Порядок выплаты отпускных
Отпуск оплачивайте не позднее чем за три дня до его начала. При этом в Трудовом кодексе не запрещено выплачивать отпускные и раньше (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
Ситуация: в каких днях отсчитывать трехдневный срок для выплаты отпускных – календарных или рабочих?
Предельный срок выплаты отпускных отсчитывайте исходя из календарных дней.
Ведь если в Трудовом кодексе прямо не указано, какие дни считать для того или иного срока, исходить нужно именно из календарных.
Этот порядок действует и в отношении предельного срока выплаты отпускных, так как в статье 136 Трудового кодекса РФ прямо не указано, какие дни учитывать. Поэтому считайте и рабочие, и нерабочие – праздничные, выходные дни. То есть все календарные дни. При этом если окончание срока выпадает именно на нерабочий день, то выплату делайте накануне – в последний рабочий день.
Такой порядок предусмотрен в статье 14 Трудового кодекса РФ, аналогичные выводы выражены и в письме Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1.
Ситуация: можно ли по желанию сотрудника выплатить ему отпускные после его выхода из отпуска?
Ответ: нет, нельзя.
Трудовое законодательство так поступить не позволяет. Организация обязана выплатить отпускные сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). И никаких исключений из этого положения, связанных с желанием работника, Трудовой кодекс РФ не содержит.
Проводки по отпускным и другая важная информация
Вопрос
Ответ
Когда у работника возникает право на первый отпуск (на новом месте работы)
Через шесть месяцев непрерывной работы в организации. По договоренности работодатель может предоставить отпуск и раньше шести месяцев (ст. 122 ТК РФ)*
Обязателен ли график отпусков
Да, его нужно составить и утвердить за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ)
Как работник может поделить свой отпуск
По своему усмотрению. Главное, чтобы одна из частей разделенного отпуска была не менее 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ)
Как предоставлять отпуск сотрудникам-совместителям
Сотрудникам-совместителям отпуск предоставляют одновременно с отпуском по основному месту работы. Причем если по совместительству сотрудник работает первый год, то отрабатывать шесть месяцев ему не обязательно. Организация обязана отпустить его в отпуск авансом (ст. 286 ТК РФ)
В какой срок нужно выплатить отпускные
Не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ и письмо Роструда от 21.12.2011 № 3707-6-1)
Какая сумма отпускных списывается на расходы: с НДФЛ или за вычетом этого налога
В расходы списывается вся начисленная сумма, то есть вместе с НДФЛ. Ведь в расходы на оплату труда включаются начисленные, а не выданные суммы (письмо Минфина России от 24.11.2009 № 03-11-06/2/246)
В какой срок нужно уплатить НДФЛ с отпускных
В день снятия наличных из банка на выплату отпускных или перечисления их безналичным платежом на карточку сотрудника. При выплате отпускных из кассовой выручки — в день, следующий за такой выплатой (п. 6 ст. 226 НК РФ)
Когда нужно перечислить страховые взносы с отпускных
Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления выплаты (п. 5 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212ФЗ)
Можно ли выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск работающему сотруднику
По письменному заявлению работника заменять денежной компенсацией можно часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней**. При этом такая замена не допускается в отношении беременных, сотрудников в возрасте до 18 лет, а также лиц, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда (если предоставлен дополнительный отпуск за работу в таких условиях) (ст. 126 ТК РФ)
Грозит ли работодателю какая-либо ответственность если его сотрудники не ходят в отпуск либо нарушаются правила оформления или оплаты отпуска
Возможен штраф на сумму от 30 000 до 50 000 руб. — для компаний и от 1000 до 5000 руб. — для предпринимателей или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ)
Как влияет выплата отпускных на налоговую базу (расчет единого налога) при УСН
При УСН с объектом доходы минус расходы отпускные уменьшают налоговую базу в момент их выплаты. Кроме того, страховые взносы, начисленные на сумму отпускных, учитываются в составе расходов на дату их фактической уплаты (подп. 6 и 7 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При УСН с объектом доходы можно уменьшить единый налог на сумму страховых взносов, уплаченных с отпускных (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ)
Какие проводки по отпускным будут в бухучете
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) КРЕДИТ 70 — начислены отпускные; ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 (51) — выплачены отпускные
* Некоторым сотрудникам (по их просьбе) работодатель обязан предоставлять отпуск авансом, например женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него, работникам моложе 18 лет (ст. 122 ТК РФ).
Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска
Категория работников
Количество дней отпуска*
Все сотрудники, которые работают в организации или у индивидуального предпринимателя по трудовому договору, при условии, что они не пользуются правом на удлиненный основной отпуск (в том числе внешние совместители и надомники, так как на них распространяются нормы ТК РФ)
28 календарных дней (ст. 115, ст. 287 и ст. 310 ТК РФ)
Удлиненный основной отпуск**
От 42 до 56 календарных дней в зависимости от вида образовательного учреждения (ст. 334 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 01.10.2002 № 724)
Не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181ФЗ)
Лица, не достигшие совершеннолетия (18 лет)
31 календарный день (ст. 267 ТК РФ)
Работники с ненормированным рабочим днем
Не менее трех календарных дней*** (ст. 119 ТК РФ)
Лица, работающие в районах Крайнего Севера постоянно либо вахтовым методом
24 календарных дня (ст. 116, 302 и 321 ТК РФ)
Лица, работающие в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, постоянно либо вахтовым методом
16 календарных дней (ст. 116, 302 и 321 ТК РФ)
Сотрудники, занятые на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если такой характер работ подтвержден результатами специальной оценки условий труда
Не менее семи календарных дней*** (ст. 116 и 117 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 20.11.2008 № 870)
Граждане, подвергшиеся воздействию радиации на Чернобыльской АЭС
14 календарных дней (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.91 № 1244-1)
Профессиональные спортсмены и тренеры
Не менее четырех календарных дней*** (ст. 348.10 ТК РФ)
Врачи общей практики (семейные врачи) и медицинские сестры этих врачей, непрерывно проработавшие в указанных должностях свыше трех лет
Три календарных дня (п. 1 постановления Правительства РФ от 30.12.98 № 1588)
Любая категория работников на выбор работодателя
Любое количество дней с учетом производственных и финансовых возможностей работодателя*** (ст. 116 ТК РФ)
* Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного отпуска, в число календарных дней отпуска не входят (ст. 120 ТК РФ).
** Приведенный список — не исчерпывающий. Могут быть иные случаи, установленные федеральными законами.
*** Точное количество дополнительных дней отдыха работодатель должен прописать в коллективном или трудовом договоре либо локальном акте.
Ответственность за просрочку выплаты отпускных
Внимание: несоблюдение срока выплаты отпускных может быть расценено как нарушение требований трудового законодательства. За это нарушение трудовая инспекция может оштрафовать организацию или ее должностных лиц.
Ответственность предусмотрена такая:
- для должностных лиц организации (например, руководителя) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
- для предпринимателей – штраф от 1000 до 5000 руб.;
- для организации – штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Повторное нарушение влечет:
- для должностных лиц организации (например, руководителя) – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
- для предпринимателей – штраф от 10 000 до 20 000 руб.;
- для организации – штраф от 50 000 до 70 000 руб.
Такие меры ответственности установлены в частях 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Сотрудник, которому не выплатили отпускные своевременно, может потребовать перенести ежегодный отпуск на другое время (ч. 2 ст. 124 ТК РФ, п. 2 определения Конституционного суда РФ от 23 июня 2005 г. № 230-О).
Если отпускные рассчитаны и выплачены, а сотрудник в связи с экстренной ситуацией на производстве не может уйти в отпуск, оформите отзыв из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
Резерв на оплату отпусков
C 2011 года организации обязаны создавать резерв на оплату отпусков в бухучете, поскольку предстоящие расходы на выплату отпускных признаны оценочным обязательством (п. 8 ПБУ 8/2010, письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 07-02-06/107). Соответственно, все отпускные (в т. ч. и по переходящему отпуску) списываются в бухучете за счет созданного резерва. Исключение предусмотрено лишь для субъектов малого предпринимательства при условии, что они не являются эмитентами публично размещаемых ценных бумаг (п. 3 ПБУ 8/2010). Такие предприятия вправе не создавать резерв на оплату отпусков и относить отпускные непосредственно на счета учета текущих затрат.
«Идеальный» алгоритм расчета резерва предстоящих расходов
Каким образом нужно отражать отпускные по новым правилам? В идеале бухгалтер должен ежемесячно вычислять, какую сумму отпускных условно заработал каждый сотрудник компании. Если отпуск работника составляет 28 календарных дней, то искомая сумма равна произведению среднего дневного заработка на 2,33 дня (28 дней : 12 месяцев). Данную величину необходимо отразить по дебету «затратного» счета (обычно это счета 20, 21, 26 и 44) и кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов». Затем, когда сотрудник уйдет отдыхать и получит отпускные, резерв следует списать.
Пример 1
Андрей Федоров работает в торговой . Начиная с января 2011 года, бухгалтер каждый месяц включает в резерв предстоящих расходов сумму, которую Федоров должен получить, уходя в отпуск.
Средний дневной заработок Федорова в каждом месяце 2011 года составляет 1 500 руб. Получается, что ежемесячная величина резерва равна 3 495 руб. (1 500 руб. х 2,33 дн.).
Каждый месяц бухгалтер делает проводку:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 96 — 3 495 руб. — сформирован резерв предстоящих расходов по отпускным работника Федорова
За 10 месяцев (с января по октябрь) величина резерва по отпускным Федорова достигла 34 950 руб.(3 495 руб. х 10 мес.).
С 1 ноября 2011 года Федоров ушел в отпуск на 14 календарных дней. Сумма отпускных составила 21 000 руб.(1 500 руб. х 14 дн.). Бухгалтер сделал проводку:
ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70 — 21 000 руб. — отпускные работника Федорова выданы за счет резерва предстоящих расходов
Бухучет: резерв не создается
Если резерв в бухучете не создается, то начисление и выплату отпускных отразите следующим образом:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 70
– начислены отпускные.
Дебет 70 Кредит 50 (51)
– выплачены отпускные.
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счет 70).
Аналогичные проводки делайте и в том случае, если отпуск является переходящим (т. е. начинается в одном месяце, а заканчивается в другом). При этом распределять отпускные по месяцам бухгалтеру не придется.
Это объясняется следующим.
С 2011 года затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, в бухгалтерском балансе в качестве расходов будущих периодов (отдельной строкой) могут не отражаться. Они показываются в балансе в соответствии с условиями признания активов, установленными нормативно-правовыми актами по бухучету. И подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида.
Такие правила установлены пунктом 65 Положения по ведению бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.
В связи с этим счет 97 «Расходы будущих периодов» используется не во всех случаях, в которых он применялся ранее. Этот счет можно использовать при условии, что соответствующие суммы прямо названы в качестве расходов будущих периодов в действующих нормативно-правовых актах по бухучету. Либо суммы учитываются на счете 97, если они отвечают следующим критериям:
- организация понесла затраты, при этом у контрагента не возникло встречных обязательств перед ней (в противном случае признается дебиторская задолженность, а не расход);
- данные расходы не формируют стоимость материальных или нематериальных активов;
- расходы обуславливают получение дохода в течение нескольких отчетных периодов.
Отпускные, начисленные в текущем месяце за следующий месяц, к расходам будущих периодов не относятся, поскольку такие затраты не обуславливают получение доходов в нескольких отчетных периодах (п. 19 ПБУ 10/99) и влияют на финансовый результат именно того периода, в котором они осуществлены. Следовательно, в бухучете отпускные не нужно распределять между месяцами, на которые пришелся отпуск, то есть их следует учитывать единовременно по факту начисления.
Пример отражения в бухучете начисления отпускных. Отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. Организация является субъектом малого предпринимательства, резерв на оплату отпускных не создает
В июне 2015 года менеджеру ООО «Торговая » А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней: с 16 июня по 13 июля 2015 года. Отпускные были выплачены сотруднику 11 июня 2015 года.
За расчетный период – с 1 июня 2014 года по 31 мая 2015 года – Кондратьеву начислена зарплата в сумме 360 000 руб. Расчетный период отработан полностью.
Средний дневной заработок Кондратьева составил: 360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 1024 руб./дн.
Бухгалтер начислил отпускные в сумме: 1024 руб./дн. × 28 дн. = 28 672 руб.
в том числе:
- за июнь: 1024 руб./дн. × 15 дн. = 15 360 руб.;
- за июль: 1024 руб./дн. × 13 дн. = 13 312 руб.
Начисление отпускных бухгалтер организации отразил в учете следующими записями.
В июне 2015 года:
Дебет 44 Кредит 70 – 28 672 руб. – начислены отпускные Кондратьеву за июнь и июль.
Схема расчета отпускных
На крупных предприятиях ведется график и учет отпуска работников, который составляется на следующий календарный год. Такие меры необходимо, чтобы спланировать отдых для всех сотрудников, но при этом не поставить под угрозу производственный процесс.
Сотрудники извещают своего прямого руководителя о желании начала и продолжительности отпуска. На основании этих данных составляется график.
Календарные дни, учитываемые при расчете отпускных
Также такой график помогает бухгалтерии заранее сформировать расходы и выплате пособия из фонда заработной платы. Если сотрудник потом заявит о своем желании взять внепланово отпуск, то за ним сохраняется такое право. Несмотря на то, что обычно все эти ситуации согласовываются с руководством, по ТК работодатель не может отказать сотруднику оформить отдых.
Отдельного внимания заслуживает ситуация с повышением заработной платы. В этом случае у специалистов бухгалтерской службы возникает вопрос, как должна производиться индексация отпускных.
Бухучет: резерв создается
Если организация создает резерв на оплату отпусков, то суммы начисленных отпускных в расходы текущего месяца не включайте. Начисление отпускных и взносов на обязательное страхование в бухучете отразите проводками:
Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 70
– начислены отпускные за счет резерва;
Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
– начислены за счет резерва пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии с отпускных;
Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– начислены за счет резерва взносы на социальное страхование с отпускных;
Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– начислены за счет резерва взносы на медицинское страхование в ФФОМС России с отпускных;
Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– начислены за счет резерва взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с отпускных.
Выплату отпускных отразите проводкой:
Дебет 70 Кредит 50 (51)
– выплачены отпускные.
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 70 и 96).
Выплаты по дополнительным отпускам списывайте за счет резерва, но не всегда
По дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отображаются размеры отпускных, выплачиваемых через кассу или расчетный счет. При этом могут формироваться корреспонденции:
- Дт 70 Кт 50 — отпускные выплачены из кассы;
- Дт 70 Кт 51 — отпускные перечислены на карту сотрудника.
Бывают ситуации, когда при увольнении сотрудника обнаруживается, что он отгулял отпуск авансом. В этом случае необходимо удержать отпускные выплаты в пределах лимитов, установленных законодательством, с учетом количества отпускных дней, на которые сотрудник не имеет права.
Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 70 СТОРНО.
Сторнированные суммы будут отражены в бухучете со знаком «минус».
Отпускные при переходящем отпуске
Ситуация: как в бухучете отразить начисление отпускных за счет резерва при переходящем отпуске (начинается в одном месяце, а заканчивается в другом)?
Полную сумму начисленных отпускных нужно списать за счет сумм ранее созданного резерва. Тот факт, что отпуск является переходящим с одного месяца на другой, значения не имеет.
Резерв на оплату отпусков является оценочным обязательством (п. 5 ПБУ 8/2010). Оно отражается в бухучете на отчетную дату. Его величина представляет собой «виртуальную» задолженность организации, если бы ей пришлось одномоментно начислить и выплатить отпускные всем сотрудникам. Эта задолженность включает в себя как сами отпускные, так и сумму налогов и взносов, которые с них нужно заплатить в бюджет.
Данный порядок создания оценочного обязательства предусмотрен пунктом 15 ПБУ 8/2010.
В момент выплаты отпускных сотруднику часть оценочного обязательства будет погашена. По правилам трудового законодательства отпускные выплачиваются сотруднику не позднее трех дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Следовательно, независимо от того, является отпуск переходящим с месяца на месяц либо нет, оценочное обязательство погашается полностью при выплате отпускных. А значит, и начисляя отпускные конкретному сотруднику, на их полную сумму нужно уменьшить созданный ранее резерв. Разбивать отпуск на части, чтобы списывать обязательство по частям, соответствующим количеству дней отпуска в каждом месяце, не нужно.
Это следует из положений пунктов 5 и 21 ПБУ 8/2010. Исключением является ситуация, когда сумма резерва оказалась недостаточной для списания за ее счет начисленных отпускных.
Пример отражения в бухучете начисления отпускных за счет созданного резерва на оплату отпусков. Отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом
В июне 2015 года менеджеру ООО «Торговая » А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней – с 16 июня по 13 июля 2015 года. Отпускные были выплачены сотруднику 11 июня 2015 года.
За расчетный период – с 1 июня 2014 года по 31 мая 2015 года – Кондратьеву начислена зарплата в сумме 360 000 руб. Расчетный период отработан полностью.
Средний дневной заработок Кондратьева составил: 360 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 1024 руб./дн.
Итоговая сумма отпускных равна: 1024 руб./дн. × 28 дн. = 28 672 руб.
В том числе:
- за июнь: 1024 руб./дн. × 15 дн. = 15 360 руб.;
- за июль: 1024 руб./дн. × 13 дн. = 13 312 руб.
Начисление отпускных бухгалтер организации отразил в учете следующими записями.
В июне:
Дебет 96 субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит 70 – 28 672 руб. – начислены отпускные Кондратьеву за июнь–июль.
Пример расчета начисления отпускных
Для правильного расчета отпускных, бухгалтер вычисляет средний дневной заработок сотрудника. Полученное значение умножается на продолжительность отдыха. В учет отпуска идут и выходные дни. Когда государственный праздник приходится на период отпуска, то общая длительность увеличивается на количество таких дней.
Расчет количества дней
Это относится и к периоду временной нетрудоспособности, если ЛН был оформлен во время отпуска. Сотрудник, находясь на больничном, должен известить ответственное лицо компании (или своего руководителя) о начале больничного. Тогда субъект, ответственный за заполнение табеля учета рабочего времени, вносит соответствующие отметки в документ.
Чтобы правильно произвести расчет отпускных, бухгалтер исключает из расчета все выплаты по командировочным, дополнительному пособию, премии, важного задания и т.д. То есть расчет берется только заработная плата и вычисляется среднее значение.
Отпускные начисляются исхода из корректного расчета количества дней
Также следует учитывать, что отпускные рассчитываются по среднему начисленному заработку. При ситуации, когда сотрудник получает основную зарплату неофициально, «в конверте», то выплата будет произведена по тем документам, что отражены в бухгалтерской ведомости и с которых был удержан НДФЛ. Согласно ТК работнику полагается 28 дней отпуска в году, при этом работодатель не может отказать в оформлении отдыха одной частью менее 14 дней.
Остальные дни по желанию работники и согласованию с руководством могут быть поделены в течение года не несколько периодов. Каждый раз отпуск оформляется через Приказ на основании заявления. Согласно этому заявлению происходит и выплата пособия.
Большинство работников имеют право на получение 28 дней отпуска в году
Об основных правилах заполнения заявления на предоставление отпуска можно прочесть ниже.
Как оформить заявление на отпуск
Законодательством определена отдельная категория лиц, которым полагается более длительный отдых. К таким лицам относятся:
- врачи;
- учителя;
- работники МВД;
- военнослужащие.
Тем, кто работает в условиях Крайнего Севера, также полагается дополнительный отдых с сохранением пособия. Все эти дни также идут на расчет общего стажа.
Врачи и некоторые другие категории работников имеют право на получение более длительного отпуска
