Уделим внимание одному из видов периодических проверок состояния организации. Сегодня инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности проводится, по сути, в обязательном порядке, и ниже мы рассмотрим, почему так происходит, для чего, что это дает. Отдельно коснемся задач и сроков и пройдем по всем ее этапам. Столько информации – чтобы вы понимали, как действовать, а также осознавали всю важность и актуальность принимаемых мер.
Сразу же отметим, что буквально все нюансы этой комплексной процедуры регламентированы различными документами. И это даже удобно на практике, так как защищает от повторных ошибок: исправив всех промахи, во второй раз вы уже их не допустите. Мы же ниже постараемся осветить все нюансы и подводные камни максимально подробно, чтобы «набитых шишек» было изначально меньше.
Обоснование обязательности годовой инвентаризации
Да, проверка осуществляется не по желанию – ее должны проводить юридические лица любой ОПФ (организационно-правовой формы), какой бы налоговый режим они ни применяли. Об этом говорят сразу 2 документа:
- ФЗ № 402 от 06 декабря 2011, а именно пункт третий статьи 11;
- утвержденное Минфином РФ ПБУ (положения бухучета) № 34н от 29 июля 1998 — п. 27.
Согласно им, процедура необходима, чтобы обеспечить актуальные данные для учета. С другой стороны, статья 14 все того же ФЗ № 402 говорит, что в состав отчетности результаты проверки не входят. Значит, в стандартном случае налоговая не будет смотреть, выполняли ли вы инвентаризацию вообще. Но если они что-то заподозрят и нагрянут с инспекцией, окажется, что вы поступили незаконно, а это уже повлечет за собой санкции.
Впрочем, дело не только в соблюдении норм и легальном ведении бизнеса, а еще и в практической пользе. Эта процедура позволит оценить реальное положение дел: непосредственно убедиться в наличии/отсутствии МПЗ (материально-производственных запасов) и долгов, обнаружить хищения и недоимки, неучтенные доходы и расходы, нарушения со стороны сотрудников и тому подобное. Так что предлагаем мыслить позитивно и воспринимать ее как возможность для анализа состояния компании, а не как неуместную необходимость.
Примеры консультаций по бухгалтерскому учету
Библиотека Онлайн школы «СтаньГлавбухом»!
Январь 2021г.
Ситуация:
До 31.12.2019г. Организация не успела провести инвентаризацию. Можно ли провести инвентаризацию в 2021г. до даты составления бухгалтерской отчетности за 2021г.
Краткий ответ:
Срок проведения инвентаризации является одним из условий учетной политики.
По нашему мнению, годовая инвентаризация может быть проведена в 2020г. перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности за 2021г.
Если указанная инвентаризация проведена до составления бухгалтерской отчетности и результаты инвентаризации отражены в учете записями за декабрь 2021г., отсутствуют основания для привлечения Организации к ответственности и признания бухгалтерской отчетности недостоверной.
При этом компаниям, бухгалтерская отчетность которых подлежит обязательному аудиту, либо намеренных провести инициативный аудит, необходимо иметь в виду, что в соответствии с международными стандартами аудита аудитор не выдает безоговорочно положительное аудиторское заключение в случае, если он не участвует в проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Обоснование:
В соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» активы и обязательства подлежат инвентаризации.
Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации.
Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами (ст. 11).
В соответствии с
— п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н и
-п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49
проведение инвентаризации обязательно, в т.ч., перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
По мнению Минфина России, инвентаризация должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно (Приложение к Письму Минфина России от 09.01.2013 N 07-02-18/01).
На основании пункта 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества результаты годовой инвентаризации должны быть отражены в годовом бухгалтерском отчете.
Из вышеприведенных норм можно сделать вывод о том, что проведение инвентаризации возможно и после окончания отчетного года, но до составления бухгалтерской отчетности.
При этом инвентаризация проводится на 31 декабря отчетного года.
В соответствии с п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н (далее — ПБУ 1/2008) порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации является элементом учтенной политики.
Прямой ответственности за нарушение сроков проведения инвентаризации в законодательстве нет.
Так, в соответствии с п. 8 ст. 3, п. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» документы, которыми оформляются результаты инвентаризации являются первичными учетными документами.
Согласно п. 3 ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается, в т.ч., отсутствие первичных документов, несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.
Из приведенной статьи следует, что Организация может быть привлечена к ответственности по ст. 120 НК РФ только при отсутствии инвентаризации или несвоевременном отражении в учете результатов инвентаризации – излишков и недостач.
Одновременно обращаем внимание Организации на то, что в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности, утв. Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н (ПБУ 22/2010) неправильное применение учетной политики организации может привести к неправильному отражению (неотражению) фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации – ошибке (п.2).
В данном случае такая ошибка может быть вызвана выявлением в ходе инвентаризации излишков и недостач.
На основании п. 6 ПБУ 22/2010 ошибка отчетного года, выявленная после окончания этого года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного года (года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность).
На основании вышеизложенного, по мнению консультантов, в случае, если Организация проведет инвентаризацию активов и обязательств за 2021г. в 2021г. – до составления бухгалтерской отчетности и выявленные излишки и недостачи отразит записями по счетам учета за декабрь 2021г., основания для признания ее отчетности недостоверной также отсутствуют.
Дополнительная информация.
Однако, компаниям, бухгалтерская отчетность которых подлежит обязательному аудиту, либо намеренных провести инициативный аудит необходимо иметь в виду следующее.
В бухгалтерской отчетности за 2021г. указывается информация
— об обязательности аудита,
— наименование аудиторской организации (Ф.И.О. индивидуального аудитора), ИНН, ОГРН (ОГРНИП).
В свою очередь в соответствии с международными стандартами аудита аудитор не выдает безоговорочно положительное аудиторское заключение в случае, если он не участвует в проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Проведение годовой инвентаризации как правило осуществляется в период с 01 октября по 31 декабря отчетного года.
Таким образом, для проведения аудита бухгалтерской отчетности целесообразно заключить договор с аудиторской организацией до 31 декабря отчетного года и провести инвентаризацию с участием аудиторов.
Кнопка скачать или вывести на печать статью появится здесь, если Вы вошли на сайт. (Для входа на сайт прокрутите страницу вниз и войдите или зарегистрируйтесь)
Что дает годовая инвентаризация: причины проведения
Она полезна тем, что:
- помогает выявить фактические активы (их объем и количество), а также установить уровень будущих расходов и степень исполнения взятых обязательств;
- дает возможность заметить недостачу, излишек, пересортицу по итогам сопоставления ведомостей о реальном наличии с данными последнего проведенного учета;
- позволяет установить несоответствия утвержденным и используемым критериям признания;
- обнаруживает имущество, частично утратившее потребительские свойства и начальные качества, физически и морально устаревшее, неиспользуемое (касается как материальных предметов, так и нет).
Согласитесь, каждый из перечисленных факторов – уже весомый повод для проверки, причем приносящий руководителю практическую пользу.
Уведомление о проведении инвентаризации
Механизм уведомления всех заинтересованных лиц о предстоящей инвентаризации предполагает ознакомление их с такими документами:
- график проведения инвентаризации;
- приказ о проведении ревизионных мероприятий.
Дополнительной, но необязательной мерой является официальное вручение материально ответственному работнику письменного уведомления. Порядок проведения инвентаризации предполагает передачу этого документа сотруднику лично под расписку или путем отправки по почте. Для подтверждения факта уведомления заинтересованных лиц о предстоящей проверке работодатель может воспользоваться полученной распиской или квитанцией о приеме почтового отправления оператором узла связи.
Что подлежит инвентаризации перед годовой отчетностью
Согласно первому пункту 11 статьи все того же ФЗ № 402, это объекты четырех категорий. Каждую из них рассмотрим прямо сейчас.
Материальные активы
Обширная группа, в которую входят:
- офисные и промышленные здания, подсобные помещения, земельные участки и остальная недвижимость;
- производственное оборудование, используемая спецтехника, автомобильные и иные транспортные средства;
- уже выпущенная продукция и сырье для ее производства, а также имеющиеся в наличии товары под реализацию;
- любые другие запасы, не подпадающие ни под один случай из вышеперечисленных.
Внимание, учету подлежит как собственное имущество, так находящееся на ответственном хранении или взятое во временное пользование, то есть те же арендованные фирмой легковые машины также входят в данную подкатегорию.
Финансы компании
Годовая инвентаризация – это обязательная проверка денег, причем как наличных в кассе, так и средств, лежащих на счетах организации. И не только их, а вообще всех активов схожей природы: акций, инвестиций, депозитов.
Отдельного внимания заслуживают дебиторские задолженности. Необходимо удостовериться, что они подтверждены соответствующими деловыми бумагами, например, заключенными и действующими контрактами или составленными по всем правилам расписками.
Собственные долги фирмы
С особенной тщательностью нужно взглянуть на свои текущие кредиторские обязательства: на займы, финансовые средства в резерве, еще не произведенные выплаты контрагентам, партнерам, поставщикам. Также следует сверить последние банковские платежи, чтобы убедиться в объеме остатка и актуальности начисляемых процентов.
Нематериальные активы
Действительно, грамотная ежегодная инвентаризация имущества должна учитывать все то, на что компания тратила деньги (и продолжает владеть этим на текущий момент). В том числе и:
- зарегистрированные товарные знаки, бренды, фирменные названия;
- лицензионные копии программных продуктов, допустим, все установленные версии «1С: Бухгалтерия».
Обратите внимание, имущество и обязательства всех четырех из вышеописанных групп подлежат проверке вне зависимости от фактического места их нахождения. Даже если какие-то объекты (допустим, транспортные средства или промышленные станки) будут перевезены в филиал, расположенный в другом городе, их все равно потребуется отразить в результатах, так как они состоят на балансе организации.
Задачи и цели проведения годовой инвентаризации имущества
Суть процедуры – в актуализации данных, представляемых в отчетности за текущий период. Она выявляет все изменения, которые могли произойти за 12 месяцев.
Обеспечение всех мер по проведению ложится на плечи либо собственника компании, либо уполномоченного им должностного лица – руководителя (согласно учредительным документам). Ему также необходимо создать и поддерживать все условия для выполнения проверки, очертить ее объемы и продолжительность (хотя в обязательных случаях последняя заранее известна, равно как периодичность). Ему же следует проконтролировать, чтобы у тех, кто осуществляет инспекцию, оставался беспрепятственный доступ к активам и архивам.
Этапы проведения инвентаризации
Этапы инвентаризации условно можно разделить на несколько блоков:
- подготовительные мероприятия;
- подсчет, обмер и взвешивание имущества;
- сопоставление фактических данных с отчетными;
- документальная фиксация результатов ревизии.
Пошаговая инструкция по проведению инвентаризации:
- Формирование комиссии по инвентаризации.
- Ознакомление с учетными сведениями о количественном составе имущества.
- Составление материально ответственным лицом расписки.
- Начинается проведение инвентаризации – пересчитываются активы предприятия в натуральном выражении. Важно проверять и техническую исправность каждого объекта. Возможна реализация сверки с контрагентами.
- Следующие этапы проведения инвентаризации предполагают внесение получаемых сведений о фактическом наличии в инвентаризационные описи. Далее производится сравнение факта с данными, которые содержатся в отчетной документации.
- Этапы инвентаризации должны проходить при строгом соблюдении последовательности. Завершающим шагом будет выявление расхождений и их фиксация в протоколе заседания комиссии и итоговом акте, корректировка данных бухгалтерского учета (в случае необходимости).
В какие сроки проводится годовая инвентаризация на предприятии
Строго до даты баланса и в соответствии с пунктом 4 ПБУ 1/2008, согласно Приказу Минфина РФ № 106н от 06 октября 2008 года.
Начало работ зависит от вида имущества:
1. Если это доходы, расходы, задолженности, обязательства (не считая нереализованных обеспечений, обязательных страховых отчислений, бюджетных расчетов), текущие биологические объекты, запасы, необоротные средства (в последних двух случаях исключение составляют предметы, временно находящиеся за пределами владения компании) – стартовать нужно за 3 месяца до дня подведения итогов.
2. Если это деньги, отчисления под целевое финансирование, инвестиции, незавершенные капитальные вложения, полуфабрикаты или неоконченная продукция – то за 60 календарных суток до подбития баланса.
3. Если это активы, отправляемые куда-либо на длительные сроки (допустим, уходящие в рейсы корабли и автомобили) или материальные ценности, которые совершенно точно будут за пределами фирмы – то вплоть до временного выбытия.
Да, причина инвентаризации – годовая отчетность, но все-таки есть три исключения:
- допустимо не подвергать осмотру то имущество, которое уже было проверено в период с октября по декабрь еще не истекшего года;
- периодичность выполнения всех работ актуализации имеющихся данных составляет 1 раз в 36 месяцев для основных средств и 1 раз в 5 лет – для библиотечных фондов;
- те компании и организации, которые ведут свою деятельность на Крайнем Севере, вправе осуществлять инспекцию хранящихся на балансе материалов, товаров и сырья в те периоды, когда их наличие подходит к концу (при наименьшем остатке).
Обратите внимание, по желанию собственника можно заниматься этим вопросом чаще, но никак не реже положенных норм.
Этапы проведения ежегодной инвентаризации
В общем случае процедуру можно разделить на 4 шага – они просты, логичны и понятны, поэтому рассмотрим их вкратце.
Подготовительный
На этой стадии назначают членов комиссии, которые принимают предварительные меры – пломбируют складские помещения и так далее. Более полный список действий мы представим отдельно, ниже.
Проверочный
Здесь происходят непосредственные работы: подсчет количества запасов, установление состояния активов, измерение габаритов товаров или оборудования (если это необходимо) и составление ведомостей. Последние особенно важны, заполняются они раздельно и в двух экземплярах – уполномоченным ревизором и материально ответственным лицом.
Сравнительно-аналитический
На этой стадии составленные ранее описи сличаются, между собой и/или с уже имеющимися документами. Это делается для выявления несоответствий, ошибок или даже случаев обмана. То, чем именно вызвано несовпадение данных, как раз и выясняется в ходе рассмотрения каждого проблемного случая.
Заключительный
Заполняется протокол, в котором указываются все спорные моменты и меры по их урегулированию – необходимость в проведении повторной проверки, показания материально ответственных лиц, заявления в правоохранительные органы по факту кражи или хищения. Если никаких сложностей нет, данный документ тоже подготавливается. И в обоих случаях он идет на рассмотрение руководителю предприятия. Как только глава компании поставит свою подпись, деловая бумага приобретает распорядительную силу, и статистическая информация из нее переносится в финансовую отчетность.
Подготовительные мероприятия
Прежде чем проводить непосредственно инвентаризацию по итогам года, нужно:
- издать приказ о проверке – это делает начальник фирмы;
- установить сроки выполнения всех работ в зависимости от объемов и видов осматриваемого имущества;
- сформировать комиссию, распределив роли и обязанности между ее членами, проинструктировать их;
- запастись бланками для заполнения описей и протоколов;
- вывести остатки активов за предыдущий отчетный период.
Кое-что нужно сделать и самим ревизорам, например, ограничить общий доступ к хранилищам – опломбировать их – и собрать расписки с ответственных лиц. Такая подготовка займет буквально пару дней (а при грамотном планировании даже меньше), зато существенно упростит дальнейшие этапы процедуры.
Нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации
При планировании и проведении инвентаризации необходимо использовать нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации имущества организации.
Одним из главных НПА является ФЗ «О бухгалтерском учете». В этом документе прописаны правила учета и оценки имущества предприятия. Здесь же дается определение инвентаризации, перечисляются причины, вследствие которых она становится обязательной процедурой. Этот Федеральный закон – основной нормативный документ, регулирующий порядок проведения инвентаризации. В нем прописывается то, как должны отображаться выявленные данные и полученные в ходе проверки расхождения.
При изучении порядка проведения инвентаризации следует обратить внимание на ПБУ №34-Н. Оно было утверждено еще в 1998 году, но с течением времени претерпевало некоторые изменения. Именно этот документ проводит нормативное регулирование инвентаризации. В нем содержится информация о том, как правильно оценивать результаты и проводить проверку относительно имущества и имеющихся у компании обязательств.
Обратить внимание нужно и на Постановление Госкомстата РФ №88. Оно вступило в силу в 1998 году. В документе отображены формы первичной отчетности по инвентаризации. Но нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации, не обязуют использовать унифицированные формы актов. Предприятие может разработать и свои формы.
При проведении инвентаризации нужно руководствоваться методическими указаниями, вступившими в силу после выхода приказа Минфина РФ №49 в 1995 году. Именно здесь отображен порядок проверки финансовых и имущественных обязательств предприятия и способы отображения и оформления полученных сведений. На основании этого нормативного документа инвентаризация отдельных разновидностей обязательств и проводится.
В случае выездной проверки ответственные лица руководствуются приказом Минфина РФ и МНС РФ №20н ГБ-3-04/39. Именно после его принятия вступило в силу положение о порядке проведения такой проверки. Она проводится налоговыми органами в отношении налогоплательщиков.
Но используемая организацией нормативно-правовая база инвентаризации может быть расширена. При этом во внимание берут имеющиеся формы собственности, специфику работы и ее масштабы. Все вместе это позволяет руководителю организации проводить инвентаризацию на основании законов и положений, ясно регламентирующих процедуру работы.
Порядок проведения годовой инвентаризации
В общем случае она выполняется всего в 5 шагов. Каждый из них по отдельности не представляет собой чего-то сложного и будет рассмотрен нами ниже.
Создать комиссию
Она формируется из представителей разных отделов компании: входить в нее должны член администрации, бухгалтер, ведущие специалисты (главный экономист, инженер, техник и так далее). Также возможно привлечение независимых экспертов и аутсорсеров – для получения объективного мнения со стороны. Ее утверждает руководитель.
Если ревизии осуществляются регулярно, ее состав и характер деятельности может быть постоянным. Если предполагается значительный объем работ и необходимость выполнения операций на разных складских помещениях, можно подключить к решению вопроса сразу несколько групп, которых будут инспектировать активы параллельно.
Издать приказ о проведении инвентаризации перед годовой отчетностью на предприятии
Этот документ должен содержать:
- четко указанную продолжительность мероприятий;
- причину проверки;
- состав комиссии.
Эту деловую бумагу также следует зарегистрировать в книге контроля, согласно пункту 2.3 МУ.
Определить остатки активов к моменту начала ревизии
Инспекторам нужно получить сведения о приходе/расходе, отчеты о движении денег, ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и МПЗ. Все это должен завизировать председатель, обязательно проставив дату.
Кроме того, материально ответственные лица обязаны подать расписки, в которых они подтверждают, что предоставили всю нужную документацию и оприходовали ценности или подотчетные суммы/доверенности, а все выбывшие активы списали.
Непосредственно инвентаризация для годовой отчетности
На этом этапе выясняется фактическое наличие объектов и реальность взятых обязательств. Все сведения, измерения и выявленные несоответствия заносятся в соответствующие описи и акты, каждый из которых необходимо сделать в двух (хотя бы) экземплярах – для последующего сличения.
Проверку нужно проводить в присутствии лица, несущего материальную ответственность (согласно пункту 2.8 МУ).
Оформление результатов
Все полученные данные заносятся в ведомости, которые затем соотносятся с бухгалтерской отчетностью. Если в процессе ревизии выявлены излишки, они заносятся в статью общих доходов, тогда как недостачи списываются в отдельном порядке (с рассмотрением того, почему они произошли).
Правила заполнения инвентаризационных документов
- Все эти материалы составляются в количестве от 2 экземпляров; вписывать в них значения можно как от руки, так и электронным способом.
- Объекты в описях должны быть четко представлены – с разделением по названию (артикулу), единицам измерения, субсчетам, местоположению хранения, ответственному лицу.
- Порядковый номер и общее натуральное количество активов обязаны быть словами прописаны на каждой странице.
- Обязательно, чтобы объект проверки был идентифицирован и сопоставим с бухгалтерской отчетностью.
- Следует заполнять все строки на каждом листе за исключением последнего, на котором свободное место должно быть перечеркнуто.
- Под документом нужна подпись каждого члена комиссии и всех материально ответственных лиц.
- Подчистки и помарки строго запрещены – если допущена ошибка, ее необходимо перечеркнуть, написав сверху правильный вариант (и так важно поступить со всеми экземплярами).
Когда инвентаризация является обязательной
Сотрудникам организации важно знать не только о том, как правильно провести инвентаризацию, но и о том, когда необходимо это мероприятие. В число законных оснований для проведения инвентаризации законодатель включает такие обстоятельства, как:
- смена материально ответственных лиц;
- наступление периода составления годовой отчетности;
- выявление факта хищения;
- поиск сведений о наличии мошенничества или порче имущества компании;
- реорганизация юридического лица;
- ликвидация организации;
- наступление стихийного бедствия, пожара или иного ЧС.
Сверяем результаты с учетными данными
Все завизированные материалы направляются в бухгалтерию, сотрудники которой проводят сличение и заполняют ведомости для ОС и НМА в общем порядке или в отдельном – по отношению к активам, находящимся во временном владении компании.
Причины расхождений выясняются и фиксируются специальных протоколах. Данные документы подаются руководителю организации, который и утверждает их в течение 5 рабочих дней, вместе с решениями и рекомендациями экспертов. Таким образом, деловые бумаги приобретают распорядительную силу и становятся первичными. Именно на их основании обновляются записи в бухучете.
Что будет, если инвентаризацию перед годовым отчетом не проводить
Каких-либо отдельных наказаний за это не предусмотрено, но выполненная проверка поможет показать, что на предприятии все в порядке, если налоговая вдруг обнаружит что-то подозрительное и нагрянет с инспекцией. Если убедительных свидетельств прозрачности ведения дел у вас не окажется, получите штраф до 20 тысяч рублей, хотя главная неприятность – это возможная блокировка деятельности компании на срок от 1 до 3 лет. Плюс, если нарушение посчитают грубым, с точки зрения налогообложения, с вас дополнительно стянут еще от 10 до 40 тысяч рублей.
Кроме того, ревизию лучше регулярно осуществлять для оптимизации своей работы. Потому что она даст представление о реальном состоянии активов, о количестве хранящейся продукции и сырья, о моральном устаревании оборудования и многих других важных вещах.
