Счет-фактура или Универсальный передаточный документ для ИП

Особенности и отличия

Главным отличием между ведением отчетности предпринимателем и юридическим лицом является самостоятельное ведение документооборота владельцем бизнеса, а не отдельным отделом бухгалтерии. Поэтому на оформление счета-фактуры ИП дается 5 календарных, а не рабочих дней.

Точкой отсчета является день получения имущественных прав на товар, дата отгрузки, получения услуги, приемки работы или получения аванса. В случаях предоплаты счет-фактура составляется дважды, при получении аванса и по выполнению условий сделки. Как составляется счёт-фактура на аванс, можно узнать тут.

Справка. Счета-фактуры составляются по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ №1137 от 26 декабря 2011. Основные требования к реквизитам документа приведены в 169 статье НК РФ.

169 статья НК РФ содержит основные требования для указания ИП особенностей сделки в счете-фактуре:

Номер, дата составления и исправлений.
ИНН и другие данные для идентификации сторон сделки.
Адрес поставки товара или оказания услуги.
Номер накладной или авансового счета для подтверждения суммы.
Наименования и единицы измерения передаваемых грузов.
Количество переданных товаров, работ или услуг в указанной единице измерения.
Расчетная валюта.
Страна происхождения и номер таможенной декларации для импортных товаров. О счетах-фактурах на импорт и экспорт читайте здесь.
Стоимость каждой указанной единицы.
Общая сумма сделки.
Налоговая ставка и сумма акциза.
Рассчитанная сумма налога.

Важно! Достоверное и корректное указание всей перечисленной информации в счете-фактуре дает право ИП получить налоговый вычет при передаче книги покупок в налоговую службу.

Подробнее о том, что такое счёт-фактура и об особенностях использования документа, можно узнать тут.

Счет-фактура или универсальный передаточный документ для ИП, что лучше?

Счет-фактура

для предпринимателя необходим тогда, когда ИП применяет Общую систему налогообложения или же является налоговым агентом по налогу на добавленную стоимость. Когда предприниматель использует в документообороте счет-фактуру, то в обязательном порядке, в качестве первичного документа формируется акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная — это документы, которые подтверждают отгрузку материальных ценностей, товаров для продажи. Отказаться от этих документов практически невозможно, в силу того, что предпринимателю необходимо документально подтверждать свои расходы.

ИП

, как поставщик товаров на общей системе налогообложения имеет право применять вместо счет-фактуры —
универсальный передаточный документ (УПД)
. Применение УПД не нарушает никакие законодательные нормы. Применение универсального документа является рекомендацией, но предложенная законодательством форма имеет много преимуществ.

Нужен ли документ?

В 4 пункте 169 статьи и 7 пункте 168 статьи НК РФ указаны случаи, в которых продавец ИП не обязан составлять счет-фактуру. При сделках между частными предпринимателями, в сферах розничной торговли, оказания услуг и наемных работ, счета-фактуры не требуются.

Также обязанность по составлению таких бумаг отсутствует при наличном расчете и реализации ценных бумаг, при условии, что стороны сделки не являются посредниками или брокерами.

ИП не должен выставлять счета-фактуры при совершении сделки с ООО, ИП или компанией, работающей по специальному налоговому режиму с упрощенным налогообложением.

Счет-фактура без НДС и ошибочное назначение платежа

Может возникнуть ситуация, когда лицо, освобожденное от налогообложения и применяющее специальный режим, выставляет счет-фактуру без налога, а покупатель по ошибке вносит оплату и в назначении платежа отображает тариф и сумму.

После того, как налоговая служба в процессе проверки заметит назначение платежа, потребуются пояснения. Есть риск приостановления операций по счету, списания по ошибке недоимки. Чтобы такой ситуации не возникало, необходимо тщательно изучать все поступления.

Если бухгалтер самостоятельно выявит некорректное назначение взноса, от покупателя нужно будет затребовать письмо с уточнением реквизитов. На практике фискальные органы при установлении недочета после представления письма не требует дополнительных бумаг.

Особенности счет-фактуры для ИП без НДС в том, что она имеет аналогичную форму и графы, как и простой документ, который используется лицами на ОСНО. Есть отличия только в заполнении седьмой и восьмой графы.

Должны ли выставлять документ, если работают без НДС?

Обязанность выставлять счет-фактуру в условиях освобождения продавца от НДС, согласно 5 пункту 168 статьи, наступает в случаях, предусмотренных 145 статьей НК РФ. Речь идет об ИП с выручкой менее 2 миллионов рублей за квартал, не работающих с подакцизными товарами.

Такие предприниматели, после уведомления ИФНС, освобождаются от НДС на 12 календарных месяцев, если не возникнет условий для аннуляции такого права. Далее освобождение ежегодно перепроверяется и обновляется.

В иных случаях налогоплательщик имеет право, но не обязанность, составлять счет-фактуру, и может использовать ее исключительно для своего удобства.

Примером такой ситуации является освобождение от налога части партии, указанной в накладной совместно с товарами, облагаемыми налогом. Также необязательный счет-фактура на товар, не облагаемый налогом, позволит сохранить соответствие в нумерации документов.

О том, в каких случаях нужна счёт-фактура без НДС, читайте здесь.

Применение счет-фактур для ИП

Популярна проблема, нужна ли счет-фактура для ИП без НДС, должен ли продавец оформлять бланк в таком случае. Плательщики НДС (предприниматели и компании) выставлять документы без налога не могут, несмотря на то, кто является их покупателем. Не имеет значения, что покупатель работает на упрощенной системе.

Если лицо не является плательщиком НДС, нужно ли выставлять бланк. При применении специального режима или освобождения, счета выставляются по просьбе покупателя или по требованиям НК. Согласно статье 168 Налогового Кодекса, лицо, которое не платит налог по статье 145, должно оформлять счета-фактуры с проставлением пометки «Без НДС».

В 7 графе данного документа отображается ставка обложения платежом. Если форму оформляет лицо, которое не вносит сбор, в графе не требуется ставить числа. Такой вид документа называют нулевым, что означает отсутствие у продавца обязанности по внесению сбора, покупатель не может заявить компенсацию.

Одна из особенностей такого счета – не следует указывать цифру ноль. Если предприниматель пишет данную цифру, налоговики могут принять это за проведение операции с нулевой ставкой, тогда потребуется декларация. Может потребоваться уплата сбора в бюджет. Чтобы не возникало проблем, следует проставлять «Без НДС».

Согласно правилам, покупатель должен зарегистрировать счет-фактуру в книге покупок. На основании этих записей оформляется вычет. Если бланк нулевой, оформить компенсацию невозможно. В законе нет указаний, что счета без НДС не следует регистрировать. Однако данный документ не влияет на размер вычета, следовательно, можно не отражать полученный от ИП на упрощенке счет без НДС.

Как выставить?

В 6 пункте 169 статьи НК РФ прописано, что выставляя счет-фактуру, индивидуальный предприниматель должен лично ее подписать и указать собственные реквизиты государственной регистрации себя как ИП. Под реквизитами подразумевается свидетельство о государственной регистрации ИП для идентификации налогоплательщика. В отличие от ООО, предприниматель не может делегировать эту обязанность доверенному лицу.

Обратите внимание! Хотя право на участие в отношениях уполномоченного представителя подтверждено 1 пунктом 26 статьи НК РФ, там же указывается, что оно может ограничиваться другими законодательными актами.

Поэтому законный представитель может вести сделку, но не может подписать счет-фактуру от лица ИП.

НДС к уплате

Платить сбор с реализации товаров необходимо, если норму закона на ИП не распространяются. НДС добавится к цене товаров. Для этого умножается стоимость продукции на ставку налога. Осуществляя торговые операции, бизнесмен перечисляет НДС. В него входит стоимость сделки. Покупателю выдаются документы, где указывается цена с учетом налога. Нагрузка по оплате налога лежит на покупателе. ИП является посредником между потребителем и казной государства.

Если хозяйствующий субъект находится на ОСНО и работает с добавленным налогом, он производит такие действия:

начисляет налог от продаж;
выставляет счет фактуру НДС;
оформляет книгу покупок/продаж;
подает декларацию в конце квартала на электронном носителе;
перечисляет деньги в бюджет, разделяя платежи на три части.

На видео: Изменения в счетах фактурах от 01.10.2017

Предоставление счета-фактуры дает бизнесмену право на вычет налога, включая все налогооблагаемые операции. Выбирая особый режим налогобложения, бизнесмен освобождается от уплаты налога. За исключением нескольких случаев, когда заплатить его придется.

Ситуации, когда учитывается НДС к вычету у ИП на УСН:

ИП покупает товары и услуги фирм без представительства на территории РФ.
В качестве посредника получает оплату при сотрудничестве с иностранной фирмой.
Выставленный счет-фактура обозначен размером НДС.
Оплачивает аренду или покупку в собственность государственного имущества владельцу – органу власти.
Выступает доверительным управляющим при проведении сделок.

Правила заполнения

Для отправки покупателю в налоговую службу вычета к НДС поставщик, наряду с накладной, должен выставить счет-фактуру (в каких случаях нужна накладная и счёт-фактура, читайте здесь). Кроме самого факта наличия документа, требуется правильно заполнить счет-фактуру. Законом введен такой порядок составления титульной части бланка:

№ документа в учете поставщика и дата заполнения. 1а предназначена для датирования корректировочного варианта и оставляется пустой при первичном составлении.
ФИО предпринимателя. 2а адрес прописки ИП. 2б ИНН физического лица.
Название грузопоставщика, может дублировать данные строки 2.
Название и адрес покупателя-приемщика.
Номер и дата платежного чека, в случаях внесения предоплаты.
6а, 6б – данные о покупателе, идентичные по форме строкам 2 и 3.
Наименование и код расчетной валюты. Код можно узнать из классификатора, например рубль нумеруется 643.

Далее в бланке содержится таблица, где для каждого товара из накладной необходимо вписать:

наименование;
количество;
единицу измерения;
стоимость;
сумму и ставку НДС;
конечную цену.

Документ заполняется в двух экземплярах и подписывается лично предпринимателем, если составляет от лица ИП. Печать на счет-фактуру не ставится.

Вариант с НДС

При поступлении счетов-фактур от контрагентов, являющихся ИП, то покупателю следует особо тщательно контролировать их достоверность и особенно наличие подписи самого предпринимателя. Основным отличием от получения документа от ООО является требование личного визирования.

Важно! Отсутствие одного из ключевых реквизитов, такого как личная подпись или дублирование данных в графе 3, является основанием для отказа в вычете при инспекции.

Если предприниматель выставил счет-фактуру, но при этом бланк содержит ошибку, то получить вычет по НДС будет невозможно даже через суд.

В случае освобождения от налога

Составление счета-фактуры на товары «без НДС» возможно в 2 вариациях:

Если все товары партии имеют такую отметку, то в строке 8 бланка с общей суммой налога эта отметка дублируется, и такой документ налоговой не рассматривается.
Если от налога освобождена часть услуг или товаров, то в графе 8 указывается фактическая сумма без учета этих данных.

Счет-фактура без НДС заполняется согласно общим правилам оформления этого документа, поскольку постановление Правительства №1137 от 26 декабря 2011, было обновлено приложением 2 к постановлению, от 1 февраля 2021 года. Достаточно внести запись «без НДС» в соответствующем разделе таблицы. Отметку можно внести отдельно, в распечатанный документ от руки, например при подписи документа.

Закрывающие документы для ИП без НДС

При осуществлении сделок требуется учитывать наличие и правильность заполнения закрывающих документов. В данном случае обязательно представление квитанций и платежных бумаг, а также выписок.

Помимо этого, требуются бумаги, в которых каждой из сторон подтверждается факт завершения сделки при выполнении обязательств по договору. Чтобы у контрагентов не было вопросов по особенностям выполнения операций, все условия нужно подробно расписать в договоре. Индивидуальным предпринимателям и компаниям, работающим без НДС или с налогом, нужно указать, какие документы требуются, чтобы соглашение оказалось выполненным.

Подтверждение завершения сделки должно быть оформлено в письменном виде. В любом предприятии требуется строгий учет операций. При перечислении средств за товары или услугу нужен документ о получении. Для разных сделок предусмотрены разные виды контрактов.

Документом, который закрывает договор поставки продукции или сырья, считается накладная. Юридической силой обладает только оригинал документации. При реализации продукции поставщик должен написать накладную в двух экземплярах. Необходимо наличие следующих реквизитов – названия и номера, данных поставщика, информации о товаре и количестве, цене, требуются подписи ответственных лиц.

Если предметом договора являются работы, основным документом для закрытия контракта будет акт. Требуется только оригинал. Бланк подтверждает отсутствие замечаний у покупателя. Унифицированной формы документа нет, но требуется внести ряд обязательных данных: название и номер документа, дату оформления, кто исполнитель и заказчик, какие работы были проведены и в каком объеме. Должны стоять подписи ответственных лиц.

Отсутствие данных документов становится причиной доначисления налогов. Чтобы избежать негативных последствий, требуется оформлять все бумаги своевременно.

Действия после выдачи

При получении счета-фактуры от доверенного лица предпринимателя, покупатель имеет высокие шансы получить отказ в вычете из налоговой службы, и должен будет обратиться в суд. Судья проверит достоверность сделки и, скорее всего, удовлетворит ходатайство об аннуляции отказа по формальному признаку, однако на это у покупателя уйдут время и средства.

Чтобы избежать судебных издержек и других неприятных моментов, связанных с некорректным этого документа, нюансы оформления счет-фактуры следует прописать в договоре поставки. Поставщик в любом случае не несет ответственности за выставление счета-фактуры, если иное не прописано в договоре.

Предприниматель на ОСН

Нужно учитывать важные моменты добавления НДС к вычету у ИП на ОСНО. Предприниматель по закону обязан добавить налог по ставке 10% (18%), если не применяются налоговые льготы.

От уплаты сбора ИП освобождается по таким причинам:

доходы за квартал составили менее 2 млн. руб. В прибыль не входит добавленный налог, средства по необлагаемым операциям, внесенные предоплаты;
товары с акцизами не продавались в это время.

По ст.149 НК РФ ИП освобождается от необходимости добавлять НДС согласно списку операций.

На видео: Вычеты по НДС: сложные и неоднозначные моменты, как отражать в учете и оформлять документы

Порядок заполнения счёта-фактуры без НДС

В 2021 году произошло много изменений в нормативной базе бухгалтерского и налогового учёта, которые необходимо применять.

ИП на ОСН и специальных режимах с 1 января 2021 года освобождены от ведения регистров, которые дублируют информацию, отражаемую в Книге покупок и продаж. Однако по-прежнему все Журналы регистрации предоставляются теми, независимо от системы налогообложения, кто оказывает посреднические и аудиторские услуги или являются застройщиком, а также заключают договора комиссии и агентские.

Данная обязанность указана в статье 174 Налогового кодекса РФ.

Журналы представляются в курирующий налоговый орган в месяце, следующем за отчётным периодом (как правило, составляет квартал) не позднее 20 числа. При заключении договоров посредничества могут быть представлены «сводные» счёта-фактуры. Все обязанности указаны в Письме Минфина РФ № 03-07-14/2821 от 28.01.2015 и Постановлении Правительства РФ № 1279 от 29.11.2014.

Подробно порядок заполнения, который регламентирует содержание следующей информации:

порядковый номер и дату составления счётов-фактур;
полное наименование и ИНН поставщика и покупателя;
наименование и количество отпущенных товаров или оказанных услуг;
стоимость, в рублях РФ, за одну единицу и всей партии;
ставка налога, действующая на дату проведения операции;
сумма налога, подлежащая перечислению в бюджет;
информация об отправителе и получателе груза;
если отпуск производился по авансовому платежу необходимо указать дату и номер платёжного документа;
единица измерения товаров. При оказании услуг не указывается.

Информация согласно статьи 169 Налогового кодекса РФ должна содержаться в электронном и бумажном формате. При формировании счёта-фактуры на бумажном носителе необходимо сформировать 2 экземпляра, один получает продавец, второй – передаёт своим покупателям.

Основные ошибки в составлении счета-фактуры

Все возможные неточности и ошибки в документе можно разделить на два вида: незначительные, которые не влияют на размер вычета по НДС, и значительные, при наличии которых налоговики не примут документ-подтверждение.

Ошибки, при которых налоговики не примут счет-фактуру:

Неверная информация о покупателе или продавце, не позволяющая идентифицировать субъект. Помарки не вызовут вопросов. Но если ИНН и наименование указаны неверно, например, в ИНН лишняя цифра, то такую бумагу не примут.
Сведения, не позволяющие определить, какая продукция реализована или приобретена. К ошибкам такого вида налоговики относятся с особым сомнением. Опечатки и сокращения допустимы. Не принимаются документы, в которых указан другой товар. Например, организация заключила договор на поставку футбольных мячей, а в счете-фактуре указала баскетбольные.
Невозможно определить сумму продукции или предоплаты. Часто допускают ошибки в указании валюты, в которой производятся расчеты между организациями, или определении ее кода. Арифметические ошибки в общем расчете стоимости тоже недопустимы.
Ошибки в определении ставки и суммы налога. Такие неточности возникают при неверном указании процентной ставки к конкретному виду товара. Например, продукция, облагаемая нулевой ставкой, в счете-фактуре указана под ставкой в 10 %. Соответственно, и сумма НДС будет рассчитана в документе неверно.

Чтобы исправить ошибки, сформируйте новый документ — корректировочный счет-фактуру.

Образец заполнения счета-фактуры от ИП с НДС

Посмотрим, как заполнить счет-фактуру от ИП с НДС на образце.

Пример

Применяющий ОСНО индивидуальный предприниматель Кузнецов Анатолий Викторович 13 сентября 2021 года реализовал ООО «Лунный свет» два станка:

станок токарно-винторезный с ПУ (49 973 руб., включая НДС);
станок сверлильно-фрезерный настольный (45 489 руб. включая НДС).

Образец заполнения счета-фактуры ИП Кузнецовым А. В. смотрите ниже:

Этот образец счета-фактуры для ИП в 2021 году оформлен на бланке, утвержденном постановлением Правительства РФ № 1137 (ред. от 01.02.2018).

Продолжение примера

Чтобы оформленный счет-фактура от ИП Кузнецова А. В

позволил получить вычет по НДС покупателю ООО «Лунный свет», предпринимателю следует обратить особое внимание на те реквизиты счета-фактуры, ошибки в которых критичны для вычета. Налоговики могут лишить ООО «Лунный свет» налогового вычета, если не сумеют достоверно установить из счета-фактуры наименование товара, его стоимость, ставку и сумму НДС, а также не смогут идентифицировать продавца и покупателя

Во избежание возможных ошибок необходимую информацию для счета-фактуры ИП взял из первоисточников:

реквизиты покупателя — из договора с ООО «Лунный свет» и представленных им копий учредительных и иных документов;
наименование поставленных механизмов — из технической документации на них.

В отдельных графах и строках счета-фактуры ИП поставил прочерки.

Считается ли это ошибкой, расскажем в следующем разделе.

Бланк счета

Заполнить счет онлайн

Как заполнить бланк счета онлайн? Попробуйте прямо сейчас создать и заполнить счет на оплату онлайн. А еще вы сможете выставлять счета на оплату, печатать и отправлять их по электронной почте, у вас будет своя база счетов. Вы сможете создавать Акты, Накладные ТОРГ-12, Счета-фактуры, УПД и печатать Квитанции Сбербанка.

Что такое Счет?

Счет на оплату — это документ от Продавца к Покупателю, который содержит реквизиты для оплаты и перечень товаров и (или) услуг. Счета на оплату обычно отправляют Клиенту по электронной почте.

Обязательными в Счете являются реквизиты:
наименование организации или Индивидуального предпринимателя;
ИНН (и КПП для ЮЛ);
банковские реквизиты, расчетный или лицевой счет, кор. счет, наименование банка и его БИК;
перечисленные товары (и услуги);
итоговая сумма платежа и ставка НДС.

Бланк счета 2018

Унифицированной формы Счета нет, компания самостоятельно может разработать свою форму Счета. Ниже вы можете посмотреть образец и Счета на оплату 2021 бесплатно.

Как заполнить счет на оплату

Рекомендации по заполнению счета на оплату. Нижеприведённая форма Счета является наиболее предпочтительной для применения, т. к. может содержать полные реквизиты Продавца и Покупателя. В шапке счета располагается логотип и в перечне товаров и услуг присутствует дополнительная колонка с НДС. В данной форме счета заполняются следующие поля.

В шапке располагается логотип, заполняется наименование организации, ОГРН, ИНН, КПП, а также адрес организации с индексом. Дополнительно указывается телефон и факс.
Под шапкой указывается полное наименование организации.
Затем указываются реквизиты Продавца и Покупателя. Реквизиты продавца должны содержать наименование организации, адрес, ИНН, КПП, ОГРН, расчетный или лицевой счет, наименование банка, БИК и кор.счет. Дополнительно можно указать телефон, факс, e-mail и web-сайт компании.
Реквизиты Покупателя можно заполнить полностью по аналогии с реквизитами Продавца.
Номер счета указывается в соответствии с учетной политикой организации. Это может быть простой порядковый номер (с начала года) или специальный составной учетный номер. Указывается дата составления счета.
Под номером и датой счета справа указывается краткое обобщенное наименование товаров или услуг в счете. Например, “компьютерные комплектующие”, “ноутбук”, “ремонт оргтехники”, “изготовление полиграфической продукции”.
В таблице перечисляются товары и услуги, стоимость, количество, единица измерения, НДС.
После товара можно указать важные особенности счета, например, “срок поставки товара”, “срок оплаты счета” и др.
В конце счета необходимо указать руководителя организации и главного бухгалтера. Наличие подписи и печати необязательно, но многие компании требуют, чтобы счет был с подписью и печатью.

Рекомендации по заполнению счета на оплату (1С). Следующая форма счета является упрощенной и используется по умолчанию во многих бухгалтерских программах.

В начале счета заполняется таблица, напоминающая платежное поручение. В ней указываются платежные реквизиты Продавца (получателя платежа). Это наименование организации, ИНН, КПП, расчетный или лицевой счет, наименование банка, БИК и кор.счет.
Далее указывается номер счета, который соответствует учетной политике организации. Это может быть порядковый номер счета (с начала года) или специальный составной номер. Указывается дата составления счета.
Реквизиты Продавца необходимо указать полностью. Наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, адрес, расчетный или лицевой счет, наименование банка, БИК и кор.счет. Также можно указать телефон, факс, e-mail и web-сайт компании.
Реквизиты Покупателя указываются полные или сокращенные. Достаточно указать только наименование организации.
В таблице перечисляются товары и услуги, стоимость, количество, единица измерения.
После перечня товаров и услуг можно указать детали счета, например, “срок оплаты товара”, “условия доставки или самовывоза” и др.
В конце счета указывается ФИО руководителя организации и главного бухгалтера. Наличие подписи и печати необязательно, но некоторые компании не рассматривают счета без подписи и печати.

Если вам требуется постоянно создавать счета на оплату, то воспользуйтесь нашим сервисом Выставить счет. В нем вы сможете создать, распечатать и отправить счет по e-mail.
Дополнительно с помощью нашего сервиса вы сможете легко создать Акт, Счет-фактуру, ТОРГ-12, УПД.
Попробуйте прямо сейчас — Demo-вход (без регистрации). Не забудьте воспользоваться инструкцией как быстро создать и заполнить счет на оплату.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

Tags: бухгалтер, валюта, , налог, предприниматель, приказ, проблемы, расход