Описание формы ОДВ-1 в ПФР
ОДВ-1, по сути, это опись сдаваемых документов и дополнительных сведений о страхователе, подающем данные по стажу в Пенсионный фонд. Иначе, статистический отчет для ПФР.
Данные, включаемые в ОДВ-1, состоят из:
- описи подаваемых в ПФР документов;
- таблицы, отражающей сводные данные о расчетах по взносам за отчетный период с разбивкой их по видам взносов;
- расшифровки особых условий труда, дающих работникам право на досрочную пенсию, и о количестве таких сотрудников.
В отчете ОДВ-1, так же как и в СЗВ-СТАЖ, содержатся минимально необходимые сведения о подающем ее работодателе (рег. номер страхователя в ПФР, ИНН, КПП, наименование), а также данные о периоде отчета и типе представленных в нем сведений.
Заполняем ОДВ-1 к СЗВ-ИСХ
В описи ОДВ-1, сопровождающей форму СЗВ-ИСХ, заполняются первые 4 раздела. Раздел 5 оформляется при наличии вредных видов работ.
Разделы 1, 2 и 5 оформляются так же, как и в описи, сопровождающей СЗВ-СТАЖ.
В разделе 3 по строке «Форма “Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)”» указывается количество застрахованных сотрудников, сведения на которых вы подали по форме СЗВ-ИСХ. Это число должно быть равно количеству форм СЗВ-ИСХ, входящих в пакет.
Раздел 4 оформляется аналогично описи к СЗВ-КОРР с типом «ОСОБ».
Актуальный бланк ОДВ-1 и сроки сдачи
В 2021 году с СЗВ-СТАЖ за 2021 год ОДВ-1 нужно сдавать по форме, которая утверждена постановлением правления ПФР от 06.12.2018 № 507п. Напомним, что и новая форма СЗВ-СТАЖ утверждена этим же постановлением.
Далее можно бесплатно ОДВ-1, актуальный в 2021 году для отчета за 2021 год :
Поскольку ОДВ-1 сдают только вместе с формами СЗВ, то сроки и порядок сдачи у них одинаковые. Например, ОДВ-1 с СЗВ-СТАЖ за 2019 год должны быть сданы не позже 01.03.2020 и только по каналам ТКС, если количество застрахованных лиц в СЗВ-СТАЖ превысило 24 человека. Если количество человек, включенных в СЗВ-СТАЖ за 2021 год, было 24 и менее, то СЗВ-СТАЖ и прилагающийся к нему отчет ОДВ-1 можно сформировать и подать на бумаге.
Как подготовить и вовремя сдать СЗВ-СТАЖ за 2021 год, подробно рассказано на нашем сайте в статье «СЗВ-СТАЖ за 2021 год: новый бланк и образец заполнения в 2020 году».
Как заполнить ОДВ-1
Разберем процесс пошагово:
ШАГ 1. Заполняем шапку формы (Раздел 1) данными о страхователе. Раздел понятно структурирован, для каждого идентификатора отведен свой ряд ячеек. ШАГ 2. Вносим данные о самом отчете в Раздел 2: код периода, год, тип формы: исходная, корректирующая или отменяющая. ШАГ 3. Указываем информацию о документе, вместе с которым подаем ОДВ-1. Для этого в размещенной в Разделе 3 таблице:
- выбираем нужную строку (для годовой СЗВ-СТАЖ это строка 1);
- в выбранной строке указываем количество человек, на которых подготовлен основной отчет.
ШАГ 4. Раздел 4 в ОДВ-1 заполняют только при подаче данных по формам СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР. Для СЗВ-СТАЖ пропускаем этот раздел (оставляем пустым). ШАГ 5. Определяем, нужно ли заполнять Раздел 5 и заполняем, если да. Он предназначен для внесения сведений о сотрудниках, имеющих право досрочного выхода на пенсию. Если такие сотрудники есть в СЗВ-СТАЖ – в таблице Раздела 5 нужно тоже отразить данные и добавить требуемую ПФР информацию, которая в СЗВ-СТАЖ не вошла.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Раздел 5 в ОДВ-1 теперь заполняют, если в СЗВ-СТАЖ указаны имеющие право на досрочную пенсию сотрудники, которые заняты на видах работ, предусмотренных ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ. До 2021 года сведения в ОДВ-1 вносили только по работам, указанным в пп. 1—18 ч. 1 ст. 30 Закона № 400-ФЗ. Дело в том, что список занятий, дающих право на досрочную пенсию, дополнили педагогической, медицинской и творческой деятельностью.
| Графа | Откуда взять информацию и как указывать |
| Порядковый номер | Укажите порядковый номер записи по возрастанию без пропусков и повторений. Номер присваивайте по каждому структурному подразделению. Если данные о наименовании профессий отразили в нескольких строках, порядковый номер присваивайте только первой записи. |
| Наименование структурного подразделения по штатному расписанию | Укажите все наименования структурных подразделений за отчетный год по штатному расписанию |
| Наименование профессии, должности по штатному расписанию | Укажите в отдельных строках по каждому подразделению все наименования профессий за отчетный год по штатному расписанию |
| Количество рабочих мест по штатному расписанию | Укажите количество рабочих мест в структурном подразделении по конкретной профессии за отчетный год по штатному расписанию. В случае изменения штатного расписания укажите наибольшее количество рабочих мест по штатному расписанию. |
| Количество фактически работающих | Количество фактически работающих в особых условиях труда застрахованных людей должно совпадать с количеством тех, за кого платите страховые взносы по дополнительным тарифам на обязательное пенсионное страхование. Укажите количество сотрудников, которые работали в отчетном году и по которым заполнили графы 9, 10, 12 Таблицы 3 СЗВ-СТАЖ. Поле заполните по каждой профессии в структурном подразделении |
| Характер фактически выполняемых работ и дополнительные условия труда | Опишите работу и условия труда в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих. Например, работа машинистом крана по транспортировке горячего агломерата и окатышей. |
| Наименование первичных документов, подтверждающих занятость в особых условиях труда | Укажите внутренний документ организации. Например, аттестация рабочих мест по условиям труда или специальная оценка условий труда, технологический регламент. |
| Код особых условий труда/выслуги лет по Классификатору | Код возьмите из Классификатора. Укажите только в случае, если за период работы в условиях с правом на досрочную пенсию платили страховые взносы по дополнительному тарифу. Под Классификатором имеется ввиду Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения ОК 003-2017 (ОКИСЗН ОК 003-2017), вступивший в силу с 01.01.2017 года в замен ОКИСЗН ОК 003-99. Исключение – периоды с кодами «ДЕКРЕТ», «ВРНЕТРУД», «ВАХТА», «ДЛОТПУСК». |
| Код позиции списков № 1 и 2, «малого» списка | Код возьмите из списков или , утвержденных постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10. |
Корректно заполненный Раздел 5 в ОДВ-1 за 2021 год будет выглядеть так:
Под таблицей укажите общее количество рабочих мест в особых условиях труда по штатному расписанию в течение года. Оно должно быть равно сумме рабочих мест, которые указаны в графе 4 таблицы по каждому структурному подразделению и профессии.
Также укажите общее количество сотрудников, которые фактически работали в особых условиях в отчетном году. Оно должно быть равно сумме работающих, которые попали в графу 5 таблицы, по каждому структурному подразделению и профессии.
ШАГ 6. Заверяем отчет подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии). Посмотреть и бесплатно заполнения ОДВ-1 за 2021 с заполненным Разделом 5 по прямой ссылке можно далее:
ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ ОДВ-1 2020
СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 по итогам 2021 года
По итогам 2021 года не позднее 1 марта 2021 года организации и индивидуальные предприниматели, производящие выплаты и вознаграждения физическим лицам, обязаны представить в территориальное отделение ПФР форму СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная».
В связи с передачей администрирования страховых взносов налоговым органам, с 01.01.2017 мы перестали подавать ежеквартальные отчеты в органы Пенсионного Фонда РФ (далее ПФР). Но «свято место пусто не бывает…», поэтому был введен новый отчет, вернее ряд отчетов. Эти отчеты были введены постановлением Правления ПФР № 3п от 11.01.2017 «Об утверждении формы «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)», формы «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)», формы «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)», формы «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)», порядка их заполнения и формата сведений» (далее Постановление № 3п). Данное Постановление зарегистрировано в Минюсте России 21.02.2017 под № 45735 и вступило в силу с 05.03.2017.
Новые отчеты не отменяют сдачу ежемесячного отчета по форме СЗВ-М, а являются дополнительными отчетами.
Так как отчет по форме СЗВ-ИСХ заполняется в исключительных случаях — если страхователем не были предоставлены персонифицированные сведения на данного работника до 2021 года (по аналогии ранее предоставляемых дополняющих отчетов), а отчет по форме СЗВ-КОРР, как известно, по аналогии — это корректирующий отчет, то в данной статье мы и рассмотрим детально отчеты СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ:
Прогулы не подлежат включению в стаж работы, дающей право на назначение страховой пенсии, поскольку за время прогулов застрахованному лицу не начисляется заработная плата и страховые взносы в ПФР. Поэтому информация о таких неоплачиваемых периодах должна указываться в сведениях, передаваемых страхователем в территориальный орган ПФР.
Кто должен подавать сведения по форме СЗВ-СТАЖ:
Как и все отчеты в ПФР, которые заполняются в разрезе по каждому сотруднику и поэтому являющиеся индивидуальными (персонифицированными), вновь введенный отчет по форме СЗВ-СТАЖ предоставляют согласно ст. 1 Федерального Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее Закон № 27-ФЗ):
- организации — юридические лица (далее ЮЛ);
- обособленные подразделения (далее ОП) организаций (при условии, что у них отдельный баланс, отдельный расчетный счет, и они зарегистрированы в ПФР отдельно от своей головной организации);
- индивидуальные предприниматели (далее ИП), которые осуществляют выплаты в пользу физических лиц по трудовым договорам или по гражданско-правовым договорам.
На кого надо подавать сведения по форме СЗВ-СТАЖ:
Согласно п. 1.5 Общих требований к Порядку заполнения Приложения № 5 Постановления № 3п, СЗВ-СТАЖ подается на всех застрахованных в системе персонифицированного учета (то есть имеющих СНИЛС) — это:
- сотрудники по трудовым договорам;
- физические лица, с которыми заключены гражданско-правовые договора;
- физические лица, которым осуществляются выплаты по авторским договорам;
- а также физические лица, которые осуществляют выплаты, облагаемые страховыми взносами согласно гл. 34 НК РФ.
Сроки сдачи отчета:
СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 предоставляются страхователем в ПФР согласно п. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ) по итогам года в срок до 1-го марта следующего года за отчетным периодом, то есть до 01.03.2018 нам предстоит отчитаться за 2021 год.
Правда, в некоторых случаях срок подачи отчета меняется, когда это происходит, мы рассмотрим в табл. 1.
Таблица 1
| № | Случаи, когда меняется срок сдачи отчета | Срок сдачи отчета в ПФР в данной ситуации | Основание |
| 1 | Страхователь — ЮЛ прекращает свою деятельность | В течение месяца, когда ЮЛ уже утвердило промежуточный ликвидационный баланс перед закрытием фирмы, но не позже дня, когда организация подаст в налоговые органы документы на закрытие фирмы | Закон № 27-ФЗ п. 3 ст. 11 |
| 2 | Прекращение деятельности ИП | В течение месяца принятия решения ИП о прекращении своей деятельности, но не позже дня, когда ИП подаст в налоговые органы документы на прекращение своей деятельности | Закон № 27-ФЗ п. 3 ст. 11 |
| 3 | Ликвидация страхователя в соответствии с процедурой банкротства | До момента подачи в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего с результатами проведения конкурсного производства | Закон № 27-ФЗ п. 3 ст. 11 |
| 4 | Реорганизация ЮЛ | В течение месяца, когда ЮЛ утвердило передаточный акт (разделительный баланс), но не позже дня, когда организация подаст в налоговые органы документы на регистрацию ЮЛ, создаваемого в ходе реорганизации | Закон № 27-ФЗ п. 3 ст. 11 |
| 5 | Реорганизация ЮЛ как присоединение к другому ЮЛ | Сведения подаются не позже дня, когда организация подаст в налоговые органы документы на прекращении деятельности присоединенного ЮЛ | Закон № 27-ФЗ п. 3 ст. 11 |
| 6 | При обращении работника в ПФР за назначением пенсии | В течение 3-х календарных дней с момента подачи работником заявления работодателю с сообщением о том, что данный сотрудник оформляется на пенсию — в данном случае СЗВ-СТАЖ оформляется только на этого сотрудника | Закон № 27-ФЗ п. 2 ст. 11 |
| 7 | Страхователь — частный адвокат или нотариус при прекращении их полномочий | СЗВ-СТАЖ на своих работников данный страхователь подает в ПФР одновременно со своим заявлением о снятии с регистрационного учета в качестве страхователя | Закон № 27-ФЗ п. 3 ст. 11 |
| 8 | Увольнение работника в течение отчетного года | В ПФР досрочно представлять отчет не нужно, но вот сведения на увольняющегося работника по форме СЗВ-СТАЖ надо выдать самому сотруднику в день увольнения | Закон № 27-ФЗ п. 4 ст. 11 |
| 9 | Работник письменно запросил сведения о себе | Копия сведений на данного работника по форме СЗВ-СТАЖ за предыдущий отчетный период надо выдать самому сотруднику в течение 5 календарных дней с даты его заявления | Закон № 27-ФЗ п. 4 ст. 11 |
Куда надо подавать сведения по форме СЗВ-СТАЖ.
Согласно п. 1 ст. 11 Закона № 27-ФЗ:
- ЮЛ — в ПФР по месту регистрации;
- ОП (с указанием КПП данного подразделения) — в ПФР по месту регистрации подразделения при условии наличия отдельного баланса, расчетного счета и отдельного расчета с работниками;
- ИП — в ПФР по месту жительства (место их регистрации в качестве страхователя).
Как надо подавать сведения по форме СЗВ-СТАЖ.
Данный вопрос раскрыт в п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ, рассмотрим его в табл. 2.
Таблица 2
| № | Численность сотрудников | Как подавать СЗВ-СТАЖ |
| 1 | 25 человек и более работающих сотрудников | Только в электронном виде с использованием электронно-цифровой подписи (далее ЭЦП) |
| 2 | 24 человека и менее работающих сотрудников | Можно подавать как в бумажном виде, так и в электронном с использованием ЭЦП на усмотрение страхователя |
Необходимо помнить, что СЗВ-СТАЖ сдается одновременно с отчетом по форме ОДВ-1.
Кто сдает Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (форма ОДВ-1)
По своей сути форма ОДВ-1 — это сопроводительная ведомость (опись документов входящих) к отчету.
То есть при сдаче персонифицированных отчетов СЗВ-СТАЖ или СЗВ-КОРР или СЗВ-ИСХ формируется пакет документов. К пакету документов из отчетов и прикладывается форма ОДВ-1.
При этом в пакет документов к ОДВ-1 входит только один вид отчета и за один отчетный период. Например, если надо будет подавать сразу СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР, то формируется два пакета и два ОДВ-1.
Исходя из вышеизложенного, ОДВ-1 подают в ПФР все страхователи, которые подают и СЗВ-СТАЖ.
ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ:
Копии сведений, представляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.
Что нужно знать упрощенцам об этих формах
Есть нюансы, который чаще всего интересует в основном организации на упрощенной системе налогообложения (УСН) и ИП на УСН. Данные нюансы мы рассмотрим в табл. 3.
Таблица 3
| Ситуация | Решение |
| Нужно ли ЮЛ сдавать отчет СЗВ-СТАЖ в том случае, если на фирме нет работников, а есть только один директор (генеральный директор), который при этом не получает зарплаты, а является единственным учредителем данной фирмы | Согласно абз. 2 п. 1 ст. 7 Закона «Об обязательном пенсионном страхованием в Российской Федерации» от 15.12.2001 № 167-ФЗ на такого директора-учредителя необходимо подавать отчет по форме СЗВ-М, так как такой директор находится в трудовых отношениях со своей организацией даже если не заключен письменный трудовой договор и он не получает зарплату. |
| Нужно ли ИП сдавать отчет СЗВ-СТАЖ в том случае, если он находится на УСН, и при этом не имеет работников, а соответственно не осуществляет выплат физическим лицам | Согласно ст. 11 Закон № 27-ФЗ отчет СЗВ-СТАЖ подается на сотрудников, а если ИП не осуществляет выплат физическим лицам, то и обязанности подавать СЗВ-СТАЖ у него нет. |
Подводим итоги
Отчет ОДВ-1 за 2021 год нужно сдать вместе с отчетом СЗВ-СТАЖ в те же сроки с соблюдением того же порядка.
Актуальным в 2021 году является бланк, утвержденный постановлением правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.
В форме ОДВ-1, подаваемой вместе с СЗВ-СТАЖ, никогда не заполняют Раздел 4.
Раздел 5 следует заполнять только в том случае, если у страхователя есть работники, имеющие право на досрочную пенсию и информация об этом уже включена в графы 9, 10 или 12 формы СЗВ-СТАЖ.
Читать также
12.02.2020
ОДВ-1: кто сдает и когда
Составление персонифицированных отчетов и их регулярное представление в структурные подразделения ПФР является обязанностью всех работодателей. Освобождение от таких функций не предполагается ни для каких групп нанимателей – норма действует применительно к юридическим лицам и к ИП.
Комплект подаваемых документов может состоять из форм:
- СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, если персонифицированные сведения отражают величину страхового стажа и уплаченных взносов, при этом данные носят первичный характер;
- ОДВ-1 (КОРР) вместе с отчетом СЗВ-КОРР, если необходимо уточнить или исправить информацию, которая уже имеется в базе данных ПФР (основанием для ее внесения послужили исходные отчеты по персонификации, которые содержали ошибки);
- ОДВ-1 и СЗВ-ИСХ, если работодатель выявил период до 2021 года, за который не был подан отчет в ПФР.
Подача ОДВ-1 за 2021 год по времени должна совпадать с датой представления любого из упомянутых отчетов в системе персонифицированного учета. Так, если опись составляется для сопровождения пакета отчетов СЗВ-СТАЖ, ориентироваться надо на крайние сроки представления именно этой формы, то есть на 1 марта в году, следующим за отчетным интервалом.
