Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!
Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.
Попробовать
Для организации эффективного производства важно вести грамотный складской учет. Знание документов, с помощью которых товары оприходуются на склад, поможет защитить свои права и вести учет правильно. Верно оформленное документальное сопровождение защитит от проблем с полученным товаром и облегчит общение с налоговыми органами.
Документы для оформления поступления товара
Оприходование товара включает в себя прием и первичный учет поступлений. Принимать товар может материально-ответственное лицо или лицо по доверенности. Поступление товаров сопровождается оформлением первичных документов поставщиком. К ним относятся:
- товарная накладная;
- товарно-транспортная накладная (ТТН) — она нужна, чтобы учитывать движения ТМЦ и рассчитываться за автоперевозки;
- счет-фактура.
Счет-фактуру выписывают, если поставщик платит НДС. Счет-фактура позволяет зачесть НДС на полученный товар к возмещению. Организации и предприниматели, работающие по упрощенной системе налогообложения, не платят налог на добавленную стоимость и могут не составлять счет-фактуру, а если документ выставлен поставщиком на ОСНО — не принимать к возмещению входящий НДС.
Перед тем как принять товар, проверьте правильность оформления накладной: в ней должны содержаться реквизиты покупателя и поставщика, наименование товара, количество, цена, стоимость, НДС.
Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара. Получить бесплатный доступ на 14 дней
Для оприходования товара после приемки на накладной ставят печать и подписи ответственных лиц. Накладную составляют в двух экземплярах: один остается у покупателя, а другой передают продавцу. Для покупателя накладная — приходный документ, а для продавца — расходный.
Приходный ордер
При поступлении материалов на склад материальное ответственное лицо (например, кладовщик) должен составить приходный ордер по унифицированной форме М-4 или собственной разработанной форме. На каждую поставку оформляется отдельный приходный ордер.
Один ордер можно составлять, если в течение дня поступает от одного поставщика несколько партий массовых однородных грузов. В конце дня определяется общий итог по всем грузам.
Приходный ордер не составляется, если при приемке материалов выявлены количественные и качественные расхождения.
Приходный ордер передается в бухгалтерию вместе с сопроводительными документами. Бухгалтер приходует материалы на основании ордера, проставляет корреспондирующий счет.
Хранится ордер в бухгалтерии 5 лет.
Универсальный передаточный документ (УПД)
Этот документ представляет собой сразу товарно-транспортную накладную и счет-фактуру. Законодательно введен с 2013 года и не обязателен к применению. Вы можете самостоятельно решить, желаете ли составлять два документа или только УПД. Как и счет-фактура, УПД дает основание для получения налогового вычета.
Применение универсального документа упрощает процесс передачи и принятия ТМЦ. С его помощью оформляйте поставку товаров, работ или услуг и передачу имущественных прав. Подписывает УПД уполномоченное лицо, ответственное за оформление первичных документов или сделки купли-продажи.
В законодательно закрепленной форме УПД есть поле статуса. Оно определяет, вместо какого документа вы представляете УПД:
- Счет-фактура и товарная накладная;
- Товарная накладная;
- Счет-фактура (для электронной формы).
Статус документа изменяет порядок его заполнения: для статуса 2 не нужно заполнять некоторые строки, изменяется номер УПД и необходимые подписи. Для использования УПД в организации нужно утвердить его форму. Официальная форма носит рекомендательный характер, и организация может вносить в нее изменения. Но все обязательные реквизиты первичных документов должны соответствовать требованиям.
Недостача, излишек или пересортица при приеме товара
Приемка товара – одна из самых важных процедур в работе склада или магазина. В случае если в процессе поступления не замечена недостача или излишнее количество продукции, то в будущем это негативно отразится на ее учете.
Самая распространенная ошибка, возникающая при приемке товара, – его недостача.
К этому приводят несколько причин:
- поставщик допустил ошибку при загрузке транспорта на своем складе;
- несоответствие качественным характеристикам, заявленных поставщиком, в том числе порча товара во время транспортировки;
- ошибка при оприходовании товара.
При выявлении недостачи, произошедшей в связи с расхождением по качеству или по количеству, необходимо заполнить акт по форме ТОРГ-2 (для российской продукции) и по ТОРГ-3 (для импортных поставок).
В случае получения количества продукции, превышающего указанное в договоре, можно:
- составить уведомление о возвращении излишка;
- принять весь товар и договориться о получении скидки;
- самостоятельно решить вопрос о продаже лишнего количества, учитывая расходы на поиск покупателя и отгрузку продукции;
- вернуть продукцию поставщику, если это условие указано в договоре.
Все действия, которые будут проводиться после выявления излишка, должны быть согласованы с организацией, совершившей отгрузку продукции, или заранее описаны в договоре.
При обнаружении недостачи одного вида продукции и излишка другого необходимо оформить документы о пересортице по форме ТОРГ-2 (или ТОРГ-3, если вы торгуете импортом) и составить претензию поставщику. Согласно правилам приемки товара такую поставку можно принять в полном объеме, не принимать или принять частично.
Например, при заказе 100 упаковок молока 2,5 % жирности в магазин привезли 80 упаковок 2,5 % и 20 упаковок 3 % жирности.
В таком случае правила приема товара в магазине допускают варианты:
- принять всю привезенную продукцию;
- принять 80 упаковок 2,5 % жирности;
- отказаться от приема всей доставленной продукции.
Приемка товаров
Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара. Получить бесплатный доступ на 14 дней
На первом этапе приемки товаров проверяем, соответствует ли вид и количество товара сведениям в сопроводительных документах. Это нужно чтобы обеспечить полноту учета. Второй этап — приемка товара по качеству и укомплектованности. Приемку товаров выполняет материально-ответственное лицо в присутствии представителя поставщика, если в договоре не оговорены другие условия.Если весь товар на месте и брак не обнаружен, подтвердите соответствие штампом организации и подписью.
По результатам приемки товара составляется акт ТОРГ-1 и товарный ярлык ТОРГ-11. Данные товарного ярлыка нужны для проведения инвентаризационной описи.
Нарушение сроков проверки и правил приема лишит вас прав на выставление претензии к поставщику или перевозчику. Для отдельных видов товаров, сроки установлены законодательно, для остальных оговариваются в договоре. Оформление возврата некачественного товара зависит от момента обнаружения брака:
- при обнаружении недостачи товаров или брака во время приемки комиссия составляет акт о расхождении по количеству и качеству; акт составляют по форме ТОРГ-2, при должном оформлении он будет служить основанием для предъявления претензий;
- когда брак обнаружен после постановки товара на учет, составляется счет-фактура, где указывают количество возвращаемого товара, акт о выявленных недостатках, претензионное письмо и товарная накладная на возврат;
- если один из видов товаров вам не привезли, вычеркните их из накладной и скорректируйте счет-фактуру.
В завершение приемки, оприходуйте поступившие ТМЦ по фактическому количеству и сумме.
Этапы учета и их документирование
Работнику склада предстоит иметь дело со множеством форм. Выстроим логическую последовательность на основе этапов учета.
Таблица. Перечень складских документов.
Компонент учета | Что это | Образцы складских документов | Зачем нужны | Количество экземпляров |
Поступление | Товарная накладная | ТОРГ-12 | Узнать полную информацию о поступающих ТМЦ | Два: один — у продавца, второй — у покупателя |
Накладная на отпуск материалов на сторону | М-15 | Получить ТМЦ с другого адреса | ||
Приходный ордер | М-4 | Зафиксировать прибытие | Один с подписями кладовщика и экспедитора | |
Акт о расхождении | ТОРГ-2 | Задокументировать несоответствие по количеству и качеству | Четыре: для продавца, покупателя, транспортной компании и в приложение к претензии | |
Чек из кассового аппарата | Фискальный чек | Подтвердить факт покупки | Два: один — для покупателя, второй — для ФНС | |
Складская ведомость, акт, справка | Прочие | Доказать факт прибытия ТМЦ в случае поступления иным способом | ||
Фактический учет | Партионная карта | МХ-10 | Учесть товары одного наименования или прибывшие одной машиной | Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию |
Карточка учета материалов | М-17 | Учесть материалы по сортам и видам | Один | |
Внутреннее перемещение | Требование-накладная | М-11 | Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами) | Два: один остается в отпускающем отделе, другой идет на склад |
Инвентаризация | Приказ о проведении инвентаризации | ИНВ-22 | Инициировать проверку с указанием причины | Один — для председателя инвентаризационной комиссии |
Инвентаризационная опись | ИНВ-3 | Отразить фактическое наличие ТМЦ | Два: один — для МОЛ, другой идет в бухгалтерию | |
Сличительная ведомость | ИНВ-19 | Зафиксировать отклонение от учетных показателей | ||
Ведомость учета результатов инвентаризации | ИНВ-26 | Оформить результаты | Два: один остается на складе, второй идет в бухгалтерию | |
Хранение | Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение | МХ-1 | Оформить принятие по договору хранения | В соответствии с договором |
Журнал учета ТМЦ, сданных на хранение | МХ-2 | Подтвердить отсутствие претензий у поклажедателя | Один | |
Выбытие | Лимитно-заборная карта | М-8 | Отразить отпуск материалов при наличии лимитов | Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел |
Накладная на отпуск материалов на сторону | М-15 | Передать ТМЦ по другому адресу | Два: один — у продавца, второй — у покупателя | |
Требование-накладная | М-11 | Подтвердить перемещение ТМЦ внутри организации (между отделами) | Два: один остается на складе, другой идет в принимающий отдел | |
Товарная накладная | ТОРГ-12 | Предоставить полную информацию о поступающих ТМЦ | Два: один — у продавца, второй — у покупателя |
Что делать, если нет сопроводительных документов
Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара. Получить бесплатный доступ на 14 дней
Для бухучета главное — документы. Если нет документа, нет и объекта учета. Когда договор поставки в наличии, но поставщик не представил сопроводительные документы, поступившие товары тоже нужно оприходовать.
Для таких случаев предусмотрен акт приемки ТОРГ-4. При отсутствии товарной накладной и счета, затрудняется определение цены, по которой приходуют товар. Цену нужно взять из договора, а если договора нет, то товар приходуется по рыночной цене. Акт ТОРГ-4 содержит информацию о фактическом наличии поступившего товара.
Акт приемки составляет специальная комиссия, принимающая товар. ТОРГ-4 оформляют в двух экземплярах, один передается материально-ответственному лицу поставщика, а другой в бухгалтерию.
Сопроводительные документы
Вместе с товаром поставщик привозит сопроводительные документы. Обычно это накладные и счет-фактура, но возможны варианты.
ТОРГ-12
Товарная накладная ТОРГ-12 — это документ, являющийся основанием для передачи от одной организации к другой товарно-материальных ценностей. В товарной накладной ведется учет соответствующих операций.
Товарно-транспортная накладная
Товарно-транспортная накладная (ТТН) – документ, который используется в учете товарно-материальных ценностей при их перемещении транспортными средствами. В ТТН два раздела, в первом описывают товар и называют контрагентов, во втором — указывают маршрут и состав транспортных услуг.
Все накладные оформляют в двух экземплярах, для магазина и поставщика.
Счет-фактура
В случаях, когда для товаров начисляется НДС, продавец обязан отправить покупателю счет-фактуру, являющийся основанием для принятия товаров. Счет-фактуру печатают в одном экземпляре — для магазина.
УПД
Универсальный передаточный документ базируется на счете-фактуре, но включает в себя информацию из ТОРГ-12, ТТН и прочих первичных документов.