Документальное оформление инвентаризации основных средств

Зачем нужны инвентарные бланки для основных средств

К основным средствам относятся:

• здания;
• сооружения;
• машины и оборудование;
• транспорт;
• производственный и хозяйственный инвентарь.

Учетной единицей является инвентарный объект. На каждый объект при его поступлении заводится специальная инвентаризационная карточка учета основных средств, которая составляется в одном экземпляре и отражает всю историю объекта в организации. В ней фиксируют факты движения, переоценки, ремонта и иных событий, связанных с активом. Закрывают бланк после выбытия ОС (продажи или ликвидации). Но после закрытия учетная форма должна храниться еще не менее пяти лет (п. 80 Методических указаний по бухучету основных средств, Приказ Минфина РФ от 13.10.2003 №91н).

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно провести инвентаризацию.

Что представляет собой инвентаризационная карточка?

Инвентаризационная карточка ОС-6 является своеобразным паспортом объекта. В ней содержатся сведения об основном средстве (технические характеристики, срок полезного использования и др.). На каждое ОС необходимо заводить отдельную карточку. При этом не имеет значения, принадлежит ли конкретный объект компании или его взяли в аренду.

Документ составляют в одном экземпляре. Все записи в карточку вносятся при осуществлении любых действий с зарегистрированным в ней имуществом. Основанием для внесения записей является акт приема-передачи и иные документы. Скачать инвентарную карточку учета основных средств можно в конце данной статьи.

Критерии признания основного средства

Чтобы признать актив в бухучете основным средством, следует проверить соблюдения определенных условий (ПБУ 6/01):

• объект предназначен для использования при производстве продукции, выполнении работ либо для управленческих нужд организации;
• предполагается его использование длительное время (более года);
• не предполагается его дальнейшая перепродажа;
• объект способен приносить в будущем экономическую выгоду.

Кроме перечисленных критериев, в РСБУ для признания актива ОС есть требования о стоимости — не менее 40 000 руб. В налоговом учете дополнительно установлен минимальный стоимостной критерий, но там он составляет 100 000 руб. Бухгалтерский лимит регулируется в учетной политике в меньшую сторону.

Для современного учета важно не просто отнести имущество к ОС, но и определить, как это сделать. Существуют дорогостоящие активы, которые поступают в организацию как отдельные единицы, но фактически образуют единый комплекс, поскольку они не работают по отдельности. В этом случае их принимают к учету как одно ОС, состоящее из нескольких частей. Ярким примером этого являются персональные компьютеры. Этот подход находит отражение в учетных бухгалтерских регистрах — назначение ноутбука для инвентарной карточки отражается как участие в общей системе организации. Он учитывается и отдельно, и в составе комплекса одновременно, вместе с принтерами, копировальной и другой оргтехникой, которая к нему подключена.

Является ли форма ОС-6 обязательной?

Так как с 2013 года утвержденные Госкомстатом формы первичной документации перестали быть обязательными — организации могут разрабатывать свои формы инвентаризационных карточек. Главное, чтобы они были закреплены в Учетной политике. Также в документации должны присутствовать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Образец заполнения инвентаризационной карточки учета основных средств будет представлен далее.

На практике помимо формы ОС-6 часто используют следующие формы:

• Карточка группового учета ОС-6а;
• Инвентарная книга учета ОС-6б;
• форма 0504031 для бюджетных учреждений.

Скачать в Word бланк инвентарной карточки ОС-6 и на его основе сформировать аналогичный документ — это наиболее приемлемый вариант для лиц, ответственных за учет ОС в организации.

Какую форму использовать для учета ОС

После вступления в силу нового закона о бухучете 402-ФЗ организации вправе самостоятельно разрабатывать бланки первичных учетных документов. Касается это правило и инвентарных карточек ОС. Но иногда применяется и унифицированная инвентарная карточка учета объекта основных средств ОС-6 формы, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7. Вот так выглядит учетный бланк, который используют большинство организаций:

Бланк унифицированной формы ОС-6

Если документооборот в организации ведется с применением унифицированных учетных форм, то аналитический учет основных средств (ОС) — с использованием инвентарных карточек по унифицированной форме ОС-6. Инвентарная карточка ОС-6 для учета основных средств (бланк которой вы можете скачать на нашем сайте) и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

Для группового учета объектов ОС используют унифицированную форму ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств». ОС-6а вы можете в системе КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к К+ и переходите к скачиванию.

Форма ОС-6 инвентарной карточки учета основных средств может не заполняться организациями, число основных средств у которых незначительно. Такие организации вместо инвентарных карточек могут вести инвентарную книгу по форме ОС-6б (п. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н (далее — Методические указания по учету ОС)).

С 2013 года применение унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом, стало необязательным, поэтому возможно использование самостоятельно разработанных документов аналогичного содержания.

Правила заполнения инвентарной карточки учета основных средств

Индивидуальная учетная карточка заводится в момент поступления объекта основных фондов в организацию. Причина принятия на учет роли не играет:

• приобретение за деньги;
• получение по бартеру;
• взнос в уставный капитал;
• безвозмездная передача от учредителя;
• иной, не противоречащий законодательству способ.

В нормативных документах определено, что писать в назначении объекта в инвентарной карточке — первичные сведения об активе заносятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных активов, техпаспортов, иных сопроводительных документов. В момент принятия к учету необходимо заполнить:

• общий раздел (наименование и инвентарный номер объекта, его место нахождения, дата принятия к учету и номер амортизационной группы);
• раздел 1 (дата выпуска, дата и номер документа о вводе в эксплуатацию);
• раздел 2 (стоимость приобретения, срок предполагаемого полезного использования);
• раздел 7 (если актив имеет какие-либо особенные количественные или качественные характеристики).

На протяжении всего периода использования необходимо отражать сведения о перемещении, реконструкции, ремонте или модернизации, переоценке (разделы 3, 4, 5 и 6). Данные о событиях, происходивших с объектом основных фондов на протяжении его эксплуатации, заполняются на основании соответствующих первичных документов.

В момент выбытия в разделе 1 необходимо заполнить сведения о фактическом сроке эксплуатации на дату выбытия, о начисленной амортизации и остаточной стоимости.

Инвентарная карточка ОС-6: порядок ведения и заполнения

Инвентарные карточки предназначены для учета объектов основных средств, а также их движения внутри организации. Инвентарная карточка по форме ОС-6 открывается на каждое ОС, причем оформлять такой документ рекомендуется в том числе и на арендованные объекты (п. 14 Методических указаний по учету ОС).

Открывают инвентарную карточку основных средств на основании акта о приеме-передаче основных средств (формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б). Из него же в инвентарную карточку учета основных средств переносят часть сведений о приобретаемом объекте (заполняют разделы 1 и 2). Также при заполнении карточки используют сведения из сопроводительных документов, например технических паспортов заводов-изготовителей.

О разновидностях формы ОС-1 подробнее — в материалах:

• «Унифицированная форма № ОС-1 – акт о приеме-передаче ОС»
• «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец»
• «Унифицированная форма № ОС-1б — бланк и образец».

На момент принятия ОС к учету в карточке отражают следующие сведения:

• в разделе 1 — сведения об ОС на дату передачи: дата выпуска, данные документа о вводе в эксплуатацию, срок эксплуатации, начисленная амортизация, остаточная стоимость (раздел заполняется по объектам, которые уже были в эксплуатации у предыдущего собственника);
• в разделе 2 — первоначальная стоимость и срок полезного использования (они понадобятся для начисления амортизации);
• в разделе 4 — сведения о приемке объекта (указываются реквизиты документа о приемке, подразделение, стоимость ОС и материально ответственное лицо);
• в разделе 7 — краткая индивидуальная характеристика объекта.

Остальные разделы заполняются по ходу эксплуатации ОС. В частности, в карточку заносят сведения:

• о переоценке основного средства (раздел 3);
• перемещениях объекта и его списании (раздел 4);
• затратах на реконструкцию, модернизацию и ремонт (разделы 5 и 6).

Подписывает карточку уполномоченный на то сотрудник (как правило, бухгалтер).

Образец заполнения инвентарной карточки основных средств можно скачать ниже по ссылке.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В образце заполнения инвентарной карточки учета основных средств разделы, касающиеся изменения стоимости основного средства, его ремонта, индивидуальных характеристик, и подпись бухгалтера приведены на 2-й странице.

Как заполнить форму ОС-6?

Правила заполнения инвентарной карточки учета основных средств регламентируется постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 №7. Унифицированный документ состоит из семи разделов.

Заполненную инвентарную карточку учета объекта основных средств должно подписать лицо, ответственное за ее составление. Форма ОС-6 относится к внутренней документации компании, поэтому заверять ее печатью не обязательно. Инвентарные карточки по имуществу, которое выбыло, необходимо хранить не менее 5 лет.

Перед составлением документа ответственному лицу следует ознакомиться с образцом заполнения карточки ОС-6.

Образец заполнения инвентарной карточки учета нефинансовых активов

Бланк учета 0504031 включает заголовочную часть и 5 разделов.

Заголовочная часть заполняется при открытии инвентарной карточки нефинансового актива. Регистру присваивается номер, заполняются сведения об учреждении (наименование и реквизиты), прописывается подразделение, в котором будет эксплуатироваться объект. Далее указываются данные о самом активе: его наименование и инвентарный номер, дата принятия к учету.

В течение срока эксплуатации нефинансового актива в соответствующих разделах отражается информация о находящемся на учете основном средстве, всех изменениях и событиях, связанных с объектом:

• изменение стоимости и начисленной амортизации;
• данные о ремонте, модернизации и консервации;
• о внутренних перемещениях;
• индивидуальные технические, качественные и количественные характеристики объекта;
• данные о принятии и о выбытии (с указанием наименований документов, их дат и причины списания).

Инвентарная карточка закрывается на дату выбытия основного средства. При этом в разделе 3 делается отметка о дате и причине списания. Если карта формировалась в электронном виде, то на дату выбытия ОС необходимо изготовить бумажную копию и передать ее в архив.

Разобраться в порядке заполнения поможет образец, приведенный ниже.

Заполнение инвентарной карточки 0504031: образец заполнения

Ф.0504031, бланк

Что понималось под групповым учетом основных средств до 01.01.2018?

Групповой учет основных средств до 01.01.2018 применялся в отношении объектов библиотечных фондов и однородных предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью до 40 000 рублей включительно.

При этом групповой учет производственного и хозяйственного инвентаря мог осуществляться при одновременном соблюдении условий:

• объекты приобретены единовременно по одной учетной стоимости;
• объекты имеют одно и то же производственное и хозяйственное назначение, технические характеристики.

На объекты, подлежащие групповому учету, открывалась Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). При этом каждому из учтенных на карточке объектов производственного и хозяйственного инвентаря присваивался индивидуальный инвентарный номер. Объектам библиотечного фонда инвентарные номера не присваивались.

Карточка учета основных средств образец бланк

В настоящее время практический на каждом предприятии есть основные средства и,соответственно, должен вестись их учет.

На каждое такое имущество заводится собственная инвентарная карточка по одному экземпляру на каждый объект. Данная карточка также используется при перемещении или выбытии основного объекта на предприятии.

В данном документе прописывается вся информация об объекте — его состояние, проводился ли ремонт и так далее.

Если на предприятии имеется не большое количество основных объектов, то в этом случае не обязательно на каждый объект заводить бланк, а можно всю информацию по основным объектам записывать в специальном инвентарном журнале, в котором будет вся необходимая информация.

Содержание инвентарной карточки основных объектов

Данный бланк содержит семь разделов. В данном письменном документе должна быть отражена следующая информация:

1. В первом разделе карточки основных средств прописывается информация об основном средстве на дату его передачи. Если основное средство новое, то первый раздел не заполняется;
2. Во втором разделе прописывается информация на дату поступления данного средства. В графе, которая говорит о первоначальной стоимости данного объекта, указывается общий размер всех расходов, которые непосредственно связанны с покупкой нового объекта, без учета НДС;
3. В третьем разделе бланка указывается информация, которая прописывается в процессе использования объекта при проведении его переоценки;
4. В четвертом разделе указывается информация обо всех передвижениях основных объектов. Первая запись в данном разделе будет о приеме объекта к учету (его поступление на предприятие). В следующий раз при внутренних перемещениях основного объекта, его выбытии, в четвертой графе специального бланка делаются соответствующие записи;
5. В пятом разделе соответствующего бланка прописывается информация после проведения усовершенствований, ремонта, частичного выбытия, из-за которых происходят изменения в изначальной стоимости основного объекта;
6. В шестом разделе отдельно прописываются расходы на ремонт основных объектов;
7. В седьмом разделе появляется необходимость в заполнение, в ситуации, когда основным объектом являются какие-либо драгоценные сплавы.

После того как бланк по основным средствам заполняется, то уполномоченное лицо ставит свою личную подпись.

Ниже расположен типовой пример и форма карточки учета основных средств вариант которого можно скачать бесплатно.