Кто должен представлять сведения о численности сотрудников
Отчет утвержден еще в 2007 году. Бумажная форма – приказом ФНС №ММ-3-25/[email protected] от 29.03.2007 года, а сведения в электронном виде – приказом ФНС №ММ-3-13/[email protected] от 10.07.2007 года. Сведения подаются на одном листе.
Казалось бы, и так понятно, кто должен представлять контролирующему органу данную форму, однако и здесь есть свои нюансы.
Естественно, форму должны формировать и сдавать все работодатели, к которым относятся:
- Компании, у которых трудоустроены сотрудники
- Индивидуальные предприниматели, которые используют труд наемных работников
Несмотря на эти очевидные случаи, есть письмо Минфина №03-02-07/1/4390 от 04.02.2014 года, где четко указано, что организации, где нет наемных сотрудников, также сдают сведения в налоговую инспекцию. Этот же факт подтверждает и пункт 3 статьи 80 НК РФ.
В случае, если у организации работников нет, то сведения подаются по той же форме, заполняются аналогично полноценному отчету, только в соответствующей графе, где необходимо указать численность персонала будет стоять 0. Такой отчет считается нулевым.
Кто обязан сдавать КНД 1110018
Судя по названию отчётности, сообщать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели, но это не совсем так. Действительно, индивидуальные предприниматели, не нанимавшие в отчётном году персонал по трудовым договорам, форму КНД 1110018 не сдают.
Что касается юридических лиц, то для них эта обязанность установлена даже при отсутствии персонала. Статья 80 (3) НК РФ гласит, что сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год представляются организацией (индивидуальным предпринимателем, привлекавшим в указанный период наёмных работников). То есть, оговорка о наличии персонала сделана только в отношении ИП, а организации обязаны отчитаться в любом случае.
Такое же мнение отражено в письме Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390: «…не предусмотрено освобождение организаций, не имеющих работников, от представления в налоговые органы в установленный срок сведений о среднесписочной численности».
Итого, сообщать о среднесписочной численности работников 2020 года должны:
- индивидуальные предприниматели, заключившие трудовые договоры с сотрудниками;
- все юридические лица, независимо от наличия сотрудников.
Срок сдачи сведений о количестве работающих по найму установлен общий для всех: не позднее 20 января текущего года за предыдущий. Даже если это количество за год не изменилось, сдать КНД 1110018 необходимо.
Кроме того, не позже 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации, должны подать сведения о среднесписочной численности вновь созданные организации.
Подробнее: Пример заполнения бланка сведений о среднесписочной численности вновь созданной организации
Например, ООО, зарегистрированное 25 августа 2021 года, первый раз сдает СЧР до 20.09.20 включительно.
Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С
Сроки подачи сведений в налоговую инспекцию
Отчет является годовым, в большинстве случаев сдается 1 раз в год, однако бывают и другие случаи.
Рассмотрим сроки подачи формы отчета в таблице.
| Условия подачи отчета | Сроки подачи |
| Формирование отчета по итогам года | 1 раз в год, до 20 января |
| Если организация только зарегистрировалась или была реорганизована | Для новых (реорганизованных) компаний предусмотрена первая подача сведений в течение 20 дней после месяца регистрации. По итогам года такая организация подаст сведения на общих основаниях, до 20 января |
| В случае ликвидации организации или прекращения деятельности предпринимателя | Сведения подаются не позднее, чем дата ликвидации организации или предпринимателя |
Как видим, сроков подачи несколько, главное не забыть даты сдачи отчета в разных ситуациях.
Конечно, большинство организаций сдаются раз в год, но исключения есть.
Мнение эксперта
Предприниматели, которые вели деятельность и имели наемных сотрудников, но прекратили свою деятельность, обязаны подать сведения о численности работников в налоговую инспекцию.
Заместитель директора Департамента
Налоговой и таможенно – тарифной политики,
Р,А, Саакян
Реквизиты и данные
Следующие сведения о налогоплательщике включите в отчет в обязательном порядке:
- ИНН и КПП;
- фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя или наименование юридического лица (укажите полное наименование с расшифровкой организационно-правовой формы);
- наименование ИФНС РФ, в которую отправляется отчет, и ее код (нужная информация есть на официальном сайте ФНС РФ);
- собственно данные о среднесписочной численности;
- дата предоставляемых сведений о численности работников (на какую дату произведен расчет, обычно это 1 января текущего года, особенности есть для вновь созданной или реорганизованной организации — первое число месяца, следующего за месяцем, в котором такая организация была создана или реорганизована);
- дата предоставления отчета.
Правовые документы
- Приказом ФНС РФ от 29.03.2007
Как рассчитать численность работников для заполнения формы
Сведения подаются только по работникам, которые устроены по трудовым договорам.
Подробная инструкция по расчету численности приведена в Указаниях Росстата, утвержденных приказом №772 от 22.11.2017 года.
Основные категории работников, которые при расчете численности не берутся в расчет, следующие:
- Все, кто работает по внешнему совместительству
- Сотрудники, работающие по договорам гражданско – правового характера
- Женщины, которые находятся в декрете или сидят с детьми в отпуске по уходу
- Собственно предприниматели
- Учредители, которые не получают вознаграждение в компании
|
Для того, чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц, нужно высчитать количество работников за каждый день месяца, сложить эти показатели и разделить на количество календарных дней в месяце.
Приведем формулы для расчета среднесписочной численности:
- Численность за день состоит из количества работников, вышедших на работу и тех, кто не вышел по каким – либо причинам
- За месяц ,
где Ч1 – численность за 1 число месяца,
n – количество дней в месяце
- За год ,
где – средняя численность за каждый месяц года
Как видим, формулы просты. Единственная сложность может возникнуть при решении – включать ли конкретного сотрудника в расчет или нет.
Если за тот или иной период есть работники, которые трудились не все время, принимаемое в расчет, то для простоты подсчета необходимо сначала определиться с теми, кто отработал период полностью. После этого нужно прибавить данные по тем, кто отработал не полное время.
Способы передачи отчета в контролирующие органы
Как и многие другие отчеты, сведения о численности можно отправлять в налоговую инспекцию разными способами:
| Форма подачи | Что делаем |
| Лично | Для тех, кто не любит электронный документооборот и не хочет терять время и деньги на почте, остается распечатать отчет и оправиться в налоговый орган лично. После общения со специалистом, налогоплательщик станет счастливым обладателем своего экземпляра с отметкой о сдаче. Специалист примет отчет на бумаге, только если численность работников не превышает 25 человек |
| В электронном виде | Самым удобным способом является передача отчета посредством сети Интернет. Это быстро, удобно и надежно, а кроме того отпадает необходимость отслеживания актуальной формы отчета. Сдавать сведения в электронном виде необходимо всем компаниям, у которых численность сотрудников превышает 25 человек |
| По почте | Ну и на крайний случай остается вариант отправки отчета по почте. Кстати, он не так плох, если вдруг бухгалтер вспомнил о сдаче отчета вечером 20 января. Ведь дата отправки по почте и будет являться датой предоставления отчета. Данная возможность распространяется только на налогоплательщиков, у которых численность работников меньше 25 человек |
Как можно предоставить форму КНД 1110018?.
В соответствии со ст. 80 НК РФ сведения о среднесписочной численности работников предоставляются в налоговый орган по месту нахождения организации (по месту жительства индивидуального предпринимателя) следующим образом:
| Форма предоставления | Способ предоставления |
| Бумажная форма |
|
| Электронный вид |
|
Общие принципы заполнения сведений
Заполнение формы сведений ничем не отличается от других отчетов, которые подаются в налоговую. Общие требования ко всем отчетам, применяемые и к данной форме, следующие:
- Форма заполняется либо на компьютере, либо вручную
- На компьютере сведения заполняются в специальной программе, либо данные вносятся в бланк, скачанный на просторах интернета. При заполнении с использованием программных средств есть возможность сразу проверить отчет на предмет ошибок и убедиться, что все заполнено верно
- Если отчет будет подаваться на бумаге, то поля формы заполняются ручкой, паста должна быть черного или синего цвета
- Нельзя делать исправления и помарки, использовать штрих
- Для каждого символа предусмотрено свое поле
- Пустые клетки и поля заполняются прочерками
- Не забываем, что на отчете обязательно должны быть подпись руководителя и печать. Иначе сведения буду считаться несданными
Как видим, основные моменты стандартны, применяются ко всем отчетам для налоговой инспекции
Заполнение формы отчета построчно
Отчет чрезвычайно прост в заполнении, состоит всего из 1 листа. Рассмотрим построчное заполнение в таблице.
| Поле отчета | Как заполнить |
| ИНН/КПП | Данные сведения можно найти в учредительных документах |
| Куда подаются сведения | В данной строке пишем название налогового органа, куда сдается отчет. Здесь же, указываем цифровой код (4 знака) |
| Название компании или предпринимателя | В строке необходимо прописать полное наименование организации или индивидуального предпринимателя. Сокращения не допускаются |
| По состоянию на какую дату приводятся сведения | Данное поле может быть заполнено в 3 вариантах: 1. В общем случае ставится дата 1 января нового года, в котором составляется отчет 2. При ликвидации указываем дату закрытия организации или предпринимателя 3. Если компания или предприниматель только прошли госрегистрацию, то ставим 1 число месяца, который следует за регистрацией Для того, чтобы точно знать какую дату ставить в том или ином случае, предусмотрена подсказка на бланке сведений |
| Количество человек | Указывается среднесписочная численность работников, по методике, приведенной выше |
Вот, собственно, и весь отчет. В нижней части сведений указываем, кто подает форму. Должна быть проставлена подпись руководителя или предпринимателя, дата предоставления и печать организации или предпринимателя, при ее наличии.
Поле для заполнения работником налоговой инспекции, оставляем пустым.
Основные принципы заполнения
Заполнение бланка не представляет сложности: помимо общих данных о предприятии, необходимо внести всего одну цифру — значение среднесписочной численности работников по состоянию на соответствующую отчетную дату. Обычно такой отчет сдают компании и ИП, у которых есть наемные работники, раз в году — до 20 января. Документ включает данные за предыдущий год. Но иногда к его заполнению должны прибегать и в середине года. Это касается тех организаций, которые только зарегистрировались (срок предоставления — 20 число месяца, следующего за датой регистрации). Заполняют его и при ликвидации компании.
Основные вопросы у налогоплательщиков возникают обычно по вычислению среднесписочной численности. Подробное описание того, как оформляется отчет, и правила расчета значения среднесписочной численности работников предприятия на отчетную дату можно найти в статье, посвященной этой форме.
Общие требования к заполнению документа, как и для всей отчетности в налоговую, сформулируем следующим образом:
- данные вносятся на основании подтверждающих их верность документов;
- ошибки и поправки недопустимы;
- бланк можно заполнять на компьютере или от руки черными или синими чернилами;
- в каждом знакоместе проставляется отдельное значение;
- место, определенное для заполнения сотрудником налогового органа, заполнять не следует;
- подпись руководителя или уполномоченного лица подтверждает подлинность документа и верность внесенных в него данных и является необходимым реквизитом. Без подписи документы не принимаются, а при направлении по почте считаются несданными.
Ответственность по форме КНД1110018
Поскольку отчет максимально прост и содержит минимум информации, драконовских мер к налогоплательщикам не применяется.
| Нарушение | Ответственность |
| Если ошибка допущена в указании численности работников | Ответственность за это нарушение не предусмотрена. Сведения не уточняется. Их нужно будет подать еще раз, поскольку корректировка отчета не предусмотрена |
| Если отчет не сдан или сдан несвоевременно | 200 рублей на организацию |
| Ответственность для должностных лиц (согласно статьи 15.6 КоАП) | 300-500 рублей |
Несмотря на то, что ответственность за нарушения по данной форме незначительна, сведения все же придется подать. Дело в том, что данные отчета использует налоговая инспекция в своей работе. Иногда среднесписочная численность применяется при расчете того или иного налога и налоговому органу важно ее значение. Кроме того, от количества сотрудников в компании зависит может ли отчетность предоставляться на бумаге или только в электронном виде. Поэтому просто взять и не сдать форму не получится.
