Инвентаризация основных средств (ОС): как часто проводится, порядок проведения на предприятии и в каких случаях делать, организация и периодичность, причины, сроки, учет, правила, этапы, в чем может з

Как часто проводится инвентаризация основных средств на предприятии и для чего она нужна (детально) – вопросы, которые мы разберем в статье. Порядок этой процедуры строго регламентирован, от него нельзя отступать. Более того, если во время проверки будут выявлены неучтенные объекты, то это грозит штрафами и наказаниями со стороны проверяющих органов. Сам процесс – не такой простой, как кажется, ведь нужно его правильно оформить, выявить расхождения между фактическим и плановым количествами, зафиксировать эти перемены. Давайте разберем все детали по порядку.

Что это – инвентаризация основных средств (ОС) на предприятии

В первую очередь это пересчет активов, которые есть в компании. С помощью такого действия становится возможным сохранить имущество фирмы невредимым. Ее главная задача – сопоставить реальные остатки и виртуальные, проверив данные, указанные в бухучете. Так считают деньги, оборудование, здания, долговые обязательства и многое другое.

С помощью переписи можно контролировать правильность отражения информации на счетах организации. При необходимости вносятся исправления, чтобы отчетность была актуальной.

Решения для бизнеса

магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее

материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее

табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее

мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее

радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее

автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Во время описи определяют:

есть ли фактически объекты, которые указаны на бумаге и в программе;
насколько корректно присвоены инвентарные номера;
правильно ли ведется бухгалтерский учет;
объемы недостач/излишков.

Сроки, правила, периодичность проведения инвентаризации основных средств

По законодательству проводить проверку следует не реже, чем один раз в 3 года на предприятии. Библиотечные фонды пересчитывать и проверять придется не так часто – раз в пятилетний период. Это установлено на основании Методических Указаний.

Конкретные данные каждая компания определяет для себя самостоятельно. Обычно это делается перед началом годового отчета. Но согласно закону есть случаи, когда это следует проводить чаще:

в результате чрезвычайной ситуации;
если началась реорганизация или ликвидация;
имущество собираются сдавать в аренду или полностью продавать;
МОЛ или руководитель скоро поменяются;
вскоре будет составляться годовая отчетность;
были выявлены факты кражи, порчи собственности или злоупотребление полномочиями.

Стоит отметить, что если члены коллектива требуют, то такую сверку проводят и в случае, когда выбывает более половины всех участников договора.

По приказу владельца или директора организации это может происходить внезапно, в любой момент. Разделяют сплошную опись, когда пересчитывается все, что есть в компании, и выборочную, когда считают ОС в одном подразделении, филиале или даже кабинете.

Что такое инвентаризация объектов основных средств

Процедура инвентаризации не что иное, как процесс сверки учетных данных с наличествующими в компании объектами имущества, а ее цель – сохранность активов, выявление потерь, недостач или неучтенных позиций. Проверке подлежат все виды ОС – имеющиеся в компании (в том числе бездействующие и находящиеся на консервации), а также арендованные и принятые на хранение.

Регулируется проведение инвентаризации основных средств законом № 402-ФЗ, методическими указаниями (МУ) по инвентаризации имущества и обязательств, утв. приказом МФ РФ № 49 и ПБУ, утв. приказом МФ РФ № 34н. В последние годы радикальных изменений в установившихся правилах проведения проверки наличия активов не произошло, поэтому инвентаризация основных средств в 2021 году осуществляется по тому же алгоритму. В предприятии порядок и сроки проведения процедуры определяет и закрепляет в учетной политике руководитель.

Периодичность проведения инвентаризации ОС – один раз в 3 года, сверки библиотечного фонда — раз в 5 лет (п. 1.5 МУ № 49), но на практике предприятия подвергают активы ревизии ежегодно, поскольку по завершении финансового года инвентаризацию проводят обязательно (п. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ). Годовую проверку ОС назначают на 4-й квартал, обычно на 31 декабря.

Кроме этого требования существует еще ряд обстоятельств, когда необходимы внеплановые проверки наличия ОС:

– при назначении нового руководителя или материально-ответственного лица (МОЛ), отвечающего за сохранность объектов;

– перед продажей или передачей активов в аренду;

– при ликвидации или реорганизации фирмы;

– при обнаружении хищения, пропажи или порчи ОС;

– при возникновении чрезвычайных ситуаций, к примеру, стихийного бедствия, которые могут частично или полностью уничтожить имущество.

Иногда инвентаризация основных средств инициируется руководством при массовом внедрении новых технологий на производстве и в управлении.

Что такое инвентаризация основных средств

Это подсчет объектов, которые постоянно использоваться во время производства или для нужд администрации. Сюда могут относиться машины, оборудование, техника, в том числе вычислительная, разнообразный хозяйственный инвентарь, скот и растения.

Пересчет может быть натуральным – когда проверяющие сотрудники или органы ходят по фирме и проверяют реальное наличие активов. Еще один вариант – документальный, когда сверяют только по учетным регистрам.

Юридически все это оформляется в зависимости от того, какие подтверждающие бумаги были разработаны внутри предприятия и закреплены учетной политикой через распоряжение. Ведомость – это документ, который будет составляться в 2 одинаковых бланках, потому что один отправляется бухгалтеру, а второй остается у МОЛ.

Периодичность инвентаризации

Инвентаризация должна проводиться в определенные сроки, устанавливаемые в зависимости от вида имущества. Эти сроки установлены законодательством:

основных средств – как минимум один раз в два-три года;
фондов библиотеки – один раз в пять лет;
нефтяной продукции – раз в месяц;
капитальных вложений – как минимум один раз в год, перед началом формирования годовой отчетности, но не ранее первого декабря текущего года;
готовых товаров на складах – один раз в год, до начала составления годового отчета;
денег и денежных документов – раз в месяц;
расчетов с кредиторами и дебиторами – как минимум два раза в год;
предметов, имеющих малую ценность – один раз в год;
расчетов с кредитными организациями – по мере получения из кредитных организаций выписок по счетам;
расчетов по налоговым платежам – как минимум один раз в квартал;
незавершенного строительства – один раз в год;
незавершенного производства – перед началом формирования итоговой отчетности;
других балансовых статей – первого числа того месяца, который следует за периодом отчета.

Комиссия по инвентаризации основных средств

В задачи этих людей входит осмотр и проверка соответствия виртуальных остатков реальным. Они фиксируют в имеющуюся у них ведомость все различия, записывают инвентарные номера, следят за характеристиками.

Все актуальные документы они получают перед началом изучения. Кто будет входить в состав проверяющих, вписывается в ИВН-22. Материально ответственные лица должны поставить отметки , что они сдают все подотчетное.

Изучению и сверке подлежат не только бухгалтерские листы, но и:

сведения, в соответствии с которыми можно определить права собственности на объекты;
технические паспорта;
наличие документации на природные ресурсы, которые принадлежат фирме.

Документальное оформление инвентаризации основных средств

В целях проведения инвентаризации на предприятии создается специальная комиссия, состав которой определяет руководитель. Обычно ее членами являются:

сотрудники администрации компании;
бухгалтеры, юристы, экономисты;
трудящиеся технических подразделений;
работники службы внутреннего аудита;
и другие.

МОЛ в состав комиссии не включают, однако они должны присутствовать при проверке.

Результаты инвентаризации вносят в инвентаризационную опись (акт инвентаризации). Можно воспользоваться унифицированной формой описи ИНВ-1 либо разработать бланк самостоятельно. Применяемую форму описи (акта) следует закрепить в учетной политике.

Данный документ составляют на каждое основное средство и МОЛ. Опись оформляют в двух экземплярах: один бланк для бухгалтерской службы, второй — для ответственного лица.