Заполняем бланк унифицированной формы Т-9 — пример

Одной из форм организации труда сотрудника на предприятии может быть командировка. Понятие служебной командировки раскрыто в ТК РФ. Под командировкой принято считать выполнение сотрудником (сотрудниками) предприятия своих должностных обязанностей вне своего постоянного трудового места, как правило, в другой местности (поселке, городе, стране) по письменному распоряжению работодателя. В том случае, если работа сотрудника имеет характер постоянных поездок, то разъезды не будут считаться командировкой (ст. 166 ТК РФ от 30.12.2001г. № 197-ФЗ).

При отправке работника в служебную командировку следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749.

Командировка совершается на средства предприятия, командировочные дни также оплачиваются. Согласие сотрудника на поездку в командировку по делам организации не требуется, поскольку она оформляется непосредственным приказом первого лица организации (директора, генерального директора и т.д.).

Отказаться от командировки имеют право:

• Один из родителей, который воспитывает ребенка один (мать, отец).
• Сотрудники, которые имеют многодетные семьи.
• Работники, родственники которых являются иждивенцами или ухаживают за больными.

Перечисленные категории сотрудников все же могут быть отправлены в командировку, но им необходимо в письменной форме подтвердить свое согласие на поездку.

В командировку запрещено направлять:

• Беременных женщин, работающих на предприятии;
• Сотрудников, возраст которых не достиг 18 лет.

Для отправки работника в служебную командировку, как правило, готовится приказ по форме Т- 9 (когда в командировку направляется один человек) или Т-9а (когда в командировку направляется несколько сотрудников).

Приказы форм Т-9 и Т-9а аналогичны, за исключением того, что в форме Т-9а предусмотрена табличка, где заполняются данные по нескольким сотрудникам предприятия, что позволяет рационально тратить время на подготовку необходимой документации.

На текущий момент в практике ведения хозяйственной жизни жестких требований по использованию вышеуказанных унифицированных форм нет, работодатель вправе их использовать по собственному усмотрению. Предприятие (фирма) может создать собственную форму приказа самостоятельно и утвердить ее.

Допустимо также внесение некоторых изменений в формы Т-9 и Т-9а, сделав их более удобными для потребностей предприятия или работы индивидуального предпринимателя.

Что может быть основанием для создания приказа о служебной командировке

Ряд документов могут быть основанием для создания приказа о служебной командировке:

• Служебное задание.
• Служебная записка.
• Указание организации, имеющей большие полномочия по отношению к данному предприятию.
• Указание руководителя предприятия, индивидуального предпринимателя.

Не смотря на то, что с 2015 года такой документ как «служебное задание» не является обязательным для создания приказа об отправке сотрудника в служебную командировку, специалисты рекомендуют его ввести во внутренний документооборот предприятия, утвердив его приказом.

Это позволит систематизировать и упорядочить работу в организации.

Приказ об отправке в служебную командировку в свою очередь, является основанием для создания последующих необходимых документов и действий, а именно:

Документы:

• Документ по форме Т-12 и Т-13 – бланк табеля по учету рабочего времени сотрудника предприятия.
• Документ по форме Т-10 – бланк командировочного удостоверения.
• Авансовый отчет – документ, подтверждающий расходы сотрудника в ходе служебной командировки

Действия:

• Выдачу денег под отчет, как правило, из кассы предприятия, на возможные расходы во время прохождения командировки.
• Расчет зарплаты работнику за дни, в которые он находился в служебной командировке.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос № 1. Какие цели могут быть указаны в форме?

Ответ. Общие цели:

• закупка сырьевых компонентов, оборудования и объектов основных средств, материалов для производственной деятельности;
• переговоры с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками с целью заключения новых сделок, договоров и контрактов;
• поиск новых источников сырья и поставщиков;
• знакомство с новыми рынками сбыта;
• приобретение новых знаний, опыта, обмен знаниями и опытом;
• присутствие представителя компании при наличии разногласий и споров.

Узкие цели:

• обучение молодых сотрудников, наставничество;
• контроль работы филиала;
• ремонт техники и ее обслуживание.

Вопрос № 2. Нужна ли печать на формах Т-9 и Т-9а?

Ответ. Согласно ГОСТ «Унифицированная система документации» печать на приказе по формам Т-9 и Т-9а не ставится, так как документ является внутренним, подтверждать его подлинность нет необходимости.

Вопрос № 3. Какие штрафы грозят компании при отсутствии приказа по форме Т-9 или Т-9а?

Ответ. Среди возможных штрафов при налоговой проверке представлены:

• на должностных лиц – от 1000 до 5000 рублей;
• на ИП: от 1000 до 5000 рублей;
• на юрлиц: от 30000 до 50000 рублей

В каком порядке следует заполнять форму Т-9

Заполнить форму Т-9 достаточно просто, поскольку для каждой строки, графы есть пояснение в самой форме, что в ней необходимо указать. Очень важно не ошибиться при заполнении, так называемой «шапки» формы Т-9.

Далее переходим к заполнению той части бланка, которая содержит непосредственную информацию по данной служебной командировке, включая о сотруднике, который должен быть направлен в поездку

Формы приказа и содержание

При оформлении приказа о направлении лица в служебную поездку используется унифицированная форма приказа на командировку № Т-9. А в случаях, если отправить в командировку нужно нескольких лиц, можно применять её разновидность – № Т-9а.

В приказе обязательно наличие следующих сведений:

• название организации;
• структурное подразделение компании;
• код организации;
• табельный номер;
• ФИО;
• код формы по ОКУД;
• должность направляемого сотрудника;
• место назначения, которое включает в себя обозначение страны, населённого пункта и организации);
• срок командировки;
• даты командировки;
• её цель;
• её основание;
• источник финансирования;
• подпись руководителя или управляющего;
• дата вступления в силу, то есть составления и подписанияприказа;
• номер документа;
• и подпись работника, подтверждающая его ознакомление с приказом.

В каком порядке и с учетом каких особенностей следует заполнять форму Т-9а

Форма приказа Т-9а как правило применяется в тех случаях, когда в служебную командировку необходимо направить несколько сотрудников. Отличием данной формы по своей структуре является то, что здесь список сотрудников расположен слева направо, а не сверху вниз, поэтому бланк можно использовать только для ограниченного числа работников предприятия.

Так называемая «шапка» бланка заполняется аналогично форме Т-9. Далее заполняются все необходимые строки и графы но в отношении нескольких сотрудников одновременно.

Основание: Служебное задание от 20.03.2020г.

Когда все строки будут заполнены, документ подписывают руководитель предприятия и сотрудник, отправляемый в командировку. Подписи должны быть расшифрованы.

Каким образом определяются продолжительность служебной командировки и даты выбытия/прибытия из служебной командировки

Продолжительность служебной командировки определяет непосредственный руководитель сотрудника, при этом он учитывает сложность, объем и другие факторы служебного задания.

Дату отправления транспортного средства, например, поезда, автобуса, самолета от основного рабочего места командируемого принято считать днем выезда сотрудника в служебную командировку. Соответственно, дата возвращения из командировки, это дата прибытия какого-либо транспортного средства к месту обычной работы сотрудника (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. № 749).

Важно! Независимо от конкретного времени выезда или возвращения сотрудника сроки служебной командировки должны быть указаны полными днями. Так, например, если сотрудник уехал в 22:15, то следует указать дату именно этого дня и этот самый день должен быть включен в продолжительность служебной командировки.

При возвращении работника из служебной командировки, к примеру, в 00:20, то этот день надо зафиксировать как полный день возвращения из служебной командировки.

Важно! Запрещено проводить процедуру оформления командировки после ее выполнения, т.е. задним числом.

Особенности заполнения формы

К таким особенностям относят:

• форма предназначена для заполнения только для тех сотрудников, которые большую часть времени находятся на основном рабочем месте;
• если для сотрудника в качестве основных обязанностей указан разъездной характер работы, то приказы по командировкам для него не составляются;
• не надо спрашивать в официальной форме предварительного согласия работника на командировку. По закону руководство может отправить любого сотрудника в командировку на свое усмотрение;
• исключительными случаями являются сотрудники, имеющие детей до 3 лет, матери и отцы-одиночки. Для отправки такого персонала в командировку требуется предварительное согласие.

Как должен выглядеть журнал для регистрации приказов на отправку в служебную командировку

Ответственный сотрудник, обычно это бухгалтер, обязан провести регистрацию всех приказов по отправке сотрудников предприятия в служебную командировку в отдельном журнале, который специально для этого предназначен. Журнал может быть составлен в произвольной форме, на листах, распечатанных на компьютере или же разграфленных вручную. Столбцы, строки журнала создаются произвольно, но важно наличие следующих информационных данных:

• Дата составления документа.
• Порядковый номер, под которым регистрируется приказ.
• Название должности сотрудника, направленного в служебную командировку.
• Полностью прописано ФИО сотрудника, направленного в служебную командировку.
• Название структурного подразделения (при его наличии), где непосредственно работает сотрудник.
• Цель служебной командировки.
• Дата начала/ окончания служебной командировки.
• Местность, куда направляется сотрудник.

Ведение и заполнение журнала обязательно для ответственного сотрудника, поскольку отсутствие заполненного журнала может привести к наказанию ответственного за это работника и предприятия в целом. Эта информация может быть полезной впоследствии при возникновении отдельных спорных вопросов.

Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу

Образец унифицированной формы Т-2

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты (далее — постановление от 06.04.01).

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:

1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);

2) трудовая книжка;

3) военный билет;

4) документ об окончании учебного заведения:

5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

7) приказ о приеме на работу.

Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.

4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. постановлением от 06.04.01 № 26.

Заполнение разделов формы

Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество «Энергострои». Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.

Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

Идентификационный номер налогоплательщика ‘л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.

В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.

Характер работы указывается: ‘ ‘постоянно’, «временно» и т. л.

Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.

Пол обозначается буквой «М» или «Ж».

Фамилия, имя, отчество записываются полностью ‘л разборчиво.

Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.

При указании места рождения нужно учитывать следующее:

• длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
• районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город — гор., деревня — дер., край -кр., округ — окр., область — обл., поселок — пос., район — рн., станция — ст.;
• слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;
• код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления. ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО); например, при рождении в г. Москве в графе «Код» указывается: 45.

Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

Заполнение графы «Гражданство»

Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.

Сведения о знании языков

При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй — степень его знания.

Например: «Английский — читаю и перевожу со словарем» записывается в графе «Код» как: 014 1.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом.

Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

Сведения о неоконченном образовании

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им. профессора’, «им. академика» и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.

Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.

Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

• для высших учебных заведений — «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» — специальность;
• для средних учебных заведений — «техник», «товаровед» и др.

Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу .лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.

Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.

Сведения о состоянии в браке

В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.

Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.

В том случае, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения в силу отсутствия на рабочем месте или по другой причине, сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (либо выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы — и адрес места жительства по паспорту и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются:

• военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Сведения о воинском учете

После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, оо9.. о повышении квалификации, поощрениях и др.

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений

Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.

При заполнении разд. 4 «Аттестация» личной карточки заполняются все графы, а именно указываются:

• дата прохождения аттестации;
• решение комиссии, например «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т. д.;
• ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.

Графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе «Повышение квалификации» указываются:

• даты начала и окончания обучения;
• вид повышения квалификации;
• наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
• вид документа (свидетельство, удостоверение);
• графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.

Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении разд. «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

Учет отпусков

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится «де факто», после того как работник фактически вернулся из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе »Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т. к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.

Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ).

Виды документов, служащих основанием для перерасчета стажа в случае отстранения от работы

В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета в необходимых случаях указываются:

• сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания):
• сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
• заключение МСЭК об условиях и характере труда.

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI «Основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.

При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Изменение сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.

Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ «Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами». В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе, «при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами». Далее «все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров». Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику.

Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема — с зачеркиванием.

.В. МИТРОФАНОВА, канд. экон. наук, директор «Центра профессионального развития»

образец заполнения личной карточки работника

образец заполнения резюме на работу

сведения об условиях и характере профессиональной деятельности образец заполнения

учет отпусков

номер специальности в соответствии с классификатором

Кто вправе отказаться ехать в командировку?

Существуют некоторые категории работников, которые имеют право отказаться от предложения руководства организации отправиться в командировочную поездку, в частности:

• сотрудники, которые в одиночку занимаются воспитанием детей;
• работники, которые имеют детей в возрасте до трех лет;
• служащие, имеющие на иждивении родственников.

В вышеперечисленных случаях у работника необходимо получить его согласие на поездку.

Согласно нормам российского законодательства, служащего может направить в командировку:

• непосредственно руководитель организации;
• уполномоченное им лицо.

Основанием для направления служащего в командировку может быть приказ (список других локальных документов предприятия).

Изменения в документе

Изменения в Т2 личной карточке работника вносятся работником отдела кадров. Вносить корректировки можно:

• при ошибочном внесении информации;
• при изменении информации о работнике.

При внесении изменений сотрудник кадровой службы зачеркивает ручкой (одной чертой) устаревшие или ошибочные данные, а затем делает новую запись и заверяет ее своей подписью. При внесении изменений в личные данные, сведения о воинском учете работник должен подписать указанные графы, подтверждая изменения. При увольнении работник расписывается в одиннадцатом разделе.