Декларация 4-НДФЛ: кто сдает ,описание и что это такое

Индивидуальные предприниматели в своей деятельности сталкиваются с необходимостью заполнения различных документов. Большинство из них — справки, декларации, отчеты — направляется в налоговую инспекцию. Практически вся документация заполняется на основе подтвержденных данных, однако есть несколько форм, базирующихся на сведениях, получаемых от индивидуального предпринимателя.

Декларация 4-НДФЛ

Индивидуальный предприниматель сдает декларацию 4-НДФЛ, основываясь на предположениях о размере дохода в следующем календарном году. В определенных случаях документ является обязательным для подачи в налоговую инспекцию. Процедура сдачи в большинстве случаев добровольная, однако многие предприниматели задаются вопросом о том, 4-НДФЛ обязательно ли сдавать в ФНС. За время существования предприятия ИП должен хотя бы раз направить документ в налоговую инспекцию.

Представленная налогоплательщиком информация используется инспекторами для расчета суммы авансов, которую необходимо будет оплатить в течение следующего года. Налоговые платежи по получаемому доходу и платежи по рассчитанным авансам отличаются друг от друга.

Сроки подачи и штрафы за несвоевременный отчет

Бизнесмен сдает декларацию единожды, в течение 5 рабочих дней после получения выручки за 30 дней, указывая сумму фактически заработанных средств за этот период, умноженный на 12 месяцев.

При внезапном увеличении или уменьшении прибыли более чем на 50% ㅡ отчет 4-НДФЛ сдают повторно в сроки подачи 3-НДФЛ (вместе с декларацией 3-НДФЛ). Согласно п. 1 ст. 126 НК РФ штрафные санкции за несвоевременную сдачу отчета в местную инспекцию невысокие, по сравнению с нарушением сроков подачи другой отчетности. Штраф составит 200 рублей. Однако согласно ст. 119 НК РФ штраф за несвоевременную подачу отчета рассчитывается исходя из общей суммы налога, а так как в КНД 1151021 она (сумма) не обозначается, то и штраф маловероятен.

Декларация 4-НДФЛ: кто сдает?

Это один из самых актуальных вопросов, затрагивающих индивидуальных предпринимателей, только начавших свою деятельность. Итак, кто сдает 3-НДФЛ/4-НДФЛ декларации? Форму заполняют в следующих случаях:

• В случае получения первого дохода с предприятия, то есть при регистрации индивидуального предпринимателя, заполняется декларация 4-НДФЛ.
• Кто должен сдавать — предприниматели, доход которых сократился на 50% по итогам календарного года.
• Предприниматели, доход которых за прошедший календарный год возрос на 50%.

Законодательство Российской Федерации четко обозначает правила подачи декларации 4-НДФЛ — кто сдает отчет и в какие сроки. Изменениям и иным трактовкам установленные правила не подлежат.

Краткое резюме

Декларация 4-НДФЛ является сопутствующим налоговым отчетом. Он необходим для начисления авансовых взносов по налогу на доходы физических лиц. Предприниматели обязаны сдавать форму при открытии бизнеса, переходе на ОСНО с другого режима или резком изменении выручки. В остальных случаях Минфин России обязал налоговую службу использовать для расчетов представленные ранее плательщиком декларации 3-НДФЛ.

Форма, порядок подачи и сроки предоставления сведений строго регламентированы. Нарушение правил грозит штрафом в 200 рублей.

Сроки сдачи

Законодательством установлены определенные временные рамки, в которые должны сдаваться все формы, в том числе и декларация 4-НДФЛ 2016. Кто сдает декларацию — а именно индивидуальные предприниматели, — тот должен составить документ в определенные сроки; как правило, сложностей с этим не возникает. Предоставляется отчет в следующие сроки:

• Заполненная форма для новых предпринимателей подается в течение пяти дней месяца, который идет за месяцем получения первой прибыли.
• Действующие ИП подают декларацию после увеличения или снижения прибыли. Происходит это, как правило, в начале очередного налогового периода.

Сроки сдачи 4-НДФЛ в 2021 году

Здесь конкретное число не установлено, потому что первый доход ИП может получить в любой день – это уж как получится. Срок считается так: сдать форму требуется в течение 5 дней после того, как прошел месяц с даты первого дохода.

Немного запутано, поэтому сразу пример: ИП начал применять ОСНО с начала 2021 года. Первый доход у него пришелся на 21 января. Прибавляем к этой дате месяц и еще пять дней (рабочих!) – получается срок до 28 февраля.

Важно! Есть еще такой момент Предполагаемый доход, который ИП ставит в декларации, считается на основании фактически полученного первого дохода и экономических соображений бизнесмена. Но в течение года ситуация может резко измениться, и эта цифра может поменяться как в большую, так и в меньшую сторону. Если это изменение серьезное (ориентируемся на 50%), то лучше сдать уточненную декларацию.

Сдавать ее, в принципе, не обязательно, но желательно. Например, в ваших же интересах это сделать, если доход изменился в меньшую сторону – вам налоговая авансовые платежи пересчитает, и вы не будете их весь год переплачивать.

Отличие 4-НДФЛ от 3-НДФЛ

1. Декларация 3-НДФЛ составляется на основании доходов, уже полученных за прошедший календарный год, в то время как 4-НДФЛ оформляется на основании предполагаемых доходов.
2. В качестве основы для заполнения 3-НДФЛ берутся нормы налогообложения. Её заполнение обязательно для тех граждан, которые получили определенный доход, с которого не был уплачен налог: к примеру, сумма с продажи или сдачи недвижимости в аренду.
3. Декларация 3-НДФЛ составляется для получения физическим лицом имущественного или социального налоговых вычетов.

В некоторых случаях декларации по формам 3-НДФЛ и 4-НДФЛ сопоставляются между собой — к примеру, когда по информации, представленной в 4-НДФЛ, не представляется возможным рассчитать аванс.

Что это такое и кто сдает

Декларацию по форме 4-НДФЛ до 2021 года должны были сдавать ИП на общей системе налогообложения после получения первого дохода в году (с момента начала применения ОСН или перехода на нее).

В 4-НДФЛ предприниматель указывал предположительный доход за год, который он планировал получить (за вычетом расходов). На основании этих сведений ИФНС рассчитывала и направляла ИП платежки на уплату ежеквартальных авансовых платежей по НДФЛ.

Повторно сдавать 4-НДФЛ нужно было в случае, если полученный в течение года доход значительно (более чем на 50%) отличался от указанного в ранее поданной декларации. Необходимо это было для точного расчета (корректировки) авансов, подлежащих уплате.

По итогам года предприниматели на ОСНО должны сдавать декларацию 3-НДФЛ.

Порядок заполнения декларации

Для оформления 4-НДФЛ имеется установленная законодательством форма, в которую вносятся все необходимые данные. Бланк декларации весьма прост, его заполнение не должно вызывать проблем. Во избежание ошибок при заполнении желательно заранее изучить образцы заполненой формы — они, как правило, размещаются на соответствующих стендах в налоговой инспекции.

Декларация 4-НДФЛ составляется по стандартным правилам:

• Номер ИНН указывается в верхней части бланка.
• Номер корректировки вписывается в верхней части формы 4-НДФЛ. Кто сдает декларацию впервые, о.
• Налоговый период — дата, по истечении которой ИП планирует получить указанный доход.
• Номер подразделения налоговой службы указывается в поле «предоставляется в налоговый орган».
• Код по ОКТМО.

Индивидуальный предприниматель при заполнении декларации указывает свою личную информацию, паспортные данные и сумму дохода, получение которой планируется к следующему налоговому периоду. Расчет суммы производится предпринимателем самостоятельно без предоставления сторонних документов, подтверждающих вероятность ее получения.

Индивидуальные предприниматели-новички могут рассчитывать вероятный доход, основываясь на выручке, полученный за первый месяц работы.

Для тех ИП, кто работает на протяжении длительного времени, советуют высчитывать предполагаемый доход на основе суммы, указанной в отчете 3-НДФЛ за прошедший налоговый период. Данный метод является одним из самых популярных и распространенных. В форме указывается меньшая сумма в том случае, если предприниматель считает, что в следующем году доходы компании снизятся, и наоборот: при предполагаемом повышении дохода рекомендуется вносить в декларацию большую сумму.

Помимо этого, при заполнении декларации желательно учитывать следующие особенности:

• Налоговый инспектор рассчитывает авансовые платежи только в том случае, если указанная в декларации сумма в полтора раза больше или меньше суммы, приведенной в форме 3-НДФЛ.
• Расчет авансовых платежей на основании фактического дохода за предыдущий налоговый период проводится в том случае, если разница между показателями, указанными в декларациях 3-НДФЛ и 4-НДФЛ, составляет 50% в большую или меньшую сторону.

Как составить и сдать декларацию по форме 4-НДФЛ

Декларация о предполагаемом доходе по форме 4-НДФЛ нужна для того, чтобы налоговая инспекция определила для предпринимателя авансовые платежи по НДФЛ, которые он должен платить в течение года. До тех пор пока предприниматель не начал свою деятельность и не получил первый доход, он не обязан сдавать декларацию по форме 4-НДФЛ.

Форма декларации 4-НДФЛ и Порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС России от 27 декабря 2010 г. № ММВ-7-3/768.

Кто должен сдавать

Сдавать декларацию о предполагаемом доходе по форме 4-НДФЛ должны все предприниматели на общей системе налогообложения. У недавно зарегистрированных такая обязанность появляется с момента получения первого дохода, остальные предприниматели должны подавать декларацию по форме 4-НДФЛ ежегодно. Это следует из пунктов 1 и 7 статьи 227 Налогового кодекса РФ и писем ФНС России от 14 ноября 2006 г. № 04-2-02/685, от 30 мая 2005 г. № 04-2-03/72.

Если предприниматель применяет упрощенку или патент, сдавать декларацию по форме 4-НДФЛ не нужно, так как эту декларацию сдают только плательщики НДФЛ (п. 1 и 7 ст. 227, п. 3 ст. 346.11 НК РФ). Соответственно, если предприниматель совмещает патент и общую систему налогообложения, сдавайте декларацию по форме 4-НДФЛ по деятельности на общей системе налогообложения.

Когда сдавать

В законодательстве точный срок сдачи декларации по форме 4-НДФЛ прямо назван для только что зарегистрированных предпринимателей. Они должны представить декларацию по форме 4-НДФЛ в инспекцию в течение пяти рабочих дней после того, как пройдет месяц с момента получения первого дохода (п. 7 ст. 227 НК РФ).

Пример определения срока представления декларации по форме 4-НДФЛ для вновь зарегистрированного предпринимателя

А.А. Иванов был зарегистрирован в качестве предпринимателя 13 января 2015 года.

Первый доход от предпринимательской деятельности был получен 25 апреля 2015 года. Месячный срок истекает 25 мая 2015 года (п. 5 ст. 6.1 НК РФ). В течение пяти рабочих дней после этой даты Иванов должен подать декларацию. Таким образом, крайний срок представления в налоговую инспекцию декларации по форме 4-НДФЛ – 27 мая 2015 года.

Для предпринимателей, которые ведут деятельность не первый год, законодательство сроков представления декларации не называет. ФНС России рекомендует сдавать декларацию по форме 4-НДФЛ одновременно с декларацией о доходах по форме 3-НДФЛ за год (письмо ФНС России от 14 ноября 2006 г. № 04-2-02/685). То есть до 30 апреля года, следующего за отчетным.

Ответственность за непредставление декларации

Ситуация: может ли налоговая инспекция оштрафовать предпринимателя, если он поздно подал или вообще не подал декларацию по форме 4-НДФЛ?

Ответ: нет, не может.

По общему правилу несвоевременная подача налоговой декларации является правонарушением, за которое статьей 119 Налогового кодекса РФ предусмотрена ответственность в виде штрафа. Размер штрафа рассчитывается в процентах от неуплаченной суммы налога, которую нужно заплатить (доплатить) по декларации. Однако при несвоевременном представлении декларации по форме 4-НДФЛ эта санкция не применяется. Ведь предприниматель, представляя такую декларацию, заявляет в ней сумму предполагаемого дохода, а не налога, подлежащего уплате или доплате в бюджет. Поэтому база для начисления штрафа в этой ситуации отсутствует, и привлечение предпринимателя к ответственности по статье 119 Налогового кодекса РФ невозможно.

Правомерность такого подхода подтверждено письмами ФНС России от 14 ноября 2006 г. № 04-2-02/685, от 30 мая 2005 г. № 04-2-03/72, а также арбитражной практикой (см., например, постановление ФАС Московского округа от 18 мая 2004 г. № КА-А41/2951-04).

Как рассчитать предполагаемый доход

Чтобы заполнить декларацию по форме 4-НДФЛ, нужно сначала рассчитать предполагаемый годовой доход. Как именно считать доход, предприниматель решает самостоятельно. Об этом сказано в пункте 8 статьи 227 Налогового кодекса РФ.

На практике предприниматель, который только начал вести деятельность, сумму предполагаемого дохода за год обычно определяет на основании выручки, полученной за первый месяц работы.

Пример расчета предполагаемого дохода недавно зарегистрированного предпринимателя для заполнения декларации по форме 4-НДФЛ

А.А. Иванов был зарегистрирован в качестве предпринимателя 17 января 2015 года.

Первый доход от предпринимательской деятельности он получил 25 апреля 2015 года. Всего за апрель Иванов заработал 110 000 руб. (за вычетом расходов).

На основе этой суммы бухгалтер рассчитал предполагаемый доход за 2015 год, который составил 990 000 руб. (110 000 руб. × 9 мес.).

Для предпринимателей, которые ведут деятельность не первый год, в качестве предполагаемого дохода обычно указывают фактический из декларации по форме 3-НДФЛ за предыдущий год. Но это необязательное правило. Например, если предприниматель уверен, что его доход в этом году значительно упадет, то в декларации по форме 4-НДФЛ стоит указать меньшую сумму. Тогда уменьшатся и авансовые платежи, которые нужно будет платить в течение года.

Необходимо только учитывать вот что. Инспектор будет начислять авансовые платежи на основании дохода из декларации 4-НДФЛ только в том случае, если сумма в ней не менее чем в 1,5 раза больше или меньше фактического дохода по декларации 3-НДФЛ. Если же разница доходов между этими декларациями меньше чем 50 процентов, авансовые платежи рассчитают на основании декларации 3-НДФЛ за прошлый год.

Такой вывод можно сделать на основании письма Минфина России от 1 апреля 2008 г. № 03-04-07-01/47.

Порядок заполнения

В декларации по форме 4-НДФЛ одна страница. Заполняйте ее по общим для всех налоговых деклараций правилам.

ИНН

В верхней части формы укажите ИНН предпринимателя. Его возьмите из уведомления о постановке на учет в качестве предпринимателя, выданном ИФНС России при регистрации.

Номер корректировки

Если предприниматель подает обычную (первую) декларацию в этом году, в поле «Номер корректировки» поставьте «0—».

Если предприниматель уточняет доход, заявленный в ранее поданной декларации, укажите порядковый номер корректировки (например, «1—», если это первое уточнение, «2—» – при втором уточнении и т. д.).

Налоговый период

В поле «Налоговый период» укажите год, на который представляется декларация (т. е. год, в котором предприниматель получит заявленный предполагаемый доход).

Представляется в налоговый орган

В поле «Представляется в налоговый орган» проставьте код налоговой инспекции, где зарегистрирован предприниматель. Этот код можно посмотреть в уведомлении о постановке на учет в качестве предпринимателя, выданном при регистрации.

Также код ИФНС России можно определить по адресу регистрации предпринимателя с помощью интернет-сервиса на сайте ФНС России.

Код категории налогоплательщика

В поле «Код категории налогоплательщика» запишите «720». Это означает, что декларацию подает индивидуальный предприниматель (приложение к Порядку, утвержденному приказом ФНС России от 27 декабря 2010 г. № ММВ-7-3/768).

Код по ОКТМО

В поле «Код по ОКТМО» укажите код территории, на которой зарегистрирован предприниматель. Этот код можно посмотреть в уведомлении о постановке на учет в Росстате. Если предприниматель не получал уведомление в Росстате, код можно определить самостоятельно с помощью приказа Росстандарта от 14 июня 2013 г. № 159-ст.

Если код ОКТМО содержит меньше 11 символов, тогда в ячейках справа, оставшихся пустыми, проставьте прочерки.

Ф. И. О. и телефон

Фамилию, имя, отчество предпринимателя укажите полностью, без сокращений, как в паспорте.

Если у предпринимателя иностранное гражданство, его имя и фамилию можно писать латинскими буквами (п. 2.2.7 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 27 декабря 2010 г. № ММВ-7-3/768).

Номер контактного телефона напишите полностью, с кодом города. Это может быть как стационарный, так и мобильный номер. В номере телефона не должно быть пробелов или прочерков, но можно использовать скобки и знак + для указания кода страны (п. 2.2.8 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 27 декабря 2010 г. № ММВ-7-3/768).

Сумма предполагаемого дохода

Сумму предполагаемого дохода в строке 010 указывайте в полных рублях без пробелов, прочерков и других знаков (п. 2.2.9 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 27 декабря 2010 г. № ММВ-7-3/768).

Пример заполнения декларации по форме 4-НДФЛ

А.А. Иванов был зарегистрирован в качестве предпринимателя 10 января 2015 года.

С 3 февраля 2015 года Иванов начал получать доходы от предпринимательской деятельности. За февраль 2015 года доход составил 110 000 руб. (за вычетом расходов).

Бухгалтер предпринимателя рассчитал предполагаемый доход за год следующим образом: 110 000 руб. × 11 мес. = 1 210 000 руб.

Бухгалтер указал эту сумму в декларации по форме 4-НДФЛ за 2015 год.

Как сдать

Налоговую декларацию можно сдать в инспекцию:

— на бумаге лично или через представителя; — на бумаге почтовым отправлением; — в электронном виде через специализированного оператора связи или напрямую через интернет-сервис ФНС России.

Уточненная декларация

Если в течение года предприниматель поймет, что фактические доходы будут более чем в 1,5 раза меньше или больше указанных в первоначальной декларации 4-НДФЛ, он обязан сдать уточненную декларацию по той же форме (п. 10 ст. 227 НК РФ).

Пример представления предпринимателем уточненной декларации по форме 4-НДФЛ

В начале года предприниматель А.А. Иванов заявил предполагаемый доход 2 000 000 руб. За первые три месяца года его фактический доход составил всего 180 000 руб. (за вычетом расходов). При этом Иванов считает, что такой уровень дохода в 60 000 руб. в месяц (180 000 руб. : 3 мес.) сохранится в течение всего года.

В этом случае предполагаемый доход по итогам года составит 720 000 руб. Это более чем в 1,5 раза меньше изначально заявленной суммы. Поэтому Иванов должен сдать уточненную декларацию по форме 4-НДФЛ.

Совет: предпринимателю выгодно подать уточнения с меньшей суммой, так как это позволит сократить авансовые платежи, которые налоговая инспекция рассчитает на основе уточненной декларации 4-НДФЛ.

Уточненную декларацию по форме 4-НДФЛ заполняйте в том же порядке, что и первичную декларацию. Только в поле «Номер корректировки» поставьте порядковый номер уточнения (например, «1—», если это первая уточненная декларация).

Срок представления уточненной декларации законодательно не установлен. Однако стоит принять во внимание, что инспекция пересчитывает авансовый платеж в течение пяти рабочих дней после получения уточненной декларации (п. 10 ст. 227, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). При этом уведомления на авансовые платежи инспекция отправляет за 30 рабочих дней до даты уплаты (абз. 2 п. 2 ст. 52, п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Поэтому, чтобы новый авансовый платеж был рассчитан уже исходя из уточненного дохода, декларация должна попасть в инспекцию за 35 рабочих дней до даты его уплаты.

Например, чтобы инспекция в уведомлении на уплату авансового платежа, срок которого наступает 15 октября 2015 года, указала скорректированную сумму, уточненную декларацию следует подать не позднее 27 августа 2015 года.

Как подается декларация 4-НДФЛ

В ФНС декларация 4-НДФЛ может быть подана одним из трех способов:

1. Индивидуальным предпринимателем лично или через представителя в бумажном варианте в двух копиях. Одна из них остается у ИП, вторая передается в налоговую.
2. Через почту отправлением с описью вложения. У предпринимателя на руках остается квитанция и опись вложения. Датой сдачи декларации будет считаться число, указанное в квитанции.
3. В электронной форме через операторов ЭДО или официальный сайт ФНС России.

Если декларация передается индивидуальным предпринимателем через представителя, то на последнего оформляется нотариально заверенная доверенность.

Некоторые отделения налоговой инспекции при передаче декларации в бумажном виде требуют ее аналог в электронном виде с указанием штрих-кода. В Налоговом кодексе РФ подобные требования не указаны, однако инспектор может отказать в приеме документов по данной причине. Обжаловать отказ всегда можно в вышестоящем органе ФНС.

Проект приказа об отмене 4-НДФЛ

А теперь, новость для тех, кто должен заполнять форму 4-НДФЛ.

На федеральном портале опубликован проект документа об отмене приказа ФНС, которым утверждена декларация 4-НДФЛ.

Как же мы будем считать налог после отмены 4-НДФЛ?

По правилам, прописанным в новой редакции п. 7 и 8 ст. 227 НК РФ, для работающих на ОСНО необходимо будет самостоятельно рассчитать авансовые платежи по итогам квартала, полугодия и девяти месяцев. Авансовые платежи будут рассчитываться исходя из:

• ставки налога;
• фактически полученных доходов;
• профессиональных и стандартных налоговых вычетов;
• ранее исчисленных авансовых платежей.

Сроки уплаты авансовых платежей – до 25 апреля, 25 июля и 25 октября.

Это новая редакция п. 7 и 8 ст. 227 НК РФ, а п. 9 и 10 утратили силу (внёс п. 7 ст. 1 Закона от 15.04.2019 № 63-ФЗ).

Санкции за непредоставление декларации

Индивидуальные предприниматели обязуются Налоговым кодексом и Федеральным законом Российской Федерации сдавать декларацию по форме 4-НДФЛ в установленные законом сроки в местные органы налоговой инспекции. Несмотря на точно указанные сроки сдачи, их нарушителям не грозит никакая ответственность в виде штрафных санкций. Объясняется это тем, что субъекты предпринимательской деятельности в данной форме отчетности не указывают данные о полученном за налоговый период доходе и налоговых обязательствах, поскольку в форму 4-НДФЛ вносятся только вероятные значения дохода. В связи с этим максимальный штраф для индивидуального предпринимателя, не сдавшего декларацию или просрочившего сроки ее сдачи, составляет 200 рублей.

Форма подается в течение пяти дней по окончании месяца, в котором ИП получил доход от своей деятельности. В декларации указывается доход, который предполагается получить за последующий налоговый период. Сумма дохода и, соответственно, вероятного налога рассчитывается индивидуальным предпринимателем самостоятельно на основе эффективности его бизнеса.

Форма 4-НДФЛ с 2021 года: бланк

Отчет 4-НДФЛ представляет собой одностраничный документ, в котором отражаются следующие сведения:

• ИНН предпринимателя;
• № корректировки (первичный – 0, уточняющие по порядку числового ряда – 1, 2, т.д.);
• Код ИФНС по месту жительства ИП;
• Период, за который отражен планируемый доход;
• Код плательщика – категория, к которой он относится. К примеру, ИП соответствует код 720, частнопрактикующим лицам – 730, адвокатам, учредившим собственный кабинет – 740;
• Код ОКТМО, т. е. код территории, где предприниматель ведет свою деятельность;
• ФИО предпринимателя;
• № его телефона;
• Величина предполагаемого дохода за год;
• При наличии подтверждающих документов заполняется поле для количества листов-приложений;
• Подтверждение достоверности информации осуществляется в разделе, расположенном в правом нижнем углу формы. При представлении декларации самим налогоплательщиком в отведенном поле проставляется шифр 1, строки ФИО не заполняются, указывается дата подачи и форму подписывает ИП. При удостоверении подлинности информации представителем бизнесмена проставляется шифр 2, в поле ФИО фиксируются его фамилия, имя и отчество полностью, а ниже указывается название документа, дающего ему полномочия представлять плательщика. Если представителем декларанта является предприятие, то в поле ФИО отражается ФИО представителя, на которого оформлена доверенность, а в строке «Наименование организации» фиксируется название компании и заверяется ее печатью и росписью доверенного лица.

Читайте также: Новая форма 4-НДФЛ – 2019