Новый расчет 6‑НДФЛ для налоговых агентов: разбираемся с особенностями заполнения и сдачи в инспекцию

Что это такое 6-НДФЛ

Любая организация использует наем работников и выплачивает им заработную плату, как доход, т. е. является налоговым агентом. Полученная выгода облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Разберемся, для чего нужна декларация 6-НДФЛ?

Это обязательный отчет в целом по организации или ИП, где видно суммарные налогооблагаемые доходы и их перечисления.

То есть контролеры сверяют правильность начисления и своевременность перечисления налогоплательщика, чтобы выявить ошибки или недобросовестного налогоплательщика.

Расчет предоставляется в районную инспекцию и заполняется нарастающим итогом с начала отчетного года.

Отчет предоставляется:

• в электронном виде;
• на магнитном носителе;
• или через ТКС (телекоммуникационные каналы связи).

На предприятиях, где работают меньше 25 человек, допускается сдать отчетность в бумажном варианте.

Кодирование данных в 6-НДФЛ

Наиболее часто с кодированием информации приходится сталкиваться при заполнении налоговой отчетности.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Все закодированные сведения в отчете 6-НДФЛ располагаются на первом листе в сжатом виде (данные преобразованы в цифры). К закодированным показателям относятся:

• ИНН — в комбинации цифр содержатся сведения о налоговом агенте (к какой ИФНС прикреплен, юридический адрес и пр.);
• КПП — девятизначный код, в котором зашифрована информация о налоговой инспекции, где компания состоит на учете, и основании постановки на налоговый учет;
• КППР — код периода представления расчета;
• КНО — четырехзначный код налогового органа: первые две цифры означают код региона РФ в соответствии с Конституцией, последующие две означают прикрепление к конкретной ИФНС (межрегиональной, межрайонной и др.);
• КМН — код ИФНС по месту нахождения налогового агента;
• прочие коды (ОКТМО, код способа представления формы).

Содержание отчета, касающееся отражения суммы выплаченных физическим лицам доходов, НДФЛ, даты и сроков, отображается в отчете без кодировки. Показатели суммы прописываются в рублях, календарные сведения в виде ЧЧ.ММ.ГГГГ.

Использование кодирования формы 6-НДФЛ имеет следующие плюсы:

1. Информация предоставляется в едином формате, что облегчает ее обработку при помощи компьютерных программ.
2. Сокращается количество листов формы — зашифрованная информация занимает меньше места.

Общие требования по заполнению 6-НДФЛ

Требования по заполнению формы «Расчет сумм налога на доходы физических лиц исчисленных и удержанных налоговым агентом» описывает Приказ ФНС РФ от 14.10.2015 №ММВ-7-11/[email protected].

Декларация заполняется за квартал, полугодие, 9 месяцев, год нарастающим итогом.

Правильное заполнение 6-НДФЛ включают в себя обязательные требования:

• заполнение полей в направлении слева направо от края;
• если заполнение содержит пустое значение, слева ставится «0», остальные ячейки прочеркиваются (при заполнении вручную);
• печатать декларацию только на одной стороне листа;
• заполняется ручкой черного, синего, фиолетового цвета, но не цветной;
• степлером не скреплять.

Как правильно заполнить раздел 1 и раздел 2 рассмотрим ниже.

Как правильно заполнить 6-НДФЛ: инструкция по заполнению

Порядок заполнения 6-НДФЛ в 2021 году описан в шаблоне приказа ФНС, в 2021 году была разработана новая форма с некоторыми изменениями: на титульном листе добавились новые графы:

• код формы реорганизации (ликвидации) фирмы;
• ИНН/КПП этого предприятия.

Коды реорганизации:

Штрих-код на втором листе поменялся на «15202024».

Кодов места предоставления расчета стало больше:

Заполнение декларации за год предполагает, что все показатели в разделе 1 (доход, вычеты, начисленный и удержанный налог) отражаются в сумме за весь год, численность показывается как среднесписочная.

Существует порядок заполнения 6-НДФЛ по обособленному подразделению. Расчет заполняется отдельно по каждому ОП, так как у них разные коды ОКТМО, по работникам и лицам, работающим по договорам. Если ОП переехало в другой район, то подаются две декларации, по старому коду ОКТМО и по новому месту.

При затруднении заполнить форму 6-НДФЛ онлайн можно воспользоваться подсказками на нашем сайте, а также скачать актуальный бланк формы.

расчета 6-НДФЛ

Заполнение титульного листа

Титульный лист отражает общую информацию по организации, его заполнение не сложно.

Для «обособки» ставит КПП района регистрации, индивидуальный предприниматель КПП не ставит.

Номер корректировки — 000, если расчет первичный, 001, 002 — номер исправления.

Перечислим используемые коды в декларации.

Код предоставления:

• 21 — квартал;
• 31 — полугодие;
• 33 — 9 месяцев;
• 34 — год;
• 51 — 1 квартал при реорганизации (ликвидации) организации;
• 52 — полугодие при реорганизации (ликвидации) организации;
• 53 — 9 месяцев при реорганизации (ликвидации) организации;
• 90 — год при реорганизации (ликвидации) организации.

Код налогового органа — четырехзначный код своей налоговой инспекции.

Код по месту нахождения:

• по местожительства ИП — 120;
• по местожительства адвоката — 125;
• по местожительства нотариуса — 126;
• по месту учета организации — 212;
• по месту учета крупной организации — 213;
• по месту учета обособленного предприятия — 220;
• по месту деятельности ИП — 320;
• по месту нахождения ОП иностранной организации — 335.

Далее ставится подпись ответственного лица. Если расчет подается через представителя, то указываются реквизиты доверенности. Заполнение титульного листа 6-НДФЛ указано ниже.

Заполнение раздела 1 в форме 6-НДФЛ

Заполнение раздела 1 не вызывает трудностей, но могут возникнуть вопросы.

Если налоговые ставки разные (заработная плата, дивиденды и др.), то для каждой из них строки 010-050 заполняются отдельно. В итоге в строках 060-090 показывается суммарный результат.

Заполнение по строкам:

• строка 010 — ставка налога;
• строка 020 — сумма начисленного дохода.

Порядок заполнения строки 020. В этой строке показывается весь доход работников нарастающим итогом с начала отчетного года;

• строка 025 — еще раз отражаются дивиденды;
• строка 030 — сумма вычетов за год, как правило, это вычеты на детей;
• строка 040 — начисленный налог, без копеек;
• строка 045 — налог с дивидендов отдельно;
• строка 050 — аванс, если платили;
• строка 060 — численность работников, получивших доход;
• строка 070 — удержанный налог (за исключением последнего месяца отчетного периода, т. к. он удержан в следующем квартале);
• строка 080 — налог, который агент не смог удержать (заполняется строка 080 для налога, который не удалось удержать с дохода в натуральной форме или материальной выгоды. Т. е. доходы в денежном виде не выплачивались и сразу подоходный налог не удерживается);
• строка 090 — налог, возвращенный физлицу, излишне удержанный.

Пример заполнения 1 раздела (образец заполнения 6-НДФЛ):

Как правильно заполнить раздел 2 в 6-НДФЛ

Порядок заполнения раздела 2 требует внимания и аккуратности. Раздел 2 — это таблица начислений и перечислений. Возьмем один блок, строки 100-140, заполняются соответствующие строки так:

• строка 100 — дата получения дохода (для зарплаты 30, 31 числа месяца), но если квартал, например, начинается с апреля, то число будет — 31 марта;
• строка 110 — дата удержания налога;
• строка 120 — срок перечисления налога в бюджет, но не позднее 15 числа следующего месяца (для зарплаты);
• строка 130 — сумма полученного дохода работниками;
• строка 140 — сумма налога, удержанного в соответствие со строкой 110, но в налоговой требуют отражать перечисленную сумму налога.

Заполнение отпускных в 6-НДФЛ происходит достаточно просто:

Дата получения отпускных — дата выплаты сотруднику. Отражение отпуска в 6-НДФЛ. Отпускные начисляются и выплачиваются, за 3 дня до отпуска, даже если он начинается в следующем календарном месяце.

В разделе 2 дата удержания налога равна дате выплаты. Перечисление — в последний день месяца выплаты. В разделе 1 — это доход, строки 040, 070.

Отражение материальной помощи. Помощь, необлагаемая подоходным налогом в расчете не показывается. Мат.помощь при выходе на пенсию, инвалидам более 4 тысяч рублей в год, при рождении ребенка не более 50 тысяч рублей, показывается в декларации, как доход работник с удержанием налога с дохода.

Если мат. помощь облагается частично, то в разделе 1 по строке 020 указывается ее полная сумма, а по строке 030 — необлагаемая часть.

Кодирование данных в отчете 6-НДФЛ

Перечислим используемые коды в декларации.

Код предоставления:

• 21 — квартал;
• 31 — полугодие;
• 33 — 9 месяцев;
• 34 — год;
• 51 — 1 квартал при реорганизации (ликвидации) организации;
• 52 — полугодие при реорганизации (ликвидации) организации;
• 53 — 9 месяцев при реорганизации (ликвидации) организации;
• 90 — год при реорганизации (ликвидации) организации.

Код налогового органа — четырехзначный код своей налоговой инспекции.

Код по месту нахождения:

• по местожительства ИП — 120;
• по местожительства адвоката — 125;
• по местожительства нотариуса — 126;
• по месту учета организации — 212;
• по месту учета крупной организации — 213;
• по месту учета обособленного предприятия — 220;
• по месту деятельности ИП — 320;
• по месту нахождения ОП иностранной организации — 335.

Как заполнить 6-НДФЛ с разными ставками?

НДФЛ может иметь разные ставки. Строки с 010 по 050 заполняются отдельными блоками по каждой ставке. То есть три ставки — три листа.

В конечном итоге заполняется графа «Итого по всем ставкам», где складываются суммы по всем блокам.

Если по разным ставкам доходы получал один человек, то в строке 060 — ставим 1. Второй раздел делить по блокам не надо.

Код по месту нахождения учета в 6-НДФЛ: какие значения бывают

Всего шифров для обозначения места представления расчета на сегодняшний день — 11. Ряд из них никакого отношения к компаниям не имеют. Это коды для ИП, глав КФХ, адвокатов и нотариусов (коды 120 и 320, 124, 125 и 126 соответственно).
По общему правилу начиная с отчетности за 2021 год организации ставят на титульнике 6-НДФЛ шифр 214. Он означает «По месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком». Если , ставится особый код — 213 «По месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика».

Ранее деления на крупнейшие и обычные — не было. Существовал один шифр — 212 «По месту учета российской организации». Но приказом ФНС России от 17.01.2018 № ММВ-7-11/[email protected] в Порядок и в частности, в приложение № 2 к Порядку, были внесены изменения. Вместо 8 кодов стало 11. Так что теперь, повторимся, кода 212 в отношении формы 6-НДФЛ не существует. Основной код для фирм — это 214.

Остальные значения — для достаточно специфичных ситуаций — мы представили в отдельной таблице. Первые два из них были добавлены вышеуказанным приказом, ранее их не было.

Таблица 1. Основные коды компаний по месту нахождения учета для 6-НДФЛ в 2021 году

Таблица 2. Коды по месту нахождения учета для 6-НДФЛ для особых ситуаций в 2021 году

Примеры заполнения 6-НДФЛ

В 2021 году используется новая форма 6-НДФЛ. новой формы можно в различных интернет-службах, а также на нашем сайте по ссылке ниже. Образец заполнения 6-НДФЛ приведен ниже, без рассмотрения разных случаев.

6-НДФЛ

Заполнение раздела 2 имеет много нюансов, которые представлены в таблице:

Если срок уплаты налога попадает на выходной, передвигаем его на рабочий день.

Случается, что в отчетном периоде:

• не было трудовой и финансовой деятельности;
• в организации числится только директор, без начисления заработной платы;
• деятельность прекращена до отчетного периода либо еще не наступила.

Если не сдается нулевую отчетность, то в налоговую высылается пояснительная записка.

Образец пояснительной записки к 6-НДФЛ:

Выплаты в следующем отчетном периоде

Выплаты дохода, который выдается в следующем отчетном периоде, имеет свои особенности.

Для нашего примера в разделе 1 начисления показываются нарастающим по строкам 020, 040, но в строку 070 налог начисленный не войдет, но и в строке 080 его показывать не надо.

Пример:

Начислена заработная плата за январь, февраль, март 2021 г. — 30 тыс. * 3 = 90 тыс. руб.

Начислена заработная плата за апрель, май, июнь 2021 г. — 30 тыс. * 3 = 90 тыс. руб.

Заработная плата за март выплачена в апреле.

НДФЛ с аванса при выплате в последний день месяца

В общем случае с аванса подоходный не удерживается. Если аванс начисляется и выплачивается в последний день месяца, получается, что это и есть день фактического и реального получения дохода.

В разделе 2 аванс показывается отдельно от заработной платы. Крайний срок перечисления налога — следующий рабочий день.

Пример:

Руководителю предприятия 28 февраля выплачен аванс в размере — 30 тыс. руб. от заработной платы. Полный расчет, без аванса, произведен 14 марта — 40 тыс. руб.

Зарплата и компенсация за отпуск при увольнении

Если сотрудник увольняется, то этот день включает в себя обе выплаты. Дата получения дохода и начисления налога совпадают. Перечисление налога не позднее следующего дня.

Пример:

Слесарь Стукалюк В.М. увольняется 18 мая 2021 года. Все суммы, которые причитаются ему: заработная плата и компенсация, — обязаны выплатить ему в день увольнения.

К примеру: заработная плата составляет 30 тыс. руб., компенсация — 15500 руб.

День фактического получения дохода — день выплаты. Уплата налога — на следующий рабочий день.

Перерасчет отпускных после выплаты годовой премии

Вследствие перерасчета сумма начисленного дохода может измениться в меньшую или большую сторону. При перерасчете отпускных после годовой премии, доплата есть доход. Дата получения дохода и начисления налога — один день. Перечислить налог надо не позднее следующего рабочего дня. Если начислено подоходного налога больше положенного, излишек надо отразить в разделе 1 по строке 090.

Пример:

Бухгалтеру фирмы начислены отпускные 20 февраля 2021 года 50 тыс. рублей. Начислен подоходный налог — 6500 рублей. 15 марта выплачена годовая премия, которая включается в расчет для отпускных, 20 тыс. рублей, подоходный составил — 2600 руб. Итого, следует доплатить 2600 руб.

Нулевые выплаты по зарплате

Нулевые выплаты по зарплате — в расчете 2 строка 110, 120, 140 ставим «0». Показатели появятся в том месяце, когда произойдет выплата.

Пример:

Прорабу ООО «Серп и молот» Генералову И.Н. начислена зарплата январь, февраль, март по 40 тыс. руб. Итого — 120 тыс. руб.

Но зарплата не выплачивалась. Заполняем только раздел 1. Раздел 2 можно оставить пустым.

Досрочная выплата зарплаты

День полученного дохода считается последний день месяца. Перечисляется НДФЛ в бюджет на следующий месяц, как с аванса.

Пример:

Вахтер ООО «Союз», пишет заявление с просьбой выплатить ему заработную плату раньше положенного, 23 мая 2021 г. Датой получения дохода, такого как заработная плата, все равно считается последний день месяца. Все начисления и платежи в общем порядке.

Задолженность по зарплате и отпускным

Начисленный, но невыплаченный доход отражается в разделе 1 по строкам 020, 040. Строки 070, 080 не заполняются. В том месяце, когда зарплата будет выплачена и налог удержан, заполняется строка 070 и раздел 2.

Пример:

Задолженность по зарплате за март, выплаченная в 3 квартале, будет доходом этого квартала. Задолженность составила 40 тыс. рублей, выплата произведена 16 июля 2021 г.

Если сотрудник получал вычеты

Если сотрудник получал социальные вычеты, они отражаются только по разделу 1, строка 030.

Пример:

Инженеру предприятия начислена заработная плата за 1 квартал 2018 г. — 120 тыс. руб., 17 апреля он получил уведомление на социальный вычет за лечение в размере 8300 руб.

Как заполнить форму 6-НДФЛ по иностранцу на патенте

Свои особенности имеет форма, если есть иностранец на «патенте». Иностранцы платят за патент фиксированный аванс 1200 рублей в месяц, 4800 рублей в год, которые уменьшают его НДФЛ с заработной платы.

В декларации дополнительно заполняется строка 050 раздела 1 — уплаченный аванс. Если аванс больше налога по заработной плате, то он не начисляется, пока показатели не сравняются.

Пример:

Иностранный работник фирмы получил заработную плату за январь, февраль, март — 150 тыс. руб., 20 февраля 2021 года заплатил аванс по патенту за год — 4800 руб.

Отражение больничного в 6-НДФЛ

Оплата больничного листа по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ. День выплаты больничного по уходу за ребенком и удержания налога — один день. Уплата налога — последний день месяца, когда была произведена выплата.

Пример:

Секретарь ООО «Красный октябрь» предоставила больничный лист по уходу за ребенком, 20 февраля 2021 года бухгалтерия оплатила больничный в размере 21300 рублей.

Отражение увольнения

При увольнении сотруднику полагается выплата за отработанный период и компенсация за неиспользованный отпуск. В этом случае датой получения дохода считается последний рабочий день, дата получение компенсации — дата выплаты по факту.

Пример:

Монтажник Слесарев В.И. увольняется 15.03.2018 г. Перед этим, 14 марта, ему была выдана компенсация за неотгуленный отпуск — 5500 руб. и заработная плата 15120 руб. Обе выплаты произошли одновременно.

Отражение аренды

Аренда у физ.лица отражается в расчете 6-НДФЛ, т. к. это вознаграждение. Передача денег или дохода в другой форме — дата получения дохода, уплатить налог надо на следующий день.

Пример:

Физлицу Иванову В. В. выплачен доход за аренду автомобиля в размере 20 тыс. руб. за январь 2021 года.

Отражение материальной помощи в 6-НДФЛ

Если материальная помощь не подлежит обложению налогом, то она не включается в расчет. Если облагается частично, то в разделе 1 по строке 020 указывается ее полная сумма, а по строке 030 — необлагаемая часть. День дохода — день выплаты, уплата подоходного — не позднее следующего дня.

Пример:

Менеджер Петров О. Н. попросил материальную помощь в размере 10 тыс. рублей, из которых налогообложению не подлежит 4 тыс. рублей. Мат.помощь выдана 18 февраля 2021 года.

Если зарплата была начислена, но не выплачена

Раздел 1 заполняется, как обычно. Строка 070 и раздел 2 заполняется по факту выплаты заработной платы.

Пример:

Продавцу ИП Медведеву Ю. Н. начислена зарплата за 1 квартал: за январь, февраль, март по 50 тыс. руб. Всего 150 тыс. руб. Но зарплата предприятием не выплачивалась.

Заполняем только раздел 1. Раздел 2 оставляем пустым.

Внутригодовые отчеты 6-НДФЛ

Применяемая для 6-НДФЛ кодировка 31 и 33 характерна для составляемой нарастающим итогом отчетности — декларации по прибыли или авансовых расчетов по налогу на имущество. Рассмотрим принцип нарастающего формирования данных в 6-НДФЛ с КППР 31 и 33 на примере.

Пример

В ООО «Вектор» трудятся 39 человек. Ежемесячно выплаты в их пользу составляют неизменную сумму — 865 800 руб. Кроме этих трудовых заработков иные выплаты не производятся.

Получается, что каждый квартал в 6-НДФЛ должны отражаться одинаковые суммы. Однако 6-НДФЛ — не квартальный отчет. Если на его первой странице указано КППР = 31 или КПП Р = 33, это означает:

• при формировании первого раздела отчета обобщаются данные о доходах (стр. 020) за период с января по июнь (КППР = 31) и указываются в сумме 5 194 800 руб. (865 800 руб. × 6 мес.) или с января по сентябрь (КППР = 33) — в сумме 7 792 200 руб. (865 800 руб. × 9 мес.);
• второй раздел будет содержать показатели последних 3 месяцев: с апреля по июнь (КППР = 31) и с июля по сентябрь (КППР = 33).

Данный пример показал, что 6-НДФЛ совмещает в себе функции квартальной отчетности с отчетностью, формируемой накопительным итогом (полугодие, 9 месяцев, год). При этом КППР применяется аналогично кодам налоговых деклараций, данные которых формируются накопительным образом.

Как сдавать нулевую декларацию

Бывает, в силу обстоятельств, заработная плата не начисляется и не выплачивается, например, когда сотрудники находятся в отпуске без сохранения содержания. Сдавать нулевую декларацию или нет?

ФНС в своем письме от 23.03.2016 № БС-4-11/[email protected] сообщает, что направлять нулевую декларацию не надо, но разные инспекции предъявляют свои требования.

Рекомендуем, во избежание штрафов, сдавать нулевой расчет, где числа — ставим «0» и прочерк, дата — в формате «00.00.0000». Сдается в те же сроки, с приложением письма в произвольной форме, по какой причине отсутствуют выплаты.

Образец заполнения нулевой декларации:

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2021 году

Период, за который сдается 6-НДФЛ, — это квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Расчет сдается до последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом. Самый волнительный вопрос для бухгалтеров: до какого числа сдать декларацию.

Заполняется и подается декларация в следующие сроки:

• за квартал до 30 апреля;
• за 6 месяцев до 31 июля;
• за 9 месяцев до 31 октября.

То есть крайний срок подачи декларации 6-НДФЛ — последний день месяца, следующего за отчетным.

Сроки предоставления годовой 6-НДФЛ за календарный год сроки сдвигаются. Подать декларацию нужно до последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом, т. е. до 31 марта (за 2021 год в 2019).

Когда нужно сдавать нулевую 6-НДФЛ? Сроки сдачи «нулевки» такие же, как и заполненной декларации:

• 30 апреля;
• 31 июля;
• 31 октября;
• 31 марта.

Об отчете 6-НДФЛ

Отчет 6-НДФЛ необходим к предоставлению теми работодателями, которые выплачивают заработную плату физическим лицам по трудовым соглашениям и договорам гражданско-правового характера.

Последовательность и основные моменты заполнения формы отчета закреплены в приказе ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

Отчетность сдается по месту регистрации предприятия или ИП. Обособленным подразделениям следует сдавать отдельный расчет 6-НДФЛ также по месту их регистрации (согласно письму Министерства финансов РФ от 19.11.2015 № 03-04-06/66970 и письму ФНС РФ от 28.12.2015 № БС-4-11/23129).

Если численность работников фирмы не превышает 25 человек, то данный вид отчетности возможно предоставлять на бумажном носителе. Если число сотрудников свыше данной цифры, то отчитываться следует в электронном формате.

Срок предоставления формы — не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным периодом. Отчет включает титульный лист и два раздела.

Если организация за отчетный период не производила начисление и выплату доходов физлицам, не проводила начисление и удержание НДФЛ, то отчетность по форме 6-НДФЛ с нулевыми данными сдавать не нужно.

Распространенные ошибки при заполнении 6-НДФЛ

За предоставление недостоверной информации в инспекцию грозит штраф — 500 рублей. Если есть какие-то сомнения в заполнении декларации, то лучше отправить уточненный расчет, тогда штраф вам не страшен.

Нюансы заполнения 6-НДФЛ или самые распространенные ошибки:

• неправильно указаны реквизиты организации;
• неверно указан код;
• ошибка в числовых показателях (начисленный доход, исчисленный налог);
• заполнение ненарастающим итогом;
• включение доходов, необлагаемых НДФЛ;
• арифметические ошибки;
• перепутаны даты.

Как проверить правильность заполнения расчета?

Во-первых, внимательно перечитать бланк и визуально убедиться в отсутствии ошибок. Во-вторых, при заполнении форм в специализированных программах (например, «Налогоплательщик») существует проверка контрольных соотношений, взаимосвязь всех показателей декларации. При ошибке выдается конкретное сообщение.

По результатам года показатели 2-НДФЛ и 6-НДФЛ должны совпадать.

Если ошибки все же допущены, надо сдать контролерам уточненную декларацию, где все будет исправлено. На титульном листе в ячейке «Номер корректировки» пишем 001, 002 и так далее.