Формирование отгрузочных документов к документации первичного порядка это важный этап в товарно-денежных отношениях. Договор и акт приема-передачи это далеко не все, что требуется при передаче имущественных ценностей от одного лица к другому (по статье 223 ГК РФ). Участники во время подписания договоренностей вправе определять как, где и кому будет осуществляться переход имущества. В этом процессе может участвовать и третий фигурант в качестве промежуточного звена, передающего объекты в конечный пункт (покупателю). Все участвующие в сделке юрлица или физлица должны получить на руки официальные бумаги для доставления груза и осуществления его отгрузки на месте. Отсутствие одного из них может послужить не на руку кому-то из сторон при возникновении спорных вопросов и подачи искового заявления в суд. Заполнение таких бланков требует соблюдение законодательства, поскольку многие из этих форм унифицированы на уровне государства. Причем принципы перехода ТМЦ по рассматриваемым здесь документам актуальны как в пределах РФ, так и при международных перевозках.
Отгрузочные документы — это какие
При организации перевоза важным аспектом становится формирование необходимой документации. Под основные виды таких бумаг попадают финансовые, транспортные и разрешительные. Цепочка ключевых событий такова: заключение договора между двумя фигурантами сделки, его исполнение (то есть доставление заказанного в срок и в нужное место). Но по адресу прибытия приходится совершать действия поставки и разгрузки, что также требует наличия конкретных документов. По ст.506 ГК, поставщик обязан отгрузить товар покупателю либо третьему лицу. Поэтому подписанных договоренностей и акта приема-передачи будет недостаточно. Требуются отгрузочные документы.
Финансовые бумаги
К таковой относят счета-фактуры и инвойсы – коммерческие счета. Формулировка и оформление подобных товаросопроводительных бумаг ложится на продавца (грузоотправитель).
Комсчёт или «CI»
Здесь указывается тип товаров, их качество и количество, а также единица измерения и общие цены. Сюда же включены названия и адреса участников. Такие документы доказывают, что купля-продажа свершилась. В ней определяется налогооблагаемая сумма для таможни и создается дебиторскую задолженность.
Счёт-проформа
Это так называемый proforma invoice – предварительный задокументированный подсчет по передаваемым предметам и предоставляемым услугам. Он направляется от продавца к покупателю по условиям сделки и не требует совершения платежей. Применяется и в мировой практике (при товарообмене между странами). Не имеет стандартизированной по законодательству формы и не содержит информационную справку по расценкам.
Разница между платформами и коммерческими счетами
Первые обычно используются, когда сама доставка и проплата за нее еще не осуществлена. Это не «чек» на оплату, так как экспортер не заводит кредит у себя по бухгалтерии, а импортер — дебет. Но такие бланки описывают товар и его стоимость, чем схожи со вторым типом документов. Последние же выдаются, чтобы дать таможенным сотрудникам максимум информации по применяемым ввозным пошлинам и правам на ввоз ТМЦ за границу. Они имеют юридическую легитимность и значимы для налогового учета. Соответственно служат фактическим счетом для совершения оплат.
Консульский счёт-фактура
Consular invoice является коммерческими и прописываются отправителем (иностранным экспортером) с обязательной заверкой от консульства того государства, где расположен покупатель. Цель составления — предоставить компетентным госорганам в стране прибытия данные о таможенной стоимости доставляемых изделий, а также демпинг. И осуществить, таким образом валютный контроль.
Товаросопроводительные документы
Не вся обсуждаемая далее документация имеет стандартный вид. Цель их составления — идентификация товара (по всем товарным категориям с их свойствами и количеству единиц). Сюда же включена и информация об участвующих фигурантах, о специфике процесса перевозки и оплате за доставку. Документальный комплект собирается с подстройкой под конкретную ТМЦ-продукцию. Дополнительные документы включаются по желанию сторон.
Контрольный упаковочный лист
Отгружаемое сопровождается Packing list, прикрепляясь к инвойсу. Здесь содержится весь список поставляемых ТМЦ с указанием товаромест для всего (коробы, ящики, паллеты и пр.). Стандартизированного формуляра здесь нет, поэтому каждая организация разрабатывает свой. Так бланк продавца может отличаться от используемых покупателем экземпляров. Но второй обычно принимает высылаемую ему бумагу в любой форме. Логистическим компаниям она также необходима. В обязательном порядке она нужна и таможенным органам при пересечении границы.
Накладная на груз
А точнее — на сам товар. Значит, это ТОРГ12 для отпуска и передачи. При помощи данного документа приобретатель сверяет отгружаемую продукцию (по количеству, объему, качеству и пр.) с приведенной в нем информацией. Реализатор и отправитель в свою очередь учитывает так имущество, оставшееся на складе.
Товарно-транспортная
Когда выдача ТМЦ происходит через самовывоз, обсуждаемая здесь документация не потребуется. Они нужны только при транспортировке до заказчика. Если в этом задействована транспортно-логистическая компания, то документальные оригиналы предоставляются и ей. В них всегда указываются реквизиты перевозчика, транспортного средства и экспедитора.
Обычно доставка совершается с помощью автомобильного транспорта. Тогда применяется два вида бланков: 1-Т и форма, приложенная к ПП № 272 от 15.04.2011 г. о правилах перевозок автотранспортом (приложение 4к). При авиа- и ЖД-перевозках используются иные унифицированные формуляры: ГУ-27 / ГУ-29-О и AWB соответственно.
Грузовая накладная
Это Т-накладная (отличается от обсуждаемой ранее ТТ-накладной). Она требуется согласно ПП №272 от 11 года. Зачастую ее выписывает грузоотправитель (но бывает и иначе, если это предусмотрено соглашениями сторон). Составляется обычно на одну партию. На несколько, если перевоз осуществляется единовременно одним транспортом. Отлична от предыдущей отсутствием товарного раздела.
Какими отгрузочными документами оформляется отгрузка товара на склад покупателя с использованием авиасообщения? Это так называемая AWB-накладная. Но она лишь описывает перевозимое имущество, а не легитимизирует этот процесс.
Сквозной коносамент
Through bill of lading нужен при участии в поставке морских судов. Судоходных линий здесь может быть две и больше. То есть зачастую осуществляется перевалка с одного судна на другое. Документ подтверждает право собственности на отгружаемые ТМЦ.
Функционал бумаги:
- перевозчик расписывается здесь за грузополучение, описывая визуальное состояние товара по прибытии;
- этим подтверждается исполнение условий договора;
- также выполняется товарораспорядительная функция.
Connaissement смешанной перевозки
В мировой практике так обычно называется мультимодальная грузоперевозка несколькими видами транспорта. Не только водного, но и наземного. То есть транспортировка морем является только частью общего пути.
Международная транспортная накладная
CMR — главный документ для автомобильной грузопоставки через границу другого государства. Он представляет собой соглашение между отправителем, транспортирующим предприятием (с наземным транспортом) и грузополучателем. CMR-накладная имеет универсальный характер, так как в ней представлены понятные для представителя любой страны сведения. Она подтверждает легальность проводимого перевоза. При отсутствии ЦМР правоохранительные органы могут арестовать перевозимые ТМЦ. Здесь отмечается каждый этап, происходящий с грузом. Будь то передача его экспедитору или конечному получателю. Соответственно так определяется и материальная ответственность лиц в определенный момент времени.
Хотите внедрить «Магазин 15»? Получите всю необходимую информацию у специалиста.
Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята.
Свидетельство о происхождении
Это бумага о сертификации товара, которая отражает и место его производства. Соответствующие госорганы вносят сюда пометки об изготовлении на территории конкретного государства. Также включается и описание товарных характеристик. В РФ его выдает торгово-промышленная палата. В зависимости от страны-приобретателя здесь проставляется маркировка. Есть также общий формат для некоторых территорий.
Сертификат формы А
Certificate of Origin form A – это универсальный международный документ, котирующийся во многих державах. На таможне он используется для идентификации места происхождения товара. Приобретающая сторона получает по нему льготы и бонусы при растаможивании.
Здесь следует различать несколько понятий:
- страна, где ТМЦ изготовлялись;
- преимущественного изготовления — если они выпускались на разных иностранных производствах (преимущество определяется по тому, кто внес больший вклад в стоимость изделий — обычно более 50%);
- точка доставки означает, откуда заказ вывозился получателю (может отличаться от первых двух).
Заявление о контроле места назначения
Destination control statement делается отправителем и оно отмечается на коммерческих фактурных счетах, коносаментах, авианакладной и в прочих бумагах об экспортировании. Оно необходимо для сопровождения процесса поставки до конечного пункта. Никакой специальной формы оно не имеет и составляется для соблюдения прибытия в конкретную геологическую точку.
Какие документы нужны при отгрузке покупателю товара относительно его качества
Эта документация требуется не только для перечисления характеристик продукции, но и для сверки с получаемой по факту.
Сертификат проведения приёмки третьей стороной
Некоторые приобретатели хотят увидеть свидетельство о проверке незаинтересованным лицом. Затраты на подобные процедуры зачастую несут они же (если иное не оговорено в договоре).
Четыре вида таких операций:
- предпроизводственный контроль для определения качественных параметров сырья и отдельных компонентов, которые производитель будет использовать в процессе работы;
- взятие проб или образцов с линии на производстве (помогает найти недостатки до отгрузки или до фактического получения брака);
- контролирование материальных ценностей при загрузке контейнеров на доставку;
- проверка в порту по прибытии (визуально и при использовании инструментария).
Сертификат испытаний или качества материалов
Для отдельных товарных категорий (химпродукты и сырье) их поставщик предоставляет химсертификаты, с указанием показателей по составу, кислотности, вязкости и пр. Эти сведения выводятся при содействии независимой лаборатории, выбранной самостоятельно сторонами (до отправки или после). Металлические предметы доставляются при проведении сертификации свойств этих материалов.
Общие правила создания первичной документации
Какие документы нужны при отгрузке товара для покупателя это далеко не единственно важный вопрос. Немаловажно соблюдать и принципы их заполнения и оборота. С точки зрения законодательства, надо брать во внимание ст. 9 ФЗ 402 о бухучете от 11 года.
Здесь указаны обязательные разделы, включаемые в документ:
- Наименование.
- Дата написания.
- Упоминание лица, составившего конкретную бумагу.
- Наличие и характер хозяйственной жизни.
- Размер натурального и финансового измерения (с указанием измерительных единиц).
- Перечисление должностей тех людей, которые совершают сделку и отвечающих за ее оформление и корректное исполнение.
В конце стандартно ставятся подписи людей (из шестого пункта). Для этого прописываются их фамилии и инициалы либо другие идентифицирующие их реквизиты.
Печатные формы при реализации товаров и услуг: акт, ТОРГ-12, УПД, счет-фактура
При добавлении новой отгрузки, Вам автоматически будет предложено распечатать одну из стандартных печатных форм: для отгрузки материальных ценностей форма ТОРГ-12 или УПД, а для услуг – акт сдачи-приемки, а также другие документы (счет-фактура, КС и т.д.).
Также, если были загружены шаблоны к реализации – будет предложено заполнить один из них. Подробнее о способе формирования и загрузки собственных шаблонов документов к различным типам договоров читайте в разделе помощи Управление шаблонами документов.
Поскольку, в одном заказе могут содержаться и товары и услуги, вполне возможен такой вариант, что необходимо вывести на печать сразу и накладную и акт сдачи-приемки. Для этого напечатайте Акт, либо накладную. И еще раз вызовите диалог печати из таблицы «Отгрузки» или из редактора отгрузки, нажимая на кнопки Печать-Акт (или ТОРГ-12, в зависимости от того, какой документ был распечатан ранее).
Обратите внимание! Акт и накладная будет иметь один и тот же номер и дату. Если Вам необходимо выписывать один документ на услуги и товары, используйте УПД, либо собственную форму, загрузив ее в шаблоны.
При этом в акт попадут только услуги, а товарно-материальные ценности – в форму ТОРГ-12.
Все печатные формы, распечатываемые из системы АБП:Документооборот создаются согласно нормативным документам и полностью соответствуют законодательству РФ.
Также, для удобства отправки электронных версий отгрузочных документов мы предусмотрели наложение оттиска печати организации и подписей должностных лиц фирмы. Для этого существует переключатель «Отображать подписи и печати» в панели инструментов печати формы документа. Переключая режимы переключателя, можно скрыть, либо отобразить печати и подписи в соответствующих местах отгружающей стороны.
Для использования этой возможности — загрузите логотип компании, оттиск печати и сканы подписей должностных лиц. Подробнее о том, как это сделать, читайте в разделе документации Управление нашими фирмами.
Помимо этого, прежде чем отправить документ на принтер, Вы можете отредактировать его. Внести незначительные правки можно, переведя печатную форму в режим редактирования – для этого измените переключатель «Включить режим редактирования» на панели инструментов. Поля, доступные для редактирования будут выделены цветом, неизменяемые блоки останутся белыми.
Для внесения изменений достаточно просто нажать на необходимый блок, в котором появится поле ввода, содержащее текущее значение. Просто измените этот текст и нажмите Enter и блок заполнится измененной информацией.
Внимание! Данные изменения не будут внесены в базу данных и при повторной печати документа будет выведен первоначальный вариант. Если Вы хотите сохранять сделанные изменения в базе данных – используйте шаблоны документов или прикрепляйте измененные файлы во вкладке «Файлы».
Распечатать формы отгрузочных документов и прикрепленных файлов (шаблонов), Вы также можете, сформировав отчет по отгрузкам.
Кто принимает участие в транспортных перевозках
Основные два лица: грузоотправитель и получатель. Но чтобы, доставить товар по месту назначения сюда же привлекаются штатные водители или компании-транспортировщики. И им, в свою очередь, тоже представляются такие оригиналы документов, как и сторонам совершаемой сделки. Сторонний транспортировщик может доставлять груз морем, воздухом или по земле. В первых двух случаях и доставка собственными силами обычно в принципе затруднительна.
Хотите внедрить «Склад 15»? Получите всю необходимую информацию у специалиста.
Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята!
ТОРГ-12: правила заполнения
Этот формуляр утвержден постановлением Госкомстата от 98 г. № 132. Оформляет ее продавец для отображения факта списания и реализации ТМЦ. Для приобретателя это бланк, подтверждающий покупку, а значит служит основанием для будущего оприходования товара на свои склады.
Подготовка и оформление отгрузочных документов этого типа требует включения разделов:
- Данные про участников сделки: наименования, адреса, телефонные номера, банковские счета и коды (ОКПО и ОКВЭД).
- Реквизиты из договора и транспортной накладной.
- Номер и датировка Т-накладной.
- Информация о материальных ценностях: название, единица измерения, количество, положенная за нее денежная сумма (с НДС).
- Список приложений.
В конце проставляются подписи фигурантами товарно-денежных отношений. От продавца это работник, одобривший отпуск товара, выдавший его со склада сотрудник и главбух. Расписываются здесь же и представляющие интересы покупателя и грузополучателя лица. Для этого могут быть использованы сведения по доверенностям, на основании которого делается приемка. Документ датируется. Ставятся и печати с обеих сторон, хотя по ст. 9 ФЗ № 402 это вовсе необязательная инициатива.
Обязателен ли образец ТОРГ-12
Приходится учитывать нужные информационные блоки, которые используются большинством участников товарно-денежных отношений. Принципиально они имеют право по согласованию добавлять свои разделы, отражающие некоторую специфику сделки. В целом стандартизированная форма имелась в распоряжении организаций до 2013 года. Затем унификация была отменена. То есть сейчас фигуранты товарооборота вправе брать старый формат для удобства или создавать собственный.
Реализация товаров
Реализация товаров
Документ «Реализация товаров» служит для отражения операции продажи товаров покупателю. На его основании происходит уменьшение товарных остатков на складах организации и изменяется состояние взаиморасчетов с партнерами.
Печатной формой документа являются:
- товарная накладная (форма ТОРГ-12);
- накладная;
- товарно-транспортная накладная (форма 1-Т).
При нажатии на кнопку “Печать” можно либо сформировать одну из печатных форм документа, выбрав ее из списка, либо уточнить реквизиты печатной формы, включив “флажок” возле ее названия или нажав на значок с изображением карандаша. При этом откроется вкладка с дополнительными полями, требующими заполнения.
Все документы могут быть распечатаны и/или отправлены по электронной почте.
На основании документа «Реализация товаров» можно создать следующие документы:
- поступление на счет;
- поступление в кассу;
- счет на оплату;
- счет-фактура.
Для регистрации документа в учете необходимо проставить отметку (флажок) в поле Учет. При снятом флажке документ не будет влиять на данные в системе и не попадет в соответствующие отчеты.
Описание полей документа
Вкладка «Реквизиты документа»
Реализация товара №, от — номер и дата документа. Присваиваются автоматически, но могут быть изменены вручную. Номер может содержать как цифры, так и символы.
Фирма — организация, осуществляющая реализацию товаров.
Склад — указывается склад, с которого происходит отгрузка товаров. Товар не может быть отгружен с разных складов одним документом.
Покупатель — партнер, которому реализуется товар.
Договор — указывается договор, в рамках которого осуществляется реализация товаров. В случае, если договора с покупателем нет, поле может быть оставлено пустым.
Тип цен — указывается тип цены, по которой реализуется товар. Цена для всех товарных позиций в документе будет указана в соответствии с выбранным типом.
НДС — необходимо выбрать один из 3-х вариантов:
- «не учитывать» — документ будет сформирован без НДС;
- «в сумме» — в этом случае в табличной части следует указать цену за единицу с включенным в нее НДС;
- «сверху» — в табличной части следует указать цену за единицу без НДС.
Комментарий — поле для заметок, не влияет на печатные формы документа.
Табличная часть
Данные в табличную часть добавляются из справочника «Товары и Подбор»), либо с помощью сканера штрих-кодов.
Номенклатура — наименование реализуемого товара. Можно указать любые три (и более) буквы подряд из названия товара — система сама предложит подходящие варианты. В печатной форме документа будет указано полное наименование товара в соответствии со значением, заданным в справочнике в поле «Полное наименование», а если это поле пусто, то из поля «Наименование».
Количество — количество реализуемых товаров.
Ед. — единица измерения.
Коэф. — соотношение текущей единицы измерения и базовой для данного товара (недоступно для редактирования).
Цена — цена за единицу.
Сумма — общая стоимость товаров.
В случае, если в поле НДС выбраны варианты «в сумме» или «сверху», в табличную часть автоматически добавляются столбцы:
- Ставка НДС — выбирается из выпадающего списка или подставляются значения из справочника.
- Сумма НДС — общая сумма НДС по каждой позиции, рассчитывается автоматически.
- Итого — итоговая сумма по каждой позиции с учетом НДС, рассчитывается автоматически.
Цены в документе могут быть изменены с помощью функции “Изменить строки” на панели действий многострочной части.
Вкладка «Связанные документы»
Отражает последовательность создания одних документов на основании других и связи между ними.
Вкладка «Печатная форма: ТОРГ-12»
Данные на этой вкладке будут использованы для заполнения печатной формы “Товарная накладная” (ТОРГ-12).
Группа полей «Информация о сторонах»
Грузоотправитель — по умолчанию соответствует поставщику. Если грузоотправитель отличается от поставщика, необходимо выбрать вариант “Иное” и в соседнем поле указать нужного контрагента, выбрав его из справочника «Партнеры».
Грузополучатель — по умолчанию соответствует покупателю, но доступен выбор иного варианта.
Плательщик — указывается компания, оплачивающая товар. По умолчанию соответствует покупателю, но доступен выбор иного варианта.
Основание отгрузки — указывается номер документа (счет, договор, заказ и т.п.), на основании которого производится отгрузка.
Группа полей «Подписанты»
Указываются сотрудники, уполномоченные подписывать документ. Поля заполняются автоматически на основании данных, содержащихся в справочнике «Фирмы». Предустановленные данные могут быть изменены путем выбора других подписантов из справочника «Сотрудники» либо удалены.
Отпуск разрешил, Должность — указывается ФИО и должность уполномоченного лица, разрешившего отпуск товара.
Главный бухгалтер — ФИО главного (старшего) бухгалтера.
Отпуск произвел, Должность — указывается ФИО и должность уполномоченного лица, отпустившего товар.
Вкладка «Печатная форма: Накладная»
Данные на этой вкладке будут использованы для заполнения печатной формы “Накладная”.
Условия, гарантия и т.п. — любой произвольный текст, который будет добавлен в накладную под подписями.
Вкладка «Печатная форма: 1-Т»
Данные на этой вкладке будут использованы для заполнения печатной формы “Товарно-транспортная накладная”.
Группа полей “Информация о сторонах”
Грузоотправитель — по умолчанию соответствует поставщику. Если грузоотправитель отличается от поставщика, необходимо выбрать вариант
“Иное” и в соседнем поле указать нужного контрагента, выбрав его из справочника “Партнеры”.
Грузополучатель — по умолчанию соответствует покупателю, но доступен выбор иного варианта.
Плательщик — по умолчанию соответствует поставщику, но доступен выбор иного варианта.
Заказчик — компания, заказавшая и оплачивающая услуги транспортировки. По умолчанию соответствует плательщику, но доступен выбор иного варианта.
Перевозчик — компания, осуществляющая перевозку товара.
Группа полей “В транспортный раздел”
Срок доставки — дата доставки груза получателю.
Марка автомобиля, гос. номер — марка и государственный номер автомобиля, прибывшего под погрузку.
Марка прицепа, гос. номер — марка и государственный номер прицепа, прибывшего под погрузку.
ФИО водителя -фамилия, имя, отчество водителя автомобиля, прибывшего под погрузку.
Удостоверение № — номер водительского удостоверения водителя.
Пункт погрузки — адрес места погрузки товара.
Пункт разгрузки — адрес места разгрузки товара.
Вкладка «Файлы»
К документу можно прикрепить файлы любого формата.
Особенности оформления
Отгрузочные документы от поставщика — это бумаги при отгрузке товара со склада соответственно. Представленные сведения используются при подтверждении операций по поставке, исполненным услугам и при передаче имущественных прав. Подготавливать их нужно в нескольких экземплярах. Как минимум для грузоотправителя, получателя и водителя. Плюс одна копия потребуется для транспортной компании (при ее привлечении).
Кто занимается формированием рассмотренной выше документации? Это продавец либо компания-транспортировщик, которая работает с первым по договору о транспортировке. Проставляемая датировка соответствует дню отгрузки (п.3 ст.9 закона № 402-ФЗ). Накладные оформляются в момент отдачи ТМЦ заказчику или же организации-перевозчику. Дата в УПД и в Т-накладной проставляется не раньше той, что прописана в ТТ-накладных. При несоблюдении этих условий надзорные органы посчитают произошедшую процедуру фиктивной. Тогда вычета НДС приобретателю не положено. Все данные в них также должны совпадать.
Поскольку риск утери и порчи изделий из-за кражи, тряски и погодных изменений велик, надо заранее определить ответственное за это лицо. Оформление и выписка пакета первичных документов на отгрузку товара при передаче его покупателю нужны в качестве доказательств совершения сделки. Все пункты и важные нюансы надо фиксировать документально, в том числе чтобы было с кого спрашивать компенсацию за убытки. Упростить все рутинные процедуры с документами поможет программное обеспечение от «Клеверенс». Мы предлагаем решения различных типов: как индивидуальные предложения, которые персонализированы конкретно под тип хозяйственной деятельности, так и коробочные решения для любых фирм.
Количество показов: 3048
