Возможна ли обособленная нумерация авансовых счетов-фактур

Нумерация по счетам-фактурам в течение нескольких лет приводит к тому, что цифры на бумагах становятся все больше и больше. Это не очень удобно при ведении учета, так как приходится оперировать объемными номерами. По этой причине некоторые предприятия, как правило, крупные, начинают нумерацию с единицы каждый месяц, год или квартал. Однако согласно Письму Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427 политика организации в этой сфере имеет некоторые нюансы. В том же документе не было разъяснено, как именно вести нумерацию. По этой причине данная операция до сих пор вызывает массу вопросов.

Законодательная база

Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.

Порядок нумерации не редактируется уже много лет. Одни из последних новшеств были внесены в 2014 году: в постановлении был указан разделительный символ, который используется при составлении документации. Данный закон касается следующих структур:

• Обособленных подразделений.
• Доверительных менеджеров.
• Лиц, участвующих в товариществе.

В частности, для разделения нужно использовать знак «/».

Порядок нумерации счетов-фактур

Главная — Консультации

Вправе ли организация установить особый порядок нумерации счетов-фактур? Не станет ли это основанием для отказа в вычете по НДС?

Комментарий к Письму Минфина России от 12 января 2021 года N 03-07-09/411

Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем «входного» НДС к вычету (ст. 169 НК). Обязательные реквизиты этого документа установлены пунктами 5, 5.1 и 6 статьи 169 Налогового кодекса (далее — Кодекс). В частности, согласно подпункту 1 пункта 5 статьи 169 Кодекса в счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, непременно должны быть указаны порядковый номер и дата составления счета-фактуры.

В свою очередь, Правила заполнения счетов-фактур утверждены Постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. N 1137 (далее — Правила). Правилами установлено, что порядковый номер указывается в строке 1 счета-фактуры (подп. «а» п 1 Правил). Причем выделяются два случая, когда порядковый номер через знак «/» (разделительную черту) дополняется цифровым индексом:

1. при реализации товаров через обособленное подразделение организации;
2. если счет-фактура выставляется участником товарищества или доверительным управляющим.

Более никаких требований к формированию показателя «порядковый номер» счета-фактуры ни Кодекс, ни Правила не устанавливают. Нет на законодательном уровне и запрета на то, чтобы налогоплательщик мог и в иных случаях использовать в нумерации разделительную черту и какие-либо индексы (цифровые или буквенные).

Плюс ко всему пунктом 2 статьи 169 Кодекса установлено правило — ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога. Очевидно, что ошибка, допущенная в номере счета-фактуры, относится как раз к недочетам, которые никак не мешают налоговикам идентифицировать стороны и сумму сделки, а также налоговую ставку и, собственно, сумму налога. Минфин в письме от 12 января 2021 г. N 03-07-09/411 также подтвердил, что право на применение вычетов по НДС не поставлено в зависимость от порядка формирования порядковых номеров счетов-фактур, выставляемых продавцом при реализации товаров (работ, услуг).

Таким образом, продавец (поставщик) имеет полное право самостоятельно определить порядок учета счетов-фактур и присвоения им порядковых номеров. Соответствующий порядок нужно просто прописать в учетной политике организации. К примеру, вполне допустимо в нумерации счетов-фактур «кодировать» месяц их выставления. То есть счета-фактуры, выставленные в январе, нумеровать 01-01, 02-01, 03-01 и т.д., в феврале — 01-02, 02-02, 03-02 и т.д. Никаких претензий со стороны налоговых органов к таким счетам-фактурам при отсутствии иных недочетов быть не должно.

В то же время вводить буквенные индексы в нумерации счетов-фактур нужно осторожно. Речь идет о ситуации, когда неясно, в какой раскладке «вбита» буква. Например, буква «Х» и в английском начертании, и в русском выглядит одинаково, но… Предположим, что поставщик указывает ее в английской раскладке клавиатуры, а покупатель отразит в книге покупок и в декларации по НДС — в русской. Очевидно, что при проведении камеральной проверки деклараций по НДС налоговики при автоматизированном сопоставлении данных книги продаж поставщика и книги покупок покупателя указанный счет-фактуру «не найдут». А это станет основанием для истребования у налогоплательщиков пояснений.

Март 2021 г.

Счет-фактура, Вычет НДС

Консультации по теме:

Хранение электронных счетов-фактур

Сколько корректировочных счетов-фактур составлять при пересортице товаров?

Кто должен вести книгу покупок, книгу продаж, журнал учета счетов-фактур?

Единый корректировочный счет-фактура

УСН: контрагент просит организацию на упрощенке выдать счет-фактуру с НДС

Правила нумерации

Главное правило нумерации – присвоение цифр в хронологическом порядке: номера указываются по мере выставления. Возобновлять нумерацию разрешается. Это неизбежно, если компания работает долгое время. Обязательно нужно отразить периоды возобновления в учетной политике компании. Период может быть следующим:

• Месяц.
• Квартал.
• Год.

Однако постановление правительства ограничивает возобновление нумерации: ежедневно начинать ее сначала нельзя. Это будет считаться нарушением.

Периодичность обновления зависит от документооборота конкретного предприятия. Чем больше бумаг заполняется, тем чаще происходит возобновление номеров.

Как нумеровать счета-фактуры?

Нумерация счетов-фактур в 2021 — 2021 годах осуществляется, прежде всего, на основании правил, закрепленных в п. 1 приложения № 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. При этом в данном документе порядок нумерации регулируется по-разному, в зависимости от того, кто составляет счет-фактуру.

ВНИМАНИЕ! С 01.01.2019 года действует новый бланк счета-фактуры. Подробности см. здесь.

Так, его составителями могут быть:

1. Обычный поставщик товаров или услуг (как ИП, головной либо единственный офис юридического лица).

В этом случае нужно придерживаться следующего правила: номер каждого счета, указываемый в строке 1 документа, отражается в хронологической последовательности в рамках периода оборота счетов, определенного составителем документа. Например, месяца, квартала или года.

Привязка счета к определенному периоду, как правило, осуществляется с помощью косой черты. Например:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

• № 1/2021 — номер самого первого счета, составляемого в 2021 году (следующий будет № 2/2021);
• № 1/10/2020 — номер самого первого счета, составляемого в октябре 2021 года.

1. Обособленное подразделение юрлица.

В этом случае в структуру номера следует включить индекс, установленный для подразделения и зафиксированный в учетной политике юрлица (п. 1 приложения к постановлению 1137).

1. Участник простого товарищества либо доверенный управляющий.

В этом случае в номер счета включается индекс, определенный в договоре с товарищем или управляющим. Данный индекс также фиксируется в учетной политике.

Разновидности номеров счетов-фактур

Номера могут состоять как из цифр, так и букв. Буквенные обозначения обязательно должны быть при документообороте в следующих структурах:

• Обособленные подразделения. После номера нужно указать индекс в цифрах. Значения разделяются слешем (/). Индекс определяется компанией и прописывается по конкретному договору.
• Люди, состоящие в товариществе, или доверительные менеджеры. Индекс через слеш должен быть указан и в этом случае.

Соблюдение правил важно не только для исполнения нормативных актов. Правильная нумерация обеспечивает упорядоченный документооборот, предупреждает путаницу.

Какие виды счетов-фактур бывают?

Согласно счета-фактуры бывают следующих видов:

Особенности проставления буквенных значений

Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.

Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.

ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.

Особенности нумерации

Главным правилом в заполнении нумерации остается – соблюдение хронологического порядка. Другими словами данные выставляются в соответствии с появлением документации. Допускается возобновление нумерации. Т

Такое явление становится распространенным если предприятие работает на протяжение долгого времени. При возобновлении, в обязательном порядке прописывается данный период в отчетности предприятия.

Как проводить нумерацию счетов-фактуры по закону? Смотрите видео:

Данные периоды могут быть квартальными, месячными или годовыми. Стоит отметить, что законодательство ввело ограничения на возобновление нумерации. Чаще одного раза в месяц делать это не разрешается и будет считаться нарушение.

Какие номера могут использоваться

Чаще всего используется буквенная или цифирная вариация нумерации.

Если используются буквы, они должны идти в соответствии с установленными правилами:

• Они разделяются специальным обособленным подразделением. После прописанного буквенного символа ставится знак «/» и далее пишется индекс в цифрах. Номер индекса определяет само предприятие.
• Указываемый индекс должен проставляться также, если речь идет о товариществе или при работе доверительных менеджеров.

Можно ли аннулировать счет-фактуру? Подробнее по ссылке.

Почему так важно соблюдать установленные законодательством правила заполнения документации? Дело не только в нормативных актах, но и в том, что обеспечивая правильный подход к оформлению документов, предприятие не допускает образование путаницы.

Буквенная нумерация

Использование буквенной системы при заполнении документации не является редкостью. К примеру, авансовые счета–фактуры могут обозначаться символом «А», когда корректировочные буквой «В».

Подобная система позволяет в короткие сроки находить и поднимать необходимые сведения. Однако есть одно, но. Данная форма заполнения ни как не отображена в законодательстве.

Закон о нумерации счет-фактуры. Фото nalog-nalog.ru

Таким образом, могут возникнуть проблемы с клиентом, при предоставлении подобной документации. Покупатель может попросить исправить данные обозначения и будет прав по данному поводу. Помимо этого могут возникнуть проблемы при налоговой проверке.

Использование в документации знаков: точка, тире

С использование букв и цифр все достаточно ясно, однако некоторые предприятия добавляют в свою нумерацию такие дополнительные знаки как «точка» или «тире». Допустимо ли ставить данные знаки в счет–фактуре?

Для ответа по данному вопросу следует обратиться к основным нормативным актам, регулирующим нумерацию. Стоит заметить, что ни в Постановлении 2011-го года ни в Налоговом законодательстве прямого запрета по данным знакам нет.

Таким образом, напрашивается вывод о том, что данные знаки в нумерации допустимы основным правилом остается соблюдение хронологического порядка.

Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?

Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.

Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».

Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.

Наказание за неправильную нумерацию

При присвоении номеров счетам-фактурам довольно часто возникают ошибки. Наиболее распространенные из них:

• Пропуск номеров.
• Игнорирование необходимости хронологии.
• Присвоение одного и тоже же номера одному и тому же документу.

Последняя ошибка встречается довольно редко, так как большинство бухгалтеров пользуются специальными программами. ПО предупреждает раздвоение.

Нарушение порядка нумерации – самый сложный случай. Для исправления нарушения придется потратить немало времени и сил. Ошибка в хронологии одного номера приводит к тому, что «ползут» и другие цифры. Получается, что в счетах-фактурах, уже переданных покупателю, указаны неверные номера.

Нужно ли исправлять нумерацию? Данная мера имеет смысл, если ошибка допущена в последнем номере документа, который пока не передан покупателю. Если же ошибка касается позднего номера, исправлять ее необязательно. Никаких наказаний продавец за данное нарушение не несет.

ВНИМАНИЕ! В статье 120 НК РФ указано, что отсутствие счетов-фактур по выполненным операциям влечет за собой штраф. Эти наказания не касаются неправильных номеров. Однако правильная нумерация важна в любом случае. На это обращается внимание при проверках.

Распространенные ошибки

Легко можно понять, что ни одна работа не обходится без ошибок, описок или опечаток. То же касается и нумерации. Так или иначе, ошибки в заполнении встречаются.

Наиболее часто попадаются:

• Пропуск одного или нескольких порядковых номеров на документах;
• Намеренное игнорирование хронологического порядка в нумерации;
• Когда одинаковый номерной знак числится на нескольких разных документах.

Какие ошибки допускают при нумерации счетов-фактуры? Ответ в видео:

Стоит заметить, что последняя из приведенных ошибок встречается не так часто, поскольку сотрудники бухгалтерии достаточно щепетильно ведут данную отчетность или же используют специализированные программные комплексы.

Если произошло нарушения порядковой хронологии, то ситуация обстоит не в пример сложнее. Даже из-за одного пропущенного листа придется восстанавливать всю систему. Подобные ошибки исправлять следует, в особенности, если документация еще не передана покупателю.

Как отражается неправильная нумерация на покупателе?

В большинстве случаев неправильная нумерация не оказывает никакого влияния на покупателя. Ошибки не мешают:

• идентификации сторон договора;
• названию ТРУ, их стоимости;
• ставке и совокупности НДС.

То есть покупатель не получит отказ в вычете, о чем говорится в пункте 2 статьи 169 НК РФ. Если контролер предъявит свои претензии, их можно оспорить, о чем свидетельствует судебная практика. Исходя из судебных решений, можно сделать вывод о том, что даже полное отсутствие нумерации не может являться основанием для вычета НДС.