Акт по форме ТОРГ-3 используется организациями, ведущими внешнеэкономическую деятельность, ведь они также могут столкнуться с ситуацией, когда поставщик отправил некачественные товары. Документ надо составлять только в том случае, когда речь идет о поступлении импортной продукции, для товаров отечественного производства он не подходит.
Правильно оформленный акт ТОРГ-3, образец заполнения которого можно найти ниже, необходим для обжалования факта поставки продукции, характеристики которой не соответствуют заявленным продавцом. В документе получатель товаров должен указать обнаруженные несоответствия по качеству и количеству. На основании оформленного акта ТОРГ-3 руководство организации составляет претензию поставщику с требованием возместить нанесенный ущерб. Также организация-покупатель имеет право требовать замены полученных товаров или возврата перечисленных денег.
Формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3 выполняют похожие функции. Единственное отличие между ними заключается в том, что ТОРГ-2 составляется на продукцию отечественного производства, а ТОРГ-3 – на импортную продукцию.
Общие правила составления формы ТОРГ-3
Акт составляют в присутствии специальной комиссии. В состав комиссии необходимо включить представителей поставщика и фирмы-получателя товаров, а также представителя независимой организации или эксперта.
Форма ТОРГ-3 составляется на каждую товарную партию, поступившую по одному транспортному документу. Акт формируется в 5 экземплярах, по одному каждой заинтересованной стороне:
- для бухгалтерии получателя продукции;
- представителю фирмы-поставщика;
- представителю незаинтересованной организации, принимавшей участие в составлении акта;
- для транспортной компании, доставившей груз;
- экземпляр для составления претензии.
Акт составляют только на те товарные позиции, по которым были выявлены расхождения. Остальные позиции перечислять не нужно, но в конце документа следует отметить, что по другим позициям несоответствий нет. Документ нужно оформить в день поступления товаров на склад. Образец заполнения формы ТОРГ-3 в 2021 году будет приведен далее.
Кто должен подписать акт по форме ТОРГ-3:
- руководитель получателя товара;
- председатель и члены специально созданной комиссии;
- эксперт или представитель незаинтересованной организации.
Акт будет иметь юридическую силу только в том случае, если в процессе приемки продукции будут принимать участие независимые участники. Это могут быть представители Торгово-промышленной палаты, экспертной или иной организации. Представитель поставщика может не присутствовать, но руководство фирмы-поставщика обязательно должно дать свое согласие на составление акта без его присутствия.
Формирование комиссии
Принимать товары, поступившие в ходе исполнения внешнеэкономического контракта, может только специальная комиссия. Создается она не всегда, а только в тех случаях, когда имеются расхождения между отгруженным и прибывшим товаром.
В состав комиссии входят:
- представители покупателя;
- уполномоченное лицо продавца;
- эксперт бюро экспертиз Торгово-промышленной палаты или иной незаинтересованной организации.
Продавец должен быть оповещен о создании комиссии. После получения уведомления он направляет своего представителя. Если это невозможно или продавец игнорирует направленное обращение, к участию в работе комиссии привлекается представитель третьей организации, не заинтересованной в результате. По сложившемуся обычаю приглашают представителя Торгово-промышленной палаты соответствующего региона, поскольку он соответствует требованию компетентности в вопросах приемки товара. Комиссию создают сразу же после истечения срока, предоставленного на ответ. Поскольку простой транспорта оплачивается дополнительно.
Продавец, который не направил своего представителя, должен дать свое согласие на приемку в отсутствие доверенного лица. В задачи, возлагаемые на комиссию, входит обязанность по проведению экспертного исследования.
Структура документа
- Титульная страница. Здесь отображают сведения об участниках поставки и способе доставки товара.
- Таблица, в которой указывают расхождение между качеством и количеством фактически поставленных ТМЦ и данными, прописанными в сопроводительной документации.
- Заключение комиссии.
На каждую партию товара нужно оформлять отдельный акт. Готовый образец ТОРГ-3 можно взять за основу при составлении аналогичного документа для своей организации.
Образец заполнения акта о расхождении
Заполнение первой страницы формы ТОРГ-2
В начале документа пишутся сведения о компании, в которую прибыл товар:
- ее полное наименование,
- адрес,
- телефон,
- код ОКПО,
- вид деятельности,
- структурное подразделение, осуществившее приемку груза
- ссылку на документ, послуживший основанием к составлению акта (обычно это приказ или распоряжение директора).
Все вносимые данные должны быть идентичны тем, что прописаны в учредительных бумагах.
Акту нужно присвоить номер и вписать в бланк дату его написания. Строки справа, отведенные для утверждения, заполняет руководитель фирмы.
Далее, в пункте «Место приемки» указывается фактический адрес получения груза, отмечается дата привоза и ссылка на сопроводительные документы (с указанием их наименования, номера, даты создания). Тут же вписывается способ вызова представителя отправителя товара и заполняются строки, посвященные грузоотправителю, производителю, поставщику – везде надо указать соответствующее название предприятия, адрес, контактный телефон.
Если продукция была застрахована, это также нужно отметить, вписав сведения о страхователе.
В следующую часть акта вносятся:
- данные о документах, на основании которых произведена поставка (ссылка на договор, номер счета-фактуры, также при необходимости следует внести номер железнодорожной накладной, ветеринарного свидетельства, коммерческого акта);
- способ доставки (ж/д, водный или воздушный транспорт, автомобиль и т.д.);
- дата отправления;
- некоторые подробности о месте загрузки (склад, пристань, станция, терминал и т.п.).
Ниже идет таблица, в которую нужно вписать точное время отбытия и прибытия, вскрытия, выдачи груза (вплоть до минут). Если в период разгрузки были какие-то паузы, это тоже надо отметить.
Заполнение второй страницы формы ТОРГ-2
Вторая страница формы ТОРГ-2 начинается с внесения сведений о состоянии транспортного средства, а также наличии ярлыков, пломб и пр. маркировок на продукции.
Далее в таблицу вносятся данные о:
- оттисках на грузе,
- количестве занимаемых мест,
- виде упаковки (мешок, ящик, контейнер, паллета и т.п.),
- наименовании товара,
- всё, что касается веса (единица измерения, нетто-брутто).
Если есть какие-то особые дополнительные сведения, их следует вписать в последний столбик. Под таблицей надо указать были ли зафиксированы факты нарушения целостности пломб или ярлыков.
Вторая таблица на этой странице акта касается собственно сведений о расхождении: сначала сюда вносятся показатели из сопроводительных документов, заполненных отправителем, затем те, которые были получены при проверке поступившего груза. В итоге вписывается расхождение (со знаком + или -).
Еще одна таблица содержит детальные сведения о товаре (если наименований несколько, то для каждого из них в ней отводится отдельная строка). Сюда вносятся:
- его название,
- номер места в транспортном средстве,
- единица измерения (прописью и в виде кода),
- артикул (при наличии),
- сорт,
- количество,
- цена (за единицу),
- общая сумма.
Заполнение третьей страницы формы ТОРГ-2
На третьей странице акта указываются следующие сведения.
- Информация об условиях хранения и транспортировки. Сюда можно вписывать любые параметры, способные повлиять на качество товара: температуру, влажность, освещенность, воздухообмен и т.д.
- Состояние упаковки и маркировки в момент внешнего осмотра, а также соответствие проштампованных клише маркировке отправителя.
- Дата вскрытия тары, а также утверждается (или не утверждается) то, что оттиски и пломбы соответствуют состоянию, указанному в грузосопроводительных бумагах.
- Сведения о проверке (выборочная она была или полная) и каким способом проводилась; если проверка носила выборочный характер, то нужно написать основание для ее проведения.
В таблицу на странице три нужно написать данные о тех параметрах груза, которые зафиксированы на момент приемки: сорт, артикул, количество, цена, сумма.
Если был выявлен брак или бой груза, это тоже следует внести.
Затем регистрируются отклонения (недостача или излишки – количество, сумма разницы) и номер паспорта изделия, если таковой имеется.
Распространенные ошибки при заполнении формы ТОРГ-3
- Использование формы ТОРГ-2 вместо ТОРГ-3. Некоторые предприниматели путают эти документы и оформляют расхождения по форме, предназначенной для внутреннего оборота. Также вместо ТОРГ-3 иногда оформляют акт 3-ТОРГ ПМ, предназначенный для малых предприятий.
- Оформление акта комиссией в неполном составе. В дальнейшем это может стать причиной для отказа поставщика возмещать ущерб.
- Неверное или неполное описание выявленных дефектов товара.
Образец
При обнаружении брака следует внимательно отнестись к заполнению таблицы на стр. 3. Примерный образец заполнения ТОРГ-2 в 2021 году при браке выглядит так:
Правовые документы
- Постановлением Госкомстата России №132 от 25.12.1998
- инф. Минфина России №ПЗ-10/2012 от 04.12.2012
Порядок оформления документа
Заполнение ТОРГ-3:
- На титульной странице в соответствующих строках указывают данные об организации, получившей товар: название, структурное подразделение, код ОКПО и ОКДП.
- Далее прописывают номер акта и дату его составления.
- Ниже следует отобразить информацию о месте получения ТМЦ, грузоотправителе, сопроводительных документах и пр.
- После этого надо указать реквизиты сопроводительных и иных документов: договора на поставку товара, транспортной накладной, удостоверения о качестве и пр.
- Ниже указывают способ доставки, дату отправления товара, наименование склада, с которого были отправлены ТМЦ, и другие сведения.
- В верхней части документа под грифом «Утверждаю» ставит подпись руководитель организации.
Следующая часть бланка ТОРГ-3 имеет вид таблицы, в которой необходимо указать:
- наименование продукции, по которой были обнаружены расхождения, и ее код;
- единицу измерения;
- данные сопроводительной документации;
- фактические данные;
- количество бракованных, недостающих товаров;
- выявленную недостачу и излишки;
- номер паспорта.
Под таблицей отведено место для заключения комиссии о причинах обнаруженных несоответствий. Подготовленный акт подписывают все члены комиссии.
ТОРГ-3 можно далее.
Как заполнить форму ТОРГ-2
Бланк состоит из четырех страниц. Заполнить акт можно при помощи шариковой ручки или на компьютере. Если ТМЦ были застрахованы – в документе указывают информацию о страховщике.
Форма ТОРГ-2 заполняется следующим образом:
- в шапке документа указывают общие сведения о получателе;
- далее надо указать дату составления акта, сведения о грузоотправителе, номер договора и счета-фактуры;
- также на 1-й странице указывают способ доставки груза, дату и время прибытия на склад и приемки ТМЦ;
- на 2-й странице отмечают состояние пломб и транспорта, доставившего груз, характеристики перевозимого товара;
- на 3-й странице прописывают сведения об условиях хранения товаров до момента вскрытия их поставщиком, состоянии упаковки и пр.; в специальной таблице необходимо указать сведения о расхождении по количеству мест и массе полученных ТМЦ и сумму нанесенного ущерба;
- на 4-й странице следует указать, где и каким путем происходило определение количества (веса) товаров; здесь же подробно прописывают обнаруженные дефекты и приводят заключение комиссии;
- в самом низу 4-й страницы члены комиссии проставляют свои подписи. Там же отводится строка для подтверждения получения акта подразделением бухгалтерии и фиксируется решение руководителя в отношении выявленных расхождений (он же утверждает акт на первой странице).