Авизо в бухгалтерии простыми словами — что это такое

Авизо – это термин итальянского происхождения. Он весьма часто встречается при обсуждении финансовых тем. Значение его меняется в зависимости от контекста. Понятие это используется в коммерческой, банковской и бухгалтерской средах.

Несмотря на то что четкого закрепления обязательных реквизитов авизо законодательство не предусматривает, тем не менее в некоторых случаях суды в своих постановлениях указывают, что авизо — документ сводной формы, содержащий сведений о конкретных погашаемых поставках, а также о размере и основаниях зачета в случае его осуществления, в котором содержатся ссылки на конкретные оплачиваемые товарные накладные, а также на размер и основания зачета, если такой проводился Посмотреть мнение судей

Что обозначает авизо

Авизо представляет собой официальное извещение, составленное в письменной форме. Оно используется для уведомления о совершении каких-либо платежей, об отправке груза. Извещение направляется от одного лица другому.

К примеру, банк может отправить своему клиенту уведомление о выполнении поручения. Это может быть перевод денег на указанный счет. В документе также прописывается сумма, которая осталась на счете.

В некоторых случаях суды, употребляя термин «авизо», отождествляют его с заявлениями о зачете встречных однородных требований, в которых также указаны реквизиты товарных накладных, по которым производились поставка товара, оплата товара с указанием сумм скидок, штрафных санкций и тому подобное. Посмотреть мнение суда

В рамках бухгалтерского учета авизо представляет собой уведомление о различных отклонениях или изменениях статуса финансовых потоков, имущества, различных активов. В бумаге может содержаться информация об изменениях в нормативных актах касательно оформления бухгалтерских документов. Через авизо также могут сообщаться эти сведения:

• Внесение дебетовых и кредитовых записей.
• Остаток денег на счетах.
• Открытие аккредитива.

Также в уведомлении может содержаться другая информация.

Кредитовое авизо в бухгалтерском учете

Абсолютно иные характеристики предполагает кредитовое авизо в бухгалтерском учете, применяемое в рамках транзакций между партнерами. Когда осуществляется оформление приобретения, торговой точкой создается счет-фактура, а ее клиентом – авизо, заверяющее присутствие определенного долга перед покупателем.

При возврате клиентом полученной партии продукции или ее части обратно торговой точки, осуществляется аннуляция счета-фактуры, или же производится внесение корректировок в пользу снижения оплаты. Для этого также применяется кредитное авизо.

Если рассматривать передачу клиенту контрафактных или некачественных продуктов, здесь оповещение может выступать полноценной торговой бумагой и разрабатываться при помощи претензии или рекламации, включая отказ от оплаты. Результатом становится общее уменьшение дебиторского долгового обязательства.

Разновидности

Авизо отличаются друг от друга в зависимости от того, от кого и кому они направляются:

• Между разными контрагентами. Покупка-продажа предполагает направление оповещения продавцу. В документе указываются эти сведения: объем продукции, списываемой со склада, установленная стоимость сделки, поступление сумм. Также требуется отправить оповещение покупателю. В бумаге прописывается эта информация: списание денег с личного счета контрагента. Если в транзакциях принимает участие несколько контрагентов, можно составить прямое авизо. В нем прописывается запрос о направлении обратного авизо. Последнее представляет собой ответное извещение. Заполняется оно компанией-контрагентом. Делать это нужно в заданные сроки. Ответное авизо является подтверждением завершения деловой операции и отсутствия претензий контрагентов друг к другу.
• Между структурными отделами одной фирмы. Подобное авизо представляет собой форму бухгалтерской справки. Функция этого документа – передача сведений между отделами.

ВАЖНО! Образец авизо при расчетах между головным офисом и филиалом от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Бухгалтер может упростить ведение документов. Для этого можно воспользоваться ПО «1С: Бухгалтерия 8». В этой программе есть специальная форма «Авизо». Также уведомления подразделяются на эти типы:

• Прямые. Предполагают отправку без предварительного получения оповещения. В документе могут указываться различные запросы, разная информация.
• Обратные. Такие уведомления отправляются тогда, когда компания получила оповещение. Авизо в рассматриваемом случае является ответом на полученный ранее запрос. Бумага обозначает, что фирма получила уведомление. Направление обратного авизо необязательно обозначает согласие с запросом изначального отправителя. С помощью этого документа можно попросить пересмотреть условия соглашения или же дополнить его. После того как компании обменялись авизо, договорились обо всех условиях, вносятся изменения в бухгалтерские документы.

Авизо подразделяются на эти виды:

• Электронные (заверяются электронной подписью).
• Почтовые.

Чем больше развиваются технологии, тем чаще используются электронные авизо. Однако нужно помнить, что они не будут действительными без цифровой подписи.

К СВЕДЕНИЮ! Авизо достаточно часто используется в рамках коммуникации между структурными подразделениями. К примеру, документ актуален при распределении трат по хозяйствам с различными отраслями, при поступлении средств на расчетный счет для распределения зарплат.

Как используется авизо

Принято считать, что авизо это банковское извещение о взаимных расчетах, но подобные оповещения также используются при деловом общении между предприятиями и в нуждах бухгалтерии. Так или иначе, банк, обслуживающий компанию, высылает организации уведомление о взаиморасчетах и передаче средств на счет от юрлица-клиента, купившего продукцию на основе заверенного соглашения.

Платежное авизо для компаний возможно в двух вариантах. Для начала, это взаимодействие между двумя различными партнерами. Сделка купли-продажи предполагает оповещение продавца об объеме выпущенных товаров, списанных со склада, и перечислении оговоренной стоимости, которую должен выплатить клиент. Покупатель оповещается о переводе денег с его расчетного счета на счет продавца, что становится оплатой за приобретенную продукцию.

При участии в переводе средств более двух сторон, бухгалтерский отдел одной из сторон выписывает прямое авизо, где возможен запрос об ответном извещении. Это производится бухгалтерским отделом второй стороны в заявленные сроки и становится подтверждением завершения сделки, а также удовлетворения всех участников.

Второй вариант авизо в бухгалтерии предполагает сотрудничество между структурами единой компании. В этой ситуации оповещение выступает производным вариантом справки из бухгалтерии. Посредством документации различные структуры организации осуществляют обмен информацией о перемещениях денег.

Кредитовое и дебетовое авизо

Кредитовое авизо используется при коммуникации между контрагентами. Оно устанавливает наличие долга перед контрагентом. Оформляется покупателем. Продавец, в свою очередь, составляет счет-фактуру. По сути, кредитовое уведомление обозначает поручение на зачисление средств.

Дебетовое авизо нужно для уведомления контрагента о том, что у покупателя есть обязательства перед контрагентом. Составляется продавцом. Является свидетельством наличия права на требование об исполнении обязательств. Также документ может считаться поручением о списании средств по заключению сделки. Дебетовое авизо подразделяется на эти типы:

• Уведомление о том, что расчетная операция исполнена.
• Сообщение о том, что у получателя имеется задолженность.

К СВЕДЕНИЮ! Авизо используется в российских фирмах достаточно редко. Заменой этому документу служат счет-фактуры. Однако бухгалтеру нужно иметь в виду, что авизо обязательно применяются в рамках международных сделок.

Кредитовое авизо в банковской сфере

Говоря о различных банковских услугах, здесь кредитное авизо имеет другие основания. Учитывается соглашение, подписанное между рядом банковских учреждений. Данный документ, чье основание и наличие обеспечивает клиенту возможность осуществление обналичивания существующего чека в банковском отделении или абсолютно ином учреждении, не ведущем обслуживание данного счета.

Таким образом, в банковской отрасли кредитное авизо выступает бумагой, разработанной на основе договора между финансовыми учреждениями, что обеспечивает потребителя правом обналичивать финансовую документацию в прочих филиалах или банках, не занимающихся ведением его расчетных и кассовых счетов. Подобное оповещение требует соблюдения некоторых нюансов:

• Оформление кредитного авизо предполагает упоминание в особом бланке о вариантах чеков, а также общей суммы, доступных для приема в качестве оплаты сотрудниками банковской структуры или другого отделения.
• Авизо должно обладать четкой информацией о том, какой отрезок времени отведен на прием чеков.
• Для кредитного авизо требуется наличие образца подписи клиента, представляющего лица, а также образца печатного оттиска.

Можно сделать вывод, что в кредитовом авизо должны пребывать сведения о временных границах приема чеков, максимальных финансовых средствах, вместе с образцами печати компании и клиентской подписи. Если потребитель обеспечивает все необходимые полномочия для любых транзакций кредитовых авизо сотрудникам банковской структуры, сам банк должен иметь в распоряжении образцы подписей выбранных сотрудников.

Оформление авизо

Унифицированная форма авизо отсутствует. Поэтому фирма может установить свою форму документа, которая будет удобна в рамках деловой переписки. Однако в бумаге обязательно должны содержаться эти данные:

• Номер уведомления.
• Дата совершения операции.
• Суть проведенной операции.
• Основания, по которым она проведена.
• Сумма и номер счета.
• Сумма транзакции или доход от продажи.
• Информация об отправителе и получателе (в том числе, реквизиты).
• Исходящий номер.

Метод передачи авизо регламентируется корреспондентскими и межбанковскими договорами. Авизо содержит в себе все реквизиты официальных документов. Если эта бумага направляется в банк или в государственную структуру, нужно заверить ее печатью.

К авизо могут прилагаться эти документы:

• Платежные поручения.
• Мемориальные ордеры.
• Прочее.

Все это – сопроводительная документация, которая нужна для подтверждения информации, изложенной в авизо. Также сам рассматриваемый документ может являться подтверждением. К примеру, он может прилагаться к платежным поручениям. На базе документа могут создаваться дебетовые и кредитовые авизо.

ВАЖНО! Установленную компанией форму авизо нужно закрепить с помощью внутренних актов.

Формирование авизо через бухгалтерские программы зависит от наименования этой программы, а также от релиза конфигурации.

ВНИМАНИЕ! Авизо является заменяемым документом. Его аналогами являются платежные поручения, расчетные бумаги.

Порядок оформления

Дебетовое авизо — это поручение на списание определенной суммы денежных средств. В экономической практике оно оформляется значительно реже, чем кредитовое. Как правило, документом заменяют счета-фактуры. Он востребован в ситуациях, если формирование счета-фактуры нежелательно (например, поставка произошла между филиалами одной компании, сделка не связана с куплей-продажей).

На практике, в одном документе аккумулируется информация о нескольких сделках. Главное, чтобы извещение пришло получателю в срок. Оформление дебетового авизо предполагает получение от адресата обратного уведомления. В связи с этим извещение распечатывается одновременно в двух или трех экземплярах. Если сделаны две копии, они распределяются следующим образом:

• Одна хранится в бухгалтерии отправителя. Она подтверждает, что проводки в учетной программе были сделаны корректно.
• Вторая передается получателю, который на ее основании совершает необходимые действия.

Если авизо распечатано в трех экземплярах, третья копия направляется в головной офис компании. На его основании бухгалтер делает проводки по дебету или кредиту 79-го счета.

Оформление авизо не является обязательным, если речь идет о перемещении ТМЦ. В этой ситуации достаточно первичных документов (например, накладных). Актуальность уведомлений возрастает, если передаются финансовые обязательства или затраты.

Кредитное авизо

Этот вид документа используется часто. Поэтому на нем можно остановиться более подробно.

В данном бланке содержится следующая информация:

• Какие чеки были приняты;
• Какова общая сумма;
• Когда принимается оплата;
• Подпись клиента.

Кредитовое авизо заявляет о том, какой именно размер долга есть у компании перед клиентом. Но когда клиенту поставляется товар, то выписывается счет фактура. Если клиент возвращает поставщику весь товар или часть, то счет фактуру можно аннулировать кредитным извещением.

Таким образом, авизо не имеет отношения к визе, как может показаться на первый взгляд. Это документ, который применяется в финансовых расчетах. Если говорить грубо, то это своего рода чек, подтверждающий действия.

Авизо по ОС

Исходящее авизо ОС нужно для фиксации передачи средств в отдел. Последний выбирается в графе «Получатель» из справочника фирмы. Операция фиксируется на субсчете счета 79. ОС вводится с помощью клавиши «Добавить». После заполнения документа создаются проводки по амортизации и начальной стоимости. Нужно также создать записи в регистрах по учету средств.

Входящее оповещение по ОС нужно для фиксации поступления средств из отдела. Отдел, из которого прислали ОС, подбирается в графе «Отправитель». Для расчета используется субсчет счета 79.