Положение о порядке приема, учета, хранения и выдачи товарно-материальных ценностей

Оптимизация поставок — ключ к решению проблемы

Самый первый элемент в данной цепочке — это оптимизация в поставках продукции. Это особенно важно в том случае, когда требуется организация качественного хранения на нашем товарном складе.

Если этот процесс останется несистематизированнымым, загрузка складских работников будет распределена неравномерно. К тому же, качество работы при этом неудовлетворительное:

• не исключены простои,
• не редкость — работа в “авральном” режиме,
• скопление и очереди из грузового транспорта,
• приемки товара с грубыми ошибками.

Согласитесь, все это ведет к тому, что качество приема продукции в значительной мере падает.

Как вести складской учет ТМЦ?

В производственных компаниях я часто наблюдаю серьезную ошибку в том, как организовано складское хозяйство. Яркий пример – один из моих клиентов в Омской области. Компания занимается производством оборудования для пищевой промышленности. Так вот на этом заводе склад был отдан в подчинение заму по производству. «Ну а что, это же удобно – старший мастер напрямую руководит кладовщиками и нет проблем с выдачей материалов» — говорит мне управляющий директор.

Но! Нормальный складской учет при этом отсутствовал. Причина проста – для производственников главное выпустить продукцию в срок, а учет и порядок на складе для них на втором месте.

Отсутствие нормального учета в программе привело к тому, что сами же производственники перестали понимать, сколько и какого материала им нужно докупить для запуска заказа в производство. Не будут же они каждый раз пересчитывать все вручную. А если не известна истинная потребность в материалах с учетом остатков, то тут 2 пути – либо заказ не брать, либо на всякий случай закупить то, что нужно. И вот буквально за 2 года такой работы расходы на закуп всю прибыль владельца и привели к страшнейшим кассовым разрывам. Кредиты, долги, стресс….

Но никогда не поздно навести порядок в складском учете. Необходимо передать складское хозяйство в отдел снабжения, который должен подчиняться заму по подготовке производства. А внедрение инструментов учета (регламентов, форм на приход и списание, перемещение) поручить главному бухгалтеру, так как по всем вопросам учета ТМЦ кладовщики отчитываются в бухгалтерию.

Ниже я приведу Вам краткую памятку по учету ТМЦ. В ней собраны основные действия и учетно-отчетные фонрмы.

1. Выдача ТМЦ.

На основании норматива расхода материалов выписывается лимитно -заборная карта. Эта карта является первичным документом для кладовщика, чтобы отпустить со склада материальные ценности мастеру.

Лимитно-заборная карта
применяется при наличии в организации лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.
Как правило, лимитно-заборные карты выписывает инженер по планированию, либо инженер ПРБ, который подчиняется мастеру производственного участка. Лимитную карту согласовывает технолог, экономист.

После выдачи ТМЦ со склада, кладовщик оформляет отчётную форму М-11 «Требование-накладная»: 1 экземпляр оставляет у себя, 1 экземпляр передаёт в бухгалтерию.

Рис.1 — Требование – накладная формы М-11

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Мастер и кладовщик являются материально ответственными лицами и с ними заключается договор о материальной ответственности на основании Постановления Минтруда № 85 от 31.12.2002г.

2. Списание ТМЦ.

Порядок движения и списания ТМЦ в производство определяется регламентом (приказом) о движении ТМЦ. В этом документе должны быть определены конкретные сотрудники, ответственные за каждый этап работы и кратко, но однозначно, должен быть описан прядок их действий. Регламент должен быть понятен всем участникам процесса и не допускать двусмысленных трактовок. К регламенту прилагаются образцы первичных документов.

Рекомендации по организации списания ТМЦ.

После изготовления продукции и сдачи её на склад составляется приёмо-сдаточный акт.

Рис.2 – Образец Приёмо-сдаточного акта

Параллельно с приёмо-сдаточным актом оформляется акт о списание ТМЦ. В акте о списании ТМЦ отражается перечень и количество материалов, использованных для производства конкретного заказа.

Подписывает акт постоянно-действующая комиссия из числа следующих сотрудников: Заместитель директора по производству, Начальник цеха, Технолог, Экономист. Ниже под комиссией расписывается материально-ответственное лицо – Мастер участка. Утверждает акт Директор. Затем мастер подписанный документ предоставляет в бухгалтерию предприятия.

Форму акта о списании ТМЦ можно разработать под специфику предприятия и сделать её удобной для всех участников процесса. Один из вариантов такой формы представлен выше.

Действия участников процесса списания ТМЦ:

Мастер составляет акт о списании. Технолог (либо иной технический специалист) проверяет акт о списании по количеству списанного материала, соизмеряя факт с нормативами. Расписывается в акте. Технолог при этом не должен быть в подчинении у зама по производству, чтобы следить за отсутствием перерасхода ТМЦ. Если технолог видит завышение количества списываемого материала, то он должен инициировать расследование причин для их устранения – поднять вопрос на уровне руководства цеха или предприятия. В акте на списание расписывается лицо, назначенное ответственным за организацию всей работы по учету и списанию — руководитель участка или зам по производству.

В регламенте также должен быть отражён порядок регулярного анализа

списания материалов. Назначено лицо, ответственное за проведение этого анализа (экономист, бухгалтер). Если в ходе анализа будет выявлен перерасход ресурсов, то руководитель предприятия обязан провести разбор, выявить и устранить причины.

3. Работа с отходами.

Для начала необходимо классифицировать отходы, что будет являться деловым отходом, а что – металлоломом. Затем назначить ответственного, который будет отчитываться об образовании этих отходов. Должностное лицо по итогам периода (1 раз в месяц) составляет акт об образовании деловых отходов и заполняет на это количество отчёт. Акт подписывается постоянно действующей комиссией, которая утверждается регламентом (приказом).

Бухгалтерия приходует деловые отходы на склад.

Бланк Приходного ордера
по форме №М-4применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.
Разумеется, большую часть операций по учету ТМЦ следует автоматизировать. Но не стоит забывать при этом главную цель всего учета – дать полную и достоверную картину об остатках и потребности в ТМЦ на текущий момент. Это нужно для принятия верных управленческих решений по запуску того или иного заказа в производства и закупу именно тех материалов, которые действительно нужны.

Таблица, которая показывает процент обеспечения и потребность в ТМЦ по КАЖДОМУ заказу очень большая и нет возможности вставить ее сюда, поэтому кому надо – напишите мне по электронной почте. Я отправлю Вам ее в Excel.

Вот фрагмент этой таблицы:

И если у Вас остались вопросы, как организовать и автоматизировать в 1С учет материалов, то можете написать мне на электронную почту . Я обязательно отвечу Вам.

Так же можете скачать инструкцию по списанию ТМЦ с образцами форм.

С уважением, Елена Масалова – основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление».

Что говорит закон?

В настоящий момент в российском законодательстве нет ни одного нормативного акта, который бы касался вопросов приемки товаров. Политика поведения по этому вопросу опирается целиком на инструкцию «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», которая была утверждена постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965г. N П-6, с изменениями от 29 декабря 1973г., и от 14 ноября 1974г.

Данная инструкция гласит, что если обе стороны не сослались при приемке на пункты вышеуказанной инструкции, то все проблемы, связанные с приемкой грузов и организацией услуг по хранению товаров, могут либо не решаться вовсе, либо решаются лишь в форме устной договоренности между двумя сторонами.

Для того, чтобы минимизировать спорные ситуации и повысить качество приема товаров в целом, данный процесс следует разбить на несколько различных последовательных элементов.

Поэтапное описание процесса приемки грузов и товаров

Шаг 1.

Для того, чтобы хранение на складе было осуществлено должным образом, на первом этапе необходимо тщательно провести проверку документации, которая в обязательном порядке сопровождает все грузы.

В большинстве случаев, такая документация представлена:

1. товаротранспортными накладными,
2. счетами-фактурами,
3. накладными на тару (в том числе и на ящики, паллеты, поддоны и пр.),
4. путевыми листами,
5. удостоверениями о качестве продукции и прочими документами.

Работник, ответственный за приемку товаров, должен в обязательном порядке проверить по накладным:

• данные грузоотправителей и грузополучателей,
• количество товара,
• ассортимент и упаковку грузов и т.д.

В случае, если документ отсутствует, приемка не должна быть остановлена. Однако, при этом следует составить специальный акт, в котором будет указано, какой именно товар был принят, а какие документы на него не были предоставлены. Данный акт составляется в двух экземплярах (и для грузоотправителя, и для грузополучателя). В акте обе стороны ставят свои подписи.

На следующем этапе необходимо удостовериться в целостности пломб на транспорте, а также на контейнерах. Пломбовые оттиски должны полностью соответствовать имеющимся образцам. В том случае, если составляется специальный акт, к нему желательно прикрепить видео или фотосъемку.

Шаг 2.

После соблюдения формальностей начинается непосредственная разгрузка транспортных средств. Этот процесс может быть совмещен с полным, либо предварительным приемом товара.

Чтобы площадь транспортного средства использовалась максимально эффективно, многие поставщики предпочитают не пользоваться паллетным методом отправки. Вместо этого товары укладываются на поддоны. Нередко товар отправляется и так называемым “навалом” — то есть укладывается на поддоны склада.

Если в карточке товара занесена информация о нормах укладки, то этап выгрузки будет сопровождаться качественной приемкой товара. В том случае, если товар был доставлен на поддонах, его точное количество указывается на приходной накладной.

Перед приемом ответственное лицо обязано внимательно пересчитать все имеющиеся поддоны. В том случае, если их количество не совпадает с тем, что указано в накладной, то будут замечены и расхождения в общем количестве полученных товаров. При обнаружении данного факта должен быть тут же составлен претенциозный акт недовоза или излишка груза (товара) с подписью экспедитора.

Шаг 3.

Непосредственно процесс выгрузки поддонов, для которого используются вилочные телеги. Они устроены таким образом, что даже одному грузчику под силу самостоятельно перевезти целый поддон для последующего хранения на товарном складе, заполненном тяжелым товаром.

В процессе выполнения разгрузочных работ персонал проводит визуальную оценку целостности всех упаковочных материалов и товаров. Необходимо тщательно следить за тем, чтобы упаковка не была поврежденной и деформированной, чтобы упаковочная стрейч-пленка не имела разрезов и порезов.

При этом важно, чтобы товарный бой не превышал установленных норм. В том случае, если у товара помята упаковка, а также обнаружен бой хрупкой тары — это признак того, что погрузка или траспортировка не были осуществлены должным образом. Все замеченные дефекты и нарушения необходимо описать в претенциозном акте (на бой или деформацию товаров).

В том случае, если составляется претенциозный акт, та сторона, которая не согласна с описанным содержанием, имеет право в дополнительном порядке описать там и свое мнение, и видение происходящей ситуации.

Окончательная приемка товаров происходит во время вскрытия грузовых мест, а также при детальной проверке качества и количества товаров. В зависимости от того, какие существуют тонкости в договоре между исполнителем и клиентом, товар может приниматься как при экспедиторе, так и после его отъезда, но в случае оформления всей необходимой сопроводительной документации.

Для чего нужен акт приёма передачи ТМЦ

Рассмотрим, при каких обстоятельствах составляется приемно-сдаточный акт:

1. Несовпадение по численности и по параметрам ТМЦ.
2. Приход ТМЦ без документов.
3. Передача ТМЦ на ответственное хранение.
4. Передача активов по соглашению комиссии.
5. Передача ТМЦ внутри учреждения между отделами или материально ответственными работниками.
6. Передача ТМЦ во временное хранение.

Приведённый ниже пример документа можно использовать вместе с приёмопередаточным актом на хранение (форма МХ-1).

Приём продукции по накладной предполагает возможность того, что поставленный товар не соответствует количеству, отображенной накладной. При этом бывают обстоятельства, когда фактическое количество продукции не совпадает с заявленным. Для предъявления претензии продавцу, требуется отобразить данное обстоятельство в приёмопередаточном акте с фиксацией выявленных расхождений.

Прием некоторых видов ТМЦ (к примеру, оборудование) выполняется по акту, так как это требуется процедурой его приёмки: осмотр, определение исправности и т.д. При отправке ТМЦ на ответственное хранение, оформляются документы с описанием состояния ТМЦ, определением условий их размещения и назначением материально-ответственного работника.

Подписывая договор на поставку товара, стороны могут записать в соглашение пункт о необходимости составлении акта о приёмке продукции при передаче покупателю.

Как производится приемка штучного товара?

В зависимости от того, надежный ли ваш поставщик или нет, товар можно выбирать путем полной либо частичной выборки. Полученные при этом результаты распространяются на всю партию груза. Как определить надежность поставщика в этом случае? Исходите из того, сколько будет обнаружено товара с пересортом, боем, браком и недовозом.

Существует два способа:

1. Взвешивание по массе нетто. В этом случае необходимо иметь четкое представление о весе как самой единицы, так и его упаковочной тары.
2. Пересчитывание единиц товара, находящегося в каждой отдельной тарной упаковке.

Чтобы сократить время приемки и при этом улучшить её качество, на “серьезных” складских предприятиях используются приборы для считывания штрих-кодов. Это оборудование может быть и стационарным, и переносным в виде ручных сканеров, систем с дистанционным сканером и т.д. Переносные модели для считывания штрих-кодов устанавливаются непосредственно на складском транспорте, а также могут быть использованы сотрудниками склада при выполнении различных операций.

На настоящий момент самые востребованные модели для считывания штрих-кодов — это так называемые радиотерминалы. У них есть прямой доступ к базе данных складского предприятия.

Вернуться обратно к списку