Что представляет собой форма Т-12 (табель учета рабочего времени)
На основе формы Т-12, введенной в практику документооборота Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1, формируется табель, который предназначен для использования в целях:
- ведения учета посещений сотрудниками своего места работы в соответствии с установленным графиком;
- определения показателей для расчета зарплаты сотрудников;
- формирования тех или иных статистических данных о персонале (например, направляемых в Росстат или исследовательским агентствам).
Следует отметить, что рассматриваемая форма подлежит заполнению вручную (на ПК с помощью Word или аналогичной программы либо в распечатанном виде шариковой ручкой). А табель, предназначенный для заполнения в автоматическом режиме при задействовании систем контроля доступа, составляется на основе другой формы Госкомстата — Т-13. Выбранная форма табеля учета рабочего времени 2021 года должна быть указана в учетной политике.
Какие санкции предусмотрены за ошибки в табеле рабочего времени, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.
О том, что представляет собой форма Т-13, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».
Указания по заполнению формы государственной статистической отчетности 12-т «Отчет по труду»
Глава 1 Общие положения
1. Государственную статистическую отчетность по форме 12-т «Отчет по труду» (далее – отчет):
1.1. представляют:
1.1.1. коммерческие организации:
юридические лица со средней численностью работников за календарный год свыше 100 человек, их обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс;
малые организации со средней численностью работников за календарный год 16-100 человек, подчиненные (входящие в состав) государственным органам (организациям), а также организации, акции (доли в уставных фондах) которых находятся в государственной собственности и переданы в управление государственным органам (организациям); их обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс;
банки (независимо от численности работников);
1.1.2. некоммерческие организации:
органы государственного управления независимо от численности работников, за исключением перечисленных в абзацах втором и третьем подпункта 1.2 настоящего пункта;
юридические лица со средней численностью работников за календарный год 16 человек и более, их обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс, за исключением перечисленных в абзаце пятом подпункта 1.2 настоящего пункта;
1.2. не представляют:
сельские, поселковые и городские(городов районного подчинения) Советы депутатов и исполнительные комитеты;
Министерство внутренних дел Республики Беларусь, Государственный пограничный комитет Республики Беларусь, Комитет государственной безопасности Республики Беларусь и подчиненные им организации; Министерство обороны Республики Беларусь, Государственный комитет судебных экспертиз Республики Беларусь и подчиненные им некоммерческие организации; Департамент финансовых расследований Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Следственный комитет Республики Беларусь, Служба безопасности Президента Республики Беларусь, Оперативно-аналитический центр при Президенте Республики Беларусь;
крестьянские (фермерские) хозяйства;
некоммерческие организации – юридические лица без ведомственной подчиненности со средней численностью работников за календарный год 16-100 человек включительно;
потребительские кооперативы (за исключением союзов потребительских обществ и потребительских обществ);
общественные, религиозные организации (объединения);
товарищества собственников.
2. Представление отчета в виде электронного документа осуществляется с использованием специализированного программного обеспечения, которое размещается вместе с необходимыми инструктивными материалами по его развертыванию и использованию Национального статистического комитета Республики Беларусь в глобальной компьютерной сети Интернет
Необходимым условием представления отчета в виде электронного документа является наличие у юридического лица, его обособленного подразделения, имеющего отдельный баланс (далее, если не определено иное, – организация), средств электронной цифровой подписи, полученных при регистрации в качестве абонента удостоверяющего центра республиканского унитарного предприятия «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» или абонента республиканского удостоверяющего центра Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь республиканского унитарного предприятия «Национальный центр электронных услуг».
На бумажном носителе организация представляет отчет в орган государственной статистики по месту своего нахождения (государственной регистрации) по почте или нарочным.
3. Юридические лица, их обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс, составляют отчет, включая данные по входящим в их структуру подразделениям, не имеющим отдельного баланса, расположенным на одной с ними территории (район области, город областного подчинения, город Минск).
Юридические лица, их обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс, в структуре которых имеются подразделения, не имеющие отдельного баланса, расположенные на другой территории (район области, город областного подчинения, город Минск), составляют отдельный отчет по всем структурным подразделениям, не имеющим отдельного баланса, находящимся в пределах одной территории, при этом в реквизите «Сведения о респонденте» по строке «Территория нахождения структурного подразделения» указывается фактическое место нахождения данных подразделений (наименование района, города областного подчинения, город Минск).
4. Управления (отделы) образования, спорта и туризма, идеологической работы, культуры и по делам молодежи городских (городов областного подчинения), районных исполнительных комитетов и местных администраций районов в городах составляют отдельный отчет в отношении аппарата и отдельные отчеты в отношении подчиненных организаций, финансируемых из их бюджета, по которым осуществляется бухгалтерское обслуживание. При этом в отношении этих подчиненных организаций представляется отдельный отчет по видам экономической деятельности, относящимся к секции P «Образование», и отдельный отчет по видам экономической деятельности, относящимся к секции R «Творчество, спорт, развлечения и отдых» общегосударственного классификатора Республики Беларусь ОКРБ 005-2011 «Виды экономической деятельности», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 5 декабря 2011 г. № 85 «Об утверждении, введении в действие общегосударственного классификатора Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., № 43, 8/24941) (далее – ОКРБ 005-2011).
Главные управления юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов составляют отдельный отчет в отношении аппарата и отдельный отчет в целом по области (городу Минску) в отношении управлений принудительного исполнения, включая районные (межрайонные), городские, районные в городах отделы принудительного исполнения.
В целом по области (городу Минску) отчеты, включая первичные статистические данные по структурным подразделениям, не имеющим отдельного баланса, представляются (при этом составляется отдельный отчет по областному аппарату, расположенному в городе Минске) в отношении:
областных (Минского городского) управлений Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь;
главных управлений Министерства финансов Республики Беларусь по областям (городу Минску);
судов;
юридических консультаций;
главных статистических управлений областей и города Минска;
областных и межрайонных инспекций охраны животного и растительного мира Государственной инспекции охраны животного и растительного мира при Президенте Республики Беларусь;
областных (Минского городского) комитетов природных ресурсов и охраны окружающей среды;
прокуратур областей и города Минска;
областных (Минского городского) управлений Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь;
областных (Минского городского) управлений Департамента государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь;
областных государственных инспекций по семеноводству, карантину и защите растений;
областных филиалов Транспортной инспекции Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь;
областных (Минского городского) управлений Республиканского центра по оздоровлению и санаторно-курортному лечению населения;
филиалов республиканских унитарных сельскохозяйственных предприятий по племенному делу.
5. Данные по обособленным подразделениям, находящимся за пределами территории Республики Беларусь, в отчете не отражаются.
6. В графе 3 реквизита «Сведения о респонденте» указывается код признака организации: бюджетная – 1, небюджетная – 2.
Бюджетная организация – организация, созданная (образованная) Президентом Республики Беларусь, государственными органами, в том числе местным исполнительным и распорядительным органом, или иной уполномоченной на то Президентом Республики Беларусь государственной организацией для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических или иных функций некоммерческого характера, функционирование которой финансируется за счет средств соответствующего бюджета на основе бюджетной сметы и бухгалтерский учет которой ведется в соответствии с планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным в установленном порядке для бюджетных организаций, и (или) с учетом особенностей бухгалтерского учета и отчетности в соответствии с законодательством.
7. При заполнении отчета следует руководствоваться Указаниями по заполнению в формах государственных статистических наблюдений статистических показателей по труду, утвержденными постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 29 июля 2008 г. № 92 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., № 222, 8/19374) (далее – Указания по труду).
8. Если в отчетном периоде имело место изменение методологии расчета статистических показателей по труду, то данные за отчетный период и за соответствующий отчетный период прошлого года приводятся исходя из методологии, принятой в отчетном периоде.
Полные указания скачивайте по кнопке ниже:
Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД
Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.
Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.
Назначение унифицированной формы №Т-12
Итак, в первую очередь следует рассказать, что же такое форма Т-12. Данный документ является табелем учета рабочего времени сотрудников. Для разных подразделений он имеет свое значение. Для кадровой службы он необходим для:
- Начисления заработной платы сотрудникам;
- Отслеживания их дисциплины при соблюдении рабочего графика;
- Составления статистической отчетности по сотрудникам.
Бухгалтера же по нему устанавливают правомерность начислений заработной платы, премий и иных выплат.
Для самого же работника данные документы могут служить прямым подтверждением непрерывности стажа работы, доказательством права на трудовую пенсию и т.д.
Важно! Работникам кадровых отделов следует учитывать, что в случае изъявления желания работника при его увольнении получить табеля учета рабочего времени по форме №Т-12, они не в праве отказать ему в этом. Такая обязанность работодателя предусмотрена трудовым законодательством.
Изначально данный документ был обязателен для ведения учета, однако, в 2013 году обязанность ведения учета именно в этой форме потеряла свою актуальность. Вместе с тем обязанность по ведению учета рабочего времени своих сотрудников организации не была упразднена, а форма Т-12 оказалась настолько удобной, что многие службы кадрового делопроизводства не прекратили ее использование.
Разрешено ли в частных фирмах использование табеля учета рабочего времени ф. 0504421
Использование табеля по форме 0504421 не запрещено для частных компаний. Дело в том, что с 01.01.2013 фирмам, которым закон прямо не предписывает задействовать конкретные унифицированные формы первичных источников, разрешено использовать любые другие. Поэтому частная компания вправе задействовать в целях мониторинга времени нахождения на работе наемных сотрудников табель учета рабочего времени на бланке формы Т-12, так и формы 0504421 или же иной бланк, разработанный самостоятельно. Так или иначе, подобный документ должен быть у компании — в силу того, что в соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ каждый работодатель должен осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников.
Подробнее о заполнении формы Т-12 читайте в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».
Нюансы, которые следует учитывать при заполнении бланка №Т-12
Как правило, период заполнения – месяц, следовательно датой формирования табеля должен являться последний день месяца, за который табель составляется.
В форму вносятся сведения об установленных графиком работы сотрудника выходных в буквенном обозначении В. В том случае, если в табеле больше дней, чем в месяце, за который составляется табель, то необходимо обозначить лишние дни значением Х.
Так же при заполнении формы Т-12 следует учитывать наличие разработанных на предприятии дополнительных кодов для учета рабочего времени.
Причины всех отсутствий – командировок, отпусков, нахождения медицинском учреждении – должны быть подтверждены документально, то есть в распоряжении кадровой службы должны быть приказы на отпуска и командировки, а так же больничные листы и т.п. Если же расчет выплаты за дни неявки производится по календарным дням, например, расчет больничного пособия, то во всех графах за период болезни необходимо проставлять причину отсутствия на все дни периода, включая выходные по графику. То же правило действует и для командировок: если в приказе установлен день отъезда или возвращения в выходной командированного лица, то этот день указывается, как день пребывания в командировке.
Как обозначаются отпуска в табеле учета рабочего времени?
Унифицированные бланки для ведения табеля учета посещений работников на российских предприятиях Т-12 и Т-13 предполагают отражение сведений об отпусках с помощью кодов, приведенных на титульном листе формы Т-12.
Данные коды представлены в двух разновидностях: буквенной и цифровой. Применение тех и других равнозначно. Более того, в локальном нормативе организации может быть закреплен и некий смешанный вариант применения либо предполагающий использование совершенно других кодов. Работодатель также вправе самостоятельно разработать и применять бланк табеля с условными обозначениями в нем.
Посмотрим, какие обозначения применяются к отпускам.
Отпуск основной и дополнительный
Когда работник уходит в обычный оплачиваемый отпуск, а в фирме применяется форма Т-12 или Т-13, в таблице учета, которая приведена в табеле, фиксируется буквенный код ОТ или цифровой код 09 за каждый день отпуска работника.
Если отдых дополнительный, то проставляется другой код: ОД (10).
Учебный и отпуск без сохранения заработной платы (административный отпуск)
В положениях ст. 128 ТК РФ отпуск за счет работника делится на 2 вида:
- предоставляемый работодателем добровольно по просьбе сотрудника — в этом случае в табеле отражается код ДО (16);
- обязательно предоставляемый работодателем по запросу работника — используется код ОЗ (17).
Учебный отпуск также по трудовому законодательству имеет 2 разновидности (ст. 173 ТК РФ):
- отпуск для учебы с сохранением заработка — отражается с применением кода У (11);
- неоплачиваемый отпуск для сдачи вступительных экзаменов, сессии, госэкзаменов — фиксируется в табеле с применением кода УД (13).
Узнать больше о законодательном регулировании предоставления учебного отпуска вы можете в статье «Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)».
Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком
Декретный отпуск, предоставляемый в соответствии со ст. 255 ТК РФ, отражается в табеле с применением кода Р (14). Отпуск по уходу за ребенком, предоставляемый по ст. 256 ТК РФ, фиксируется с помощью кода ОЖ (15).
Возможен сценарий, при котором сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, будет работать неполный рабочий день. Если это так, то при учете ее посещений в табеле будет применяться «двойной» код Я (01) и ОЖ (15). Эти коды можно указать в одной ячейке табеля, используя символ «/» (например, Я/ОЖ или 01/15), или добавить в бланк табеля дополнительную строку.
Теоретически кодов в одной ячейке может быть и три. Например, если сотрудница согласилась поехать в командировку и отработала там выходной день. В этом случае в таблице будет записано: К/РВ/ОЖ (06/03/15).
Что ставить в табеле, если отпуск приходится на праздничный день
В соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не учитываются.
Также исключаются из отпуска праздники, установленные региональным законодательством (см. постановление Президиума ВС суда РФ от 21.12.2011 № 20-ПВ11).
Отсюда следует, что приходящиеся на отпуск праздники в табеле нужно обозначать кодом «В» или 26.
А если хотите, можно установить для этого собственный код. На это указал Минтруд в письме от 27.04.2017 № 14-2/В-370.
Как обознать нерабочие оплачиваемые дни, если сотрудник находился дома в режиме самоизоляции? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас еше нет доступа к системе, получите пробный онлайн доступ бесплатно.
Итоги
Российским законодателем введены в оборот формы мониторинга присутствия на работе сотрудников, адаптированные для работодателей любых форм (в т. ч. фирм — как частных, так и государственных). Работодатели, не относящиеся к госструктурам, вправе задействовать любые формы соответствующих учетных документов. Однако форма Т-12 продолжает оставаться одной из самых удобных.
Источники:
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
- Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н
- Трудовой кодекс РФ
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
