Онлайн программа для автоматизации магазина

Бухгалтерский учет товаров в торговле

Товар – актив предприятия купленный исключительно для перепродажи. Например, фирма занимается продажей автомобилей. То есть авто покупаются и выставляются в салоне на продажу. Это товар. А если компания приобрела авто, попользовалась им в течение какого-то промежутка времени, а затем выставила на продажу, то это уже основное средство. Подробнее об основных средствах можно узнать в нашей рубрике: → «Внеоборотные активы».

Учет ТМЦ ведется на активно-пассивном счете 41 (см.→ “Как вести бухгалтерский учет поступления товаров на склад? Проводки“.). Стоимость имущества может отражаться как по покупным ценам, так и по продажным.

Важно! Выбранный метод учета необходимо зафиксировать в учетной политике организации.

Рассмотрим плюсы и минусы каждого из методов учета более детально.

Учет товаров по покупным ценам

Метод учета по закупочным ценам больше характерен для оптовой торговли или для розничной продажи единичных товаров, например, бытовой техники или мебели. То есть когда есть возможность отследить партию и закупочную цену ТМЦ: количественно-суммовой учет. Данный подход будет более корректно отражать результат сделки по каждому товару и,если компания использует современные системы учета ТМЦ, то организовать учет таким методом легко даже в огромном супермаркете. Но если магазин небольшой, автоматизированных систем нет, а ассортимент довольно обширный, например в продуктовых магазинах, то учет ТМЦ по закупочным ценам – дело очень трудо- и время- затратное.

К минусам данного способа можно отнести: (нажмите для раскрытия)

• Увеличение расходов (автоматизированные системы или привлечение отдельного специалиста);
• Временные затраты и ошибки при проведении инвентаризации;
• Ошибки при определении розничной цены, т.к. закупочные цены постоянно изменяются даже у одного поставщика;
• Отсутствие оперативности и проч.

Поэтому учет ТМЦ в рознице чаще всего ведется по продажным ценам.

Читайте более подробно: → “Как вести бухгалтерский учет денежных средств? 7 примеров“.

Учет товаров по продажным ценам

Для организации учета данным способом к закупочной цене добавляется наценка, которая отражается насчете 42.Данный счет является пассивным, то есть обороты ведутся только по кредиту.

Важно! Торговая наценка не учитывается в балансе, а следовательно стоимость ТМЦ вносится в документ только по закупочным ценам вне зависимости от выбранного метода учета товаров.

Сумма наценки может определяться путем:

• Прибавления определенного процента к закупочной цене;
• Прибавления одинаковой суммы к цене каждого товара;
• Установления единой цены на определенный вид товара и вычитания из нее закупки.

В рознице чаще всего используется именно 3 вариант, поскольку у различных поставщиков на один и тот же товар цена может отличаться. А чтобы продавцы не запутались на него устанавливается единая цена.

Документально сумма наценки по каждому поступлению ТМЦ отражается в реестре розничных цен. Удобнее всего составлять новый документ на каждое поступление товара.Бланк можно разработать самостоятельно. Из реквизитов необходимо указать:

• Наименование документа;
• Дата и номер;
• Номенклатура;
• Цена закупки;
• Наценка;
• Цена продажи;
• Подписи ответственных лиц.

Электронный документооборот в торговле

Электронный документооборот или ЭДО ― это автоматизированная система обмена документами между контрагентами и контролирующими органами. Они создаются сразу в цифровом виде.

Система защищает данные от изменения и перехвата во время передачи. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью — КЭП — и имеют юридическую силу. После подписания в них невозможно внести изменения и дополнительные данные, нельзя удалить часть информации. Таким образом, электронный документооборот надёжнее, чем бумажный.

Зачем нужен ЭДО при приёмке товаров

Система электронного документооборота охватывает практически все сферы производства. Упрощает первичный учёт и ведение финансовой отчётности. Чаще всех используется универсальный передаточный документ — УПД. Он заменяет привычный счёт-фактуру, служит первичным документом и основанием для операций налогового и бухгалтерского учёта. Цель введения УПД ― устранение дублирующей документации и упрощение ведения учёта.

Среди преимуществ:

• быстрый поиск необходимых данных;
• мгновенный обмен информацией и юридически значимой документацией;
• удобное архивирование данных на сервере оператора.

Сегодня нет такой организации, которая бы не смогла использовать цифровой обмен документами. Такая система нужна, чтобы принимать товар по электронным накладным. Более того, для некоторых категорий продукции она обязательна. Например, предпринимателям, работающим с изделиями, подлежащими обязательной маркировке. Без подключения к системе электронного документооборота с ними будет невозможно работать. Это требование касается обуви, табака, лекарств, духов.

Что такое УПД

Универсальный документ был введён в 2013 году, сменив привычную отгрузочную документацию и счёт-фактуру. В него входят реквизиты, необходимые для вычета НДС и подтверждения факта передачи товара, работы, услуги.

УПД содержит следующую информацию:

• основание отпуска товара;
• дата операции;
• список номенклатуры;
• выделенный НДС;
• подписи руководителя, ответственного сотрудника или иных уполномоченных лиц.

Использовать электронный передаточный документ можно при движении товаров и услуг, основных средств, материальных ценностей — об этом говорит письменное указание ФНС № ММВ-20-3/96 от 21.10.2013 года.

Статусы УПД в ЭДО

Универсальный документ в электронном документообороте отражает НДС, передачу ТМЦ, выполнение работ или услуг. Расширенный набор реквизитов позволяет использовать форму для первичного учёта, как основание для вычетов по НДС.

Универсальный документ имеет три функциональных значения:

• Статус 1: Счёт-фактура (функция СЧФ);
• Статус 2: Счёт-фактура + первичный документ (функция СЧФДОП);
• Статус 3: Первичный документ (функция ДОП).

Статусы фиксируются в каждом цифровом документе, которые, в зависимости от значения, проходят разные бизнес-процессы. Универсальную форму можно назвать «конструктором», из которого можно сформировать необходимый документ.

Чем электронный УПД отличается от бумажного

Электронный формат документа обладает такой же юридической силой, как и бумажный вариант. При этом он выполняет больше функций. Универсальный передаточный документ можно использовать как счёт-фактуру, а бумажный — нельзя. Его не надо распечатывать, представлять на бумаге в отчётные органы, хранить в архивных папках. Он позволяет снизить количество пакетных данных, пересылаемых по телекоммуникационным каналам связи, снижает расходы на оплату проведённых транзакций.

Существенные отличия имеет не конкретный формат документа — в нём заключены преимущества электронного документооборота заключены. Расходы на ЭДО значительно ниже затрат на бумажный документооборот. Исключается покупка расходных материалов для принтера, обслуживание самого устройства, оплата услуг почтовой или курьерской службы.

Стоит также помнить о том, что цифровой обмен данными ускоряет рабочие процессы, сокращает время отклика, снижает вероятность ошибки и защищает данные. За конфиденциальность отвечают не только отправитель и получатель, но и оператор электронного документооборота.

Как подключиться к ЭДО

• Получите усиленную квалифицированную электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре.
• Выберите оператора. Удостоверьтесь, что он работает с маркировкой и системой «Честный знак».
• Получите у оператора идентификатор (уникальный код) участника электронного документооборота.
• Отправьте своим контрагентам в системе приглашения работать удалённо или примите поступившие от них приглашения.

Некоторые организации предпочитают заключать дополнительные соглашения к основным договорам об использовании электронной системы документооборота. Это делается по желанию, закон этого не требует.

Для ЭДО в торговле лучше всего пользоваться готовыми сервисами. Продукт «1С-ЭДО» подходит тем, кто использует программы «1С». Он позволяет обмениваться любой документацией. Работать можно напрямую из программы «1С» в привычном интерфейсе без сторонних приложений.

Веб-сервис «Астрал Онлайн» доступен с любого устройства: ПК и мобильных гаджетов. Он работает с маркированной продукцией и любой электронной подписью. Пользователям неважно, к каким операторам подключены их контрагенты — в сервисе предусмотрен бесплатный роуминг.

Пример #1. Бухгалтерский учет в розничной торговле

ООО «Верона»работает на ОСНО и имеет розничный магазин по продаже электротоваров. 08.07.2016 ИП Блинов В.Е. поставил 1 дрель по цене 3 345 руб. за единицу (в т.ч. НДС 510,25 руб.). Наценка составляет 30%, т.е. цена 1 дрели 4 348,50 руб. (в т.ч. НДС 663,33 руб.). Рассмотрим как будут выглядеть проводки при учете по закупочным ценам:

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) по 90 счету представлена в таблице ниже.

При учете по розничным ценам бухгалтерский учет товаров в розничной торговле представлен в таблице ниже.

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) по счету 90 представлена в таблице ниже.

Как мы видим финансовый результат одинаков. Но в случае учета ТМЦ в суммовом выражении по средней стоимости (без использования автоматизированных систем), например, если за месяц поступило 3-5 партий товара по разным ценам, а номенклатура в магазине не 1 ед., а 2-3 сотни, 2 вариант будет намного оперативнее.

Учет затрат в торговле

Предприятия торговли учет расходов ведут только на 44 счете «Коммерческие расходы», так как у них нет ни основного производства, ни общехозяйственных затрат. Учет ведется по-статейно.

Основные статьи расходов: (нажмите для раскрытия)

• Амортизация ОС;
• Аренда;
• Зар. плата;
• Налоги и взносы;
• Реклама;
• Транспортные услуги и т.д.

Все расходы фиксируются в дебет счета, а в конце месяца закрываются на финансовый результат. Данный счет может иметь сальдо только по затратам на доставку ТМЦ. Все остальные статьи закрываются проводкой Дт 90.2 Кт 44. Поэтому транспортные затраты зачастую выделяют на отдельном субсчете.

Учет транспортных расходов

Затраты на услуги по доставке ТМЦ (Товарно-материальных ценностей) могут быть учтены 2 способами:

1. В стоимости товара с проводкой Дебет 41 Кредит 60;
2. В составе затрат отражается записью Дебет 44 Кредит 60.

Выбранный вариант учета необходимо зафиксировать в учетной политике предприятия.

Если выбран 1 вариант, то сумма расходов на доставку ТМЦ распределяется между всей номенклатурой привезенной партии. Удобнее всего производить расчет пропорционально стоимости каждого вида ТМЦ.

Например, поступило 5 видов товара на сумму 150 тыс. руб. Сумма чека на доставку 30 тыс. руб.

То есть цена N1 товара уже будет не 35 тыс. руб., а 42 тыс. руб. (35 +7), N 2 – 30 тыс. руб. (25 + 5) и т.д. Проводки:

Если компания утвердила 2 вариант учета и относит транспортные расходы на затраты, то их не нужно разделять по видам ТМЦ. Все транспортные расходы группируются на сч.44 в течение месяца, по итогам которого их разрешается разделять пропорционально проданному товару. При этом на конец периода по данной статье затрат допускается наличие конечного сальдо, ведь продана только лишь часть привезенных ТМЦ.

Пример #2. Бухгалтерский учет расходов и реализованных товаров

Сальдо 44.01 «Транспортные расходы» на 01.06.2016 г. – 20 тыс. руб. В течение месяца поступило транспортных услуг на сумму 78 тыс. руб. То есть сальдо на 30.06.2016г. – 98 тыс. руб. Реализовано ТМЦза месяц на сумму 275 тыс. руб. Остаток непроданных ТМЦ на 30.06.2016г. –35 тыс. руб. Сумма реализованных и оставшихся товаров равна 310 тыс. руб. (275 + 35).

Разделим конечное сальдо 44 на сумму ТМЦ: 98 тыс. руб. ÷ 310 тыс. руб. = 0,316 (или 31,6%). То есть сумма транспортных расходов по отношению к стоимости ТМЦ за месяц составила 31,6%.

Соответственно и остаток транспортных затрат должен составить 31,6% по отношению к оставшимся ТМЦ. То есть 11 тыс. руб. (35 × 31,6%). Остальная сумма расходов: 87 тыс. руб. (98 – 11) – должна быть списана по итогам месяца.

Учет финансового результата и субсчета для розничной торговли

Абсолютно каждая коммерческая структура создается с целью извлечения прибыли. В конце каждого месяца бухгалтерия выводит финансовые результаты, и проводит «Закрытие месяца». Для этих целей используется 90 счет с субсчетами. Он не отражается в балансе и не должен иметь сальдо на конец месяца, а вот субсчета закрываются по итогам года. Рассмотрим какие субсчета имеет 90 счет:

90.1 – на данном счете в течение месяца собирается выручка от продажи ТМЦ. Данный субсчет только кредитовый и формируется проводками:

Дт 51 (50) Кт 90.1 – поступила выручка;

Дт 62 Кт 90.1 –ТМЦ продан конкретному покупателю.

90.2 – через данный счет отражается факт списания стоимости ТМЦ. А также закрываются все расходы понесенные за месяц. Счет дебетовый и формируется записями:

Дт 90.2 Кт 41 – списана себестоимость ТМЦ (по факту реализации);

Дт 90.2 Кт 44 – списаны затраты (по итогам месяца).

90.3 – собирает проданный НДС, который необходимо перечислить в бюджет. При этом факт оплаты не влияет на необходимость перечисления НДС. То есть если реализация произошла, а за ТМЦ покупатель деньги еще не отдал, перечислить НДС все равно нужно до 20 числа следующего месяца. Такой метод учета называется «Метод реализации». По факту продажи следует выписать счет-фактуру, зарегистрировать его в книге продаж и зафиксировать записью:

Дт 90.3 Кт 68.2 НДС

Однако в розничной торговле чаще всего используется «Кассовый метод», так как оплата происходит в момент передачи ТМЦ. Более подробно мы его ниже.

90.4 -Акцизы. С данным субсчетом имеют дело бухгалтера, компании которых занимаются реализацией высокорентабельной продукции: табак, нефть, алкоголь и проч. Проводка:

Дт 90.4 Кт 68 -акциз

90.9 – Прибыль/убыток. Данный субсчет используется для выведения финансового результата. На нем определяется разница между доходами и понесенными расходами, то есть прибыль или убыток организации. Сальдо счета 90.9 закрывается ежемесячно на счет 99, проводкой

Дт 90.9 Кт 99 – отражена прибыль;

Дт 99 Кт 90.9 – получен убыток.

Если вспомним начальный пример, то Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) по 90 счету выглядела следующим образом:

По факту данной операции получена прибыль в размере 850,42 руб. То есть по итогам месяца всю накопленную на 90.3 счете сумму необходимо списать на 99 счет. В данном примере проводкой:

Дт 90.9 Кт 99 – 850,42 руб.

Комиссионная торговля

Бывает так, что организация продает не свой товар, а ТМЦ, полученные на реализацию по договору комиссии. В этом случае бухучет в торговле имеет ряд особенностей, которые накладывает комиссионная торговля. Проводки у комиссионера будут совершенно другие. Для наглядности мы отобразили самые основные бухгалтерские записи в таблице:

Обратите внимание, что первичным документом для оприходования в бухгалтерском учете является товарная накладная (форма № ТОРГ-12). А счет 004, который используется для оприходования ТМЦ на комиссии, является забалансовым. Учет ведется в ценах, указанных в приемо-сдаточном акте организацией-комитентом.

Правовые документы

• ПБУ 5/01
• Приказа Минфина от 31.10.2000 № 94н

Как быть с НДС?

Как мы знаем на каждую реализацию продавец обязан в течение 5 дней выписать счет-фактуру (п.3 ст. 168 НК РФ) и зарегистрировать ее в книге продаж. Но как же быть розничным магазинам? Нужно ли выписывать каждому покупателю счет-фактуру? Конечно же нет.Согласно п7. ст. 168 НК РФ обязательство продавца по предоставлению покупателю счета-фактуры считается выполненным, если он выписал кассовый документ или БСО. Данное правило действует только при наличных расчетах. При этом в книгу продаж вносится итоговая сумма Z-отчета кассовой ленты. Запись делается с периодичностью удобной для компании: каждый день, раз в 3 дня, неделю, декаду, по итогам месяца или квартала.

Если покупатель рассчитывается по безналу, продавец обязан выписать и зарегистрировать счет-фактуру в книге продаж. Ведь в п.7 ст. 168 НК РФ говорится только о сделках с наличностью.

Отличие розничной торговли от оптовой

Для начала разберемся, какая торговля считается розничной. Кажется, что все просто: когда продается сразу много товара, то это — торговля оптом, а когда поштучно или малыми количествами, то это розница. Однако отличие розничной торговли от оптовой, на самом деле, не в этом. По закону считается, что вы продаете товары в розницу, если покупатель использует их в личных, а не в предпринимательских целях. Но как продавец вы не обязаны контролировать, что делает с товаром тот, кто у вас его купил. При этом вы не можете продать в розницу, например, торговое или кассовое оборудование, то есть, такой товар, который нельзя использовать в личных целях.

Розничная торговля отличается от оптовой и документацией, ее сопровождающей. Продавая товар в розницу, вы не должны выписывать организации-покупателю счет-фактуру на товар, иначе сделка может быть признана оптовой.

Как оформить розничную продажу без последствий

Одно из главных правил — выдача покупателю документа об оплате. Это может быть письменный договор купли-продажи, кассовый или товарный чек, а также другой документ, подтверждающий оплату (например, бланк строгой отчетности или приходный кассовый ордер). В очень редких случаях никакие документы не нужны. Попробуем разобраться, как оформить розничную продажу без последствий. Рассмотрим все возможные варианты.

Договор розничной купли-продажи

Вообще-то этот договор обязателен при любой сделке розничной продажи. Но чаще всего его не обязательно заключать письменно. Например, при простой покупке в магазине это делается устно. Условием для устного заключения договора купли-продажи является совпадение моментов передачи товара покупателю и его оплаты. Как только выдан кассовый или товарный чек, договор считается заключенным, а эти документы, в свою очередь, юридически его подтверждают.

Письменный договор купли-продажи необходим, когда товар покупается, например, в рассрочку, то есть, моменты передачи товара и его оплаты не совпадают. Договор, закрепленный на бумаге, обязателен также при продаже товаров по образцам или дистанционно.

Кассовый чек

При продаже товаров в розницу за наличные или с использованием платежных карт продавец обязан выдать покупателю кассовый чек. С 2020 года в чек добавились новые обязательные реквизиты.

В том числе в перечне реквизитов должны быть данные ОФД, к которому подключена онлайн-касса — ее поставить должны уже почти все предприниматели. Даже если у вас совсем небольшая торговая точка, вы можете быстро и недорого организовать рабочее место кассира-продавца. Сервис МойСклад предлагает удобное современное решение для автоматизации магазина. Просто подключите фискальный регистратор к своему ноутбуку — теперь вы можете пробивать кассовые чеки!

Товарный чек

Подтверждением заключения договора розничной купли-продажи может являться и товарный чек. За некоторыми исключениями, в большинстве случаев его можно не выписывать. Вы обязаны выдать товарный чек покупателю, если торгуете непродовольственными товарами вразнос, а также при продаже мебели, оружия и патронов, автомобилей, мототехники, прицепов и номерных агрегатов. Если кассовый чек не содержит таких сведений о товаре как наименование, артикул, сорт, вид и другие характеристики, то товарный чек также обязателен при продаже:

• текстильных, швейных, трикотажных, меховых изделий,
• технически сложных товаров бытового назначения (средства связи, музыкальная аппаратура, электроприборы и т.п.),
• драгоценных металлов и драгоценных камней,
• животных и растений,
• строительных материалов.

Кроме того, товарный чек выдается по требованию покупателя.

Этот документ составляется в произвольной форме. На нашем сайте вы можете , а также уточнить обязательные реквизиты, которые он должен содержать.