Что такое лицевой счет сотрудника по заработной плате
Это документ, который используется в бухгалтерском учете для отражения информации о ежемесячных начислениях, удержаниях и выплатах, полагающихся специалисту.
ВАЖНО!
Применение унифицированных форм необязательно. Компания вправе самостоятельно разработать структуру документа, которая полностью соответствует особенностям и специфике деятельности организации, действующей в ней системе оплаты труда, условно-постоянных реквизитов начисления оплаты труда и прочих сведений.
Самостоятельно разработанную форму следует утвердить в учетной политике компании, как и применение унифицированного бланка. При разработке документа не забывайте учитывать обязательные реквизиты первичной документации (ст. 9 закона №402-ФЗ).
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать расчет, выплату и бухучет зарплаты. В системе найдете пошаговые руководства и образцы всех документов, которые нужно оформлять.
Образец заполнения лицевого счета работника
Вверху бланка Т-54 вносятся данные из личной карточки работника:
- подразделение, где работает;
- ИНН;
- СНИЛС;
- код населенного пункта, где проживает работник;
- семейное положение;
- количество детей;
- дата приема на работу;
- фио;
- табельный номер.
Табличная часть лицевого счета Т-54 включается графы следующего содержания:
- о приеме на работу, переводе, увольнении, изменениях в оплате труда (графы 1-8) — данные вносятся на основании распорядительных документов;
- о предоставляемых отпусках — на основании приказа (графы 9-16);
- удержания и взносы — по исполнительных листам, алименты, возмещение ущерба и другие (графы 17-21);
- стандартных налоговые вычеты — необходимы для правильного расчета подоходного налога (графа 22);
- отработанное время для каждого расчетного месяца вносится в лицевой счет на основании табеля учета рабочего времени (графы 24-27);
- начисления — оплата труда, премии, компенсации, отпускные, больничные и другие (графы 28-37);
- удержания — аванс, НДФЛ, другие (графы 38-46);
- задолженность за работодателем или работником в бланке Т-54 указывается, если есть на момент расчета зарплаты (графы 47-48);
- итоговая сумма к выплате на руки работнику вносится в графу бланка лицевого счета.
Месяц, для которого проводится расчет зарплаты, указывается в гр.23, месяц ставится цифрой от 01 до 12.
Подписывает лицевой счет бухгалтер, отвечающий за расчет заработной платы персоналу.
бесплатно
лицевого счета Т-54 в excel — ссылка.
Лицевой счет работника форма т-54 пример заполнения — скачать.
Форма Т-54
Унифицированная карточка лицевого счета по форме Т-54 предназначена для отражения ежемесячных сведений о начисленной заработной плате и иных начислениях конкретного работника, обо всех произведенных удержаниях на основании данных первичной учетной документации по выработке, о выполненных работах, нормах отработанного времени, а также иных распоряжений на разные виды оплаты.
Так выглядит бланк по форме Т-54:
Документ создается отдельно на каждого специалиста с начала календарного года либо с даты официального трудоустройства. Сведения заносятся ежемесячно в течение одного календарного года. Организация решает самостоятельно, как заполнять форму лицевого счета сотрудника по ЗП, закрепляя установленный порядок в учетной политике. Нюансы зависят от сферы деятельности компании и количества работников. В обособленных подразделениях правила могут отличаться.
Порядок бухучета утверждает руководитель, а все расчетные листки и лицевые счета заполняет исключительно работник бухгалтерии либо иное ответственное лицо, на которое возложены обязанности по ведению бухучета в компании.
Примеры лицевых счетов
Ниже разберём практическую сторону описываемой темы.
В бухгалтерии
Такой счёт оформляется сотрудником бухгалтерии. Он нужен для учёта заработной платы в любых её проявлениях.
Для внесения сведений необходимы документы. В том числе содержащие:
- данные об объёмах выработки;
- данные о количестве выработанных трудочасов;
- оценочный анализ реализованных работ.
На практике реальное назначение ЛС – в фиксировании уровня заработной платы работника, имевшейся в течение года. Причём фиксируется показатель каждый месяц.
Здесь же находят отражение данные об удержаниях, компенсационных выплатах, комиссионных и налоговых сборах, премиях, пособиях и всех случаях оказания материальной помощи. Это особенно важно в бухгалтерской деятельности, т.к. речь идёт о деньгах, что всегда требует усиленного внимания: это в интересах не только физлица, но и в интересах работодателя.
В банковской деятельности
Банковский лицевой счёт – двадцатицифровая комбинация, дающая доступ к клиентским данным: персональным сведениям, обязательствам по займу, осуществлённым операциям, процентным начислениям, активным банковским продуктам, находящимся в пользовании, и т.д. Словом, это ключ ко всему, что имеет отношение к финансовой деятельности клиента в рамках взаимодействия с той или иной организацией.
Важно! Данные, связанные с лицевым счётом, относятся к категории строго конфиденциальных. За этот момент несёт ответственность банк. Любые сведения по реквизитам сотрудники кредитно-финансового учреждения вправе предоставлять только держателю ЛС.
Примечание 3.
По части конфиденциальности есть ситуации-исключения. Они регламентируются законодательством Российской Федерации. Сюда относятся запросы госорганов, уполномоченных получать и обрабатывать личную информацию по финансовой деятельности субъекта.
Какие бывают банковские ЛС? Есть четыре виды: инвестиционные, операционные, расчётные, сберегательные. Сами названия уже говорят о специфике их применения.
Форма Т-54а
Данная форма предназначена для отражения сведений о произведенных начислениях и удержаниях с использованием автоматизированных программ и систем бухгалтерского учета. Форма регистрирует ежемесячные данные в течение одного календарного года о произведенных:
- начислениях (зарплата, доплаты, материальные выплаты, премии, компенсации);
- удержаниях (налоги, сборы, алименты, взыскания по исполнительным листам);
- выплатах (авансы, расчеты, перерасчеты).
Так выглядит карточка Т-54а:
В учетной политике организации указывают, что нужно передать в расчетный отдел лицевого счета для перечисления зарплаты работникам.
Образец заполнения
Инструкция по заполнению лицевого счета работника Т-54:
Организация: указывается наименование, ОКПО;
Подразделение: наименование структурного подразделения, к которому относится работник;
Лицевой счет: номер и дата документа;
Расчетный период: пишется дата приема на работу в поле «С» или другая дата, если лицевой счет заводится в процессе работы (обычно начало календарного года).
Работник: прописывается его ИНН, номер СНИЛС, код места жительства, семейное положение, количество детей, дата поступления на работу, ФИО, табельный номер и дата рождения. Все эти данные берутся из документов, предоставляемых работником при приеме на работу, а также из личной карточки работника (формы Т-2).
Заполнение таблицы формы Т-54:
Графы 1-8 – сведения о приеме, переводе, увольнении, изменении оплаты труда.
Отражаются данные о приказе, на основании которого происходит то или иное событие с работником.
Графы 9-16 – сведения о предоставляемых отпусках.
Все виды отпуска, которые предоставляются работнику в процессе работы (учебный, основной оплачиваемый, без содержания, декретный и пр.), должны быть отражены в этих графах. Указывается номер и дата приказа на отпуск, а также его продолжительность.
22 – сумма всех стандартных налоговых вычетов, применяемых к работнику.
23-27 – сведения об отработанном времени в каждом месяце.
28-37 – информация о начислениях каждого месяца по видам оплат, в графе 37 выводится итоговая величина начислений.
38-46 – информация об удержаниях каждого месяца, в графе 46 выводится общая величина удержаний.
47, 48 – отражается задолженность при ее наличии (за работодателем или за работником).
49 – сумма к выплате работнику. Выплачивается на основании платежной ведомости, образец заполнения которой можно скачать здесь.
Заполняется лицевой счет бухгалтер, внизу ставит свою подпись.
лицевого счета
лицевого счета работника форма Т-54 – ссылка.
Сроки хранения
В соответствии с действующим законодательством сведения, содержащие персональную информацию о начислениях и удержаниях по застрахованным лицам (гражданам), должны храниться 75 лет. Компания обязана самостоятельно обеспечить сохранность первичной документации.
Если в штате компании отсутствует должность архивариуса, то закрепите ответственность за хранение и ведение архива за конкретным специалистом. Укажите такие обязанности в должностных инструкциях, под подпись ознакомьте назначенного сотрудника с новыми инструкциями.
Что такое номер лицевого счета
Идентификационный номер включает в себя несколько областей применения. Рассмотрим их подробнее:
- У налогоплательщика л/с содержит учет по зарплатным начислениям, оплатам и все операции по нему идут по специальной классификации банка. Каждая статья проведенной операции обозначена уникальным кодом.
- Для налогового органа л/с — это регистр аналитики и учета производимых налоговых сборов.
- Для Пенсионного Фонда л/с – это обобщение сведений о поступлении пенсионных взносов и прочая идентификационная информация о застрахованном лице. Каждый отдельный номер л/с имеет особую часть — раздел о поступлениях страховых вложений для накопления трудовой пенсии.
Две формы лицевого счета
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 были утверждены 2 формы лицевого счета:
1) Унифицированная форма Т-54 – в основном пользуются ей.
2) А форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных (на компьютере) и содержит только общие реквизиты по сотруднику (в нее не включены ежемесячные данные по отработанному времени и ежемесячные расчеты по выплатам и удержаниям). Данные по месяцам распечатываются отдельно (как правило, в форме расчетного листка) и вкладываются в лицевой счет.
Ввиду своей громоздкости лицевые счета, как правило, ведутся учетными службами крупных организаций.
Малые компании и ИП в большинстве случаев для учета выплат и удержаний оформляют расчетные (форма № Т-51) и платежные (форма № Т-53) ведомости либо единую расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49), включающую в себя данные расчетной и платежной ведомостей.
В связи с внесением изменений в закон «О бухгалтерском учете», которые отменили обязательность использования большинства унифицированных форм первичных учетных документов с 1 января 2013 года, многие организации также разрабатывают собственные формы лицевых счетов, более простые по сравнению с унифицированной и не требующие заполнения столь большого количества реквизитов.
Зачем нужна форма Т-54а, если есть Т-54?
В Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1, которым утверждена основная часть унифицированных форм кадровой отчетности — включая Т-54 и Т-54а, сказано, что:
- форма т-54 задействуется для отражения всех видов начислений и удержаний по зарплате работника на основании первички, связанной с учетом выработки, и документов на оплату;
- форма т-54а используется в рамках автоматизированной обработки учетных данных на компьютере, и при этом включает условно-постоянные реквизиты для исчисления зарплаты.
Ни нормы Госкомстата, ни какие-либо другие в федеральном законодательстве прямо не запрещают использование формы Т-54 при автоматизированном учете, а Т-54а — при «ручном». Если посмотреть популярные бухгалтерские программы с модулями для кадрового учета — ту же 1С, то можно увидеть, что в их интерфейсах предусмотрено использование как формы Т-54, так и формы Т-54а.
Таким образом, разницу между формами следует искать не столько в способе занесения информации в них, сколько в их содержании по существу.
Обе формы, действительно, очень похожи — но различия есть (и во многом могут обуславливать преимущества одной формы перед другой).
Форма Т-54а.
Чем похожи документы
В каждом из них есть:
- Блок для отражения персональных данных о работнике, семейном положении, количестве детей, дате приема на работу и увольнения (в верхней части документа).
- Таблица, где отражаются:
- сведения о приеме на работу (реквизиты приказа, отдел, должность, оклад, надбавки);
- сведения об отпусках;
- сведения о стандартных вычетах;
- сведения об удержаниях (при этом, имеются в виду удержания в счет долгов перед работодателем, исполнительных листов, уплаты добровольных взносов в различные фонды).
Блок и таблица включают те самые «условно-постоянные» данные, которые:
- из месяца в месяц могут не меняться вообще (персональные данные о работнике, его контракте);
- из месяца в месяц могут меняться, но нерегулярно (только по факту наступления тех или иных событий, которые обуславливают изменения — например, выхода человека в отпуск, осуществления удержаний с его дохода и иных, что предусмотрены формой).
В чем отличие форм Т-54 и Т-54а
В отличие от формы Т-54, которая заполняется вручную, документ Т-54а используется только в тех случаях, когда процесс обработки бухгалтерских данных автоматизирован и осуществляется с помощью средств вычислительной техники (СВТ).
Это означает, что лицевой счет с литерой «а» обязательно распечатывается на принтере, причем для его создания и ведения используется специальная бухгалтерская программа.
Построить коды видов оплат
Таблица 3 – Заполнение кодов видов оплат
Data_Fakt | Vall | Summ_Vall | Cost | Summ_Cost | Summ_S_Vall | Summ_S_Cost | D_Cost |
02.06.2001 | |||||||
28.11.2002 | |||||||
07.01.2003 | |||||||
12.08.2009 | |||||||
01.02.2009 | |||||||
02.02.2009 | |||||||
01.02.2009 |
2.4 Описать перечень первичных документов и возможность их изменения в документе «Лицевая карточка работника»
Все финансово-хозяйственные операции предприятия, в том числе и начисление заработной платы, должны быть документально оформлены и обоснованы.
Перечень первичных документов по учету использования рабо- чего времени и расчетов с персоналом (оплаты труда) и формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1.
Первичный учет численности персонала организации осуществ- ляется на основании следующих документов:
— приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма No Т-1), который является основанием для приема на работу. Лицо, ответственное за учет личного состава работников организа- ции, в соответствии с этим приказом заполняет на каждого вновь принятого личную карточку, делает запись в трудовой книжке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет;
— личной карточки (форма No Т-2), которая заполняется на ка- ждого работника. В ней содержатся общие сведения о ра- ботнике (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др.), сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке, отпуске и другие дополнительные сведения;
— приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма No Т-5), который применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое;
— приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма No Т-6), который применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в со- ответствии с ТК РФ, действующими законодательными ак- тами и положениями, коллективными договорами и графи- ками отпусков;
— приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудо- вого договора с работником (увольнении) (форма No Т-8), ко- торый применяется при оформлении увольнения работни- ков. На его основании бухгалтерия производит расчет с ра- ботником;
— других унифицированных форм Для учета рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются следующие унифицированные формы первич- ной документации:
— табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма No Т-12) и табель учета рабочего времени (форма No Т-13), в которых фиксируется использование рабочего времени всех работающих в данной организации. Табель по форме No Т-13 используется в условиях автоматизи- рованной обработки данных. Форма No Т-12 заполняется вручную работником бухгалтерии. Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе фор- мы No Т-12, применяются и при заполнении формы No Т-13. Эти табели составляются в одном экземпляре и передаются в бухгалтерию. Они позволяют не только учитывать время, отрабо- танное всеми категориями служащих, но и контролировать соблю- дение рабочими и служащими установленного режима работы. На основании табелей рассчитывается заработная плата, составляется статистическая отчетность по труду Учет использования рабочего времени ведется в табелях или ме- тодом сплошной (каждодневной) регистрации явок и неявок на ра- боту, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозда- ний и т.д.). Отметки о причинах неявок на работу или о неполном рабочем дне, о работе в сверхурочное время и другие отступления от установленного режима работы должны вноситься в табель толь- ко на основании документов (листки нетрудоспособности, справки, приказы о выполнении государственных или общественных обя- занностей и т.п.).
Это интересно: Приложение к трудовому договору образец
Учет времени, потраченного на сверхурочные работы, может осуществляться и на основании списков лиц, выполнявших эти ра- боты. Списки составляются и подписываются начальником струк- турного подразделения. Руководитель сверхурочных работ делает от- метку о количестве фактически проработанных сверхурочных часов. На основании списков с такой отметкой данные вносятся в табель Время простоев также может учитываться в табеле. Соответст- вующие данные вносятся на основании листков о простое, выпи- санных руководителем структурного подразделения. Для расчета и выплаты заработной платы применяются следующие формы ведо- мостей.
— расчетно-платежная ведомость (форма No Т-49), которая ре- комендована для средних и малых организаций При состав- лении этой формы допустимо не заполнять другие расчет- ные и платежные ведомости;
— расчетная ведомость (форма No Т-51), которая применяется для расчета заработной платы всем категориям работающих. Рекомендована для применения в крупных организациях;
— платежная ведомость (форма No Т-53), которая применяется для учета выплат заработной платы;
— лицевой счет (формы No Т-54 и No Т-54а), который заполня- ется бухгалтером на каждого работника на основании пер- вичных документов о приеме на работу и в котором указы- вается необходимая информация: фамилия, имя, отчество; цех, отдел организации; категория персонала; табельный номер работника; количество детей (для определения выче- тов при расчете налога на доходы физических лиц); дата по- ступления на работу.
Лицевой счет заполняется в течение года, в нем помесячно от- ражаются все виды произведенных начислений и удержаний. Дан- ные, содержащиеся в лицевом счете, являются основанием для рас- чета среднего заработка при оплате отпуска, начислений по боль- ничным листкам и т.д. На следующий год на каждого работника открывается новый лицевой счет.
Важнейшими показателями, отражающими затраты труда, яв- ляются нормы труда, которые устанавливаются для работников в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, органи- зации производства и труда.
Законодательством о труде предусмотрены следующие виды норм труда:
— норма выработки — количество продукции, которое работ- ник (группа работников) определенной квалификации дол- жен произвести в единицу рабочего времени,
— норма времени — количество рабочего времени (в часах, ми- нутах), которое должен затратить работник (группа работни- ков) определенной квалификации на производство единицы продукции (работ, услуг);
— норма обслуживания — количество объектов (единиц обору дования, производственных площадей, рабочих мест и т.д.), которые работник (группа работников) должен обслужить в единицу времени (за час, рабочий день, рабочую смену, ра- бочий месяц);
— норма численности — количество работников соответствую- щей квалификации для выполнения определенного объема работ (производственной, управленческой функции). В зависимости от характера производства для учета выработки продукции применяются различные первичные документы — наряд на сдельную работу, маршрутный лист, рапорт о выработке и др. В условиях массово-поточного производства выработка учиты- вается при приемке готовой продукции. Выработка каждым членом бригады устанавливается на основании рапортов о выработке, за- полняемых мастером.
При серийном производстве выработка учитывается при помо- щи марщрутных листов в сочетании с рапортом бригадира или мас- тера, где фиксируется приемка работ (их объем) за смену При индивидуальном или мелкосерийном характере производ- ства выработка учитывается, как правило, при помощи нарядов на сдельную работу. Их выписывают на основании технологических карт. Наряды могут выписываться на одну смену или на более про- должительный срок (до одного месяца) в зависимости от времени, необходимого для выполнения производственного задания. После приемки продукции от рабочих мастер подписывает на- ряд и передает его в бухгалтерию.
Список литературы
1. Андреева В.И. Образцы документов в делопроизводстве/ — М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 2007.
2. Информатика: Базовый курс/Под ред. С.В.Симоновича. — СПБ.:Питер,2002. 400 с.
3. Кожарский В.В., Сушкевич В.Н. Бухгалтерский учет на предприятиях и в организациях: Учеб. пособие.- Мн.: ПКФ «Экаунт», 2005. с.127
Характерные особенности лицевого счета
Лицевой счет — довольно обширное понятие и применяется оно в нескольких смыслах взависимости от области пприменения.
Общее определение понятия лицевого счета формулируется исходя из его основной функции – это регистр учета, который ведется по конкретному лицу (физическому или юридическому) или по отдельной организации. В нем должны быть отражены все финансовые операции данного лица.
Итак, лицевой счет – это счет, который открывает бухгалтерия или банк для учета расчетов с отдельными лицами.
На лицевом счете учитывается движение вкладов по приходным и расходным ордерам, а также начисленные банком проценты по вкладу.
Также лицевой счет – это специальный счёт для ведения учета расчетов с физическими и юридическими лицами, на котором отражаются все финансово-кредитные операции с определенным клиентом.
Порядок ведения лицевого счета
К распечатанному бланку Т-54а (с заполненными данными о сотруднике) ежемесячно подклеивается расчетный листок, содержащий:
- данные о том, как была сформирована зарплата;
- информацию обо всех произведенных удержаниях;
- итоговую сумму выплаченных средств.
На оборотной стороне лицевого счета (либо на каждой подклеиваемой к нему распечатке) приводятся все шифры и коды, используемые при учете зарплаты.
В лицевой счет заносится вся информация, связанная с трудом работника, если она может повлиять на размер зарплаты. Так, в документе отражаются:
- дата и номер приказа о трудоустройстве;
- информация об отгулянных отпусках;
- сведения о начисленных доходах;
- информация о налоговых вычетах или иных использованных льготах;
- данные по удержаниям из зарплаты.
Срок хранения лицевых счетов составляет 75 лет. Для обеспечения столь длительного хранения документы должны быть сданы в архив. Обычно лицевые листки заводятся на календарный год, но возможно и более длительное использование 1 бланка документа.