Увольнение в связи со смертью: инструкция по оформлению в 2021 году

Автор статьи: Юлия Кайсина Последнее изменение: Январь 2021 года 25140

Иногда трудовой договор прекращается из-за обстоятельств, не зависящих от желания и намерений сторон. Они перечислены в ст. 83 Трудового кодекса РФ. Среди них под п.6 указана смерть работника. Происходит это относительно редко, поэтому у кадровиков возникают вопросы, как правильно оформить увольнение в связи со смертью работника, какую дату ставить в документах и кому передать причитающуюся покойному заработную плату.

Варианты смерти сотрудника

В Трудовом кодексе РФ четко прописан алгоритм действий в таких ситуациях. Оформляя все необходимые документы обязательно нужно ссылаться на статью 83 «Увольнение в связи со смертью работника» ч. 1 ТК РФ.
И все же перед тем как подробно рассказать об этапах увольнения, предлагаем ознакомиться со всеми возможными ситуациями смерти.

работник уходит из жизни не на рабочем месте, а в свободное время (дома, на отдыхе и т. д.);
сотрудник умирает на работе, или в командировке, выполняя служебные обязательства.

Если событие случается в нерабочее время, тогда выяснение причин смерти происходит без участия руководства предприятия. В таком случае родственники после получения свидетельства о смерти приносят его на место работы умершего, где производится стандартная процедура увольнения умершего, согласно Трудового кодекса РФ.

Если смерть наступила на производстве, то в любом случае назначается расследование несчастного случая, в ходе которого могут подтвердить непричастность руководителя, или привлечь его к ответственности.

Смерть работника в командировке – это самый непростой случай, при котором также назначается расследование, где устанавливается, при каких обстоятельствах погиб сотрудник (в рабочее или свободное время). По его результатам руководителя могут обязать выплачивать денежную компенсацию семье умершего.

Смерть работника: оформление увольнения

Как уволить умершего сотрудника? Как и при увольнении по любому иному основанию, при увольнении в связи со смертью работника издается соответствующий приказ (ст. 84.1 ТК РФ).

Это тоже важно знать:
Увольнение совместителя: как уволить внешнего или внутреннего совместителя

Документом, служащим основанием для оформления такого приказа, является свидетельство о смерти работника.

Обычно приказ издается в тот же день, когда работодателю представляют данное свидетельство. Но какую дату увольнения в связи со смертью указать в приказе?

Выплаты

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан произвести расчёт с уволившимся сотрудником, при любых обстоятельствах. Так как работнику выплатить ничего не удастся по очевидным причинам, то невыплаченная денежная сумма прибавляется к наследственной массе усопшего либо выдаётся по истребованию родственным лицам.

В данном случае перевод денежных средств производится в течение 4 месяцев со дня его смерти, указанной в свидетельстве или ином документе подтверждающем данныйфакт.

Стоит отметить: как и при обычном увольнении положена выплата больничного, отпускных, премий, всевозможных компенсаций, а также самой заработной платы.

К сведению

Обратите внимание, что у всех выплат имеется одна общая особенность, она заключается в том, что день смерти сотрудника не оплачивается.

Также некоторые нюансы имеются у больничных выплат и отпускных. Если работник умер в середине больничного, то и перечислять деньги будут за середину, то есть оплачивается каждый день до кончины (не включая его).

Однако с отпускными несколько иная ситуация, они выплачиваются только в том случае, если сотрудник ещё не успел взять отпуск, тогда ему выплачивается компенсация.

Пошаговая инструкция увольнения в связи со смертью работника

Если работник организации скончался, процесс увольнения осуществляется в соответствии со стандартной схемой. Она имеет следующий вид:

Родственники сообщают о происшествии и предоставляют подтверждающую документацию. Представители компании должны скопировать её и составить соответствующее распоряжение.
Специалист по кадрам подготавливает приказ. В нем фиксируются персональные данные сотрудника. Можно указать табельный номер специалиста. Дополнительно нужно указать причину увольнения. К приказу нужно приложить копию документа, подтверждающего кончину специалиста.
Заполняется уведомление об увольнении. В нём должно четко содержаться число, когда прекращено сотрудничество со специалистом. Цифра должна совпадать с датой гибели. Правило действует даже в том случае, если свидетельство о смерти было предоставлено в другой день. Это справедливо, когда человек числился отсутствующим в организации. Дополнительно нужно указать название бумаги, выступающей основанием для увольнения. Строка, которая предполагается для подтверждения ознакомления с приказом, остается незаполненной.
Приказ передается руководителю предприятия. На нем проставляется мокрая печать. Затем бумага регистрируется в журнале.
Происходит оформление справки расчета. Её должны заполнить два специалиста. Одним из них выступает работник отдела кадров, который должен указать реквизиты организации, сведения об использованных отпусках, личные данные специалиста и фактически отработанный промежуток времени. Сведения необходимы для выполнения бухгалтерских расчетов. Вторую часть справки заполняет бухгалтер. Специалист производит расчет положенных выплат на основании данных, предоставленных кадровой службой.
Осуществляется оформление личной карточки гражданина. Чтобы произвести ее закрытие, необходимо внести запись об увольнении. Дополнительных данных не требуется.
Производится внесение записи в трудовую книжку. Закон обязывает руководителя организации прописать факт расторжения трудового договора и основание принятия решения. Все внесенные записи заверяются работодателем или иным ответственным лицом. Дополнительно проставляется печать организации. Графа, предназначенная для подписи работника, не заполняется.

Дополнительно нужно внести запись в книгу учета. Когда заполнение документации завершено, трудовая книжка предоставляется родственникам почившего.

Процедура увольнения

Независимо от причин расторжения контракта, увольнение работника в связи со смертью должно проводиться в соответствии с требованиями норм законодательства, касающимися сферы трудовых отношений. Этапы действий по аннулированию договора:

родственники работника сообщают о произошедшем, предоставляют оригинал подтверждающего документа;
сотрудники снимают копии, готовят распоряжение;
готовят приказ об увольнении, где указываются персональные данные умершего (ФИО, табельный номер, другие);
составляют и заполняют уведомление об увольнении;
приказ передают руководству, ставят печать, регистрируют в журнале;
производят окончательный расчет;
заполняют карточку работника;
вносят запись в трудовую.

Важно знать! Финальный этап – заполнение регистрационного учетного журнала (книги). По окончании процедуры справка о расчете, трудовая книжка, иные документы выдаются родным сотрудника.

Необходимые документы

Факт того, что гражданин «ушел из жизни», необходимо подтверждать соответствующими документами. Увольнение сотрудника по смерти начинают тогда, когда в распоряжении отдела кадров оказывается следующее:

свидетельство (выдается местным отделом ЗАГС после обращения родственников);
решение суда (принимается после подачи родными искового заявления на признание гражданина умершим).

Документы предоставляются по месту работы близкими. Если таковых нет, руководство предприятия может сделать запрос самостоятельно (обычно в отдел ЗАГС, если есть информация о возможной гибели сотрудника).

Приказ об увольнении

Приказ об увольнении сотрудника в связи со смертью является обязательным к составлению документом. Оформляется по стандартной форме на имя руководителя организации. Основанием считается Федеральный закон № 143 от 15 ноября 1997 года. В тексте необходимо указать следующее:

реквизиты предприятия;
личные данные сотрудника (ФИО);
табельный номер, должность, период трудовой деятельности;
причина расторжения контракта;
окончательное решение по вопросу.

Документ составляется по унифицированной форме Т-8. Образец рекомендованный – после внесенных изменений единые способы оформления отменены, но большинство предприятий до настоящего момента их используют. На основании составленной формы осуществляется запись в трудовой, рассчитываются суммы в бухгалтерии.

Внимание! В приказе необходима подпись уволенного сотрудника, но в ситуации со смертью работника это невозможно, следовательно, нарушением не является.

Запись в трудовой

Независимо от причины расторжения рабочего контракта, в трудовой книжке необходимо сделать запись о завершении взаимоотношений сотрудника и организации. Поля заполняются полностью:

порядковый номер;
дата внесения записи;
формулировка причины увольнения и основания;
число и номер приказа.

Запись в трудовой книжке в связи с увольнением по смерти делается после составления и утверждения приказа. В качестве основания указывают п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Печать ставят, если предприятие или ИП ее используют. Документ передают родственникам по письменному запросу, при этом важно проверить связь просителя и умершего (свидетельство о браке или рождении). Условия передачи трудовой книжки содержатся в Постановлении Правительства № 225 от 16.04.03г.

Внимание! Если никто из родных не обратился, личное дело хранится на предприятии 75 лет (в соответствии с Федеральным законом РФ № 125 от 22.10.04г.).

Документы

Родственники, которые претендуют на выплаты и изъявили желание забрать трудовую книжку умершего, должны при себе иметь следующие документы:

Свидетельство о смерти из ЗАГСа + его копия;
Решение суда или акт, подтверждающий несчастный случай (в случае смерти на производстве);
Оригинал документов и его копии (паспорта) человека, который будет получать выплаты и трудовую книжку;
Больничный лист (если смерть произошла во время болезни);
Счета или квитанции, подтверждающие расходы, связанные с погребением (если родственники претендуют на выплату пособий);
Заявления, составленные в произвольной форме для выплаты остатка заработной платы, материальной помощи, компенсаций и т. д.

Увольнение сотрудника в связи со смертью

По общему правилу при увольнении работник должен ознакомиться под роспись с приказом об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ). Но в данной ситуации сам работник уже не сможет расписаться, а ознакамливать с приказом, к примеру, родственников умершего сотрудника работодатель не должен. Соответственно, на приказе об увольнении по смерти сотрудника будет стоять подпись лишь работодателя.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

Это тоже важно знать:
Компенсация при увольнении: виды выплат при увольнении

Забегая вперед, отметим, что подпись родственников не понадобится и на других кадровых документах (трудовая книжка, личная карточка).

Как согласовать даты

Заявления об уходе с определенной датой нет и быть не может, как и положенной перед увольнением двухнедельной отработки. Какой датой расторгать трудовой договор? Ведь от этих цифр зависит:

расчет полагающейся заработной платы;
вычисление неиспользованных отпускных дней;
компенсация за дополнительный отпуск, положенный сотрудникам с малолетними детьми;
перечисление взносов за сотрудника в Пенсионный, страховой и другие фонды;
многие нюансы, связанные с должностью, например, водительская страховка и т.п.

При автоматическом прекращении трудовых отношений днем увольнения принято считать последний рабочий день сотрудника (ст.84.1 ТК РФ). Но так как о смерти подчиненного руководитель узнает не сразу, тем более на оформление подтверждающих документов нужно время, официальной датой, которая будет фигурировать во всех сопутствующих бумагах, будет считаться та, что обозначена в свидетельстве (или в решении суда).

Поскольку обосновательный документ (свидетельство) попадает на предприятие позже, работодатель вынужден оформлять документы «задним числом». В такой ситуации это не является нарушением.

Какой датой оформляется приказ

Чтобы было осуществлено увольнение в связи со смертью работника, в обязательном порядке должно иметься документальное подтверждение факта кончины. Бумага оформляется и предоставляется уполномоченным государственным органом. Получив известие со слов других граждан, не стоит незамедлительно оформлять приказ. В обязательном порядке нужно запросить свидетельство о смерти. На его основании в последующем издается приказ. Если процесс увольнения в связи со смертью работника был выполнен без документа, это будет считаться нарушением.

Датой увольнения считается дата кончины сотрудника. Издавать приказ нужно в момент получения подтверждающего свидетельства на руки. Если событие выпало на праздничный или выходной день, это не отменяет потребности в издании приказа. Если поставить сроком увольнения момент предоставления свидетельства, выходит, что сотрудник продолжал осуществлять трудовую деятельность после смерти.

Аналогичный порядок увольнения выполняется в ситуации, если человека признали умершим. Подобное решение принимается в судебном порядке в отношении безвременно отсутствующего гражданина и исчезнувших людей в условиях, угрожающих их жизни.

Каким числом аннулируется трудовой договор

Факт смерти подтверждается официально после регистрации в органах ЗАГСа или решением суда (если гражданин отсутствует длительное время, и есть основания полагать, что он погиб). Руководство предприятия выносит соответствующее распоряжение, подписывает приказ, производит окончательный расчет. Пока родственники не принесут свидетельство о смерти сотрудника, разрывать трудовые отношения нельзя. Важно правильно определить дату расторжения договора.

По статье 84.1 Трудового кодекса РФ, касающейся вопроса увольнения в связи со смертью работника, днем прекращения контракта является последняя фактически отработанная дата. Исключение – это время, когда сотрудник не трудился, но за ним сохранялась должность. В данном случае приказ составляется в момент получения свидетельства, но договор аннулируется в день, который указан в документе.

Увольнение по смерти: запись в трудовой книжке

В трудовой книжке умершего сотрудника необходимо сделать следующую запись:

№ записиДатаСведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена записьчисломесяцгод

1	2			3	4
Общество с ограниченной ответственностью «Шелковый путь» (ООО «Шелковый путь»)
4	01	03	2013	Принят в отдел информационных технологий на должность начальника отдела	Приказ от 01.03.2013 № 2/п
5	01	12	2016	Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 05.12.2016 № 26/у
Специалист Крылова С.Л. Крылова

Это тоже важно знать:
Расторжение трудового договора по инициативе работника

Обращаем ваше внимание на то, что с 27.11.2016 запись об увольнении в трудовой книжке заверяется печатью работодателя только при ее наличии (Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 589н, Приказ Минтруда от 31.10.2016 № 588н).

Алгоритм для работодателя

Получив известие о смерти работника, документально подтвержденное копией свидетельства о смерти, работодатель может начать процедуру увольнения.

Как внести в трудовую книжку запись об увольнении в связи со смертью работника?

Если информация получена не самим работодателем, а руководителем низшего звена, являющимся непосредственным начальником умершего, ему нужно подать на имя руководства докладную записку об этом факте, указав все личные данные выбывшего работника и приложив копию документа о смерти.

Далее порядок действий стандартен и четко определен трудовым законодательством и кадровой практикой.

Издание приказа (форма № Т-8) об увольнении по п.6 ч.1. ст.83 ТК РФ. Естественно, почивший сотрудник не сможет поставить подпись в графе «с приказом ознакомлен», а кроме него, никто этого сделать не вправе. Так что в этом случае строка остается пустой.
Регистрация этого приказа в журнале регистраций распоряжений и приказов, касающихся личного состава.
Производится запись в личную карточку работника о причине расторжения трудового договора со ссылкой на статью ТК.
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку: формулировка та же, что и в личной карточке.
Бухгалтерия осуществляет вычисление полагающихся выплат и вносит их в расчетный документ Т-61.
Трудовая книжка отдается родственникам умершего или, с их письменного согласия, высылается им почтой. В книге учета движения трудовых книжек об этом должна быть соответствующая пометка. Родственникам необходимо предъявить документ, подтверждающий родство. Если родственники не являются или не выражают письменного согласия на получение трудовой книжки, она должна сохраняться в архиве предприятия не менее 3 лет, а затем уничтожается в соответствии со специальным актом.
После росписи в ведомости, родственникам выдаются соответствующие денежные выплаты. Это должно произойти не позже недели после письменного обращения-просьбы о начислении выплат. При этом ведомость будет выписана на умершего работника (должна содержать информацию о его тарифной ставке, должности, табельный номер и т.п.), а в графе «Деньги получил» распишется тот, кому они выдаются, то есть родственник.

Что делать с трудовой книжкой умершего работника

За трудовой книжкой сотрудника, который умер, могут обратиться супруг/супруга или же кто-то из его родственников.

Попросите у обратившегося копию паспорта, а также документа, подтверждающего брак/родство (например, свидетельство о браке, свидетельство о рождении).

Трудовая книжка умершего работника может быть выдана супругу/родственнику под расписку или же по заявлению обратившегося направлена ему по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Если же за трудовой книжкой никто не обратился, то работодатель обязан ее хранить 75 лет (п. 664 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача документов умершего

По общему правилу в случае, если за трудовой книжкой никто не явился, работодатель отправляет по месту жительства письмо с уведомлением и просьбой явиться для получения документов и расчета. Это действие снимает с него административную и материальную ответственность за задержку выдачи трудовой книжки.

Случай увольнения по причине смерти сотрудника не предполагает отправку писем родственникам. Трудовая книжка будет храниться в отделе персонала до востребования ее лицом, имеющим права наследования. К ним могут относиться перечисленные в Семейном кодексе категории: супруги, дети, родители, в том числе усыновители.

В случае, когда родственник умершего работника заявил о желании получить документ необходимо сделать следующее:

Затребовать паспорт родственника.
Затребовать документы, подтверждающие родственные связи с умершим. Это могут быть: свидетельство о браке, свидетельство о рождении. При этом должна прослеживаться смена фамилии, если документы получает брат или сестра работника.
Копии всех перечисленных документов необходимо оставить в отделе персонала и хранить в личном деле сотрудника, уволенного в связи со смертью.
Выдать родственнику трудовую книжку под расписку, в которой он указывает свои реквизиты: фамилию, имя и отчество полностью. Если родственники живут в другой местности, право на отправку документов по почте распространяется также как и на владельца документа. Для этого необходимо получить от родственника письмо-запрос с указанием просьбы выслать трудовую книжку по конкретному адресу. Документ будет отправлен в пластиковом конверте заказным письмом с уведомлением о вручении и внутренней описью. После возвращения отправителю уведомление хранят в личном деле сотрудника.
В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним делают соответствующую запись. «Документ отправлен почтой по требованию, дата, подпись сотрудника отдела кадров, отправившего трудовую книжку». Если родственник получил трудовую книжку лично, в Книге учета он подпись не ставит, для этого есть расписка в получении. Напротив даты регистрации документа в соответствующей колонке специалист по кадрам ставит отметку о том, что «документ выдан под расписку».

Это тоже важно знать:
Увольнение сотрудника в связи с утратой доверия, статья ТК РФ

Если трудовая книжка уволенного в связи со смертью работника никем не востребована, работодатель обязан будет хранить ее в течение 50 лет, после чего направить в городской архив. Этот срок оговорен пунктом 43 «Правил хранения и ведения трудовых книжек».

Что делать с заполненной трудовой книжкой после смерти сотрудника

Если за бумажной трудовой книжкой никто не обратится, работодателю нужно хранить ее у себя на протяжении 75 лет или до момента ее востребования (п. 43 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Когда кто-либо из ближайших родственников пожелает получить ее, он может написать заявление о пересылке по почте или прийти за ней лично. Но сначала нужно предъявить документ, подтверждающий его родственные связи с умершим.

При вручении родственнику бумажной трудовой книжки необходимо попросить его написать соответствующую расписку. Впоследствии этим документом можно подтвердить факт выдачи.

В случае заполнения сведений о трудовой деятельности в электронном виде по запросу родственника следует выдать ему форму СТД-Р.

Как уволить сотрудника в связи со смертью: производим выплаты

Причитающиеся работнику деньги (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и т.д.) работодатель должен выплатить членам семьи умершего работника или лицам, находившимся на его иждивении (ст. 141 ТК РФ).
Отметим, что к членам семьи относятся (ст. 2 Семейного кодекса):

супруги;
родители/усыновители;
дети, в т.ч. усыновленные.

На обращение к работодателю за получением причитавшихся умершему работнику сумм у вышеуказанных лиц есть 4 месяца со дня смерти этого работника (п. 2 ст. 1183 ГК РФ). А на выплату у работодателя есть неделя со дня, когда член семьи/иждивенец представил необходимые документы (ст. 141 ТК РФ). Такими документами, в частности, являются:

заявление о выплате;
паспорт заявителя;
документ, подтверждающий родство.

Если деньги для выплаты были сняты со счета работодателя, но за ними никто не обратился в течение 5 рабочих дней, то их нужно депонировать ( 3210-Уп. 6.5 Указания Банка России от 11.03.2014 N ).

Какие еще суммы должен выплатить работодатель родственникам умершего работника

Коллективным/трудовым договором или ЛНА может быть предусмотрена материальная помощь родственникам умершего работника. Также работодатель может выплатить материальную помощь по собственной инициативе, даже если она не предусмотрена вышеуказанными документами.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Звоните: 8 800 511-39-66

Задать вопрос

Кроме того, родственники, похоронившие умершего работника за свой счет, могут обратиться к работодателю за получением социального пособия на погребение, которое выплачивается за счет средств ФСС.

Начисление выплат

После издания приказа об увольнении, бухгалтерия должна начислить соответствующие выплаты. Выплатить начисленную сумму предприятие может в течение 4 месяцев со дня смерти сотрудника. Если за этот период родственники не обратились, тогда вся сумма плюсуется к наследству. В случае если наследства нет, тогда деньги остаются у работодателя.

Это тоже важно знать:
Отработка при увольнении: в каких случаях необходима, а в каких ее можно избежать

Получить выплаты могут родственники, супруги и лица, которые находились на иждивении умершего. Если претендентов несколько, вся сумма выдается первому обратившемуся. При возникновении спорной ситуации, можно предложить родственникам договориться или обратиться в суд.

Предприятие должно выплатить всю сумму в течение 1 недели после обращения родственников.

Умершему сотруднику полагаются выплаты как при обычном увольнении:

оклад;
больничный;
все необходимые надбавки;
премии;
компенсация за неиспользованный отпуск.

Помимо них, на рассмотрение руководства может быть начислена материальная помощь родственникам или компенсация за погребение. Порядок начисления всех выплат рассмотрим в таблице.

№ п/п	Наименование выплат	Порядок начисления	Особенности
1.	Заработная плата	Начисление заработной платы происходит до дня смерти. Согласно табелю, рассчитываются отработанные дни, и начисляется зарплата. При этом учитываются все надбавки, премии и т. д.	День смерти не оплачивается.
2.	Компенсация за отпуск	Предприятие обязано выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Начисления производятся согласно действующему законодательству. Если на момент смерти работник уже находился в отпуске, который ему предоставили авансом, тогда назад деньги никто не возвращает.
3.	Больничный	Если человек умер во время своей болезни, тогда бюллетень закрывается в день смерти.	День смерти не оплачивается
4.	Компенсация за погребение	Начисляется на основании предоставленных квитанций и счетов родственниками. Данную выплату может получить любой человек, который потратил свои личные сбережения на погребения.	Составляет 5740,24 руб.

Выплаты в ПФР, на ОМС и НДФЛ с зарплаты умершего сотрудника в 2021 году

Если на момент смерти работника у него осталась не выплачена заработная плата за отработанное время, а также компенсация за неиспользованный отпуск, то эти суммы получают родственники по праву наследства. Необходимо ли в этом случае исчислить и удержать с этих сумм налог на доходы физических лиц и произвести отчисления в фонды?

Внимание! Выплаты причитающиеся умершему сотруднику не облагаются НДФЛ и с них не отчисляются взносы в ПФР и на ОМС, согласно НК ст. 44, п.3, п.п. 3. Такое мнение было также описано в письме Минфина №03-15-06/24374 от 24 апреля 2021 г.

Выплаты в связи со смертью работника: НДФЛ и страховые взносы

Суммы, причитавшиеся умершему работнику и выплаченные его родственникам, НДФЛ не облагаются (п. 18 ст. 217 НК РФ). Т.е. родственникам нужно выплатить полную сумму, без удержания из нее налога.

Кроме того, данные суммы не облагаются страховыми взносами.

Что же касается материальной помощи, оказанной родственникам, то страховыми взносами она тоже не облагается. А НДФЛ с материальной помощи не нужно удерживать при условии, что она выплачена членам семьи или же родственникам, проживавшим вместе с умершим работником (п. 8 ст. 217 НК РФ, 03-04-06/4-318Письмо Минфина России от 14.11.2012 N ).