ВС РФ: за дополняющую СЗВ-М с «забытыми» работниками штрафовать не следует

В каких случаях будет штраф за дополняющую СЗВ-М

Дополняющая форма СЗВ-М подаётся, когда в первоначальный вариант нужно внести новые сведения или исправить ошибки. Например, в сведениях сотрудника забыли указать СНИЛС или ИНН, ошиблись в фамилии работника или в первоначальном отчёте забыли указать сотрудника. Тогда работодателю нужно уточнить сведения на сотрудников и предоставить новый отчёт СЗВ-М на том же бланке, только вместо исходного кода поставить код «доп»

Сроки подачи и состав СЗВ-М

Данный документ подается в пенсионный фонд ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Например, отчет за март необходимо подать до 15 апреля. Если пятнадцатое число выпадает на выходной или праздничный день, то срок подачи переносится на ближайший рабочий день. В частности, 15-го апреля выпадает на воскресенье, значит дата подачи переносится на 16-е число.

Бланк состоит из четырех разделов:

Реквизиты страхователя: указываются сведения о работодателе. В частности, регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН и КПП.
Отчетный период: вписывается код, соответствующий порядковому номеру месяца, за который подается документация. Например, январь — код «01», февраль — «02» и так далее. В отдельную графу вносится год.
Тип формы: в зависимости от того, впервые подается отчет за конкретный период или нет, вносится один из трех кодов — «исхд», «доп», «о указывается только в случае, если отчет подается впервые.
Сведения о застрахованных лицах: указывается ФИО каждого работника, а также СНИЛС и ИНН.

Как ее заполнить

Инструкция

Вместо стандартных разделов 1–4 формы СЗВ-М, работодатель заполняет пункты, которые расположены в главном меню о и «Сотрудники».

Титульный лист

В пункте «Отчётный период» пишут месяц, за который в ПФР предоставляют информацию о рабочем, и календарный год.
В пункте «Тип формы» пишут тип формы составляемого отчёта. Отчёт СЗВ-М может быть 3 видов — исходный, дополняющий или отменяющий.

При внесении информации за отчётный период (месяц) программа по умолчанию автоматически ставит о.

В том случае, если работодатель вносит дополнительные сведения в ранее поданную в ПФР отчётность, то он пишет такой тип документа СЗВ-М — «дополняющая». При этом в эту форму отчёта работодатель включает только тех рабочих, которых не было в исходном отчёте.
При отмене ранее указанных в отчёте СЗВ-М сведений, руководитель фирмы заполняет «отменяющую» форму документа. В этом документе страхователь указывает те физлица, которых он случайно включил в исходную форму.

В разделе «Направление сдачи» указывают региональный орган ПФР, в который сдают отчёт.

В поле «Название фирмы» пишут реквизиты работодателя:

сокращённое название компании;
ИНН и КПП компании;
регистрационный номер в ПФР.

Далее, в конкретных полях указывают название должности и ФИО директора фирмы.

Сотрудники

В этом разделе указывают информацию о работниках — застрахованных физлицах. Застрахованными лицами являются физлица, с которыми работодатель (страхователь) заключил трудовой или гражданский правовой договор подряда, авторский или по лицензии.

При заполнении раздела о рабочих, директор компании нажимает на кнопку «Добавить сотрудника» и в новом окне по каждому работнику вводит такие сведения:

ФИО;
СНИЛС;
ИНН.

Внимание! Раздел отменяющей СЗВ-М о сотрудниках заполняют даже в том случае, если работодатель не начислил в отчётном месяце ЗП рабочему. Главное, чтобы сам договор действовал хотя бы 1 день в отчётном месяце.

Пример заполнения отменяющей СЗВ-М на 1 человека представлен ниже.

Отменяющая СЗВ-М на 1 человека (образец заполнения)

СЗВ-М: отменяющая или дополняющая

Отменяющая отчетность применяется в случае, если в нее были внесены неверные сведения о застрахованных лицах. Если же в отчете отражены не все сведения о работниках, то применяется дополняющая форма. Такие определения даны непосредственно в бланке отчетности. На практике у сотрудников, уполномоченных за подготовку СЗВ-М, возникают трудности в разграничении этих двух понятий.

В настоящее время выделяются три условия, когда подается дополнительная СЗВ-М. Ниже представлен образец заполнения этого бланка за апрель 2021 года.

Что такое отменяющая форма СЗВ-М

Понятие и назначение

Отменяющая форма СЗВ-М — это документ, в котором работодатель подтверждает отмену информации, поданной в ПФР в прошлом, о застрахованных лицах— о своих сотрудниках. Такая форма похожа на ту, которую заполняют и в исходном отчёте. Только при её заполнении в разделе «Тип формы» (3) ставят пометку – «отмн».

В итоге отменяющая форма СЗВ-М является той же СЗВ-М, но с о.

Отменяющую СЗВ-М оформляют при обнаружении неточностей или ошибок в информации о принятом новом работнике, а также когда нет никакой информации вообще. Однако это надо делать далеко не всегда.
В частности, в том случае, когда фирма уже составила и отправила отчёт в ПФР, а новый работник был принят на работу в конце месяца. В подобной ситуации работодатель не указывает информацию о сотруднике в отчёте, поэтому отменять исходную СЗВ-М не нужно.
Также не надо по новой оформлять отчёт СЗВ-М. В подобной ситуации можно сдать в ПФР дополняющую СЗВ-М.
Если в отчёте фирмы указан неверный ИНН, то в ПФР надо сдать 2 формы: отменяющую и дополняющую СЗВ-М.
В отменяющей форме документа работодатель указывает ошибочно вписанный ИНН, а в дополняющей – корректные сведения о компании. Сдавать такие бланки отчётов надо в одно и то же время.
Дополняющую форму также применяют, когда в представленном отчёте был указан некорректный СНИЛС рабочего.

На каких сотрудников подается

Отменяющую форму СЗВ-М составляют на таких сотрудников:

работников, которых уволили, но бухгалтерия все равно составила по ним отчёт;
сотрудников, которые сменили фамилию, и в итоге их включили в отчётность дважды.

В подобной ситуации работодатель сдаёт в ПФР отменяющую форму СЗВ-М с пометкой «отмн». Директор фирмы включает в неё только лишнего рабочего, всех в этом документе указывать не нужно. Иначе уточнённая форма аннулирует и верные сведения.

Такое может произойти в том случае, если сотрудник бухгалтерии отправил отчёт и Пенсионный фонд прислал компании положительный протокол. Затем выяснилось, что в форме есть рабочий Скороходов А.С., но его уволили ещё в прошлом месяце – в июне. В подобной ситуации бухгалтер отправляет в фонд отменяющий отчёт СЗВ-М (см. пример ниже).

СЗВ-М дополняющая форма: сроки сдачи

До того как сдать дополняющую СЗВ-М, стоит ознакомиться со сроками ее подачи. Согласно существующему законодательству, она подается до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. То есть, предоставить ее необходимо до завершения отчетной кампании. В противном случае организации грозит штраф в размере 500 рублей за каждого сотрудника, в отношении которого была допущена ошибка. Об этом говорит статья 17 Федерального закона №27-ФЗ. Таким образом, рекомендуется оставлять временной зазор между датой подачи формы и крайним сроком, установленным законом.

Когда без дополняющей СЗВ-М не обойтись

Поводом для представления дополняющей СЗВ-М может стать забывчивость или невнимательность при оформлении исходного отчета, когда в него были включены сведения не по всем застрахованным лицам.

Корректировка понадобится и в том случае, если работодатель в ответ на исходную СЗВ-М получит из фонда протокол о том, что данные по кому-то из сотрудников не приняты (п. 37 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н).

Разобраться с тем, в каких случаях дополняющая СЗВ-М должна быть оформлена и представлена в ПРФ, поможет пример.

В исходную СЗВ-М за февраль 2021 года бухгалтер ООО «ТрансАвтоматика» включил всех штатных сотрудников в количестве 134 чел., но забыл отразить в отчете двух физлиц, с которыми в феврале действовали договоры подряда.

Свою оплошность бухгалтер заметил спустя неделю после представления исходного СЗВ-М. Сразу была оформлена и отправлена в ПФР дополняющая СЗВ-М со сведениями по двум забытым лицам.

Представлять в дополняющей форме сведения о других сотрудниках компании, которые были отражены в исходной СЗВ-М и были приняты фондом, не нужно.

Исправляйте ошибки по готовым инструкциям:

«забытый» счет-фактура: регистрируем в журнале учета;
можно ли доучесть сейчас без уточненки «забытую» амортизационную премию;
«забытый» НДС-вычет, который нельзя откладывать, заявляется только уточненкой.

Инструкция 1: работника забыли включить в СЗВ-М

Если вы забыли отразить человека в СЗВ-М, следует оформить корректировочную форму отчета. Для этого возьмите обычный бланк СЗВ-М, утв. постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п, и заполните его так:

В разделах 1 «Реквизиты страхователя» и 2 «Отчетный период» укажите те же данные, что в исходном СЗВ-М, который требуется дополнить, если в этих разделах исходного СЗВ-М ошибок не было.
В разделе 3 «Тип формы (код)» проставьте код «доп» — это означает, что форма подается с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за отчетный период.
В раздел 4 «Сведения о застрахованных лицах» включите сведения о «забытом» сотруднике. Повторять сведения о других сотрудниках, уже отраженных в исходном СЗВ-М, не нужно.

Заполненную форму корректировочного СЗВ-М отдайте на подпись руководителю и затем отправьте в ПФР.

Причины, по которым может потребоваться формирование дополняющего отчета

Существует несколько причин, при наличии которых, бухгалтер имеет право оформить дополнительную форму СЗВ-М. Оформим информацию в виде таблицы:

Причина подачи в ПФР дополняющей СЗВ-М	Пример	Способ оформления отчета
СЗВ-М дополнительная на неучтеного сотрудника	ООО «Космос» направило в ПФР отчет по форме СЗВ-М 27 мая, а 31 мая на работу был оформлен новый специалист. Поскольку трудовой договор был заключен в ответном месяце, сведения должны быть в обязательном порядке переданы в отделение ПФР.	Заполняется форма СЗВ-М с признаком «Доп» в 3-м разделе. По всем работника бухгалтер заполнять не должен. В отчет достаточно вписать фамилию, имя, СНИЛС и ИНН нового специалиста.
СЗВ-М при неправильном ИНН – отменяющая или дополняющая	После сдачи формы бухгалтер обнаружил ошибку в указании ИНН сотрудника Семенова Ю.М. Необходимо внести поправки в данные для ПФР	Если бухгалтер в СЗВ-М указал ошибочный ИНН, необходимо форму СЗВ-М уточняющего и отменяющего плана. В первой бухгалтер укажет данные Семенова Ю.М. с неверным ИНН. А в дополняющей СЗВ-М — тоже данные на Семенова Ю.М, но только верные. Обе формы предоставляются одновременно
Дополняющая форма СЗВ-М при ошибке в СНИЛС	После предоставления отчета бухгалтер ООО «Аркада» обнаружил, что СНИЛС двух работников перепутаны	Если отчет принят в ПФР не полностью, то дополняющая форма потребуется только на тех сотрудников, в отношении которых внесены неверные данные. Если же протокол отрицательный полностью, то лучше сформировать отчет заново с новыми сведениями.

Дополнительно, бухгалтеру следует знать, что, хотя сейчас и предусмотрена такая причина, как неправильно указание ИНН, данный номер в форме СЗВ-М заполнять не обязательно. Иными словами, если у какого-то работника ИНН пропущен, повторно сдавать форму не нужно.

Если отчет не будет предоставлен своевременно, то на предприятие возложат штраф в размере 500 руб. за каждого работника.

Разъяснения Пенсионного фонда РФ

Многих предпринимателей, использующих в процессе осуществления коммерческой деятельности труд наемных работников, интересует вопрос, что представляет собой дополняющая форма СЗВ-М.
Если в процессе оформления отчета по первоначальной форме, которая сдается по нормам п. 2.2 ст. 11 ФЗ №27 от 1 апреля 1996 года, в документ были включены не все работники, или данные по каким-либо специалистам оказались не принятыми, требуется подача дополняющей формы, что указано в ст. 15 ФЗ №27. В документе требуется отражение кода типа формы «ДОП» и недостающих данных.