Порядок ведения кассовых операций в организации
Кассовые документы
Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами, или ПКО, и расходными кассовыми ордерами, или РКО (указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). По каждому ПКО и РКО нужно вносить записи в кассовую книгу. Такой порядок сохранился и после перехода на онлайн-кассы.
Унифицированные формы кассовых документов приведены в постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которое продолжает действовать:
- приходный кассовый ордер (сокр. ПКО, код ОКУД 0310001);
- расходный кассовый ордер (сокр. РКО, код ОКУД 0310002);
- кассовая книга (код ОКУД 0310004).
Если выдаёте из кассы зарплату, применяется платёжная ведомость (код ОКУД 0301011) или расчётно-платёжная ведомость (код ОКУД 0301009), утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Ведение кассовой книги
Любая организация независимо от системы налогообложения обязана вести кассовую книгу (форма № КО-4), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, 4, 4.6 Порядка ведения кассовых операций). От ведения кассовой книги не освобождает даже ежедневная сдача выручки в банк, в том числе через инкассаторов.
Если обособленное подразделение организации получает или расходует наличные, оно также обязано вести кассовую книгу. При этом неважно, есть ли у обособленного подразделения расчётный счёт (письмо Банка России от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255).
Обособленное подразделение (ОП) в срок, который установил руководитель организации, передаёт в головное подразделение:
- отрывные экземпляры листов кассовой книги — когда кассовая книга ОП заполняется от руки;
- распечатанные на бумаге вторые экземпляры листов кассовой книги — если кассовая книга ОП заполняется на компьютере.
В головной организации показатели кассовой книги ОП в кассовую книгу организации не вносятся. Листы кассовой книги ОП брошюруются отдельно не реже, чем раз в год.
Деньги ОП отражаются в кассовой книге организации, только если оно сдаёт наличные в кассу организации по приходному кассовому ордеру.
Лимит остатка в кассе
Остаток наличных денег в кассе на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (п. 2 Порядка ведения кассовых операций). Если денег в кассе больше, предусмотрены штрафы: для организации — 40-50 тыс. рублей, для должностного лица — 4-5 тыс. рублей.
Это правило не распространяется на ИП и ООО — субъекты малого предпринимательства: они могут хранить в кассе любую сумму наличных. Формулы для расчёта лимита остатка приведены в Приложении к Указаниям Банка России № 3210-У.
Также лимит можно нарушить в выходные и нерабочие праздничные дни, если организация принимала наличные, а также в дни получения денег из банка для выдачи зарплаты.
Выдача и сдача разменной монеты
В кассе не должно быть остатка денег ни в начале рабочего дня, ни в конце. Это установлено нормативными актами, которые регулируют применение онлайн-касс. Поэтому перед началом рабочей смены кассир выдаёт кассиру-операционисту разменные деньги. Для этого кассир выписывает РКО на сумму размена, в котором в строке «Выдать» указывает ФИО кассира-операциониста, а в строке «Основание» пишет «Для размена».
Если в торговой организации есть старший и рядовые кассиры, то разменную монету кассирам-операционистам выдаёт старший кассир. Сумму разменной монеты, указанную в РКО, старший кассир фиксирует в кассовой книге (форма КО-4) и в книге учёта полученных и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Такой порядок установлен п. 4.5 Порядка ведения кассовых операций и действует при использовании онлайн-кассы.
Таким образом, если нет старшего кассира, для выдачи разменной монеты по-прежнему достаточно расходного кассового ордера. А если старший кассир есть, нужно, помимо оформления РКО, вести книгу по форме КО-5.
Возврат неиспользованной разменной монеты также нужно оформить отдельным ПКО, указав в качестве основания возврат размена.
Приход/расход денежных средств в кассе
Отражение в бухгалтерском учете поступления денежных средств в кассу организации.
| № | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| Бухгалтерские проводки при поступлении наличных денежных средств с расчетного счета в кассу организации | |||
| 1 | 50-1 | 51 | Отражена передача наличных денежных средств с расчетного счета в кассу организации |
| Бухгалтерские проводки при оплате продажи покупателями товаров (продукции, материалов и т. п.) за наличный расчет | |||
| 1 | 50-1 | 62, 76 | Оплачена покупателем в кассу организации задолженность по проданным ему товарам (продукции, материалам и т. п.) |
| Бухгалтерские проводки при оплате покупателями стоимости выполненных работ (оказанныхуслуг) за наличный расчет | |||
| 1 | 50-1 | 62, 76 | Оплачена покупателем в кассу организации задолженность по выполненным работам (оказанным услугам) |
| Бухгалтерские проводки при покрытии недостачи розничной выручки виновными лицами оплатой в кассу организации | |||
| 1 | 50-1 | 73-2 | Внесена в кассу полностью или частично сумма возмещения недостачи розничной выручки работниками организации (виновными лицами) |
| Бухгалтерские проводки при возмещении потерь материальных ценностей и другого ущерба виновными лицами оплатой в кассу организации | |||
| 1 | 50-1 | 73-2 | Внесена в кассу полностью или частично сумма возмещения материального (иного) ущерба работниками организации (виновными лицами) |
| Бухгалтерские проводки при удержании по постановлению судебных органов с работников оплатой в кассу организации | |||
| 1 | 50-1 | 76 | Внесена в кассу работником сумма удержания по постановлению судебных органов |
| Бухгалтерские проводки при оплате продажи покупателями товаров (продукции) за наличный расчет без использования счетов учета расчетов | |||
| 1 | 50-1 | 90-1 | Выручка от продажи товаров (продукции) с учетом всех налогов поступила в кассу организации |
| Бухгалтерские проводки при оплате покупателями стоимости выполненных работ (оказанныхуслуг) за наличный расчет без использования счетов учета расчетов | |||
| 1 | 50-1 | 90-1 | Выручка от реализации работ (услуг) с учетом всех налогов поступила в кассу организации |
| Бухгалтерские проводки при оплате продажи покупателями прочих (оборотных и внеоборотных) активов организации за наличный расчет без использования счетов учета расчетов | |||
| 1 | 50-1 | 91-1 | Выручка от продажи прочих активов с учетом всех налогов поступила в кассу организации |
| Бухгалтерские проводки при получении денежных средств за сдачу макулатуры | |||
| 1 | 50-1 | 91-1 | Оприходованы в кассу организации денежные средства, полученные за сданную макулатуру |
| 2 | 91-2 | 68 субсчет «Расчеты по НДС» | Начислен НДС к уплате в бюджет |
| Бухгалтерские проводки при отражении излишков денежных средств в кассе организации, выявленных в результате инвентаризации (внезапной проверки фактического наличия денежных средств) | |||
| 1 | 50-1 | 91-1 | Излишек денежных средств в кассе организации, выявленный в результате инвентаризации (внезапной проверки фактического наличия денежных средств), отражен на финансовом результате (прочих доходах) организации |
| Бухгалтерские проводки при получении доходов будущих периодов в кассу организации | |||
| 1 | 50-1 | 98-1 | Получены в кассу организации в данном отчетном периоде суммы денежных средств, относящиеся к доходам будущих периодов |
| Бухгалтерские проводки при получении наличных денежных средств в кассу организации безвозмездно | |||
| 1 | 50-1 | 98-2 | Получены в кассу организации наличные денежные средства безвозмездно. В развитие субсчета 98-2 «Безвозмездные поступления» могут быть открыты дополнительные субсчета по видам материальных ценностей, полученных безвозмездно, в частности 98-2-9 «Прочие безвозмездные поступления» |
| Бухгалтерские проводки при поступлении денежных средств в иных случаях (см. другие операции) | |||
Отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с применением контрольно-кассовой техники в наличных расчетах.
| № | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| Бухгалтерские проводки по расчетам с юридическими лицами при использовании счетов учета расчетов (бухгалтерские проводки производятся по каждому платежу наличными денежными средствами, поступившими от юридического лица) | |||
| 1 | 50-1 | 62, 76 | Оплачена покупателем – юридическим лицом в кассу организации задолженность по проданным ему товарам |
| Бухгалтерские проводки по расчетам с юридическими лицами без использования счетов учета расчетов (бухгалтерские проводки производятся по каждому платежу наличными денежными средствами, поступившими от юридического лица) | |||
| 1 | 50-1 | 90-1 | Выручка от продажи товаров покупателю – юридическому лицу с учетом всех налогов поступила в кассу организации |
| Бухгалтерские проводки по расчетам с физическими лицами при использовании счетов учета расчетов (бухгалтерские проводки производятся на общую сумму поступлений в кассу по расчетам с физическими лицами) | |||
| 1 | 50-1 | 62, 76 | Отражена выручка, поступившая в кассу организации от продажи товаров физическим лицам с учетом всех налогов |
| Бухгалтерские проводки по расчетам с физическими лицами без использования счетов учета расчетов (бухгалтерские проводки производятся на общую сумму поступлений в кассу по расчетам с физическими лицами) | |||
| 1 | 50-1 | 90-1 | Выручка от продажи товаров покупателям – физическим лицам с учетом всех налогов поступила в кассу организации |
| Бухгалтерские проводки при возврате денег покупателям по неиспользованным чекам той кассой, которая выдала чек | |||
| 1 | 50-1 | 62, 76, 90-1 | Уменьшена сторнированием выручка кассы, в связи с возвратом денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) |
| Бухгалтерские проводки при отражении результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств в кассе торговой организации | |||
| 1 | 50-1 | 91-1 | Отражен излишек денежных средств в кассе торговой организации, выявленный в результате внезапной проверки фактического наличия денежных средств и выручки согласно показанию счетчика на начало рабочего дня (смены) и на время проверки или |
| 94 | 50-1 | Отражена недостача денежных средств в кассе торговой организации, выявленная в результате внезапной проверки фактического наличия денежных средств и выручки согласно показанию счетчика на начало рабочего дня (смены) и на время проверки | |
Отражение в бухгалтерском учете принимающей организации факта получения (внесения) вклада в уставный (складочный) капитал наличными денежными средствами в кассу организации.
| № | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| Бухгалтерские проводки при начислении задолженности учредителя (участника) по вкладу в уставный (складочный) капитал | |||
| 1 | 75-1 | 80 | Отражен (увеличен) размер уставного (складочного) капитала за счет вкладов (взносов) учредителей (участников) после регистрации (перерегистрации) в учредительных документах ее величины (новой величины). В развитие субсчета 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал» могут быть открыты дополнительные субсчета, в частности 75-1-1 «Расчеты с учредителями – физическими лицами» и 75-1-2 «Расчеты с учредителями – юридическими лицами» |
| Бухгалтерские проводки при поступлении наличных денежных средств в российской валюте – рублях в кассу организации от учредителей | |||
| 1 | 50-1 | 75-1 | Внесена в кассу сумма наличных денежных средств учредителями организации в качестве вкладов в уставный (складочный) капитал или на другие цели |
| 2 | 75-1 | 83 субсчет «Другие источники» | Отражена разница между суммой, фактически внесенной в оплату доли в уставном (складочном) капитале, и ее номинальной стоимостью |
Отражение в бухгалтерском учете получения наличных денежных средств, в качестве средств целевого назначения в кассу организации.
| № | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| Бухгалтерские проводки, если принятые к учету средства отражаются в бухгалтерском учете как возникновение целевого финансирования и задолженности по этим средствам | |||
| 1 | 76 | 86 | Отражена задолженность по получению организацией средств целевого назначения |
| 2 | 50-1 | 76 | Получены в кассу организации наличные денежные средства, в качестве средств целевого финансирования (если они не подлежат обособленному хранению) |
| Бухгалтерские проводки, если средства целевого назначения признаются в бухгалтерском учете по мере фактического получения ресурсов | |||
| 1 | 50-1 | 86 | Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные организацией в качестве средств целевого финансирования (если они не подлежат обособленному хранению) |
| Бухгалтерские проводки при учете активов, полученных в качестве средств целевого назначения в составе доходов будущих периодов | |||
| 1 | 86 | 98-2 | Отражены средства целевого назначения (финансирования) в качестве доходов будущих периодов, как активы, полученные коммерческой организацией безвозмездно, в момент принятия к бухгалтерскому учету этих активов. В развитие субсчета 98-2 «Безвозмездные поступления» могут быть открыты дополнительные субсчета по видам материальных ценностей, полученных безвозмездно, в частности 982-9 «Прочие безвозмездные поступления» |
Отражение в бухгалтерском учете поступления валютных денежных средств в кассу организации.
| № | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| 1 | 52-1 | 91-1 | Отражена положительная курсовая разница в составе прочих доходов организации при переоценке валютного остатка на текущем счете по курсу ЦБ РФ на дату выдачи банком денежных средств (совершения операции в иностранной валюте) или |
| 91-2 | 52-1 | Отражена отрицательная курсовая разница в составе прочих расходов организации при переоценке валютного остатка на текущем счете по курсу ЦБ РФ на дату выдачи банком денежных средств (совершения операции в иностранной валюте) | |
| 2 | 50 субсчет «Касса организации в валюте» | 91-1 | Отражена положительная курсовая разница в составе прочих доходов организации при переоценке валютного остатка в кассе по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции в иностранной валюте или |
| 91-2 | 50 субсчет «Касса организации в валюте» | Отражена отрицательная курсовая разница в составе прочих расходов организации при переоценке валютного остатка в кассе по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции в иностранной валюте | |
| 3 | 50 субсчет «Касса организации в валюте» | 52-1 | Отражено поступление валютных денежных средств для загранкомандировок в кассу организации с текущего валютного счета одновременно в валюте расчетов и в рублевом эквиваленте (руб./экв.) по курсу ЦБ РФ на дату выдачи банком денежных средств (совершения операции в иностранной валюте) |
Отражение в бухгалтерском учете пересчета (переоценки) валютного остатка (стоимости денежных знаков) в кассе организации.
| № | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| 1 | 50 субсчет «Касса организации в валюте» | 91-1 | Отражена положительная курсовая разница в составе прочих доходов организации при переоценке валютного остатка в кассе по курсу ЦБ РФ на отчетную дату бухгалтерской отчетности или по мере изменения курсов валют, котируемых ЦБ РФ или |
| 91-2 | 50 субсчет «Касса организации в валюте» | Отражена отрицательная курсовая разница в составе прочих расходов организации при переоценке валютного остатка в кассе по курсу ЦБ РФ на отчетную дату бухгалтерской отчетности или по мере изменения курсов валют, котируемых ЦБ РФ |
Отражение в бухгалтерском учете операций по операционной кассе.
| № | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| Бухгалтерские проводки при оплате продажи покупателями товаров (работ, услуг) | |||
| 1 | 50-2 | 90-1 | Оприходованы денежные средства в операционную кассу как выручка от продажи товаров (работ, услуг) |
| Бухгалтерские проводки при отражении излишков денежных средств в операционной кассе, выявленных в результате инвентаризации (внезапной проверки фактического наличия денежных средств) | |||
| 1 | 50-2 | 91-1 | Излишек денежных средств в операционной кассе, выявленный в результате инвентаризации (внезапной проверки фактического наличия денежных средств) отражен на финансовом результате (прочих доходах) организации |
| Бухгалтерские проводки при списании недостачи денежных средств в операционной кассе, выявленной в результате инвентаризации (внезапной проверки фактического наличия денежных средств) за счет виновных лиц | |||
| 1 | 94 | 50-2 | Списана недостача наличных денежных средств в операционной кассе, выявленная в результате инвентаризации (внезапной проверки фактического наличия денежных средств) |
| 2 | 73-2, 76 | 94 | Возмещена (списана) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет виновных лиц или |
| 70 | 94 | Недостача наличных денежных средств в операционной кассе погашена из заработной платы виновных лиц | |
| Бухгалтерские проводки при списании недостачи денежных средств в операционной кассе, выявленной в результате инвентаризации (внезапной проверки фактического наличия денежных средств) при неустановки виновных лиц | |||
| 1 | 94 | 50-2 | Списана недостача наличных денежных средств в операционной кассе, выявленная в результате инвентаризации (внезапной проверки фактического наличия денежных средств) |
| 2 | 91-2 | 94 | Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации |
| Бухгалтерские проводки при передаче денежных средств в главную кассу организации | |||
| 1 | 50-1 | 50-2 | Отражена передача наличных денежных средств из операционной кассы в главную кассу организации |
Отражение в бухгалтерском учете выплаты денежных средств из кассы организации.
| № | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| Бухгалтерские проводки при оплате счетов поставщиков (подрядчиков) за наличный расчет | |||
| 1 | 60, 76 | 50-1 | Оплачена поставщику (подрядчику) из кассы организации задолженность по приобретенным у него товарам (материально-производственным запасам, услугам и т. п.) |
| Бухгалтерские проводки при возврате оплаты покупателям из кассы организации | |||
| 1 | 62, 76 | 50-1 | Погашена из кассы организации задолженность покупателям по возвращенным им товарам (продукции, работам, услугам) |
| Бухгалтерские проводки при оплате обязательных платежей по налогам и сборам из кассы организации | |||
| 1 | 68 | 50-1 | Погашена из кассы организации сумма задолженности перед бюджетом по обязательным платежам по налогам и сборам |
| Бухгалтерские проводки при оплате обязательных платежей по социальному страхованию и обеспечению из кассы организации | |||
| 1 | 69 | 50-1 | Погашена из кассы организации сумма задолженности перед фондами ФСС, ФОМС, ПФР и др. по обязательным платежам по социальному страхованию и обеспечению |
| Бухгалтерские проводки при выплате заработной платы работникам организации | |||
| 1 | 70 | 50-1 | Отражена сумма к выдаче (выплате) |
| Бухгалтерские проводки при выдаче денежных средств под отчет | |||
| 1 | 71 | 50-1 | Выданы из кассы организации суммы денежных средств работникам под отчет, на служебные командировки, административно-хозяйственные и операционные расходы |
| Бухгалтерские проводки при оплате кредиторской задолженности подотчетному лицу из кассы организации | |||
| 1 | 71 | 50-1 | Погашена из кассы организации задолженность работникам по перерасходу (согласно расчетным документам) подотчетной суммы денежных средств |
| Бухгалтерские проводки при списании недостачи денежных средств в кассе организации, выявленной в результате инвентаризации (внезапной проверки фактического наличия денежных средств) за счет виновных лиц | |||
| 1 | 94 | 50-1 | Списана недостача наличных денежных средств в кассе организации, выявленная в результате инвентаризации (внезапной проверки фактического наличия денежных средств) |
| 2 | 73-2, 76 | 94 | Возмещена (списана) недостача наличных денежных средств в кассе организации за счет виновных лиц или |
| 70 | 94 | Недостача наличных денежных средств в кассе организации погашена из заработной платы виновных лиц | |
| Бухгалтерские проводки при списании недостачи денежных средств в кассе организации, выявленной в результате инвентаризации (внезапной проверки фактического наличия денежных средств) при неустановке виновных лиц | |||
| 1 | 94 | 50-1 | Списана недостача наличных денежных средств в кассе организации, выявленная в результате инвентаризации (внезапной проверки фактического наличия денежных средств) |
| 2 | 91-2 | 94 | Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в кассе организации за счет прочих расходов организации |
| Бухгалтерские проводки при отражении затрат прошлых периодов (лет), выявленных в отчетном году с оплатой их из кассы организации | |||
| 1 | 91-2 | 50-1 | Произведена оплата затрат прошлых периодов (лет) из кассы организации. Сумма оплаты отражена на прочих расходах предприятия |
| Бухгалтерские проводки при списании расходов по чрезвычайным обстоятельствам с оплатой их из кассы организации | |||
| 1 | 91-2 | 50-1 | Произведена оплата чрезвычайных расходов из кассы организации |
| Бухгалтерские проводки при выплате денежных средств в иных случаях (см. другие операции) | |||
Кассовые операции у ИП
Предприниматели тоже обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Но для них предусмотрен упрощённый порядок. Вот что можно не делать, если вы предприниматель:
- не оформлять кассовые документы (ПКО, РКО) (пп. 4.1 п. 4 Указания Банка РФ N 3210-У);
- не вести кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У);
- не устанавливать лимит остатка наличных денег (п. 2 Указания № 3210-У).
Поступившую в кассу наличную выручку ИП могут расходовать на личные нужды (п. 1 Указания Банка РФ № 5348-У).
Автоматизированная торговая точка в 1С 8.3
Рассмотрим, как заполнить отчет о розничных продажах в АТТ на примере
Организация реализует в розницу товары через АТТ. Учет ведется без использования счета 42 «Торговая наценка».
18 апреля реализованы следующие товары физическим лицам на общую сумму 70 800 руб. (в т. ч. НДС 18%):
- Жалюзи «Пластиковые (белые)» — 20 шт. по цене 3 540 руб.
Оплата за товары осуществлена наличными в кассу.
Реализация товаров в розницу
Детальный отчет о проданных товаров в АТТ оформите документом Отчет о розничных продажах вид операции Розничный магазин в разделе Продажи – Розничные продажи – Отчеты о розничных продажах — Отчет — Розничный магазин.
Укажите:
- Склад — розничная точка, выбирается из справочника Склады, Тип склада Розничный магазин.
На вкладке Товары укажите реализуемые товары из справочника Номенклатура.
- Счет учета заполняются в документе автоматически, в зависимости от настроек в регистре Счета учета номенклатуры. При необходимости его можно изменить вручную. Узнать подробнее про установку счетов учета номенклатуры.
- Субконто — номенклатурная группа, относящаяся к розничной торговле, выбирается из справочника Номенклатурные группы.
Если оплата осуществляется не наличными в кассу розничного магазина, то все виды безналичных оплат (платежной картой, электронные средства и т.д.) укажите на вкладке Безналичные оплаты.
Изучить подробнее Реализация в розницу через АТТ: оплата платежной картой
Очень важно указывать Номенклатурную группу правильно, т. к. от этого зависит заполнение декларации по налогу на прибыль. Подробнее Настройка учетной политики в НУ
Проводки
Проводки в АТТ будут стандартные и зависят только от настройки учетной политики (какой счет используется).
Изучить подробнее Реализация товаров в розницу через автоматизированную торговую точку: оплата наличными
Оприходование розничной выручки в кассу
В конце смены при сдаче розничной выручки из операционной кассы в основную кассу организации создается приходный кассовый ордер (п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Оприходование розничной выручки в основную кассу организации оформляется документом Поступление наличных вид операции Розничная выручка на основании документа Отчет о розничных продажах по кнопке Создать на основании – Поступление наличных.
В документе укажите:
- Склад — розничная точка, выбирается из справочника Склады, Тип склада Розничный магазин;
- Сумма платежа — сумма розничной выручки, сданной в кассу.
Документ не формирует проводок в БУ и НУ. Поступление наличных по дебету счета 50.01 «Касса организации» отражено в документе Отчет о розничных продажах.
С помощью этого документа можно сформировать печатную форму Приходного кассового ордера (КО-1).
Фискальные документы вместо унифицированных форм по ККТ
Унифицированные формы по ККТ
Раньше при расчётах через кассу организации использовали унифицированные формы первичной учётной документации КМ-1–КМ-9 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132):
Но постановление № 132 принято не в соответствии с законом 54-ФЗ, поэтому, по мнению чиновников, применять его необязательно (письма Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 25.01.2017 № 03-01-15/3482, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, №03-11-11/61091 от 13.08.2019)
Так что организации, которые применяют онлайн-кассы по 54-ФЗ, не обязаны оформлять справки-отчёты кассира-операциониста (форма КМ-6) и вести журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) по каждой кассе (письмо Минфина РФ от 12.05.2017 № 03-01-15/28914).
Напомним, что приходные кассовые ордера (ПКО) и расходные кассовые ордера (РКО) должны оформляться на основании фискальных документов (п.4.1 Указаний № 3210-У).
Фискальные документы
Фискальными документы — это чеки и отчёты, которые кассовая техника создаёт по установленным форматам (ст. 1.1 54-ФЗ).
К фискальным документам относятся (п. 4 ст. 4.1 закона № 54-ФЗ):
- отчёт о регистрации;
- отчёт об изменении параметров регистрации;
- отчёт об открытии смены;
- кассовый чек (бланк строгой отчётности);
- кассовый чек коррекции (бланк строгой отчётности коррекции);
- отчёт о закрытии смены;
- отчёт о закрытии фискального накопителя;
- отчёт о текущем состоянии расчётов;
- подтверждение оператора (это единственный документ, который формируется не на ККТ, а техсредствами ОФД).
Форматы фискальных документов утверждены Приказом ФНС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/[email protected]
Отдельно стоит сказать о продолжительности смены. По закону работа с фискальной техникой делится на кассовые смены. Перед началом расчётов с применением ККТ формируется отчёт об открытии смены, а по окончании расчётов — отчёт о закрытии смены.
При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее, чем через 24 часа с момента формирования отчёта об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ). Это значит, что смена при работе на онлайн-кассе не может длиться больше 24 часов. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа (абз. 9 п. 1 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).
Можно открыть смену ККТ в один день, а закрыть на следующий день, но при условии, что общая продолжительность смены не превысит сутки. Других ограничений в 54-ФЗ нет, в том числе нет требований, что смену нужно закрывать в какое-то определённое время (письмо Минфина РФ от 05.05.2017 № 03-01-15/28066).
Урок 5.2
Урок 5
Поступление денежных средств в кассу организаци.
Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Сокращенно его принято называть ПКО. Форма ПКО утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Там он называется: «Форма №КО-1». ПКО (его внешний вид мы рассмотрим чуть позже) состоит из двух частей — ордера и квитанции. При внесении денежных средств в кассу организации квитанция выдается внесшему их лицу, а ордер остается в организации.
Порядок движения ПКО по инстанциям организации, вкратце, выглядит следующим образом. Бухгалтер выписывает ПКО, на ПКО ставят печать организации, на нем расписывается главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), после чего ордер передается кассиру, который проверяет реквизиты ордера, получает по нему деньги и выдает квитанцию лицу, внесшему деньги.
Бухгалтер и кассир в автоматизированном учете кассовых операций
Еще до того, как мы познакомимся с особенностями заполнения документа, который используется в 1С:Бухгалтерии, давайте рассмотрим вопрос разделения функций бухгалтера и кассира при автоматизированной обработке кассовых ордеров.
Бухгалтер может сформировать приходный кассовый ордер, распечатать его на принтере (для того, чтобы поставить на бумажной копии ордера необходимые подписи и печати) и передать кассиру. При этом бухгалтер, после формирования электронного документа, записывает его в системе, но не проводит — то есть — нажимает на кнопку Записать в форме документа и не трогает кнопку ОК. После того, как документ записан — он будет сохранен в базе данных, но не сформирует никаких движений по регистрам. То есть — документ будет, но никакого воздействия на состояние учета, на состояние бухгалтерских регистров, он не окажет. Когда кассир завершит работу с ПКО, получит по нему нужную сумму — он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку Провести в форме документа.
Ну а если деньги по ПКО так и не будут внесены — документ так и останется записанным, но не проведенным, то есть на состояние учета он не повлияет.
Кстати, кассир, помимо вышеописанных манипуляций с ПКО, должен зарегистрировать ордер в кассовой книге (Ф №КО-4). 1С:Бухгалтерия берет на себя и формирование кассовой книги. Несмотря на то, что учет практически полностью автоматизирован, некоторые сведения — такие, как те же ПКО или листы кассовой книги — не доверены пока полностью электронике. Поэтому многое — в частности — листы кассовой книги, о которой мы поговорим ниже, приходится распечатывать, подшивать, хранить — как в обычной бухгалтерии.
Процедура обработки документов в каждой конкретной бухгалтерии может отличаться от стандартной. Кстати, это касается не только кассовых операций.
Оформление ПКО
Для того, чтобы открыть список документов для ПКО, нужно выполнить команду Касса > Приходный кассовый ордер. В появившемся окне списка нажмем на кнопку Добавить — отобразится окно для выбора вида документа.
Ниже перечислены виды документов, по которым можно организовать прием денежных средств, а так же приведены примеры операций с бухгалтерскими записями, содержащими корреспонденцию счетов. Обратите внимание на то, что здесь и далее мы будем, в основном, показывать схематические проводки, которые при ведении учета будут преобразованы к более подробному виду. Например, в 1С:Бухгалтерии счет 50 в проводках не используется — он представлен в проводках своими субсчетами.
Таблица 5.1. Виды ПКО и хозяйственные операции
| № | Вид документа | Хозяйственные операции | Д | К |
| 1 | Оплата от покупателя | Поступила выручка, полученная от реализации товаров, работ, услуг | 50 | 62 |
| 2 | Прием розничной выручки | Приняты денежные средства из операционной кассы в кассу организации | 50.01 | 50.02 |
| 3 | Возврат денежных средств подотчетником | Сдан остаток подотчетной суммы наличными в кассу организации | 50 | 71 |
| 4 | Возврат денежных средств поставщиком | Получены ранее уплаченные денежные средства от поставщика за недопоставленную продукцию | 50 | 60 |
| 5 | Получение наличных денежных средств в банке | Получены денежные средства в банке по чеку №___ для целей _____ | 50 | 51 |
| 6 | Расчеты по кредитам и займам с контрагентами | Получены денежные средства в счет возврата коммерческого кредита | 50 | 76 |
| 7 | Прочий приход денежных средств | Оприходована выручка от реализации ОС, материалов, НМА и т.д. | 50 | 91, 76 |
| В ходе инвентаризации выявлены излишки кассы, выявленные излишки оприходованы в кассу | 50 | 91 | ||
| Получены денежные средства от сотрудников организации в счет возмещения ущерба от материально-ответственных лиц, выплаты за услуги и т.д. | 50 | 73 |
Рассмотрим небольшой пример. 16.01.2009 в кассу организации поступили наличные денежные средства с расчетного счета в сумме 10000 рублей.
Для создаваемого ПКО выберем вид документа Получение наличных денежных средств в банке, откроется форма ПКО, которую нужно заполнить.
Здесь мы заполняем реквизит Сумма — вводим 10000 рублей, на вкладке Реквизиты платежа устанавливаем следующие параметры:
| Банковский счет: | «Ростбанк» (Расчетный); |
| Счет учета: | 51 |
| Статья движения ден. средств: | Получение наличных денежных средств в банке (вид — Прочие поступлении денежных средств по текущей деятельности). |
Напомним, что аналитический учет в разрезе счетов учета денежных средств (в частности, по счету 50 и его субсчетам) ведется по субконто Статья движения денежных средств (ДДС). Наличие данного аналитического разреза предназначено для автоматизированного заполнения Отчета о движении денежных средств (Форма №4). Каждый «денежный» документ вам придется снабдить информацией о статье ДДС. Если Форма №4 вашей организации по каким-то причинам не нужна — аналитику по счетам учета денежных средств лучше всего отключить ( Предприятие > Настройка параметров учета, вкладка Денежные средства ).
Вкладка Печать нужна для заполнения реквизитов, которые используются при печати документа. Для того, чтобы распечатать ПКО, нажмем на кнопку Печать. На экране отобразится форма ПКО — та самая Форма №КО-1, о которой мы говорили выше.
Нажмем кнопку ОК в окне документа, он будет записан, проведен и отобразится в окне списка документов Приходные кассовые ордера.
Часто после того, как документ записан и проведен возникает необходимость в уточнении подробностей о его проведении. Например — для того, чтобы узнать, какие именно проводки сформировал этот документ, в какие именно регистры были сделаны записи. Напомним, что для того, чтобы узнать подробности о проведении документа, нужно выделить его и нажать на кнопку Результат проведения документа, которая расположена на панели инструментов окна списка документов. Результат нажатия этой кнопки вы видите на рисунке ниже.
Причем, это окно дает не только данные о проводке, но и позволяет отредактировать ее вручную (установив соответствующую галочку), а так же получить полный отчет по проведению документа с подробной информацией обо всех движениях документа по регистрам. Для того, чтобы получить эту информацию, нажмите на кнопку Отчет по движениям документа в окнеРезультат проведения документа. Отчет по движениям документа отображает те же данные, которые отображаются в окне просмотра результатов проведения документа, однако, все они размещены на одном листе — это удобно для быстрого просмотра и для печати.
Ввод на основании
При заполнении ПКО и других кассовых документов (кстати, это касается вообще любых документов 1С:Бухгалтерии), очень удобно использовать механизм ввода на основании. Он позволяет ввести один документ на основании другого. Такой способ ввода документов выглядит вполне логичным — ведь документы довольно часто содержат повторяющуюся информацию и ее, эту информацию, вполне можно использовать.
Ввести ПКО можно на основании таких документов, как Счет на оплату покупателю, Реализация товаров и услуг, Отчет комиссионера о продажах, Отчет о розничных продажах.
ПКО и сам может послужить основанием для заполнения документа. Это могут быть документ Отражение начисления НДС, Расходный кассовый ордер, Счет-фактура выданный.
Теперь давайте рассмотрим выбытие денежных средств из кассы.
БИЗНЕС -
1. В момент получения наличных денежных средств от клиента необходимо и достаточно выдать кассовый чек. Выдача ПКО не требуется. ПКО (РКО) оформляется при передаче денежных средств в кассу организации из операционной кассы
2. Ведение отдельной кассовой книги (отдельных листов кассовой книги), а также журналов кассира-операциониста по каждой мобильной кассе не требуется
3. Для учета наличной выручки Общество вправе использовать счет 50.02 «Операционная касса», при этом к данному счету могут открываться субсчета в необходимом количестве (по каждой мобильной кассе, кассиру-курьеру и т.д.)
4. Оприходование денежных средств в операционную кассу производится на основании отчетов о закрытии смены (аналог z-отчетов) ККТ с составлением ПКО.
Передача денежных средств из операционной кассы в кассу организации сопровождается составлением приходных и расходных кассовых ордеров
5. Административная ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций предусмотрена за неоприходование (неполное оприходование) наличных денежных средств в кассу организации. Оприходованием является отражение операций на основании первичных документов (в данном случае z-отчетов по каждой ККТ). Ответственности за фактическую непередачу денежных средств не установлено, однако, следует учитывать, что подобная ситуация будет формировать недостачу на конец рабочего дня
6. Соблюдение кассовой дисциплины также предполагает установление и соблюдение лимитов остатка денежных средств в кассе организации и обособленных подразделений.
Обоснование:
Порядок ведения кассовых операций и порядок осуществления расчетов регулируются Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» и Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации»
Законом №54-ФЗ установлена обязанность применения ККТ при осуществлении расчетов, т.е. при приеме (выдаче) денежных средств за товары, работы, услуги. Закон №54-ФЗ обязывает пользователя ККТ при осуществлении расчетов формировать кассовый чек или БСО. При этом, Указание №3210-У предусматривает порядок ведения кассовых операций, который распространяется на случаи, когда речь идет о кассире, совершающем операции с наличными денежными средствами в специально оборудованном изолированном помещении, специально предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег
Согласно пункту 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, при реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением ККТ допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.
Подтверждает это и пункт 4.1 Указания № 3210-У, в соответствии с которым кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 36 статьи 1.1 Закона № 54-ФЗ
Анализируя действующее законодательство по вопросам соблюдения кассовой дисциплины и бухгалтерского учета можно сделать вывод о том, что одновременная выдача покупателю кассового чека и приходного кассового ордера не является обязанностью организации
Указанием №3210-У предусмотрено ведение кассовой книги для кассы организации и отдельных листов кассовой книги для каждого обособленного подразделения.
Количество кассовых аппаратов не является основанием для ведения отдельных листов кассовой книги (п.4.6 Указания №3210-У). Кассовые операции оформляются кассовыми документами — приходными кассовыми ордерами (ПКО) 0310001 и расходными кассовыми ордерами (РКО) 0310002, которые могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов (п. 4.1 Указания)
Под фискальными документами понимаются данные, представленные по установленным форматам в виде кассового чека, бланка строгой отчетности и (или) иного документа, предусмотренного законодательством РФ о применении ККТ, на бумажном носителе и (или) в электронной форме, в том числе защищенные фискальным признаком (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ)
Отчет о закрытии смены также относится к фискальным документам (п. 4 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Согласно п.4.2 Указания №3210-У, кассовые документы оформляются:
- главным бухгалтером
- бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее — бухгалтер)
- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера)
В части необходимости ведения журнала кассира-операциониста, необходимо отметить следующее
Форма первичной учетной документации КМ-4 (журнал кассира-операциониста) утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Учитывая, что названное постановление не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ, оно не относится к законодательству РФ о применении контрольно-кассовой техники, и, следовательно, указанная форма не подлежит обязательному применению (письмо Минфина России от 13 августа 2019 г. № 03-11-11/61091, письмо Минфина от 22.07.2019 № 03-01-15/54535, письмо ФНС от 31.03.2017 № ЕД-4-20/6050)
Ст 15.1 КоАП предусмотрена ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, в виде штрафа:
- на должностных лиц в размере от 4 тыс. до 5 тыс. руб
- на юридических лиц — от 40 тыс. до 50 тыс. руб
Соблюдение кассовой дисциплины предполагает выполнение порядка ведения кассовых операций и правила расчетов наличными, установленные Банком России, в частности:
- непревышение лимита расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и ИП (п. п. 1, 4 Указания № 5348-У)
- своевременное и полное приходование в кассу наличных денежных средств на основании оформленных ПКО с внесением записи в кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 п. 4 Указания № 3210-У, Письмо ФНС России от 05.06.2013 № АС-4-2/10250)
- соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе, если организация не является малым предприятием (п. 2 Указания № 3210-У)
В части того, как следует отражать операции, если кассир-курьер (или водитель) не успевает вернуться и сдать в кассу наличную выручку к окончанию дня, необходимо отметить следующее. Указания № 3210-У прямо не регулируют этот вопрос. Более того, экспедиторы с кассами не могут рассматриваться в качестве обособленных подразделений, таким образом ссылка и проведение аналогий в данном случае с правилами ведения кассовых операций обособленными подразделениями некорректна
С точки зрения возможных споров по поводу кассовой дисциплины, необходимо учитывать следующее:
- Указания устанавливают осуществление кассовых операций по приходным и расходным кассовым ордерам, в т.ч. по окончанию проведения кассовых операций на основании фискальных документов (т.е. в т.ч. зэт-отчетов) – п.4.1. Т.е. из Указаний четко следует необходимость оформления ПКО по окончанию проведения кассовых операций. Каких-либо исключений не предусмотрено
- В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге 0310004, и заверяет записи в кассовой книге 0310004 подписью – п.4.5 Указаний
Кроме того, законом «О Бухгалтерском учете» № 402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания
В совокупности вышесказанное означает:
- По кассовым операциям за день должны быть оформлены ПКО и РКО (по операционной кассе – на основании z-отчета);
- В конце дня фактический остаток денежных средств должен соответствовать остатку по кассовой книге, т.е. оформление ПКО без поступления денежных средств (например, экспедитор сообщает сумму операций, присылает фотографию зэт-отчета, фотографию упакованного и опечатанного пакета с выручкой и описью (ведомостью), а при фактическом визите сдает пакеты в кассу и получает отрывную часть ПКО) обеспечит своевременное составление ПКО и отражение поступивших средств, корректное выведение остатков и оценку непревышения лимитов, своевременное оформление ПКО, но при этом не будет соответствовать Указаниям. Аналогично, не будет соответствовать оформление ПКО «задним числом»
Наиболее практически реализуемым могло бы быть решение о сдаче экспедитором наличных в банк с зачислением на корпоративную карту
На практике, как правило, хозяйствующие субъекты предпочитают оформлять ПКО «задним числом», по дате зэт-отчета, что не может быть признано соответствующим законодательству, вместе с тем, обеспечивает минимальные риски неблагоприятных последствий, поскольку для выявления правонарушения требуется сопоставление нескольких документов (ПКО, путевых листов, времени пробития чеков и т.д.) для доказательства невозможности сдачи денежных средств в кассу организации. При этом, основной состав правонарушения, за который предусмотрено административное наказание не применим: лимиты кассы соблюдены с учетом поступивших денежных средств, вся выручка оприходована и отражена по кассе
Закажите кассовый аппарат у нас
Источник: cbs group
