Коммерческая деятельность — без документов не обойтись
Любая коммерческая деятельность не обходится без документов. Порой для их хранения компании вынуждены создавать архивы, выделять немалые площади и трудовые ресурсы. Более того, документы не только сопровождают компанию в течение периода ее деятельности, но и вынуждены продолжать свое существование после ее закрытия (ликвидации, банкротства и др.).
Даже если коммерсант проработал всего 1 месяц, к закрытию компании собирается целый пакет документов: налоговая отчетность, документы по реализации товара, поступлению ТМЦ, начислению зарплаты и др. В этот перечень могут входить и счета-фактуры (если коммерсант являлся плательщиком НДС). О проблемах, возникающих при хранении документов после решения коммерсанта прекратить свою деятельность, поговорим далее.
Что нового в корректировочном счете-фактуре
Бухгалтерские документы, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет.
Заявление в энергосбыт о смене собственника образец. Как написать жалобу в прокуратуру на энергосбыт образец.
На практике может возникнуть ситуация, когда уничтожаются счета-фактуры по причинам, независящим от воли организации, например, вследствие пожара или хищения.
Товарно-транспортная накладная (ТТН)
предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.
Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы
Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.
Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) — иначе их могут наказать по ст. 13.20 (от 300 до 500 руб. на должностных лиц) или 13.25 КоАП РФ (от 200 до 300 тыс. руб. для юрлиц). Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП/организации, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы (в том числе счета-фактуры), если они подтверждают расчет налогов и их уплату (п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).
Срок хранения счетов на оплату от поставщиков
1. Налогоплательщики обязаны:
в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;
… При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).
1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.
Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.
2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.
3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.
До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.
4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.
При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.
5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.
6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.
7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.
8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.
При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.
9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.
Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.
10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.
Главная » Сроки хранения документов
Как долго нужно хранить документы
Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020, далее – перечень № 236). Так, ст. 317 перечня № 236 для счетов-фактур установлен 5-летний срок их хранения. Поскольку сроки различаются, ориентироваться нужно на больший из них.
В отдельных случаях этот срок может увеличиваться до 6 лет. Например, 6-летний срок предусмотрен для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК). Годовую же бухгалтерскую отчетность вместе с аудиторскими заключениями ждет постоянное хранение (ч. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402, ст. 268 «а», 286 «а» перечня № 236).
Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ), а акт о случае профзаболевания — в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967).
Сокращать законодательно установленные сроки хранения документов нельзя. За нарушение сроков хранения учетных документов штраф от 5 до 10 тыс. руб. предусмотрен для должностных лиц ст. 15.11 КоАП.
Информацию о том, какая ответственность предусмотрена для коммерсанта за налоговые нарушения, см. в материале «Ответственность за налоговые правонарушения: основания и размер санкций».
Срок хранения актов выполненных работ
Акты составляются в дополнение к договорам гражданско-правового характера, например, подряд. В соответствии с актом исполнитель отчитывается перед заказчиком о выполненных действиях. То есть акт выступает первичным документом, на основании которого передаются и принимаются работы.
Для первичной бухгалтерской документации устанавливаются период хранения в течение 5-ти лет. Таким образом, акты выполненных работ нужно хранить на протяжении пяти лет с момента завершения периода действия договора или соглашения, в дополнение к которому данный акт составляется.
Организуем правильное хранение счетов-фактур
Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся . Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.
Так как компания только начала работать, необходимо было в первую очередь организовать хранение документов, в том числе счетов-фактур. Специальных требований к хранению счетов-фактур в законодательстве она не нашла, поэтому решила следовать порядку хранения, установленному для бухгалтерских документов, согласно которому бухгалтерские документы нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 положения, утв. Минфином 29.07.1983 № 105).
Между тем счета-фактуры не относятся к бланкам строгой отчетности и не являются документами, содержащими коммерческую тайну, поэтому хранение их возможно без сейфов и металлических шкафов. Руководство ООО «Возрождение» выделило для этой цели отдельное изолированное помещение в офисе компании. Главбух определил ответственных за сохранность документов (пп. 6.2–6.4 положения, утв. Минфином № 105).
Подшивать счета-фактуры к журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур в ООО «Возрождение» не стали, т. к. с 01.01.2015 компании этот журнал не ведут, если они не являются застройщиками или экспедиторами и не осуществляют посреднических операций.
Отдельные подшивки счетов-фактур тоже решили не делать — просто подшивали счета-фактуры вместе с накладными.
Как заполнить учетную книгу?
При получении/выставлении счета делается запись в соответствующей книге. Этим действием подтверждается право на налоговый вычет по НДС. Помимо книги нужно заполнить и журнал учета.
Если за весь квартал в работе не было счет-фактуры, в журнал вносят только наименование, ИНН, КПП плательщика налогов и указываете отчетный период. В графе 3 указывается цифровой код способа выставления счета:
- 1 – бумажный вариант;
- 2 – электронный носитель – распечатывать его не нужно.
Изменения в прошедшем квартале вносятся при помощи дополнительных листов. Для текущих корректировок использовать их нельзя. Рекомендуется сумму налога и стоимость аннулируемого счета вписывать со знаком минус, и регистрировать новый документ (подробнее об особенностях аннулирования счета-фактуры читайте тут).
Когда первичный документ выписан на несколько операций, то указывается кодировка на каждую из них через точку с запятой.
Подробнее об учете полученных и выставленных счетов-фактур читайте тут.
Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры
Теперь настало время разобраться с определением даты начала срока хранения счетов-фактур.
Порядок хранения счетов-фактур описан в п.10 Правил ведения счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Согласно этому нормативному документу счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или получения за соответствующий налоговый период.
Минфин РФ в письмах от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104 разъясняет, что срок хранения начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. То есть если НДС из указанного счета-фактуры компания отразит в декларации за 3-й квартал 2021 года, отсчет 5-летнего срока хранения начнется 01.10.2019 и закончится 30.09.2024.
О том, как правильно заполнить декларацию по НДС, читайте в материале «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)».
На практике часто бывает, что при подшивке документов счета-фактуры от накладных не отделяются. Такой подход закону не противоречит, тем более, что с 18.02.2020 сроки хранения накладных и счетов-фактур сравнялись (5 лет). Однако при данном способе установленный срок хранения счетов-фактур будет нарушен в случае:
- их поступления после окончания налогового периода;
- наличия ошибок, которые потребуют внесения исправлений;
- выставления по каким-либо причинам несвоевременно.
Для предупреждения данного нарушения рекомендуется организовывать хранение счетов-фактур и первичных документов отдельно.
Где регистрируются?
Актуальные формы документов, предназначенные для регистрации счет-фактуры, были утверждены 26.12.2011 г. Постановлением Правительства РФ №1137.
В силу оно вступило с 30.01.2012 г., но новые бланки начали применять с 01.04.2012 г. (Письмо № 03-07-15/11 от 31.01.12 г.).
Регистрации подлежат бумажные и электронные типы счет-фактуры. Теперь на предприятии необходимо вести 3 книги вместо 4-х:
- журнал учета счет-фактуры;
- книга покупок;
- книга продаж.
Налоговики разъяснили, что составление счетов-фактур допускается как на бумажном носителе, так и в электронной форме (статья 169 НК РФ).
Подробнее о том, для чего нужен счет-фактура и продавцам, и покупателям, читайте тут.
Книга покупок и продаж
Новый формат книги покупок приведен в Приложении 4 Постановления № 1137. Изменения, внесенные в нее, не такие глобальные.
Изменения в книге покупок и продаж:
- Появились новые 3 графы (2а, 2б, 2в), предусмотренные для информации по исправлениям.
- Несущественно видоизменились названия колонок с 6 по 12.
- Графа 6 – код страны происхождения.
Книга состоит из строчной и табличной части. Внесенные данные должны соответствовать информации, приведенной во 2-ой части журнала учета. Регистрация проводится после получения счетов от продавца (более детально о том, как проводить счет-фактуру, если она пришла с опозданием, читайте тут).
В книгу продаж вносится выставленная счет-фактура. Визуально она схожа с книгой покупок (Приложение 4 Постановления №1137). Содержание колонок 4-9 идентично названиям граф 6-12 книги покупок.
Заполняется книга по хронологии. Информация должна соответствовать 1 разделу журнала учета.
Если цены понижаются, то необходимо создавать корректировочную счет-фактуру. Поставщик регистрирует ее в книгу покупок. Когда цена растет, покупателю нужно внести исправления в книгу продаж.
Еще одно новшество – дополнительные листы. Листы удобно использовать для регистрации корректирующих счет-фактур. Если книги ведутся в электронном варианте, тогда дополнительные листы визируются ЭЦП руководителя. Но это не отменяет требования -составлять книги на бумажных носителях (п.22 и п.24 Постановления №1137).
Обе книги подписываются руководителем организации. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. Оформляются они на один квартал. Поэтому их нужно приводить в порядок до 20 числа следующего месяца.
Журнал
Постановление № 1137 позволило объединить 2 журнала – выставленных и полученных счет-фактур воедино. Теперь согласно Приложению 3 Постановления №1137 журнал состоит из 2-х частей.
Появилась возможность вносить изменения, составляя новые экземпляры счетов-фактур. В шапку вносится наименование, идентификационный код и КПП налогоплательщика. Составляется журнал на один квартал. За год необходимо наличие 4-х журналов.
Оформление журнала аналогично книгам: подпись руководства, нумерация, сшивание, скрепление печатью. Сделать это нужно до 20-го числа следующего месяца после окончания отчетного периода.
Вести журнал можно и при помощи специальных компьютерных программ. Но если у руководителя отсутствует ЭЦП, тогда нужно будет по завершению квартала распечатать документ.
Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться
Оговоренный ранее обязательный 5-летний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться. Это связано с тем, что с 01.01.2015 компании могут переносить налоговые вычеты. Право переноса вычетов НДС в пределах 3-летнего срока с момента принятия на учет товаров (работ, услуг) закреплено в п. 2 ст. 171 НК РФ.
Учитывая дату оприходования товаров из рассмотренного примера (11.08.2019), заявить его, если компания отложит вычет ровно на 3 года, нужно в декларации за 3-й квартал 2022 года. 5-летний же срок хранения нужно будет отсчитывать с 01.10.2022, т.е. в этом случае он фактически составит 8 лет.
Рассматривая увеличенные сроки хранения счетов-фактур при переносе вычетов, необходимо помнить, что на вычет при возврате аванса покупателю на 3 года перенести нельзя. Вычет может быть осуществлен только в том налоговом периоде, в котором выполнены условия, предусмотренные статьями ст. 171, 172 НК РФ (письмо Минфина России от 21.07.2015 № 03-07-11/41908).
Изучаем сроки хранения первичных учетных документов (Полухина М
По результатам как выездной, так и камеральной налоговой проверки налоговым органом составляется акт проверки. Порядок и сроки его составления оговорены в ст. 100 НК РФ. При выявлении правонарушений и согласии налогоплательщика с ними последний вносит соответствующие изменения в учете (производит доначисление налогов, оплачивает пени и штрафы и т.д.).
Каждая организация обязана руководствоваться Федеральным законом 125-ФЗ от 22.10.04, в соответствии с которым необходимо обеспечить правильное хранение первичной документации на протяжении установленного срока. Длительность сроков для отдельных групп документов могут регулироваться различными федеральными законами, а также другими правовыми актами РФ, перечнями и положениями. Расскажем в статье, какой срок хранения счетов-фактур и иных документов на предприятии по закону.
При определении срока хранения нужно руководствоваться Законом о бухучете, согласно которому бухгалтерская первичная документация должна храниться пять после года, в котором она составлена. Отдельные правовые и законодательные акты могут устанавливать более длительные периоды хранения. Если для одного и того же документа в разных правовых актах установлены различные временные сроки, то ориентироваться нужно на более длительный.
Срок хранения электронных счетов-фактур
Сейчас все больше коммерсантов переходит на электронный документооборот, используя в том числе и электронные счета-фактуры. Электронный счет-фактура равносилен бумажному (п. 1 ст. 169 НК), порядок его оформления регламентирован приказом Минфина России «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015 № 174н.
Об особенностях электронного счета-фактуры читайте здесь.
Еще до того, как будет организовано хранение электронного счета-фактуры, т. е. уже при его оформлении, необходимо учесть, что подписан он должен быть квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).
Сроки хранения электронных счетов-фактур те же, что у бумажных — 5 лет. Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны (письмо ФНС от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984).
См. также «Как правильно хранить электронные счета-фактуры?»
Сколько лет надо хранить счета-фактуры
Для нянь и домработниц придумают новый налог Это обнальщиков дрючат, не впечатляйтесь =) Как из вашей компании сделать однодневку? Легко! Речь была про то, что дающий взятку также должен быть осужден и попасть в сказочку. Есть бо… Глава Минфина считает, что россияне должны сами позаботиться о достойной пенсии Это еще до электронной регистрации практиковалось вовсю. Года 4 назад в очереди в спр… Ничего не подозревающий заключенный колонии чуть не стал фиктивным директором юрлица А ты видел, что он сидит? Или в сказочки из ЗомбоЯщика веруешь, что он сидит? Если пользоваться … Глава Минфина считает, что россияне должны сами позаботиться о достойной пенсии Похоже с гендиров решили собрать алименты в пользу гос-ва. Есть доходы, нет -назвался гендиром, и…
Итоги
Обычный срок хранения счетов-фактур с 18.02.2020 — 5 лет вне зависимости от их формы (электронные или бумажные). При этом срок может увеличиваться, если вычеты заявляются в более поздние периоды.
Источники:
- Налоговый кодекс РФ
- Кодекс об административных нарушениях РФ
- Положение о документах и документообороте в бухучете, утвержденное Минфином 29.07.1983 № 105
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
- Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137
- Приказ Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Порядок хранения документов на предприятии
Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате. Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983. Прежде всего, место для хранения должно отвечать определенным требованиям:
- Быть недоступным для широкого круга лиц;
- Иметь подходящие параметры по состоянию окружающего воздуха;
- Обладать высокой степенью безопасности, пожарозащищенности.
Обязательно назначается ответственное лицо, на которого возлагаются обязанности по обеспечению сохранности и безопасности вверенной архивной документации на протяжении всего периода хранения. По истечении установленных сроков документы могут быть уничтожены.
При этом собирается комиссия по оценке документации на предмет истечение периодов их хранения. Бумаги, подлежащие уничтожению, передаются по передаточному акту в специализированную компанию, занимающуюся переработкой данного сырья. Уничтожение документов с истекшим периодом хранения подлежит обязательному документированию.
Сколько хранить счета-фактуры
У вас на руках комплект от поставщика – счет-фактура и товарная накладная. Сколько лет их хранить? Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет. Ведь она является первичным документом. Вы используете ее не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете.
Представим, что дата выписки документов – 10 августа 2015 года. Отсчет начинается с 1 января 2021 года. Поэтому хранить документ нужно до 1 января 2021 года. Счет-фактура не является первичным документом. На него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется.
Срок хранения счета-фактуры – четыре года. Сколько лет хранить другие документы, читайте в статье «Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила» журнала «Семинар для бухгалтера». Если нет подписки, оформите ее бесплатно на три дня.
