22 — Алтайский край;
• 25 — Приморский край;
• 27 — Хабаровский край;
• 28 — Амурская область;
• 29 — Архангельская область;
• 30 — Астраханская область;
• 31 — Белгородская область;
• 32 — Брянская область;
• 33 — Владимирская область;
• 35 — Вологодская область;
• 36 — Воронежская область;
• 37 — Ивановская область;
• 38 — Иркутская область;
• 39 — Калининградская область;
• 40 — Калужская область;
• 41 — Камчатский край;
• 42 — Кемеровская область;
• 43 — Кировская область;
• 44 — Костромская область;
• 45 — Курганская область;
• 46 — Курская область;
• 48 — Липецкая область
• 49 — Магаданская область;
• 51 — Мурманская область;
• 52 — Нижегородская область;
• 53 — Новгородская область;
• 54 — Новосибирская область;
• 55 — Омская область;
• 56 — Оренбургская область;
• 57 — Орловская область;
• 58 — Пензенская область;
• 60 — Псковская область;
• 61 — Ростовская область;
• 62 — Рязанская область;
• 63 — Самарская область;
• 64 — Саратовская область;
• 65 — Сахалинская область;
• 67 — Самарская область;
• 68 — Тамбовская область;
• 69 — Тверская область;
• 70 — Томская область;
• 71 — Тульская область;
• 73 — Ульяновская область;
• 75 — Забайкальский край;
• 79 — Еврейская автономная область;
• 83 — Ненецкий автономный округ;
• 80 — Забайкальский край;
• 87 — Чукотский автономный округ;
• 89 — Ямало-Ненецкий автономный округ;
• 91 — Крым;
• 92 — Севастополь;
• 95 — Чеченская Республика.

Реестры больничных листов (листы нетрудоспособности) передаются страхователями или застрахованными лицами в ФСС для начисления пособий по нетрудоспособности застрахованным лицам.

В Контур.Экстерн доступны следующие виды пособий:

Страховые случаи и условия выплаты пособий установлены Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Порядок формирования и отправки пособий

Для перехода к работе с пособиями ФСС следует на главной странице системы выбрать нужную организацию в верхней части страницы и перейти в раздел «ФСС» > в разделе «Пособия и ЭЛН» нажать на кнопку «Все документы».

Если пункт «Пособия ФСС листки нетрудоспособности» отсутствует, убедитесь, что в верхней части страницы указана организация одного из регионов, принимающих участие в пилотном проекте.

Кто должен взять больничный

Напомним, что на двухнедельный карантин по коронавирусу уходят:

• граждане, прибывшие в Россию из стран, где зарегистрированы случаи заболевания новой коронавирусной инфекцией;
• лица, которые проживают совместно с прибывшим.

С 20 марта действуют временные правила оформления листков нетрудоспособности, назначения и выплаты больничных пособий для лиц, находящихся на карантине из-за коронавируса. Правила утверждены постановлением Правительства РФ от 18.03.20 № 29 (см. «Карантин при коронавирусе: введены временные правила для оформления больничных и выплаты пособий»).

Больничный лист по карантину, оформленный дистанционно, будет оплачиваться полностью из средств Фонда социального страхования:

• первая выплата поступит после 7 календарных (5 рабочих) дней нахождения на больничном,
• вторая — после окончания периода нетрудоспособности в течение одного календарного дня.

Создание документов в Контур.Экстерн

Необходимо нажать на кнопку «Создать новый документ».

В открывшемся окне выбрать тип пособия, отметить нужного сотрудника в списке и нажать «Создать документ».

Список сотрудников в сервисе «Пособия ФСС» является общим с сервисом по подготовке отчетности в пенсионный фонд Контур-Отчет ПФ.

Если нужного сотрудника в списке нет, то следует нажать кнопку «Добавить нового сотрудника».

В появившемся окне заполнить ФИО и СНИЛС и нажать «Добавить сотрудника». Добавленный сотрудник отобразится в списке и будет выбран по умолчанию, а также появится в сервисе Контур-Отчет ПФ.

Далее следует приступить к заполнению формы в открывшемся окне.

Загрузка в систему готового файла

Нажать кнопку «Загрузить из файла».

В открывшемся окне выбрать файл и нажать «Открыть».Принимаемый в систему файл должен быть сформирован в установленном ФСС формате и иметь расширение xml.

Загруженные документы появятся в списке. Чтобы проверить документ и отправить его в ФСС, следует кликнуть по строке с нужным документом. Откроется форма для редактирования и отправки.

Форма реестра больничных листов

На уровне законодательства или подзаконных актов реестр больничных листов (РБЛ) не унифицируется. В 2008 г. ФСС предложил форму в Excel, однако особо её не афишировал и не требовал единого внешнего вида. С 2011 г. Фонд внедряет пилотный проект, для которого разработал структуру xml-файла. Однако и она не включает форматирование. Главное – передать в ФСС данные, доступные для машинной обработки. В пилотном проекте бумажная форма допустима только для организаций с численностью персонала до 25 чел. Остальные должны передавать сведения в электронном виде.

Свой образец оформления РБЛ ФСС предложил в рамках бесплатной программы по его созданию. Однако Фонд не ограничивает работодателей в выборе программного обеспечения: загружать электронный реестр всё равно нужно отдельно. Встроенной функции в ПО от ФСС нет. Более широкие возможности предоставляют бухгалтерские программы, однако прямая передача реестра там тоже не реализована. Как вариант, можно создать РБЛ своими силами при наличии ИТ-отдела в организации: xml-кодировка не так сложна.

Заполнение документа

В документе на выплату пособия следует заполнить три раздела. В зависимости от выбранного типа пособия отобразятся следующие разделы:

• «Общая информация».
• «Лист нетрудоспособности». Раздел отображается в пособии по нетрудоспособности, пособии по беременности и родам, пособии по профтравме, болезни.
• «Расчет пособия».
• «Дополнительные документы». Раздел отображается в пособии по беременности и родам (если в пособии по нетрудоспособности установлен флажок «Поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)»), пособии по ранним срокам беременности, пособии по рождению ребенка и пособии по уходу за ребенком.

Все обязательные для заполнения поля будут подсвечиваться красным цветом.

Кому и для чего нужен реестр

С 2011 года в РФ действует проект «Прямые выплаты», в рамках которого работодатели не самостоятельно оплачивают больничные листы сотрудникам, а направляют сведения для расчета пособий в Фонд социального страхования, и уже госструктура отвечает за перечисление средств. Необходимые данные организации и ИП собирают в специальные таблицы, а затем передают их в ФСС.

На основании Постановления Правительства РФ №294 от 21.04.2011 реестры в ФСС по больничным листам готовят, чтобы сотрудники получили следующие виды пособий:

• по болезни и травме, за исключением случаев, когда листок нетрудоспособности открыт из-за несчастного случая на производстве или профзаболевания;
• по беременности и родам;
• при постановке на учет на ранних сроках беременности;
• при рождении ребенка;
• по уходу за новорожденным.

Помимо этого, разработанная структура реестра в ФСС удобна для передачи данных, необходимых для возмещения расходов на пособие на погребение и оплату дополнительных выходных лицам, ухаживающим за детьми-инвалидами.

ВАЖНО!

С 2021 года проект по прямым выплатам пособий из Фонда соцстрахования распространят на все регионы, и уже всем организациям придется работать с учетом новых требований.

Раздел «Общая информация»

В данном разделе заполняется информация о сотруднике, организации-работодателе и о способе выплаты пособия. Заполненные данные сохраняются в рамках сотрудника, при создании нового листа этот раздел будет заполнен автоматически.

1. «Заявитель» — следует отметить, кто является получателем пособия:

• «Получатель пособия» — пособие получает сам заявитель.
• «Уполномоченный представитель» — пособие получает представитель заявителя.

При выборе последнего открывается блок, в который следует внести сведения об уполномоченном представителе — ФИО и паспортные данные.

2. «Сведения о получателе пособия» — следует заполнить данные получателя пособия, такие как ФИО, СНИЛС, дату рождения, адрес, пол, статус регистрации и документ, удостоверяющий личность.

Информация о сотрудниках доступна одновременно и в сервисе «Пособия ФСС», и в Контур-Отчет ПФ. Если изменить информацию о сотруднике в одном сервисе, она изменится или удалится и в другом.

3. «Сведения о работодателе (организации)» данныый раздел заполняется автоматически из реквизитов плательщика. Все строки, кроме ИНН, можно изменить вручную. При изменении данных организации-работодателя здесь, они изменятся и в реквизитах.

4. «Способ выплаты пособия» — следует выбирать один из двух способов выплаты:

• Перечисление через банк;
• На карту «МИР»;
• Почтовый перевод;
• Через иную организацию.

5. Раздел «Общая информация» заполнен, нужно перейти в следующий раздел. Появится окно «Сохранить изменения в документе?», следует нажать кнопку «Сохранить» и перейти к заполнению следующего раздела.

Раздел «Лист нетрудоспособности»

Раздел присутствует в следующих типах пособий:

• пособие по нетрудоспособности;
• пособие по беременности и родам;
• пособие по профтравме, болезни.

Заполняется на основе листка нетрудоспособности, представленного работником. Расположение полей соответствует бумажному бланку, который выдается в медицинском учреждении.

1. «Лист нетрудоспособности №» — в ячейке следует указать номер листа нетрудоспособности: 12-значный код под штрих-кодом в верхнем правом углу бланка листа нетрудоспособности.

2. Укажите, является ли лист первичным или продолжением; дубликатом или оригиналом.

• Если формируемый лист нетрудоспособности не является продолжением другого листа, поставьте галку в поле «Первичный».
• Если лист нетрудоспособности выдан взамен утерянного, о.
• Если лист является продолжением другого листа, номер первичного листа следует указать в поле «Продолжение листа нетрудоспособности №». В поле «Первичный»галку ставить не нужно.

3. Заполните все обязательные поля ниже (они будут подсвечены красным), как в бумажном бланке, выданном в медицинском учреждении.

Некоторые особенности заполнения:

• В зависимости от того, какой код причины нетрудоспособности выбран, ниже будут подсвечены красными рамками обязательные для заполнения поля.
• В справочнике кодов нет значений 04 (несчастный случай на производстве или его последствия) и 07 (профессиональное заболевание или его обострение). Документ с этими причинами нетрудоспособности нельзя отправлять в электронном виде. Следует представлять эти данные в ФСС на бумажных носителях.
• Если выбрано место работы «по совместительству», то в поле «№» следует указать номер листа нетрудоспособности, предъявляемого на основном месте работы.
• Если был выдан еще один лист, который является продолжением заполняемого, то следует указать его номер в самом низу раздела.

4. Раздел «Лист нетрудоспособности» заполнен, следует нажать кнопку «Сохранить» и перейти к следующему.

Где и как можно найти и посмотреть ЭЛН работодателю?

На сайте ФСС

С 1 июля 2021 года действуют оба типа больничных: электронный и бумажный. Но воспользоваться первым работник сможет только если работодатель будет иметь личный кабинет в системе фонда соцстрахования, и предприниматель сможет увидеть ЭЛН подчиненных только там. Чтобы увидеть ЭЛН работника, работодателю нужно:

1. Зайти в личный кабинет страхователя (т.к. он платит страховые взносы за своих подчиненных, то для них он – страхователь).
2. Открыть «Электронные листки нетрудоспособности».
3. В появившиеся поля ввести номер листа нетрудоспособности (ЛН) и СНИЛС сотрудника, затем нажать «Получить ЛН».

Больничный лист окажется в журнале учета, во вкладке «Заполняется работодателем» можно внести необходимые данные, как в бумажном бюллетене, сохранить их, и информация сразу уйдет в ФСС. На документе появляется пометка «Заполнен работодателем». О статусах электронного больничного листа мы рассказывали тут.

Внимание: Использовать ЭЛН можно только в том случае, если медучреждение, где лечатся работники, подключено к системе ФСС и имеет возможность передавать данные в фонд.

На сайте Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА)

1. Открыть личный кабинет страхователя (создать его можно через сайт Госуслуг). Подробнее о процедуре создания личного кабинета через Госуслуги читайте здесь.
2. Страхователь запрашивает информацию, указывая СНИЛС своего сотрудника и представленный им номер электронного листка нетрудоспособност.
3. Так же, как и в предыдущем случае, заполняются и сохраняются поля с пометкой «Заполняется работодателем/страхователем».

На портале ЕИИС «Соцстрах»

1. В личном кабинете, как и в предыдущих случаях, по номеру СНИЛС работника и номеру ЛН запросить лист нетрудоспособности.
2. Заполнить необходимые поля и сохранить, отправив данные в систему.

Порядок оформления и передачи данных электронных больничных были утверждены Правительственным Постановлением № 1567 от 16.12.2017 и приказом Минздравсоцразвития № 624н от 29.06.2011 о порядке выписки больничных.

Для полноценного функционирования в системе ЭЛН у организации должна быть усиленная электронная подпись, совместимая с ЕИИС «Соцстрах».

Раздел «Расчет пособия»

В этом разделе заполняются данные, необходимые для назначения пособия сотруднику региональным отделением ФСС. Все обязательные для заполнения поля будут подсвечены красным.

1. «Признак информации» — следует выбрать пункт «Первичная информация», если пособие отправляется в ФСС впервые. Пункт «Перерасчет» выбирается, если пособие было отправлено и нужно внести корректировки.

2. «Дата представления документов страхователю» — следует указать дату, когда получатель пособия подал заявление и дополнительные документы работодателю.

3. Укажите районный коэффициент, размер ставки, страховой стаж, год и сумму заработка.

Если необходимо указать данные о замене расчетных годов, то следует установить флажок «Заполнить информацию о замене годов». Появятся дополнительные поля для указания заменяемых годов.

4. «Период оплаты пособия» — следует выбрать, выплачивается ли пособие полностью за счет работодателя либо есть период, за который пособие выплачивается за счет ФСС. Во втором случае в поле «Пособие за счет ФСС за период» обязательно укажите начало и конец, периода за который начисляется пособие за счет ФСС.

5. Раздел «Расчет пособия» заполнен, следует нажать кнопку «Проверить и отправить».

Нормативное регулирование

При прямых выплатах порядок оформления и выплаты пособия отличается от порядка, применяемого при зачетной системе.

Подробнее Прямые выплаты пособий за счет ФСС

Для получения пособия по временной нетрудоспособности работник приносит на работу документы (п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 N 294):

• листок нетрудоспособности: в бумажном виде;
• если выдан электронный больничный, то сообщает его номер;

По больничному при производственной травме и профзаболевании организация предоставляет все документы в ФСС в бумажном виде, дополнительно приложив (при травме):

• акт о несчастном случае на производстве (форма Н-1) либо копии материалов расследования (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 N 294).

Работодатель рассчитывает пособие за первые 3 дня временной нетрудоспособности (п. 6 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 N 294) и выплачивает его в ближайший после расчета день, установленный в организации для выдачи заработной платы (ч. 1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).

Больничный лист по уходу за больным членом семьи оплачивается за счет средств ФСС РФ полностью (ч. 3 ст. 3 Закона N 255-ФЗ).

Раздел «Дополнительные документы»

Раздел присутствует в следующих типах пособий:

• пособие по беременности и родам (если в пособии по нетрудоспособности установлен флажок «Поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)»);
• пособие по ранним срокам беременности;
• пособие по рождению ребенка;
• пособие по уходу за ребенком.

Некоторые особенности заполнения:

• В обязательном порядке заполняются данные из документа о рождении ребенка — тип документа, серия и номер, дата выдачи, ФИО, дата рождения.
• При необходимости можно заполнить данные о справке от другого родителя о неполучении пособия, данные о документе об усыновлении или опеке и данные о договоре о передаче в приемную семью.

После заполнения раздела нажмите кнопку «Сохранить».

Отправить расчет

1. В блоке «Сумма пособия» заполните суммы и проверьте количество календарных дней для расчета пособия. По умолчанию указано 730 дней. Вы можете изменить это число, например для отпуска по беременности и родам, или если год для расчета — високосный.
2. Нажмите «Отправить расчет».

   Если сотрудник предоставил:

   • номер ЭЛН и «регион не участвует в пилотном проекте» — СБИС отправит расчет по ЭЛН;

   бумажный больничный и «регион участвует в пилотном проекте» — ;

3. ЭЛН и «регион участвует в пилотном проекте» — расчет по ЭЛН и .

Если вы не хотите, чтобы реестр сведений отправлялся вместе с расчетом по больничному, отключите участие организации в пилотном проекте.

Также реестр не отправится автоматически, если:

• указан код подчиненности, который не принадлежит региону, участвующему в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты»;
• получен отрицательный протокол на расчет ЭЛН;
• в первичном ЛН указан период нетрудоспособности меньше 3 дней и не указан период выплаты пособия за счет ФСС;
• в поле «Иное» установлен статус нетрудоспособного «умер»;
• указана причина нетрудоспособности «04 — несчастный случай на производстве» или «07 — проф. заболевание».

Проверка и отправка

1. Для отправки следует сначала открыть документ, после чего нажать кнопку «Проверить и отправить».

Если необходимо отправить несколько документов одновременно, следует открыть меню «Реквизиты и настройки» и нажать кнопку «Включить режим массовой отправки».

После этого появится возможность отправить несколько документов.

2. Начнется проверка.

• Если проверка пройдена успешно, то следует выбрать сертификат для подписи документа и нажать «Отправить документ в ФСС».

В списке будут отображаться только квалифицированные сертификаты, ИНН в которых совпадает с ИНН организации из документа.

Регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с регистрационным номером организации, указанным в документе.

Если документ отправляется за обособленное подразделение (в этом случае код подчиненности заканчивается на 2), то регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с дополнительным кодом ФСС, указанным в документе.

После отправки документ отобразится первым в списке со статусом «В очереди на отправку».

• Если при проверке будут обнаружены ошибки, следует нажать кнопку «Закрыть и перейти к исправлению ошибок». Поля с ошибками будут подсвечены красным цветом, следует исправить их и повторить отправку.

Запросить больничный

1. Сформируйте документ «Больничный» одним из способов:
   • в разделе «Отчетность» или «Учет/Отчетность» (в зависимости от конфигурации) нажмите «Создать», выберите «Пособия и больничные», а затем форму «Больничный»; Какую конфигурацию выбрать?

2. в разделе «Отчетность/Пособия и больничные» или «Учет/Отчетность/Пособия и больничные» (в зависимости от конфигурации) нажмите «Создать» и выберите «Больничный».

Если вы подписаны на получение больничных от ФСС, документ сформируется автоматически и будет отмечен значком . Откройте его в разделе «Отчетность/Пособия и больничные».

Если вы рассчитываете зарплату в СБИС, больничный также можно создать в разделе «Сотрудники/Зарплата/Больничные и пособия».

3. Укажите сотрудника, на которого оформлен больничный, и проверьте реквизиты.

4. В строке «Лист нетрудоспособности» заполните номер ЭЛН и дату предоставления. Если больничный сформирован по данным ФСС, номер заполнится автоматически. Нажмите «Запросить в ФСС».

   В течение нескольких минут ФСС пришлет электронный лист нетрудоспособности — у записи в разделе «Отчетность/Пособия и больничные» появится статус , а в самом документе «Больничный получен

   Читайте также:  Как заполнить поле 101 в платежном поручении в 2021 году?

   ».

Статусы обработки

• «Создан» — документ создан, но не отправлен в ФСС. Указывается дата и время последнего изменения документа.
• «В очереди на отправку» — документ поставлен в очередь на отправку в ФСС.
• «Ошибка отправки» — в процессе отправки документа произошли ошибки. Необходимо отправить документ в ФСС еще раз. Для этого следует кликнуть по строке с документом и нажать «Отправить заново».
• «Не принят ФСС» — в результате проверки документа в ФСС были выявлены ошибки. Следует исправить ошибки, указанные в протоколе ФСС, и заново отправить документ.
• «Принят ФСС» — документ направлен на рассмотрение в региональное отделение ФСС. Квитанцию можно просмотреть и распечатать.

Если при проверке в региональном отделении ФСС будут найдены ошибки, то извещение должно поступить по «Почте России». В этом случае следует внести требуемые изменения в документ и отправить его в ФСС.

Просмотр результатов проверки

Если документ принят к рассмотрению

Если документ был передан на рассмотрение в региональное отделение ФСС, то отобразится статус «Принят ФСС». Это конечный статус.

Чтобы просмотреть квитанцию, необходимо кликнуть по строке с документом и перейти по ссылке «Просмотреть квитанцию».

На экране отобразится окно с квитанцией.

Документ, на который поступила квитанция, можно отредактировать и отправить повторно в ФСС. Для этого необходимо кликнуть по строке с документом и нажать кнопку «Исправить ошибки и отправить заново» либо «Создать перерасчет». Также эти функции будут доступны, если навести мышку на строку с документом и кликнуть по .

• «Исправить ошибки и отправить заново» — данным пунктом следует воспользоваться, если на шлюзе ФСС документ прошел проверки и был передан на рассмотрение в региональное отделение ФСС, но при его рассмотрении были обнаружены недочеты и ФСС направил работодателю извещение об ошибках (например, «Почтой России»). Следует исправить ошибки, указанные в извещении, и отправить документ заново.
• «Создать перерасчет» — данным пунктом следует воспользоваться, если на шлюзе ФСС документ прошел проверки и был передан на рассмотрение в региональное отделение ФСС, но уже после получения квитанции работодатель понял, что допущена ошибка в данных для расчета. При создании перерасчета в разделе «Расчет пособия» потребуется указать причину перерасчета, исправить нужные данные и отправить документ заново.

Если документ не принят

Если документ не был принят в ФСС, то отобразится статус «Не принят ФСС». Чтобы просмотреть протокол, необходимо кликнуть по строке с документом и перейти по ссылке «Просмотреть протокол ошибок».

На экране отобразится окно с протоколом.

Документ, на который поступил протокол, необходимо исправить и отправить повторно в ФСС. Для этого необходимо кликнуть по строке с документом и нажать кнопку «Исправить ошибки и отправить заново». Также эта функция будет доступна, если навести мышку на строку с документом и кликнуть по .

После выбора пункта «Исправить ошибки и отправить заново» статус документа изменится на «Создан». При необходимости всегда можно просмотреть протокол, кликнув по и выбрав пункт «Просмотреть документооборот».