Пособие по временной нетрудоспособности может выплачиваться как за счет средств работодателя, так и за счет средств ФСС РФ. Сумма рассчитываемого пособия зависит от стажа работника, размера его заработной платы, даты начала больничного. Кроме того, не стоит забывать и про увеличение МРОТ с 1 июля. В статье эксперты 1С приводят примеры расчета пособий по временной нетрудоспособности и их отражения в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для наиболее распространенных в практике случаев.
Больничный лист – это важный документ. Он подтверждает правомерность отсутствия сотрудника на работе и служит основанием для расчета и выплаты пособия.
Кроме заработка за два предыдущих года на расчет пособия влияет стаж и дата начала болезни.
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Больничный лист подтверждает правомерность отсутствия сотрудника на работе и служит основанием для расчета и выплаты пособия.
2. На расчет пособия влияют стаж, дата начала болезни и размер заработка за два предыдущих года.
3. Уволившийся сотрудник может получить пособие, если заболеет в течение 30 календарных дней со дня увольнения.
4. Расходы по больничным (за исключением первых трех дней в случае заболевания или травмы работника) возмещаются за счет средств ФСС РФ.
Настройки в 1С по расчету больничного
Варианты расчета пособий
В 1С предусмотрено два функционала расчета пособий:
- Автоматически — документ Больничный лист.
- Вручную — документ Начисление зарплаты.
Функционал автоматического расчета установлен по умолчанию, но его использование ограничено численностью в 60 человек. Если в организации больше работников, то возможен только расчет вручную.
Кроме того, предусмотрены варианты способов выплаты больничных:
- Выполняется страхователем (организацией) — при зачетной системе выплаты пособий;
- Передана в ФСС с __.__г. — при выплате пособий в рамках пилотного проекта ФСС.
В данном примере рассмотрен вариант, когда организация не участвует в пилотном проекте ФСС, а применяет так называемую, зачетную систему (выплачивает пособия своим работникам, а потом производит расчеты с органами ФСС).
Установите способ выплаты больничных в разделе Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты — ссылка Порядок учета зарплаты. На вкладке Зарплата — Пилотный проект ФСС заполните:
- Выплата больничных — Выполняется страхователем (организацией).
Настройка проводок
В 1С отражение пособия за счет ФСС предопределено и содержит единственно возможный способ для БУ — Дт 69.01 Кт .
Посмотреть настройки Вида начисления можно в разделе Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты — Начисления.
Начисление Больничный за счет ФСС сформировано автоматически при создании базы и имеет следующие настройки:
Для пособия по временной нетрудоспособности за счет работодателя также автоматически сформирован Вид начисления Больничный за счет работодателя в справочнике Начисления. Данное начисление имеет настройки:
При данных настройках Вида начисления Больничный за счет работодателя, когда будетпроведен документ Больничный лист, автоматически сформируется проводка в:
- БУ — по правилу, установленному для учета зарплаты работнику в поле Учет расходов справочника Сотрудники;
- НУ — как прочие расходы, принимаемые в целях налога на прибыль.
Настройка программы
Предварительно в настройках параметрах учета программы 1С 8.3 (см. Главное / Настройки/ Параметры учета) необходимо включить возможность учета отпусков, больничных и исполнительных документов.
Теперь в журнале начислений – там же, где создаются документы по ежемесячному начислению зарплаты – можно создать документ «Больничный лист».
Начисление пособия по больничному листу
Начисление больничного отразите документом Больничный лист в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Больничный лист.
Документом Больничный лист начисляется пособие и исчисляется НДФЛ с него. Далее в документе Начисление зарплаты начисляется заработок с учетом пропущенных дней по болезни в месяце начисления зарплаты. Там же отражается начисленное пособие и исчисленный с него НДФЛ. Поэтому очень важно соблюдать последовательность ввода документов: сначала — документ Больничный лист, потом —документ Начисление зарплаты.
Укажите:
- Сотрудник — сотрудник, которому предоставляется пособие.
- Номер листка нетрудоспособности — номер в правом верхнем углу бланка под штрихкодом.
Для правильного начисления пособия перенесите данные из бланка листка нетрудоспособности в форму:
- Причина — (01, 02, 10, 11) Заболевание или травма (кроме травм на производстве) — у нашей работницы было заболевание.
- Отметка о нарушении режима — Отсутствует: по условию нашего примера нарушений не было.
- Стаж — 8 и более лет. Стаж работника рассчитывается и выставляется вручную. В программе 1С Бухгалтерия 8.3 функционал учета стажа отсутствует.
При вводе указанных показателей, а также периода болезни автоматически рассчитывается сумма пособия и НДФЛ.
- Начислено — начисленная сумма пособия.
По ссылке Начислено в форме Расчет больничного отображается заработок работника за два предшествующих года. Данные могут быть представлены:
- По годам;
- По месяцам.
Если в расчетном периоде застрахованное лицо в данной организации не работало, то в расчет принимается заработок у другого страхователя, указанный в представленной работником Справке для расчета пособий по форме в Приложении N 1 к Приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 30.04.2013 N 182н. Данные из справки можно внести непосредственно в форму Расчет больничного.
- НДФЛ — сумма исчисленного НДФЛ.
По ссылке НДФЛ в форме НДФЛ проверьте расчет НДФЛ нарастающим итогом по сотруднику за текущий налоговый период.
Проводки по документу
Документ формирует проводки:
- Дт 20.01 Кт — начисление пособия за счет страхователя;
- Дт 69.01 Кт — начисление пособия за счет ФСС;
- Дт Кт 68.01 — исчисление НДФЛ с пособия.
с 01.07.2016, если у сотрудника…
… средний заработок за предыдущие два года ниже МРОТ
Если средний заработок работника, рассчитанный за 2014 и 2015 годы (в расчете за полный календарный месяц) ниже минимального размера оплаты труда, то пособие рассчитывается исходя из МРОТ. Если дата начала болезни приходится на период с 01.01.2016 по 30.06.2016, то минимальный среднедневной заработок, исчисленный из МРОТ равен 203 руб. 97 коп. (6 204 руб. x 24) / 730 = 203,97 руб.). Для заболеваний, наступивших начиная с 01.07.2016, минимальный среднедневной заработок равен 246 руб. 58 коп. (7 500 руб. x 24) / 730 = 246,58 руб.).
Пример 4. Расчет пособия из МРОТ по причине малого заработка
| Сотрудница Н.И. Ростова предъявила в бухгалтерию больничный лист по уходу за ребенком до 7 лет амбулаторно на 1 день 15.07.2016. Стаж сотрудницы на день болезни – 2 года (меньше 5 лет, но больше полугода). Н.И. Ростова работает на полставки с ноября 2015 года. Ее заработок за 2015 год составил 50 000 руб. Справки с предыдущих мест работы не предоставлены. Фактический среднедневной заработок составил: 50 000,00 руб. / 730 = 68,49 руб. Минимальный среднедневной заработок из МРОТ с учетом неполного рабочего дня составил: 246,58 руб. x 0,5 = 123,29 руб., что больше фактического. Пособие исчисляется из МРОТ 123,29 руб. с учетом стажа. Стаж менее пяти лет, поэтому для расчета пособия учитывается 60 % : 123,29 руб. x 60 % = 73,97 руб. |
Обратите внимание, что в этом случае важна дата начала нетрудоспособности. Болезнь наступила в июле, поэтому использован МРОТ 7 500 руб. Если бы дата начала болезни была до 01.07.2016, и болезнь продолжалась в июле, то использовался бы МРОТ 6 204 руб.
… стаж менее полугода
Если стаж сотрудника меньше шести месяцев, то пособие по нетрудоспособности и по беременности и родам не может превышать МРОТ за каждый календарный месяц.
Пример 5. Ограничение пособия величиной МРОТ по причине малого стажа
| Сотрудник Д.В. Боровой начал работать 01.04.2016 на условиях полного рабочего дня на предприятии в местности без районного коэффициента (РК). Справка о заработке у предыдущего работодателя в 2015 году подтверждает сумму 500 000 руб. Больничный лист предоставлен на 2 дня: 30.06.2016–01.07.2017. На день начала болезни стаж менее полугода и размер пособия при этом ограничивается не предельной величиной базы для начисления страховых взносов, а максимальным размером дневного пособия исчисленного из МРОТ. Фактический среднедневной заработок составил: 500 000 руб. / 730 = 684,93 руб. Стаж менее пяти лет, поэтому среднедневной заработок ограничивается 60 % и равен 684,93 руб. х 60 % = 410,96 руб. Но так как стаж меньше полугода, то и он ограничивается максимальным размером дневного пособия в июне: 6 204 руб. / 30 = 206,80 руб., и в июле 7 500 руб. / 31 = 241,94 руб. Таким образом, за 2 дня начислено пособие 206,80 руб. + 241,94 руб. = 448,74 руб. (рис. 4). |
Рис. 4. Начисления по больничному листу из МРОТ
Обратите внимание, пособия по беременности и родам начисляются заранее и если сотрудница ушла в декретный отпуск до 1 июля и до того, как был утвержден новый МРОТ. Причем если отпуск продолжается после 1 июля, то сумму пособия нужно пересчитать с учетом нового МРОТ и доплатить разницу.
Потребность пересчета возникает, если пособие по беременности и родам ограничивается максимальным размером дневного пособия аналогично Примеру 5 по причине того, что стаж у сотрудницы оказался менее полугода. Для выполнения перерасчета в программе нужно открыть созданный и оплаченный ранее документ Больничный лист. По кнопке Исправить создать новый документ. В нем на закладке Пересчет прошлого периода сторнируются ранее начисленные суммы, а на закладке Начислено (подробно) отображаются новые начисления. В итоге новый документ показывает разницу, в этом случае — сумму к доплате.
Как оформить больничный лист в 1С 8.3 ЗУП
Рассмотрим пошагово как провести больничный лист в 1С ЗУП.
Как зарегистрировать неявку по больничному листу
Если на момент расчета аванса или зарплаты работник отсутствует, то в 1С 8.3 ЗУП необходимо зарегистрировать неявку по невыясненной причине, чтобы на период отсутствия не начислялась зарплата.
Для возможности регистрации отсутствия сотрудника надо проверить настройки программы 1С. Пункт меню Настройки – выбираем Расчет зарплаты – далее Настройка состава начислений и удержаний – далее Учет отсутствий -галочка Прогулы и неявки:
В регистрируется неявка с помощью документа Прогул, неявка. Документ можно внести как в кадровом меню, так и в разделе Зарплата:
Из нашего примера работник заболел в апреле с 11 по 22:
Для каждого месяца неявки/прогула, если неявка продолжается в следующем месяце, необходимо в 1С вносить новый документ, то есть отдельно для мая, для июня и т.д.
Как отразить больничный лист в 1С
После предоставления больничного сотрудником, вносим документ Больничный для расчета пособия. Документ является кадрово-расчетным. Его можно внести из раздела Кадры:
или используя раздел Расчёт зарплаты:
Создаем новый документ. Если не был ранее заполнен стаж, то программа обратит на этот факт внимание:
Если перейти на это поле, то можно указать стаж сразу в документе:
Указываем характер нетрудоспособности из больничного листка и даты нашего больничного. Месяц начисления в нашем случае – май, то есть это месяц, который будет отображен в расчетном листке сотрудника. Проверяем оплату:
Проверяем начисление по больничному:
Неявка на работу по невыясненной причине сторнируется на закладке Перерасчет прошлого периода:
Дата выплаты по больничному важна для учета НДФЛ. Незарплатные доходы учитываются по дате выплаты. Способ выплаты можно выбирать – при авансе, с зарплатой, или межрасчётом. Проводим больничный:
