Правила проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей

Когда требуется инвентаризация на складе

Плановая проверка выполняется раз в год. Внеплановая инвентаризация – при наличии особых обстоятельств. Перечень этих обстоятельств приведен в ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года:

• Смена руководителя, передача собственности другому лицу, перевод организации из государственной в унитарную.
• Увольнение более 50% работников штата.
• Выявление кражи, порчи имущества, его незаконной эксплуатации.
• Порча собственности в результате ЧП (пожары, наводнения, ураганы).

Инвентаризация также осуществляется перед составлением годовой отчетности. Мероприятие регулируется Приказом Минфина №49 «Об утверждении указаний по инвентаризации» от 13 июня 1995 года.

К СВЕДЕНИЮ! Раз в год – это минимальное число мероприятий. Но на практике проверки осуществляются чаще. Нужно это для своевременного обнаружения факта кражи.

Этапы проведения инвентаризации на складе

Подробные инструкции о порядке проведения инвентаризации прописаны в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Процедура эта будет признана действительно только при условии 100% выполнения всех правил.

Целесообразно разделить процедуры на 3 этапа:

Состав комиссии

Для проведения мероприятия назначается специальная комиссия. Ее минимальный состав – 6 сотрудников. В комиссию должны входить эти специалисты:

• Главбух.
• Руководитель фирмы или его зам.
• Руководитель отделов.
• Лицо, отвечающее за соблюдение трудовых прав сотрудников.
• Представители логистической службы.

Иногда в состав комиссии могут входить и другие профессионалы. Каждый из сотрудников должен обеспечивать эффективность проведения мероприятия. Состав комиссии утверждается управленцем фирмы путем издания приказа.

ВНИМАНИЕ! Руководитель должен обеспечить наличие всего нужного инструмента: техники для взвешивания, подсчета, перевозки.

Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть)

• Обязательство или документ? // ВС выяснял, что такое гарантия производителя
• О товарных чеках: заполнение, выдача
• Какой штраф грозит за проезд по платной дороге без оплаты?
• Виза в Испанию для россиян — 2021: как самостоятельно оформить
• Отличие кредита и кредитной карты — чем кредитка отличается от кредита
• Учет финансовых гарантий
• О чем свидетельствует судебная практика по банкротству физических лиц?

Мнение эксперта

Мусихин Виктор Станиславович

Юрист с 10-летним стажем. Специализация — гражданское право. Член коллегии адвокатов.

ВАЖНО! Число сотрудников, участвующих в комиссии, должно неукоснительно соблюдаться. В обратном случае инвентаризация признается недействительной.

Подготовительные работы

Склад перед мероприятием рекомендуется прибрать. Представителям комиссии предоставляются все документы, касающиеся недавних операций с предметами на складе.

К примеру, это могут быть бумаги о приходе, утере, порче, расходе. На прежних отчетах проставляется пометка «до инвентаризации». Выделение документов, оформленных до мероприятия, позволит выявить отсутствующие объекты.

Ответственные за собственность обязаны перед началом инвентаризации поставить подпись в документе о том, что все бумаги на продукцию сданы комиссии. Проставляется еще одна подпись, которая подтверждает списание выбывшего имущества в расход. Документ о списании прилагается ко всем описям.

ВНИМАНИЕ! Различают две формы комиссий: счетную и инвентаризационную. Во вторую входят сотрудники, ответственные за подсчет собственности на складе.

Завершение мероприятия

По окончании инвентаризации оформляются эти документы:

• Опись продукции, находящейся на складе.
• Ведомость о наличии несоответствий между данными инвентаризации и данными бухучета.
• Заключение о мероприятии.

Необходимо также сформировать бумагу с описанием имущества, которого недосчитались при проверке. Если виновник недостачи не был обнаружен, выполняются эти проводки:

Если найден виновник недостачи, вносятся эти записи:

Если же обнаружены избытки и найдено виновное лицо, вносятся эти проводки: ДТ1 КТ91/1.

ВНИМАНИЕ! Если масштабы недостачи находятся в установленных рамках, то она относится к издержкам товарообращения. Если невозможно отнести недостачу к издержкам, необходимо искать виновное лицо. Для этого назначается расследование.

Инвентаризация: выявление недостачи и порчи

Обнаружение факта недостачи (порчи) товаров является основанием для проведения инвентаризации (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Исключением из этого правила является недостача (порча) товаров, выявленная до постановки товаров на учет. Факт недостачи (порчи) может быть выявлен и в процессе инвентаризации, проводимой по иным причинам.

Мнение эксперта

Мусихин Виктор Станиславович

Юрист с 10-летним стажем. Специализация — гражданское право. Член коллегии адвокатов.

По своему желанию организация может провести инвентаризацию товаров в любой момент. Однако есть случаи, когда инвентаризацию необходимо провести в обязательном порядке:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально-ответственных лиц (например, заведующего складом, кладовщика);

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи;

• при возникновении форс-мажорных обстоятельств (например, стихийных бедствий);

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством (например, при продаже предприятия как имущественного комплекса) (ст. 561 ГК РФ).

Такие правила установлены в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

О том, какие условия должны быть соблюдены при проведении инвентаризации товаров, см. таблицу .

Для документального оформления проведения инвентаризации товаров можно использовать следующие типовые формы:

• инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);

• акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4);

• инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);

• акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма № ИНВ-6).

При оформлении результатов инвентаризации необходимо составить следующие документы:

• сличительная ведомость по форме № ИНВ-19;

• ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26.

Об этом говорится в разделе 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, и в постановлении Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26.

Более подробно о заполнении этих форм см. в таблице .

Инвентаризация материалов: особенности

Инвентаризация материальных ценностей на предприятии может носить как глобальный, так и локальный характер, и зависит от того, что указано в приказе директора.

Собственно, полномасштабная проверка всех МТЦ, имеющихся в распоряжении предприятия и переданных на ответственное хранение уполномоченным лицам, проводится в том случае, если в формулировке приказа указано «провести инвентаризацию имущества предприятия».

Выборочная инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в тех случаях, когда в формулировке приказа указано «провести инвентаризацию склада №3». При такой формулировке распоряжения проводится сверка соответствия наличия ТМЦ на конкретном складе (или объекте).

Как правило, выборочная инвентаризация материалов практикуется в случае, если материально-ответственное лицо увольняется, убывает в отпуск, уходит на длительный больничный.

Бухучет: уценка

Если организация планирует уценить испорченные товары, то в учете сделайте следующие проводки:

Дебет 94 Кредит 41

– отражена стоимость испорченных товаров (на основании акта по форме № ТОРГ-15);

Дебет 94 Кредит 42

– сторнирована торговая наценка, приходящаяся на испорченный товар (если учет товаров ведется по продажным ценам).

Для удобства отражения уценки товаров к счету 41 откройте отдельный субсчет, например, «Товары, подлежащие уценке».

Дебет 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке» Кредит 94

– оприходованы товары, подлежащие уценке (по рыночной стоимости с учетом их физического состояния);

Дебет 44 Кредит 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке»

– переданы образцы испорченных товаров на экспертизу (если для продажи испорченных товаров необходима экспертиза);

Дебет 44 Кредит 60

– отражены расходы по проведению экспертизы (если для продажи испорченных товаров необходима экспертиза);

Дебет 62 Кредит 90-1

– отражена выручка от продажи товаров с уценкой;

Дебет 90-2 Кредит 41 субсчет «Товары, подлежащие уценке»

– списана себестоимость уцененных товаров (стоимость, по которой они были оприходованы);

Дебет 90-3 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

– начислен НДС с реализации уцененных товаров (если организация является плательщиком НДС);

Дебет 90-2 Кредит 44

– включены в себестоимость продаж расходы, связанные с реализацией (если для продажи испорченных товаров необходима экспертиза).

Если испорченные товары не могут быть в дальнейшем использованы (проданы), в бухучете их стоимость отразите на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами учета имущества (счет 41). При этом если учет товаров ведется по продажным ценам, то одновременно с отражением факта порчи товаров на счете 94 торговую наценку, приходящуюся на испорченные товары и ранее учтенную на счете 42, нужно сторнировать.

Об этом говорится в указаниях по применению Плана счетов (счет 94, 41, 42). При отражении факта порчи товаров в учете сделайте проводки:

Дебет 94 Кредит 41

Дебет 94 Кредит 42

– сторнирована торговая наценка, приходящаяся на испорченный товар (если учет товаров ведется по продажным ценам).

Такой порядок отражения порчи товаров в бухучете отражен в подпункте «б» пункта 29 приказа Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н.

Бухучет: потери от порчи

Порядок списания в бухучете потерь от порчи товаров, которые невозможно использовать (продать), зависит от причины порчи:

• естественная убыль;

• вина материально-ответственного лица (других лиц, признанных виновными в порче);

• форс-мажорные обстоятельства.

Потери от порчи ценностей в пределах норм естественной убыли спишите проводкой:

Дебет 44 Кредит 94

– списана стоимость испорченных товаров в пределах норм естественной убыли.

Действующие на сегодняшний день нормы естественной убыли представлены в таблице .

Такой порядок следует из пункта 5.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и Инструкции к плану счетов.

Порчу товаров сверх норм естественной убыли относите на виновных лиц (п. 30 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н). При этом в учете сделайте проводку:

Дебет 73 (76, 60. ) Кредит 94

– отнесена на виновных лиц сумма потерь от порчи товаров сверх норм естественной убыли.

Более подробно о том, как взыскать ущерб, если виновным в порче признан сотрудник организации, см.:

Такой порядок следует из пункта 5.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и Инструкции к плану счетов.

Ситуация: можно ли взыскать стоимость возмещения порчи товаров с уволенного сотрудника? С сотрудником был заключен договор о материальной ответственности. Инвентаризация проводилась после увольнения.

В статье 232 Трудового кодекса РФ сказано, что расторжение трудового договора не освобождает сотрудника от возмещения ущерба. Но чтобы доказать, что порча товаров возникла по вине сотрудника, нужно было провести инвентаризацию при его увольнении (п.

27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). По прошествии времени доказать вину уволенного сотрудника нельзя.

Значит, и взыскать стоимость ущерба от порчи также нельзя.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, порчу товаров списывайте на финансовые результаты организации. Сумму порчи отнесите к прочим расходам.

Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т. д.

(п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Сумму убытка определяйте исходя из стоимости испорченного товара по данным бухучета.

В этом случае сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 94

– списан убыток от порчи товаров в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба).

Такой порядок следует из пункта 11 ПБУ 10/99 и Инструкции к плану счетов (счет 94).

Если причиной порчи товаров стали форс-мажорные обстоятельства, стоимость испорченных товаров учтите в составе убытков отчетного года по балансовой (учетной) стоимости. При этом сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 94

– списан убыток от порчи товаров, возникшей в результате форс-мажорных обстоятельств.

Такой порядок следует из пункта 13 ПБУ 10/99 и Инструкции к плану счетов.

Недостача выявлена до постановки товаров на учет

Если организация выявила недопоставку (порчу) при приемке товаров (т. е. до постановки товаров на учет), то инвентаризацию проводить не нужно. Для документального отражения торговыми организациями факта такой недостачи (порчи) постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 предусмотрены типовые формы:

• № ТОРГ-2 (если получены товары российского производства);

• № ТОРГ-3 (если получены товары импортного производства).

Мнение эксперта

Мусихин Виктор Станиславович

Юрист с 10-летним стажем. Специализация — гражданское право. Член коллегии адвокатов.

В некоторых отраслях вместо формы № ТОРГ-2 (№ ТОРГ-3) могут использоваться другие акты. Например, в отношении медицинских товаров в аптеках – акт по форме № А-1.2 (раздел 4 Методических рекомендаций, утвержденных Минздравом России 14 мая 1998 г. № 98/124).

Документы, в которых фиксируется факт недостачи или порчи, являются основанием для предъявления претензии поставщику (ст. 518, 519 ГК РФ).

Если товар перевозила специализированная транспортная организация, для предъявления претензий перевозчику нужно использовать форму акта, действующую на транспорте. Такие правила установлены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г.

№ 132. Например, при перевозках железнодорожным транспортом составляется коммерческий акт (п.

2.1 Правил, утвержденных приказом МПС России от 18 июня 2003 г. № 45).

Его форма утверждена приказом МПС России от 18 июня 2003 г. № 45.

Однако если типовой формы документа для отражения потерь при перевозке соответствующим транспортом не установлено, для предъявления претензий перевозчику можно использовать акты по формам № ТОРГ-2 и № ТОРГ-3. При отсутствии типовых форм для отражения факта недостачи (порчи товаров), выявленных при приемке товаров, организация может составить документ в произвольной форме, отразив в нем все необходимые реквизиты (ч.

2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подробнее об этом см.

Как оформить и отразить в учете предъявление претензии контрагенту .

Инвентаризация магазина и ее цели

• Выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей.
• Инвентаризация магазина позволяет контролировать корректные остатки в программе. Ошибочные остатки приводят к некорректной работе автозаказа. Что приведет к перетарке и списаниям или к пустым полкам и снижению продаж.
• Позволяет контролировать процент потерь – истечение срока годности, усушка, утряска, потеря первоначального качества, воровство.
• Выявление пересортицы.
• Выявление излишков.
• Проверка соблюдения правил хранения.

Документооборот инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации товарно-материальных активов обуславливает процедуру оформления результатов проверки.

В ходе проведения ревизии комиссия использует и составляет следующие документы по инвентаризации товарно-материальных ценностей:

• опись ИНВ-3 в которой отражены остатки ТМЦ по состоянию на день проверки. Передается членам комиссии, которые в ходе ревизии вносят проверенные данные о фактических остатках в графе «Фактическое наличие»;

По итогам работы инвентаризационной комиссии составляется приказ об утверждении данных инвентаризации, а также, в случае необходимости, о внесении исправлений в соответствующие записи (при наличии расхождений) и ответственности лиц.

Методические указания по инвентаризации на складе и в торговом зале

1. Каждый стеллаж считают 2 сотрудника. Вначале один сотрудник проходит и сканирует штрихкоды всех единиц на стеллаже. После этого второй сотрудник повторно проходит и также пересчитывает товар. Получается: каждый товар считается в два прохода.
2. Все позиции считаются слева направо и сверху вниз. Товар может стоять в разных местах – на верхней и на нижней полке. Перескакивать с одного ряда на другой не разрешено.
   Например, на верхней полке стоит Молоко “Домик в деревне” и на нижней полке стоит это же молоко. Молоко не переносят с нижней полки на верхнюю, а считают там, где оно стоит.
3. Весовой товар считается один раз, так как существует погрешность в завешивании.
4. Результаты за два независимых прохода вносятся в программу, и формируется сличительная ведомость. В ней сверяются ошибки и несостыковки первого и второго проходов. Если расчеты расходятся, то делают пересчет по расхождениям. Не допускается переход к следующему стеллажу до тех пор, пока итоги двух проходов не будут признаны одинаковыми.
5. Очень просто в большом супермаркете забыть и не рассчитать какой-то стеллаж. Поэтому после подтверждения одинаковых данных по стеллажу на схеме магазина стеллаж отмечается “просчитанным”. Отметки на схеме позволяют наглядно увидеть, какие зоны просчитаны.
6. Локальная инвентаризация товара проводится так же, как полная, но на уровне товарной группы.

Регламент выполнения инвентаризационных мероприятий на складе

Когда необходима инвентаризация? Кроме плановых, необходимых для представления корректной бухотчетности, проверок наличия/отсутствия товарно-материальных ценностей (ТМЦ) пересчёт складской наличности производится в следующих ситуациях:

• при смене МОЛ – материально ответственных лиц (на дату передачи дел);
• при подозрении краж, умышленной или случайной порчи товара и материалов;
• в случае природных катастроф, затоплений и пожаров, иных внештатных внешних ситуаций;
• при явном несовпадении складского и бухгалтерского учёта.

Выполнение инвентаризации на складе регламентируется сопутствующими методическими указаниями (приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995, дополненный 08.11.2010).

Последовательность действий, выполняемых до оформления инвентаризационных показателей в программе 1С: Бухгалтерия 3.0:

1. Бухгалтерией составляются инвентаризационные описи (ИНВ-3 для товаров и собственных материалов, ИНВ-5 для поступивших на хранение и переработку материалов).
2. Складские операции в инвентаризационный период не совершаются.
3. МОЛ оформляет расписку о внесении складских документов в карточки складского учета и их передаче в отдел бухгалтерии.
4. Составляется комиссия, присутствуют завскладом и назначенные МОЛ, осуществляется пересчитывание товаров и материалов с занесением показателей в графу «Фактическое наличие».
5. При выявлении инвентаризационных излишков или недостач по форме ИНВ-19 выписываются сличительные ведомости: суммовые показатели отмечаются так, как оценены в бухучете.

Нередко пересчет и обработка её результирующих показателей растягиваются на неопределенное время – это вызывает серьезный перекос в бухгалтерском и складском учёте. Для корректного выполнения этой важной процедуры результаты пересчета ТМЦ вносятся в программу не позднее десяти дней после его завершения, чем быстрее – тем лучше.

Первые результаты проведения инвентаризации необходимо перепроверить

После расчета всего магазина формируется общая сличительная ведомость с ошибками расчетов – насколько информация в программе отличается от фактической. Эта контрольная проверка составляет около 5 % от инвентаризации магазина.

Вначале проверяются наибольшие расхождения от 5000 руб., далее – от 1000 руб. Например, в программе на остатках 24 бутылки коньяка, а по результатам инвентаризации было посчитано 36 бутылок: сумма расхождения составляет более 5000 руб. Пересчитываем коньяк еще раз.

Магазин не открывают до тех пор, пока не проверят расхождения по результатам инвентаризации до 1000 руб. Проверку результатов лучше осуществлять новой сменой сотрудников.

Большие магазины считаются всю ночь, и к утру сотрудники уже очень уставшие и допускают много ошибок. Выход двух-трех новых сотрудников в утреннюю смену позволит с новыми силами завершить проведение инвентаризации.

Если в период инвентаризации был найден некачественный товар – с истекшим сроком годности, разбитый, испорченный товар, – он включается в инвентаризацию и списывается после ее закрытия .

Проведение инвентаризации розничной торговой точки

Для проведения инвентаризации розничной торговой точки применяется документ «Инвентаризация Заполнить» документ заполняется остатками ТМЦ (товаров или готовой продукции) на выбранном розничном складе. Количество ТМЦ определяется по данным бухгалтерского учета. В качестве цены продажи подставляется цена того типа, который установлен для торговой точки в справочнике «Места хранения». На закладке «Инвентаризация» ниже табличной части выводится сумма выручки, оприходованной с торговой точки по данным счета РВ «Нераспределенная розничная выручка». Значение можно обновить, воспользовавшись кнопкой «Выручка по складу».

После заполнения в документе нужно указать фактическое количество ТМЦ по результатам инвентаризации. В режиме инвентаризации розничной торговой точки возникшее отклонение между учетным и фактическим количеством считается количеством реализованных ТМЦ.

Если, по результатам инвентаризации сумма реализованных ТМЦ не соответствует розничной выручке, часть ТМЦ должна быть отнесена на недостачи или излишки. Для этого в графе «Откл. (не продажа)» указывается количество ТМЦ, подлежащее отражению как недостача или излишек, причем отрицательное значение соответствует недостаче, а положительное — излишку.

При проведении документа «Инвентаризация Нераспределенная розничная выручка» списывается стоимость реализованных товаров в продажных ценах.

Обратите внимание, что инвентаризация розничной торговой точки может проводиться только по складу (месту хранения) с типом «Розничный». При этом возможно проведение инвентаризации не по складу в целом, а по отдельным номенклатурным позициям, что может быть очень полезно, например, при переоценке.

Норма потерь по результатам инвентаризации

В каждой торговой точке существует свой процент потерь, допустимый по результатам проведения инвентаризации магазина. Процент варьируется, в зависимости от формата магазина, 1,7 – 2,3% от общего товарооборота.

Процент потерь зависит от специфики торговой точки, но первый сигнал, что в магазине имеются проблемы – это резкий рост процента. Например, из года в год супермаркет отчитывался по результатам инвентаризации 2,4 % потерь, и резкий рост до 3 % свидетельствует, что в супермаркете существуют проблемы.

Зачастую основная причина резкого роста потерь по результатам инвентаризации магазина – это неправильная организация работы.

Поступление розничной выручки

Если списание проданных товаров (продукции) производится по результатам инвентаризации, для отражения поступления розничной выручки используется документ «Приходный кассовый ордер» с установленным флагом «Розничная выручка». В документе указывается сумма выручки и торговая точка, с которой поступила выручка. Дополнительно в документе могут быть указаны суммы НДС, что может быть особенно удобно, когда все товары облагаются НДС по одной ставке.

При проведении документа, помимо проводки, отражающей розничную выручку, формируется проводка в дебет вспомогательного забалансового счета РВ «Нераспределенная розничная выручка». Этот счет предназначен для накопления сумм розничной выручки. С кредита счета РВ списывается стоимость реализованных товаров в ценах продажи, которая определяется по результатам инвентаризации.

В качестве розничной торговой точки может быть выбран только склад (место хранения) с типом «Розничный».

При оприходовании розничной выручки указывать в документе НДС не обязательно. Если в приходном ордере НДС не указан, проводки по налогу будут сформированы при инвентаризации.

Как проводится инвентаризация?

К проведению инвентаризации на предприятии, в торговой точке допускаются только ответственные специалисты. Она входит в обязанности бухгалтера. Если в штате такой специалист не числится, инвентаризацию проводят сотрудники сторонней организации (аутсорсера).

Мнение эксперта

Мусихин Виктор Станиславович

Юрист с 10-летним стажем. Специализация — гражданское право. Член коллегии адвокатов.

Способы и технологии выполнения работ могут быть разными. При автоматизированной системе учета в торговле и на производстве инвентаризация сводится:

• к считыванию штрих-кодов на изделиях и товарах с помощью специального оборудования,
• анализу аккумулированных в базе данных.

Практика показывает, что на небольших предприятиях инвентаризационные мероприятия проводятся по старинке. В таких случаях применяется ручной или полуавтоматический метод.

Бланки инвентаризации

Бланки инвентаризации – то, без чего не может обойтись ни одна инвентаризация, проводимая по правилам и современным стандартам, причём каждому этапу её проведения соответствует свой бланк со своей собственной утверждённой формой документа.

Мы постарались собрать в одном разделе все формы необходимых документов по учету результатов инвентаризации для предприятий, здесь вы можете найти и скачать все основные и необходимые образцы документов по инвентаризации: акт инвентаризации, инвентаризационную опись, сличительную ведомость, и другие бланки инвентаризации.

Как проводится списание товара?

В ходе инвентаризации нередко выявляются отдельные товары и группы товаров, которые подлежат списанию. Последнее должно быть оформлено соответствующим образом.

При автоматизированном учете списание проводится, как и инвентаризация, с помощью специальной формы. Она автоматически заполняется недостающими товарами.

Проводится операция списания без особых условий. Но при заполнении, проверке и проведении документа в учетной программе стоит учитывать, что не каждый товар подлежит списанию.

Некоторые изделия списываются по специальной форме. Нарушение правил проведения инвентаризации и списания товаров чревато серьезными штрафными санкциями для юридического лица.

Свои особенности имеет инвентарная работа с испорченным/просроченным товаром. Единый порядок списания таких ТМЦ действующим законодательством не установлен.

В отношении испорченных/просроченных товаров применяется общая схема отражения отчетных результатов. По таким товарным позициям в обязательном порядке составляется соответствующий акт, который подписывается инвентаризационной комиссией.

Списание обнаруженной недостачи также проводится по определенной схеме. Чаще всего ТМЦ относят к издержкам, связанным с производством или обращением согласно естественной убыли. Кроме того, недостача может быть отнесена:

• на счет виновных в растрате лиц с последующим привлечением их к материальной ответственности;
• на прочие расходы предприятия, если виновники недостачи не установлены.

Решения для бизнеса

• Распоряжение (форма ИНВ-22) – постановление руководителя обо всех шагах, которые необходимо предпринять относительно мероприятия. На крупных предприятиях по разным видам складских запасов допускается оформление нескольких экземпляров формы. Чаще всего большое количество распоряжений создают при необходимости проведения ревизии на нескольких помещениях в пределах одной компании.
• Инвентаризационная опись ТМЦ (форма ИНВ-3) – необходима в 2 экземплярах для фиксации итога по факту подсчета изделий. Хранятся бумаги у проверяемого работника и в бухгалтерии.
• Акт инвентаризации ТМЦ (форма ИНВ-4) , выданных ранее (форма ИНВ-4) – заполняется для полученных наименований, по которым нет оплаты. По таким позициям существуют особые условия перехода прав владения. В бланке их классифицируют по двум категориям: не получена выручка из-за просрочки и в связи с не наступлением даты оплаты.
• Опись ТМЦ , которая хранятся у ответственного за сбережение работника (форма ИНВ-5) – учитываются все запасы. В расписке к бланку указывается, какие наименования необходимо оприходовать или списать. Факты разногласия с данными учета в бухгалтерии прописывают в ведомости (форма ИНВ-19).
• Акт ревизии ценностей , не прибывших на склад (ИНВ-6) – уместен для учета изделий, которые не доставлены из-за длительной транспортировки, доставляются, их декларируют с соответствующими пометками в период инвентаризации товара на складе, как правильно провести такую проверку, рассмотрим подробнее ниже.

Инвентаризация представляет собой периодическое снятие фактических остатков в разрезе складской аналитики и сличение их с остатками по данным учета. В результате инвентаризации, возможно появление недостачи и (или) излишек. На основании результатов инвентаризации происходит автоматическое списание или оприходование товаров на склад в виде накладных.

Инвентаризация выполняется по определенному складу и на определенную дату (производится подсчет количества по данным учета). Далее заносятся фактические остатки, после чего формируется результат инвентаризации, который уже влияет на остатки в программе. После (во время) выполнения инвентаризации, можно распечатать все необходимые документы.

При инвентаризации выберите пункт главного меню программы «Операции | Инвентаризация ТМЦ». Откроется журнал, в котором хранятся все данные по ранее проведенным инвентаризациям. Внутри каждой инвентаризации находится ее состав.

Чтобы провести инвентаризацию необходимо:

•Добавить новую запись инвентаризации.

•Заполнить инвентаризацию фактическими остатками склада.

•Сформировать результат инвентаризации.

Добавим новую инвентаризацию.

На экране появится окно для ввода новой инвентаризации (см. рис. 31).

Рис. 31. Ввод новой инвентаризации.

Заполним соответствующие поля:

•Наша фирма — вводится название нашей фирмы, для которой создается документ (для ведения одновременного учета по нескольким фирмам в пункте главного меню программы «Файлы | Другая фирма», установите флажок в поле «Показывать операции всех организаций»).

•Дата подсчета остатков — дата, на которую будет проводиться инвентаризация автоматически заполняется текущей датой, но ее можно изменить вручную. После сохранения инвентаризации, в колонках Дата начала и Дата конца будет стоять одна и та же дата, которую указали в поле формы ввода. При необходимости изменить эти даты, откройте инвентаризацию для изменений, в появившемся окне ввода, поля дат будет можно отредактировать.

•Номер документа — номер инвентаризации и номер соответствующей товарной операции Результат инвентаризации. Вводится автоматически, но его можно сменить вручную.

•Склад, по которому проводится инвентаризация, выбирается из справочника складов. Если у данного склада заведены материально-ответственные лица, то они автоматически отобразятся в полях ввода Ответственный и Ответственный 2-ой.

•Фильтровать по группе — используется в том случае, если надо произвести инвентаризацию одной или нескольких групп товаров. Если группу не указывать, то инвентаризация будет произведена по всем группам товаров.

•Фильтровать по алкоголю — этот параметр необходимо задать, если нужно учесть алкоголь. Параметр может принимать одно из значений:

o«» — в инвентаризацию добавятся только ТМЦ, алкопродукция (АП) исключается;

oРегистр 1 (со справками) — в инвентаризацию добавится только АП числящаяся в программе на регистре 1 (АП у которой заполнены справки А и Б), количество посчитается в разрезе справок А и Б. АП которая находится на регистре 1,3 исключается;

oРегистр 2 (Торговый зал) — в инвентаризацию попадет АП числящаяся в программе на регистре 2, т. е. без справок.

oРегистр 1,3 (помарочный учет) — позволяет провести инвентаризацию остатков алкопродукции на складе, числящихся на Регистре 1,3.

•Ответственный, Ответственный 2-ой — сотрудники склада, ответственные за проведение инвентаризации. ФИО выбираются из справочника сотрудников. При наличие ответственных сотрудников у выбранного склада, поля ответственных будут заполнены автоматически.

•Комментарий к данной инвентаризации вводится вручную.

•Занести остатки по данным учета в графу фактических остатков? — будут проставлены остатки по данным учета, соответственно вручную придется менять только те остатки, которые не совпадают с учетными. Опция включается при установке флажка.

•Использовать цены — учетные или розничные цены. Значение выбирается из выпадающего списка:

oУчетные цены — цены товаров будут пересчитаны по учетным ценам.

oРозничная — цены товаров будут пересчитаны по розничным ценам.

•Единицы измерения — указывает, в каких единицах измеряются остатки. Значение выбирается из выпадающего списка:

oБазовые — остатки и суммы будут учитываться в базовых единицах.

oУпаковки — остатки и суммы будут учитываться в упаковках (указанных в справочнике ТМЦ и услуги).

•Учитывать нашу фирму при подсчете учетных цен — при установленном флажке в инвентаризации будет учитываться наша фирма при подсчете учетных цен. При снятии флажка будет проведена инвентаризации по складу без учета нашей фирмы.

При обнаружении отрицательных остатков, на экране появится список соответствующих накладных. Этот список носит только ознакомительный характер — нажмите на кнопку и добавьте инвентаризацию.

Далее занесем фактические остатки. Для этого войдем в созданную инвентаризацию, станем на нужную запись, далее с помощью соответствующей кнопки или клавиши вызовем окно редактирования.

На экране появится окно редактирования остатков:

•В поле Кол-во фактическое введем фактические остатки.

•Остальные поля будут недоступны для редактирования:

oАртикул (для отображения артикулов, в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада», на закладке «ТМЦ и цены», установите флажок в поле «Отображать артикул рядом с названием ТМЦ»). Данная опция не используется в бухгалтерии.

oКод товара (для отображения кодов, в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада», на закладке «ТМЦ и цены», установите флажок в поле «Отображать код товара везде, где он участвует»).

oНаименование ТМЦ — наименование товара, материала, изделия.

oЦвет, Состав — аналитики товаров (названия могут быть другие, поля могут отсутствовать) (для использования аналитик ТМЦ, в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада», на закладке «ТМЦ и цены», нажмите на кнопку «Настроить аналитики и атрибуты товаров» и введите их. Данная опция не используется в бухгалтерии).

oКол-во учетное — количество ТМЦ по данным учета.

oУпаковка (для использования упаковок, в пункте главного меню программы «Сервис | Настройки склада» или «Сервис | Настройки бухгалтерии», на закладке «ТМЦ и услуги», установите флажок в поле «Используем упаковки товаров»).

oЦена, Сумма учетная, Сумма фактическая — цена, сумма по учету и сумма фактическая (данные колонки могут быть скрыты — для их отображение в контекстном меню состава инвентаризации, следует выбрать пункт «Отобразить цены и суммы»).

oСчет ТМЦ — бухгалтерский счет.

oШтрих-код товара.

Если в программе ведется учет алкогольной продукции (включена опция Включить обмен с ЕГАИС или Включить функции учета алкоголя с отчетами в РАР в меню «Сервис | Настройки склада») появятся еще поля:

oСправка Б — номер сопроводительной к ТТН «Справки Б». Если указан номер, продукция в программе числится на регистре 1 (со справками Б), а если поле не заполнено, то на регистре 2 (Торговый зал).

oАлко: Код ЕГАИС, Алко: Код вида продукции, Алко: Объем, Алко: Крепость, Алко: Декалитры, Алко: Производитель — алкогольные показатели продукции, заданы в справочнике «ТМЦ и услуги».

Проставим фактическое количество для каждой записи. У отредактированных товаров, красная подсветка будет снята.

После выполнения инвентаризации, необходимо сформировать результат с помощью пункта контекстного меню «Сформировать результаты». На экране появится автоматически созданная операция «Результат инвентаризации». В её составе отразятся позиции товара, у которых количество фактическое отличается от количества учетного. Значения в графе «Кол» будут равны разнице между фактическим и учетным количеством, поэтому они могут быть как со знаком «+», так и со знаком «-». Для сохранения операции нажмем . Результат повлияет на текущие остатки.

После завершения инвентаризации, можно перейти к ее результатам с помощью пункта контекстного меню Перейти к результату. В меню «Операции | Товарные операции» появится операция с результатом инвентаризации.

В самой инвентаризации доступны следующие пункты контекстного меню:

•Добавить товары — позволяет добавить товары из группы, по которым были операции на складе. При выборе этого пункта меню, на экране появляется окно настройки, в поле которого Фильтровать по группе, выберите нужную группу товаров из списка. При добавлении, будут подставляться учетные цены, суммы и количество товаров.

•Обновить учет. цены и кол-ва — позволяет пересчитать цены и учетное количество товара. Данный пункт используется, например, если были допущены ошибки при занесении товара, и их надо устранить в данной инвентаризации. С помощью переключателя можно выбрать цены: учетные или розничные, если инвентаризация используется как инструмент для формирования расхода по рознице. Розничная цена берется из справочника категорий цен и не зависит от режима работа (упрощенный режим или прайс-листы). Выбор пересчета по розничной цене, может быть произведен, например, если при учете проданного товара, остатки заносятся по розничным ценам.

•ЕГАИС: Загрузить факт. кол-во из инвентаризации — позволяет в выбранной инвентаризации в колонку «Кол-во факт.» загрузить остатки из инвентаризации ЕГАИС (колонка «Кол ЕГАИС»), которые получены из ЕГАИС. Эта функция позволяет свести остатки в программе к остаткам ЕГАИС, с помощью контекстных пунктов «Сформировать прочий приход», «Сформировать прочий расход», «Сформировать результаты».

•Если в торговом оборудовании занесен терминал сбора данных, то с помощью пункта меню ТСД. Загрузить состав можно загрузить перечень ТМЦ с количеством из терминала (доступно в Бухгалтерии ПРОФ).

•Загрузить состав из Excel, OpenOffice позволяет загрузить состав инвентаризации из файла в формате Excel.

•Если при подборе товара с помощью сканера, не удается считать его штрих-код, выберите пункт контекстного меню Подбор по штрих коду или нажмите комбинацию клавиш +. В строке ввода появившегося окна, занесите штрих код вручную.

•Если в торговом оборудовании занесен терминал сбора данных, то с помощью пункта меню ТСД.Загрузить состав можно загрузить перечень ТМЦ с количеством из терминала, а с помощью пункта ТСД.Выгрузить марки выгрузить акцизные марки по данным учета из состава текущей инвентаризации по регистру 1,3.

•Пункт Сформировать результаты предназначен для формирования информации об остатках. При этом появляется форма ввода новой накладной, у которой все поля, за исключением основания, недоступны для изменения. Если обнаружена ошибка, следует удалить результат, внести поправки в инвентаризацию и сформировать результат заново. После того, как результат сформирован, появляется в контекстном меню пункт Перейти к результату. Результат инвентаризации находится в журнале товарных операций.

•Пункты Сформировать прочий расход и Сформировать прочий приход могут использоваться вместо пункта Сформировать результаты, например при оформлении расхода по розничной точке.

•Пункты ИНВ-22 Приказ о проведении инвентаризации, Сличительная опись (или нажатие клавиши ), ИНВ-3 Инвентаризационная опись, ИНВ-19 Сличительная ведомость и ТОРГ-16 АКТ о списании товаров предназначены для формирования бланков печати по данной инвентаризации.

•С помощью пункта меню Фильтрация по… возможно отфильтровать имеющиеся в журнале инвентаризации по складу. Здесь же производится сброс фильтра.

•Подсветка — позволяет задать цвет фона выделенной записи (или нескольких выделенных записей)

В составе инвентаризации добавляются следующие пункты:

•Пункт Движение по ТМЦ или нажатие клавиши формирует соответствующий отчет за период с начала года до даты инвентаризации.

•Возможно Разрешить редактирование записей инвентаризации. Если редактирование не разрешено, менять можно только колонку Фактический остаток всегда доступна для изменения.

•Пункт Показать цены и суммы позволяет отображать или скрывать колонки Цена, Сумма учет. и Сумма факт..

•Запрос кол-ва при подборе по штрих-коду позволяет включить или выключить появление диалогового окна ввода кол-ва при сканировании товара сканером или добавлении товара по штрих-коду с помощью контекстного меню «Подбор по штрих-коду». По умолчанию опция включена.