Какими программами проводить проверку отчетности по НДФЛ
Проверить форму 6-НДФЛ можно следующим образом:
- Встроенной проверкой 1С – проверяет основные контрольные соотношения в 6-НДФЛ (кроме междокументарных).
- Междокументарные соотношения – только ручной контроль.
Для проверки 2-НДФЛ предусмотрены:
- Встроенная проверка 1С – выявляет ошибки в персональных данных в 2-НДФЛ.
- Программа Tester – осуществляет форматный контроль.
- Налогоплательщик ЮЛ – проверяет «математику» в 2-НДФЛ (бесплатная программа).
Проверка «математики» в 2-НДФЛ
Проверить «математику» (соответствие исчисленного налога налоговой базе и др.) в 2-НДФЛ можно с помощью программы Налогоплательщик ЮЛ.
Скачать программу Налогоплательщик ЮЛ можно на сайте nalog.ru по ссылке →
При начале работы с программой необходимо будет заполнить данные по организации, далее выгрузить файл со справками 2-НДФЛ из программы 1С и загрузить в Налогоплательщик ЮЛ.
После запуска проверки ее результаты в Налогоплательщике ЮЛ могут выводиться в следующем виде:
Самое ценное в программе это то, что проверяется «математика». Например, сравнивается:
- сумма НДФЛ исчисленного в справке 2-НДФЛ с расчетным НДФЛ исчисленным;
- сумма НДФЛ перечисленного и удержанного (НДФЛ перечисленный не должен быть больше удержанного налога);
- сумма НДФЛ удержанного с расчетным НДФЛ удержанным.
Если у инспектора есть вопросы
Когда в ходе камеральной налоговой проверки 6-НДФЛ выявлены какие-то ошибки, несостыковки или противоречия, о них обязательно оповещают налогового агента, который заполнял расчет. В адрес ответственного лица отправляют требование о представлении пояснений по возникшим вопросам или корректировке внесенных в документ данных. На это дано только 5 рабочих дней с того момента, когда налоговый агент лично получил это требование.
Если в ходе камеральной проверки 6-НДФЛ выяснено, что агент не уплатил налог в необходимом размере, то инспектор составит и направит в адрес организации или ИП документ с требованием уплатить НДФЛ. Выполнить свои обязательства получателю необходимо не позднее 8 рабочих дней после получения бумаги или в течение срока, прописанного в самом документе (последнее возможно, если в соответствии со ст. 69 НК РФ на погашение задолженности дано больше 8 рабочих дней).
Контрольные соотношения 6-НДФЛ и 2-НДФЛ
Междокументарные соотношения между 6-НДФЛ и 2-НДФЛ придется проверять вручную.
Общая схема проверки по строкам данных 6-НДФЛ и 2-НДФЛ выглядит следующим образом:
При этом 070 строка (сумма удержанного НДФЛ) и 090 строка (сумма возвращенного НДФЛ) отчета 6-НДФЛ в проверке не участвует из-за особых правил их заполнения.
Для того, чтобы получить сводные данные по справкам 2-НДФЛ, можно из документа вывести на печать Реестр (дополнительный с 2014 г.) (Печать – Реестр (дополнительный с 2014 г.):
Он будет представлен в следующем виде:
В отчете можно увидеть сумму дохода и исчисленный НДФЛ в целом по всем физическим лицам, которые необходимо сравнить с 6-НДФЛ.
Наиболее распространённые ошибки
Сразу нужно отметить, что ввиду большого количества нарушений, налоговая служба опубликовала письмо, где перечислены часто встречающиеся ошибки. Налоговики полагают, что данная информация поможет бухгалтерам предприятий снизить количество неточностей при заполнении документа, и избежать штрафных санкций.
Рассмотрим наиболее распространённые ситуации.
Контрольные соотношения
Нарушение параметров контрольных соотношений — одна из часто встречающихся ошибок бухгалтерии. Здесь допускаются такие неточности:
- Строка 020 первого раздела: сумма начисленной прибыли меньше общих доходов, указанных в форме 2-НДФЛ;
- Строка 040 первого раздела: указанная сумма налога меньше, чем было указано в форме 2-НДФЛ.
Избежать подобных ошибок просто, если пользоваться при заполнении отчетной документации электронными сервисами, например, Контур.Экстерн. Здесь контрольные соотношения указываются автоматически, что исключает влияние человеческого фактора. Если налоговый агент вводит недостоверные сведения, система выводит сообщение об ошибке.
Несоблюдение пояснений налоговой службы
Бухгалтеры часто путают порядок внесения сведений об уплате налога. Эти ошибки характерны для ситуаций, когда зарплата за январь выплачивается в феврале, и так далее. По такой схеме работает большинство предприятий, однако, некоторые бухгалтеры упорно включают в документ сумму налога, который должен быть удержан только в следующем отчетном периоде.
При этом в поясняющем письме ФНС чётко сказано, что если заработная плата, относящаяся к одному кварталу, выплачивается в следующем, в строке 070 проставляется нулевое значение. Наиболее часто такие неточности встречаются, когда июньскую зарплату сотрудника отражают в отчётности за первое полугодие. В такой ситуации, сведения должны отображаться в отчетной документации, подаваемой по итогам 9 месяцев.
Справедливости ради нужно уточнить, что подобная ошибка не является критичной, поэтому не влечёт за собой штрафных взысканий. Более того, здесь даже не требуется подавать уточняющий отчёт. Дело в том, что при подобном нарушении, НДФЛ не изменяется. Однако при подаче 9-месячной отчётности нужно учитывать, что сведения за июнь сюда включать не нужно, иначе сумма налога получится удвоенной, а это влечёт за собой недоимку.
Читать так же: Что такое агентский договор
Материальная помощь отображена не в полном объёме
К матпомощи относятся подарки и иные выплаты, полагающиеся сотрудникам. Для таких видов денежных вознаграждений устанавливаются определённые лимиты, в рамках которых материальная помощь исключается из налогооблагаемой базы. Отсюда следует, что матпомощь в полном объёме указывается лишь в тех ситуациях, когда для выплаты предусмотрен отдельный код дохода или вычета. Если говорить об отчётности, то при присвоенном коде, материальная помощь указывается в строке 020 в размере фактической суммы.
В ситуациях, когда код не присваивается, выплата указывается в отчетной документации исключительно в пределах налогооблагаемой базы. Отметим, что карательных санкций за такое нарушение закон не предусматривает: даже если размер материальной помощи превышает предусмотренный лимит, на общий порядок исчисления налога это не влияет.
При этом всегда нужно помнить, что материальная помощь отображается в формах 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, поэтому нужно следить, чтобы между сведениями, указанными в документах не возникало расхождений.
Второй раздел разбит по налоговым ставкам
Достаточно распространённая ошибка, вызванная невнимательностью к рекомендациям ФНС по оформлению отчетной документации. Согласно пояснениям налоговой службы, разбивать доходы второго раздела в зависимости от применяемого налогового тарифа не стоит. Сведения вносятся в отчёт в хронологической последовательности, при этом по какой ставке производится налогообложение, не играет существенной роли.
Как и в предыдущих случаях, подобное несоответствие не является существенным нарушением, поэтому штрафные взыскания здесь не применяются. Фактически, если бухгалтер разбивает по ставкам оба раздела отчётного документа, сведения не искажаются. Поэтому здесь идёт речь о нарушении правил оформления подотчётной документации.
Работник приносит распоряжение на налоговый вычет в середине года
В таких ситуациях, налог на доходы физического лица подлежит перерасчёту с начала календарного года. Несмотря на эту особенность, перерасчёт с уточнением по заполненной форме 6-НДФЛ подавать необязательно, хотя это не считается ошибкой.
При следующем заполнении документа нужно внимательно отнестись к заполнению строчек 030 и 090. В первой графе указывается размер вычета, во второй — сумма возвращённого налога. Рассмотрим, как будет выглядеть такая ситуация на конкретном примере.
Предположим, что работник имеет право на имущественный вычет в размере 1,5 миллиона рублей. Уведомление было передано в бухгалтерию в июне-месяце. До момента подачи уведомления, сотрудник получил заработную плату в размере 200 000 рублей. С этой суммы был удержан налог, в размере 13% или 26 000 рублей. После получения уведомления, бухгалтер сделал перерасчёт, и вернул удержанные ранее суммы. Кроме этого, со следующей зарплаты в 40 000 рублей налог не был удержан.
В форме 6-НДФЛ, перечисленные выше манипуляции выглядят следующим образом:
- В строке 020 указывается сумма 240 000 рублей;
- В строке 070 указывается сумма возвращённого налога в размере 26 000 рублей.
Добавление отпускных выплат
Предположим, что бухгалтерия ошиблась при подсчёте отпускных сотруднику предприятия, выплатив меньшую сумму, чем положено. Позже ошибка была обнаружена, и во втором квартале был проведён перерасчёт и сотрудник получил недостающую сумму. Рассмотрим, как будет заполняться 6-НДФЛ в такой ситуации.
Читать так же: Отдых за счет работодателя
Итак, допустим, что некто Семёнов получил в конце марта отпускные выплаты, в размере 25 000 руб, и с этой суммы был удержан налог в размере 3 250 рублей. В апреле выяснилось, что деньги Семёнову были выплачены не полностью, и бухгалтерия провела доплату в размере 2 000 руб, что предполагает удержание налога в 260 рублей. В отчётной документации, такая финансовая операция отображается следующим образом. В первом разделе указывается вся сумма отпускных, с учётом произведённой доплаты. Во втором разделе доплата выводится отдельным блоком с заполнением строчек 100-140. О в такой ситуации не сдаётся.
Общие ошибки
Здесь можно выделить следующие виды нарушений:
- Неправильное заполнение расчётов, например, в первом разделе отображается не нарастающий итог;
- При смене юридического адреса, отчётность подана в налоговый орган по предыдущему месту нахождения организации;
- Отчёт подаётся с нарушением установленных сроков;
- Неправильно заполнены поля ОКТМО и КПП.
Помимо этого, некоторые крупные компании сдают 6-НДФЛ в бумажном варианте, хотя если численность сотрудников превышает 25 человек, принимается только цифровой формат.
Неправильное заполнение первого раздела
Здесь отображаются сведения по всем статьям дохода, в том числе, начисленные и удержанные налоги. Заполняется раздел нарастающим итогом начиная с начала года. Характерные неточности, допущенные при заполнении, выглядят так:
- Строка 020 — включаются доходы, не подлежащие налогообложению;
- Строка 070 — отображается налог, который только предстоит удержать в последующем отчётном периоде;
- Строка 080 — включается налог, который ещё не подлежит перечислению;
- Строка 090 — отображается разность между начисленными и удержанными налогами.
Неправильное заполнение второго раздела
Здесь отображается конкретика финансовых операций. В частности, указываются даты получения выплат сотрудниками и удержания полагающихся налогов. Нужно отметить, что в данном разделе содержится информация за 3 месяца. Например, если отчётность сдаётся за 2021 год, то второй раздел охватывает период октябрь-декабрь.
Наиболее распространённой ошибкой при оформлении 2-го раздела является внесение данных нарастающим итогом. Кроме этого, часто путает даты получения дохода, исчисления и удержания налога.
Контрольные соотношения 6-НДФЛ и РСВ
Существует контрольное соотношение между отчетами 6-НДФЛ и РСВ:
Оно может не выполняться, если организация выплачивает не облагаемые НДФЛ доходы.
Например, в строке 020 отчета 6-НДФЛ не будут отражаться, но попадут в 030 строку Приложения 1 отчета по страховым взносам, следующие начисления:
- пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;
- пособие по беременности и родам;
- больничный, начисленный в декабре 2021 г., но выплаченный в январе 2021 г.
Для поиска разниц между 6-НДФЛ и РСВ смотрите наш лайфхак — Как найти разницу сумм в 6-НДФЛ и РСВ
Т.е. данные контрольные соотношения действительно могут не выполняться и это нормально. Однако в этом случае придется давать пояснения ИФНС о причинах их несоблюдения.
См. — Пример ответа на требования ИФНС о предоставлении пояснений расхождения в отчетах 6-НДФЛ и Расчет по страховым взносам
Контрольные соотношения по проверке размера зарплаты сотрудников
Письмами ФНС России от 17.10.2019 N БС-4-11/[email protected] и от 17.01.2020 N БС-4-11/[email protected] введены новые дополнительные контрольные соотношения для отчетов 6-НДФЛ и РСВ.
Теперь проверяться будет сумма заработной платы:
- Средняя зарплата каждого работника >= МРОТ.
- Средняя зарплата в целом по организации >= Средняя отраслевая заработная плата по региону за прошлый календарный год.
Первое контрольное соотношение может не выполняться, когда, например, сотрудник:
- работает на неполную ставку;
- период отработан не полностью в связи с отсутствиями сотрудника по причинам болезни, отпуска за свой счет и т.д.
Поэтому нужно быть готовым к тому, что налоговая инспекция запросит пояснения о несоблюдении данных контрольных соотношений.
Штрафные взыскания
Если допущенная ошибка искажает отчётную документацию, содержит неверные суммы налога или нарушает права сотрудника, к организации применяются карательные меры. Согласно действующему законодательству, наказание применяется в виде денежного штрафа.
На сегодняшний день, размер взыскания составляет 500 рублей за каждый недостоверный документ. Обратите внимание, что количество допущенных при заполнении отчётной документации ошибок не является основанием для увеличения размера штрафного взыскания. При этом некоторые ошибки вообще не являются основанием для применения карательных санкций. Сюда можно отнести допущенные нарушения, которые не влияют на размер налога.
Читать так же: Компенсация за неиспользованный отпуск в 2021 году
Не стоит забывать, что ФНС вправе штрафовать налоговых агентов за несвоевременную подачу 6-НДФЛ. Здесь предусматривается фиксированная сумма штрафа в 1 000 рублей за полные и неполные месяцы. Приведём пример применения карательных мер.
Допустим, подаёт отчётность за первое полугодие. Документы должны поступить в налоговый орган не позднее 1 августа. Однако бухгалтер сдаёт отчёт 12 сентября. Здесь факт нарушения налицо, и срок подачи 6-НДФЛ просрочен на 1 месяц и 10 дней. Поэтому компания будет оштрафована на 2 000 рублей: за полный и неполный месяц.
Помимо этого, налоговая вправе блокировать счета организации и оштрафовать руководителя на сумму 300-500 рублей за несоблюдение сроков налоговой отчётности.
Как избежать штрафа
Избежать штрафных санкций можно только одним способом: обнаружить допущенные ошибки раньше налогового инспектора. Если бухгалтерия подаёт уточняющий отчёт до выявления неточностей сотрудниками ФНС, наказание не применяется.
