Порядок оплаты командировочных расходов (суточных) в 2021 году

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе
Попробовать

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2021 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Что такое командировка

Командировкой согласно Трудовому Кодексу называется поездка сотрудника по поручению руководителя организации в другой город или страну для выполнения различных служебных заданий.
Командировкой не будет считаться поездка сотрудника, если его работа происходит в пути (водитель, машинист и т. д.), а также если его трудовая деятельность носит разъездной характер.

Точный список должностей и специальностей, которые попадают в эти 2 списка, утверждается каждым нанимателем самостоятельно с помощью приказа или другого локального нормативного акта.

При командировке у сотрудника возникают различные виды дополнительных расходов (на питание в общепите, оплату жилья, транспорт и т.д.) все они должны быть компенсированы.

Во время поездки за ним сохраняется место работы в организации, а также обязательно выплачивается средний заработок.

Замечание. Для исключения спорных моментов по вопросу компенсации расходов, связанных с командировкой наниматель должен утвердить порядок ее выплаты в соответствующем локальном нормативном акте.

Обычно трудящемуся выдается аванс на поездку, а затем он отчитывается о расходах и сдает остатки средств.

Но бывают и другие ситуации, особенно если речь идет о служебных поездках руководителей.

Российское законодательство хорошо защищает права трудящихся, в т. ч. и при нахождении в командировках.

Оно устанавливает обязанность для нанимателя выплачивать компенсацию и за дополнительные расходы самого сотрудника, связанные с поездкой.

Например, питание в столовых/кафе обойдется значительно дороже, чем дома и т. д.

Какой лимит

Законодательством не установлены лимиты для организаций или предпринимателей в отношении компенсируемых расходов, аналогично нет строгих лимитов и по размеру суточных.

Фактически каждая организация (ИП) должна самостоятельно принять соответствующий локальный нормативный акт и установить предельные размеры выплачиваемых компенсаций.

Они должны быть доведены до сотрудников под роспись, чтобы избежать вопросов и споров.

Если в отношении большинства расходов, связанных с поездкой трудящийся обязан отчитываться, то такого правила для суточных нет. Это просто компенсация ему за повышенные расходы на себя.

Данная выплата также как и другие принимается работодателем к учету в составе расходов и уменьшает налог на прибыль.

Но освобождение любой суммы в виде суточных могло бы привести к злоупотреблению правом.

Освобождаются от налогообложения лишь компенсации за дополнительные расходы, связанные с проживанием в другом городе (стране) в пределах установленных лимитов.

Подробную информацию об этом вопросе приведем в следующей таблице:

Важно! Другие расходы (транспорт, оплата жилья) в состав суточных не включаются. Выплачиваются суточные за все дни командировки.

Существующие расходы в поездках

При командировках работники компании сталкиваются с различными видами расходов.

Но можно выделить 4 основных категории таких трат:

Сколько платить

Законодательство не содержит прямых указаний об ограничениях размера суточных. Они могут быть как больше необлагаемого НДФЛ лимита, так и меньше его.

Конкретный размер выплат должен быть обязательно зафиксирован в коллективном или трудовом договоре, либо утвержден локальным нормативным актом.

Это позволит организации принимать данные суммы к расходам даже не имея подтверждающих документов.

Важно! Слишком большие суммы, списанные на суточные, могут привести к вопросам со стороны налоговой службы.

Не исключено, что из-за этого будет начата дополнительная проверка, особенно если деятельность компании и так имеет подозрительный характер.

При заграничных вояжах

При поездках в другие страны расходы сотрудника обычно оказываются выше, чем в случае поездки по России.

Работодателю придется компенсировать точно также расходы на проживание, транспорт и т. д., а также платить суточные. Необлагаемый НДФЛ лимит при зарубежных поездках будет выше – 2500 р.

Но это не значит, что организация не сможет платить для своего сотрудника суточные в большем размере.

Если суточные будут установлены в ЛНА или договоре в размере 3000 р. в день, то с суммы в 500 р. (3000 р. – 2500 р.) нужно будет удерживать и платить НДФЛ в установленном порядке.

Если при поездках по России даты командировки подтверждаются с помощью билетов или путевого листа, то в зарубежных вояжах для этого служат отметки таможенных органов в загранпаспорте.

При этом если сотрудник отправляется в Белоруссию или Казахстан, то они проставлены не будут.

В этом случае можно точно также ориентироваться на проездные документы или путевой лист.

По России

Наиболее распространены командировки внутри страны. В этом случае нанимателю надо компенсировать расходы, связанные с проживанием, оплатой транспортных услуг и также выплатить суточные.

Не облагается НДФЛ только суммы до 700 р. в день. Но это не значит, что работодатель не может установить для сотрудников суточные только в этом пределе и не копейкой больше.

Вполне допустимо, что фирма установит в положении о командировках, трудовом или коллективном договоре и больший размер суточных, например, 1000 р.

За 1 день

Сотрудник может находиться в поездке для выполнения задания работодателя не обязательно несколько дней.

Нередко решить вопросы можно и за 1 день. В этом случае поездку наниматель все равно оформляет в общем порядке.

Ему придется выпустить приказ, выдать положенное авансирование и т. д. по возвращению из поездки сотрудник должен будет сдать соответствующую отчетность в бухгалтерию и руководству.

Согласно общему правилу при командировке на 1 день по территории РФ суточные работодатель не выплачивает.

Но это не означает, что он не может компенсировать иные расходы сотрудника, например, на питание.

Они обязательно должны быть подтверждены с помощью документов, а правила компенсации должно быть прописано в локальных нормативных актах компании.

Если суммы трат не превысят 700 р., то удерживать НДФЛ по мнению Минфина будет не надо. Аналогично с этих расходов не платятся и страховые взносы.

Конечно, редко, но все же бывают и краткосрочные командировки за пределы России. В этом случае действует правило о выплате суточных в размере 50% от установленной нормы в организации.

Облагаться налогом не будет при этом сумма до 2500 р. По крайней мере такие указание дает Минфин в своих письмах.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2021 г. № 243-ФЗ) .

КВР

Одним из существенных требований утвержденной структуры видов расходов, закрепленным в п. 46.5 Порядка № 85н, является отражение командировочных расходов*(4), следующим образом:

• выдача командируемым работникам (сотрудникам) наличных денежных средств (или перечисление на банковскую карту) под отчет в части перечисленных выше гарантированных расходов — по КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда», 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда», 134 «Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания» и 142 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда» (смотрите также пп. 48.1.1.2, пп. 48.1.2.2, пп. 48.1.4.2 п. 48 Порядка № 85н);
• оплата приобретения билетов для проезда к месту командирования и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) — по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг».

Таким образом, в Порядке № 85н четко закреплено применение различных КВР при возмещении расходов сотрудника и при приобретении учреждением для него услуг по договору.

Еще по теме: Линия Консультаций «Учет в 1С:БГУ». Выпуск № 41/20

Обратите внимание! Согласно п. 46.5 Порядка № 85н перечень иных расходов, произведенных командированным работником с разрешения или ведома работодателя, относимых на КВР 112, 122, 134 или 142 определяется работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в силу специфики деятельности отдельных главных распорядителей бюджетных средств — в нормативном правовом акте). То есть, если в соответствующем акте не поименованы те или иные расходы, производимые сотрудником в командировке с ведома работодателя, они не могут быть отнесены на КВР 112, 122, 134 или 142. В таком случае расходы будут относиться на КВР 244*(5).

Как видим, отнесение командировочных расходов может осуществляться по различным КВР и КОСГУ в зависимости от того, выдаются ли (компенсируются) денежные средства сотруднику или учреждение приобретает для него услуги. А порядок отнесения иных расходов, производимых сотрудником в командировке, зависит от наличия перечня таких расходов, закрепленного в соответствующем акте, и присутствия в таком акте конкретных расходов.

Наряду с изложенным интересно, что если целью командирования является закупка материальных запасов, например, горюче-смазочных материалов, то расходы на закупку следует отразить по КВР 244 и подстатье 343 КОСГУ (письмо Минфина России от 15.03.2019 № 02-05-10/17872).

Напомним, КВР и расходные подстатьи КОСГУ применяются во взаимной увязке. В связи с этим советуем всегда проверять КВР на увязку со статьями (подстаттьями) КОСГУ согласно размещаемой Минфином России на его официальном сайте (www.minfin.ru). Обратите внимание: таблица соответствия КВР и статей (подстатей) КОСГУ, относящихся к расходам, часто претерпевает изменения. На момент подготовки материала действующей является таблица соответствия, размещенная на сайте Минфина России 09.04.2020 (Бюджет — Бюджетная классификация Российской Федерации — Методический кабинет).

Доказательство деловой цели поездки

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

• Командировочное удостоверение;
• Служебное задание;
• Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Выплата за проживание в гостинице

Законодательство устанавливает обязательство работодателя выплачивать убытки, понесенные в связи с оплатой гостиницы в командировке. Но, кроме такого положения, компания может самостоятельно разрабатывать и принимать внутренние правовые акты, регламентирующие порядок возмещения расходов.

Основными положениями, делающими возможным оплату проживания в командировке являются:

1. Направление сотрудника по служебным делам должно сопровождаться изданием приказа о рабочей поездке. Такой документ удостоверяет осуществление действий работником в интересах организации.
2. Оплата затрат осуществляется на основании подтверждающей проживание документации. Это обязательное условие для компенсации таких расходов.
3. Юридические лица обладают правом устанавливать пределы сумм, возможных к возмещению. Такое правило наиболее характерно для государственных учреждений и направлено на сохранение бюджетных средств. Ими устанавливается минимальный лимит для своих сотрудников.

ВАЖНО! Бюджетные организации не вправе отказать работнику в возмещении понесенных расходов в командировке. Существование приказа об отправлении в рабочую поездку и представлении подтверждения факта проживания, учреждения обязаны компенсировать затраты.

Как подтвердить расходы в командировке

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.