Письмо в налоговую о непредоставлении 6-НДФЛ

Письмо об отсутствии обязанности представлять расчет 2-НДФЛ необходимо отправить в налоговую службу в случае, если заработная плата за отчетный период работникам организации не выплачивалась.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

Оптимально алгоритм предоставления либо непредоставления расчета 2-НДФЛ уточнять по телефонам конкретной налоговой службы по месту регистрации организации. У каждой могут быть свои порядки. Существует несколько вариантов развития событий при складывающейся ситуации:

Налоговая служба вообще не требует предоставления какой-либо документации по этому поводу. Редкий, удачный для отвечающего за документооборот сотрудника компании и не вполне юридически грамотный случай.
Налоговики требуют отправить на их адрес письмо об отсутствии обязанности предоставлять расчет 2-НДФЛ. И больше никаких подтверждающих бумаг не просят.
Помимо письма, работник налоговой ставит вас в известность, что для юридически грамотного оформления операции понадобится справка из банковской организации в качестве основания. Она должна сообщать о том, что средства с расчетного счета компании на зачисление заработной платы сотрудникам не снимались.

К любому варианту необходимо быть готовым. Таким образом, приложенные бланк и образец письма являются удобными в деле предоставления отчетности.

Нулевой расчет 6-НДФЛ сдавать не нужно

Сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ должны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ). Налоговые агенты это, как правило, работодатели или заказчики по договорам гражданско-правового характера, по которым физлица получают доходы.

Вместе с этим, если в течение отчетного периода организация или ИП не начисляли и не выплачивали физлицам никаких доходов, не удерживали налог и не перечисляли НДФЛ в бюджет, то сдавать расчеты 6-НДФЛ не нужно. Дело в том, что такой ситуации организация или ИП не признаются налоговыми агентами. Вывод подтверждается абзацем 3 пункта 2 статьи 230 НК и письмами ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4901 и от 04.05.2016 №БС-4-11/7928.

Организация или ИП вправе подавать в ИНФС нулевой расчет 6-НДФЛ (несмотря на то, что не обязаны это делать). Налоговая инспекция, в свою очередь, должна принять нулевой расчет.Налоговая инспекция, в свою очередь, должна принять нулевой расчет.

Оформление письма

При оформлении письма в налоговую о непредоставлении 6-НДФЛ следует лаконично формулировать все пояснения, указывать только важные нюансы, зарегистрировать их в журнале исходящих писем. Подписывать письмо должен непосредственно руководитель или его доверенное лицо с приложением соответствующего разрешения на выполнение таких действий.

Когда и куда сдается 6-НДФЛ?

Пояснительное письмо может быть составлено в произвольной форме и содержать следующие данные:

заголовок для пояснений, например, «Пояснения к отсутствию предоставленной формы 6-НДФЛ за 1 полугодие 2021 года»;
причину составления письма, например, «Во избежание блокировки текущего расчетного счета…»;
причину отсутствия формы, например, «За 1-й квартал 2021 года компания ХХХХХ не проводила расчетов с физическими лицами, поэтому, в соответствии с законодательством РФ постановлением №12345, не признается налоговым агентом и не должна предоставлять отчет 6-НДФЛ»;
добавить номера документов, к которым проводится отсылка;
вначале указать необходимые реквизиты, по адресу которых должен был поступить отчет.

Следует помнить, что налоговыми агентами признаются только те компании, которые указаны в статье 226 Налогового Кодекса РФ. Передавать письмо рекомендуется в течение 1 месяца со дня завершения отчетного периода. Если налоговые органы не получат уведомление вовремя, то они вправе на время «заморозить» расчетный счет и, соответственно, все операции по нему. Еще раз обращаем внимание на то, что подписывать документ должен только руководитель компании или его доверенное лицо. Во втором случае к письму прикладывается копия доверенности. Это необходимо, чтобы сообщение не было проигнорировано и попало по адресу.

Эти требования не являются обязательными и не прописываются в Налоговом Кодекса, но позволят избежать негативных последствий и разъяснить причину отсутствия отчета. Благодаря этому агент сохранит доступ ко всем счетам, и предприятие сможет стабильно функционировать дальше.

Зачем нужно письмо про нулевой 6-НДФЛ

Сразу скажем, что Налоговый кодекс РФ не предусматривает направление или подачу каких-либо писем про нулевые расчеты 6-НДФЛ. Однако целесообразность подачи такого письмо обусловлена следующим.

Дело в том, что не дождавшись расчета 6-НДФЛ, налоговая инспекция вправе заблокировать расчетный счет организации или ИП. Блокировка возможна если расчет 6-НДФЛ не будет сдан в течение 10 рабочих дней со дня окончания срока его подачи (См. «Штрафы за несвоевременную сдачу 6-ндфл в 2021 году»). Ведь инспекция попросту не будет знать, является ли организация или ИП налоговым агентом или 6-НДФЛ попросту забыли представить.

Вероятность такого развития событий, к сожалению, есть. И чтобы обезопасить бизнес имеет смысл подать в налоговую письмо в свободной форме, в котором сообщить, что у организации или ИП нет ни работников, ни подрядчиков и поэтому 6-НДФЛ не подается.

Приведем пример такого письма.

Как заполнить раздел 2 отчёта 6-НДФЛ?

Указывайте только выплаты третьего квартала — с 1 июля до 30 сентября, отдельно за каждый месяц.

Строка 100 — дата получения дохода:

Зарплата — последний день месяца, за который вы её платите.
Вознаграждение по гражданско-правовому договору, отпускные и больничные — день выплаты дохода.

Строка 110 — дата удержания налога. Обычно совпадает со строкой 100. Исключения:

С аванса — день выплаты окончательной зарплаты за месяц.
С материальной выгоды, подарков дороже 4 000 рублей — в день ближайшей зарплаты.
Со сверхнормативных суточных — ближайший день выплаты зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет.

Строка 120 — дата, когда нужно заплатить налог. Определяется по ст.226 Налогового кодекса. Если эта дата относится к 4 кварталу, не указывайте доход в разделе 2, даже если вы уже показали его в разделе 1. Например, не включайте в раздел 2 зарплату за июнь, которую выдали в июле.

Строка 130 — вся сумма доходов за 2 квартал, до того, как из неё удержали НДФЛ.

Строка 140 — сумма НДФЛ, удержанного за 2 квартал.

В одном блоке строк 110-140 покажите доходы, у которых совпадают все три даты: получения дохода, удержания и уплаты налога. Сдать отчёт на бумаге можно, если у вас не больше 10 сотрудников. И только электронно — если у вас больше 10 сотрудников.

Как часто подавать письмо

Указанное выше письмо можно написать один раз. В таком случае в письме следует указать, что организация или ИП будет сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ как только у появится такая обязанность.

Однако возможен и ещё более надежный вариант – такое письмо можно подавать в инспекцию по итогам каждого отчетного периода. Тем самым, по итогам каждой отчетной кампании налоговикам будет приходить «напоминание» о том, что ждать расчеты 6-НДФЛ от компании или ИП не нужно.

Напомним, что отчетные периоды для сдачи 6-НДФЛ такие:

I квартал;
полугодие;
девять месяцев;
год.

Сдать 6-НДФЛ, к примеру, за 2 квартал 2021 года нужно не позднее 1 августа 2021 года. Соответственно, после 1 августа 2021 года можно представлять в ИФНС такое письмо.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Сдается ли нулевой расчет 6-НДФЛ, при пребывании работников в административном отпуске?

Ответ: При временном приостановлении деятельности и невыплате доходов работникам организация или ИП не является налоговым агентом и не оформляет 6-НДФЛ. При том, что доходы сотрудникам не начислялись и не выплачивались несколько месяцев в году, например, только в 4 квартале, то можно не сдавать 6-НДФЛ (в том числе и нулевой) за 1 квартал, полугодие и 9 месяцев, а годовой расчет сдать следует обязательно.

Вопрос №2: Организация приостановила деятельность, нужно ли предоставить 6-НДФЛ?

Ответ: ФНС о приостановлении деятельности не может знать, значит если до приостановления были выплаты работникам, то необходимо сдавать 6-НДФЛ, а если выплат не производилось, нужно проинформировать ФНС письмом о приостановлении деятельности и о том, что налоговым агентом не является.

Срок подачи письма

Конкретный срок подачи письма, разумеется, не установлен. Письмо подается исключительно на усмотрение налогового агента. Однако, если уж решили направить налоговикам письмо, что его лучше подавать сразу по окончании каждой отчетной кампании и не дожидаться истечения 10 дней. Ведь если расчет 6-НДФЛ не будет сдан в течение 10 рабочих дней со дня окончания срока его подачи, ИФНС сможет заблокировать банковские счета организации (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ). В этот период и следует напомнить налоговикам, что расчета от вас можно не ждать.

Читать также

21.07.2016

2-НДФЛ нулевая

→ → Актуально на: 25 февраля 2021 г.

У бухгалтеров недавно зарегистрированных организаций, а также организаций, по каким-то причинам временно приостановивших свою деятельность, возникает вопрос: сдается ли нулевой 2-НДФЛ в налоговую инспекцию? Речь идет о ситуации, когда у организации совсем нет работников, либо работники числятся, но зарплата им целый год не выплачивалась.

Например, все работники в связи с отсутствием работы отправлены в отпуск за свой счет на какой-то период времени.

Справки 2-НДФЛ представляют в инспекцию по итогам года организации и предприниматели, являющиеся . Они отчитываются о суммах начисленного и фактически полученного физическими лицами дохода и суммах исчисленного, удержанного и перечисленного налога (). То есть подразумевается, что справки 2-НДФЛ подаются, если в пользу физических лиц начисляется доход (возникает ).

Как написать

На ответ организации дается 5 дней с момента получения требования. Установленного бланка не существует. Разъяснения даются в произвольной форме, главное, чтобы они были обоснованными и давали полный ответ на запрашиваемый вопрос.
Так, например, в документе неверно отражена сумма дохода физического лица, ошибка допущена из-за опечатки. Вот это и нужно написать в записке и приложить исправленный отчет.

Частой ошибкой являются расхождения между статистическими сведениями по числу работников и предоставленными справками в инспекцию. В таком случае подают разные ответы в зависимости от причины несоответствия.

Если в статистику отправлены неправильные данные, укажите это в пояснении и приложите верный отчет. Если предоставленные справки 2 НДФЛ не охватывали всех работников, присылают недостающие документы. Рассмотрим несколько образцов пояснений по 2 НДФЛ в налоговую инспекцию.

Пояснение в налоговую по 2 НДФЛ: образец.

Пример записки в налоговую инспекцию по требованию разъяснений и различие сведений между декларацией 3 НДФЛ и справкой 2 НДФЛ.

ИФНС запросит уточнение отчетности от организации при наличии расхождений или противоречий, приведшие к неправильному расчету налога. Законодательством регламентированы три ситуации, при которых такое требование считается обоснованным, но так или иначе, организации лучше ответить на требование инспекции. Делается это в произвольной форме во избежание штрафных санкций или выездной проверки.

>Письмо о нулевом 6-НДФЛ: образец

Вы можете письма о нулевом расчете 6-НДФЛ, которое многие рекомендуют подавать в ИФНС, чтобы избежать штрафов или блокировки счетa.

Письмо в налоговую о непредоставлении 6-НДФЛ

Уведомить налоговиков об отсутствии оснований для заполнения формы 6-НДФЛ рекомендуется заблаговременно – до истечения периода, отведенного для подачи этого расчета. Сообщение составляется в письменной форме, универсального текстового шаблона нет. В письме надо указать такие сведения:

информация об адресате – наименование ИФНС, которая обслуживает налогоплательщика;
реквизиты, по которым можно идентифицировать ИП или юридическое лицо, направляющее письмо;
краткие пояснения причин неподачи формы 6-НДФЛ с указанием ссылок на нормативную базу;
в обосновании можно прописать отсылки на письма ФНС, подтверждающие право налогоплательщиков не подавать расчеты при отсутствии налоговой базы по НДФЛ;
период, за который субъект хозяйствования не формирует расчеты по НДФЛ;
при необходимости приводятся дополнительные пояснения об обстоятельствах, приведших к отсутствию налогооблагаемой суммы по НДФЛ, например, отсутствие деятельности;
подпись руководителя компании.

Если письмо подписывает не директор, а доверенное лицо, вместе с уведомлением надо отправить и копию доверенности, которая дает полномочия подписанту. Пояснениям присваивается исходящий номер, который фиксируется в журнале исходящей корреспонденции.

Справка об отсутствии деятельности и объектов налогообложения у организации-налогоплательщика

В ИФНС ________________________

От ____________________________ _______________________________ (наименование организации, ИНН, КПП, место нахождения)

СПРАВКА

об отсутствии деятельности и объектов налогообложения

____________ (наименование организации-налогоплательщика) сообщает, что за период ________ (указать отчетный период — квартал, полугодие, 9 месяцев, год) нашей организацией деятельность не велась. Указанное подтверждается справкой обслуживающего банка об отсутствии операций по счету за вышеупомянутый период (прилагается).

В связи с отсутствием деятельности отсутствовал объект налогообложения по следующим налогам:

— ______________________________________________________________; — ______________________________________________________________; — ______________________________________________________________. (указать налоги, по которым отсутствовал объект налогообложения)

Приложение:

1. Справка обслуживающего банка об отсутствии операций по счету.

Руководитель _______________________

Главный бухгалтер __________________

Примечание.

1. Справки об отсутствии деятельности и объектов налогообложения представляются по требованию налогового органа, в котором организация стоит на налоговом учете, вместе с налоговыми декларациями.

2. Налоговые декларации (расчеты по авансовым платежам) представляются организациями по тем налогам, по которым они являются налогоплательщиками.

Нулевая налоговая отчетность состоит из:

— титульного листа;

— раздела, содержащего информацию о суммах налога (взноса);

— раздела, содержащего расчет суммы налога.

При отсутствии показателей в строках (графах) налоговой отчетности проставляются прочерки.

Независимо от режима налогообложения все организации обязаны представлять:

— расчет авансовых платежей по взносам на обязательное пенсионное страхование для лиц, производящих выплаты физическим лицам, — по итогам отчетных периодов;

— декларацию по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование для лиц, производящих выплаты физическим лицам, — по итогам налогового периода;

— справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (как уже было отмечено, заработная плата даже при отсутствии хозяйственной деятельности должна начисляться хотя бы в минимальном размере).

При наличии в организации транспорта организации представляют:

— расчет по авансовым платежам по транспортному налогу по итогам отчетных периодов, если они предусмотрены субъектом Российской Федерации;

— декларацию по транспортному налогу — по итогам налогового периода.

При наличии в организации земельных участков организации направляют:

— расчет по авансовым платежам по земельному налогу по итогам отчетных периодов, если они предусмотрены нормативными актами муниципальных образований;

— декларацию по земельному налогу — по итогам налогового периода.

Организации, применяющие общий режим налогообложения, также подают в налоговые органы:

— декларацию по налогу на прибыль организаций;

— декларацию по НДС;

— декларацию по налогу на имущество организаций (налоговый расчет по авансовым платежам по налогу на имущество);

— декларацию по ЕСН для лиц, производящих выплаты физическим лицам (расчет авансовых платежей по ЕСН для лиц, производящих выплаты физическим лицам).

3. Организации, применяющие УСН, представляют в налоговые органы декларацию по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН.

4. Организации, применяющие режим в виде ЕНВД и не ведущие в налоговом периоде (квартале) хозяйственной деятельности, перестают быть плательщиками этого налога. Следовательно, они не обязаны представлять за этот квартал «нулевую» декларацию по ЕНВД по отдельным видам деятельности.

Сдавать или нет 6-НДФЛ нулевую, если нет работников?

Вы захотели узнать, как заполнить нулевой 6-НДФЛ, и запрос «6-НДФЛ нулевая образец заполнения» в поисковике привел вас в этот материал. Так давайте разберемся, сдается ли нулевая 6-НДФЛ, образец которой вы ищете, или в данной ситуации можно обойтись без сдачи отчета.

6-НДФЛ является отчетностью налогового агента, которая:

Составляется ежеквартально с включением в нее данных нарастающим итогом. Причем раздел 1 в 6-НДФЛ формируют данные за период с начала года, а раздел 2 — только данные последнего квартала отчетного периода (письмо ФНС России от 18.02.2016 № БС-3-11/650).
Содержит обобщенные цифры начислений в отношении доходов работников и относящегося к ним НДФЛ.

Подробнее о форме читайте в этой рубрике.

Сдавать ее, так же как и отчетность 2-НДФЛ, должны работодатели, имеющие наемных работников, которым они выплачивают доходы (п. 2 ст. 230 НК РФ). Таким образом, обязанность представления 6-НДФЛ при отсутствии выплаты доходов физлицам (и соответственно, при неначислении на них налога) в течение отчетного периода у работодателя не возникает.

Поэтому форму 6-НДФЛ с нулевыми показателями представлять в ИФНС не нужно. Хотя, если такой отчет будет отправлен, инспекция обязана будет принять его (письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928). Во избежание вопросов от налоговиков целесообразно направление им письма, поясняющего причины непредставления этого отчета.

Наши рекомендации по составлению такого письма и его образец вы найдете в материале «Заполняем пояснение в налоговую по 6-НДФЛ – образец».