Табель учета рабочего времени (форма Т-12): образец

Нормативная база

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»

Приказ ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/ «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов»

Какую форму табеля контроля выбрать

Из имеющихся форм учета предприятия могут воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Бланк графика учета по форме Т-12 (если учет ведется вручную)

Бланк табеля учета по форме Т-13 (если учет ведется автоматизированно)

Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н утвержден табель учета рабочего времени — форма 0504421 (образец заполнения 2021 представлен ниже), который обязателен для:

• органов государственной власти и местного самоуправления;
• внебюджетных фондов;
• государственных и муниципальных учреждений.

Бланк графика учета рабочего времени по форме 0504421

В законодательстве не указано, кто из сотрудников компании должен заниматься контролем рабочего времени. Поэтому руководитель может назначить ответственным за эту работу любого подчиненного. Но обычно такие обязанности возлагают на работников отдела кадров и начальников подразделений.

Правильно составленный табель позволяет определить:

• сколько дней в течение месяца работник трудился (находился в отпуске, на больничном);
• соблюдал ли он трудовую дисциплину (опоздания, неявки).

На основании этих данных в дальнейшем происходит начисление зарплаты, различных видов компенсаций и выплат. Если во внутренних документах прописаны наказания за регулярное нарушение трудовой дисциплины, корректное заполнение табеля учета рабочего времени 0504421 (образец заполнения ниже), Т-12 или Т-13 поможет узнать, кого из сотрудников надо привлечь к ответственности.

В чем отличия формы Т-13 и Т-12?

Как вы уже знаете, существуют две проработанные формы документа, и законодатель не ограничивает работодателя в выборе формы, которую можно заполнять в процессе учета рабочего времени. Указанные формы практически идентичны, но все же имеются определенные различия. Практика показывает, что современные работодатели чаще всего отдают предпочтение форме Т-13, так как она более проста в составлении.

Различия форм:

1. В форме Т-12 также присутствуют графы по дням месяца, которые относятся к четко определенному сотруднику, но данные строки расположены в горизонтальном направлении. Что касается формы Т-13, то там они разделены на две части и находятся параллельно. То есть, фактически, в форме Т-13, вы указываете все данные о посещении работы в первых строках, во вторых строках указывается количество всего рабочего времени в часах. Это более удобно;
2. Также нужно сказать о том, что на каждого сотрудника в форме Т-13, по вопросу причин отсутствия на рабочем месте отведены четыре строки, что позволяет контролировать все нюансы прогулов и наличие уважительных причин. В форме Т-12 тоже такие данные отражены, но на них отводится всего лишь две строки;
3. В форме Т-13 присутствует итоговая часть, которая не отражена в форме Т-12. Фактически, в первом варианте отражается не только информация о явках и неявках каждого сотрудника, но также коды видов оплаты, что позволяет быстро сориентироваться бухгалтерам в вопросе начисления оплаты выполненной работы.

В указанной форме есть специальный отдел, который отражает в себе все данные по начислению средств, в качестве оплаты деятельности, с учетом отработанного времени, отпускных, неявок и пр. То есть, фактически, посредством указания всех данных по учету общего рабочего времени, формируется возможность правильного и достаточно быстрого начисления денежных средств в бухгалтерии. В документе обязательно указываются коды денежной выплаты. Данные коды указываются исключительно в цифирном значении:

• 2000 – начисленная заработная плата, предоставленная в виде оплаты труда;
• 2012 – сумма отпускных выплат, которая определена графиком очередного отпуска на каждого сотрудника.

В данном разделе также обязательно указывается корреспондирующий счет, то есть, специализированный счет, с которого осуществляется списание всех затрат на оплату деятельности.

Также указывается количество проработанных дней или же часов, с учетом определенного вида оплаты труда. Например, вносятся стандартные рабочие часы (дни явки), вносится информация по командировочным и отпускным. Обязательно указывается код вида оплаты, и номер счета, с которого будет осуществлен процесс зачисления проплаты для тех или же иных рабочих часов сотрудника.

Где брать требования к оформлению форм

Прежде чем показать образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма 0504421 новый), объясним, какие сведения туда надо вписывать. Все необходимые специальные обозначения содержатся на первой странице формы Т-12. Они актуальны и для Т-13, а для формы 0504421 есть свои обозначения.

Какие символы — буквы или цифры — ставить, решают в компании самостоятельно. Это непринципиальный момент. Но применяют два способа написания данных в табеле:

• явки или отсутствие отмечают каждый день — сплошное заполнение;
• указывают только «отклонения» — опоздания, неявки, работу в выходные, простой. Такой способ применяют и при суммированном учете рабочего времени.

Автоматическое заполнение

Табель учета рабочего времени ведут и заполняют по утвержденному Правительством производственному календарю РФ и графику работы 5-ти дневной 40-часовой рабочей недели. Табель заполняется на основе данных:

• производственного календаря;
• отпусков;
• больничных листов;
• документа приема на работу;
• увольнения.

Работаем с производственным календарем

В программах 1С размещен производственный календарь, который соответствует всем российским праздниками и переносам выходных, которые утверждены Правительством РФ. Но не обязательно оставлять его в таком виде, вы можете внести в него изменения. Например, добавить региональные выходные.

Чтобы это сделать, зайдите в Главное меню, затем откройте Все функции — Справочники. Далее — Производственные календари.

Производственный календарь в «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» следует настраивать каждый год.

Чтобы при заполнении табеля учета рабочего времени учитывались данные документов «Отпуск» и «Больничный лист», необходимо в настройках расчета заработной платы поставить флажок «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».

Пошаговая инструкция по заполнению табеля Т-12

Предположим, в организации учет времени производится вручную и раздельно от учета расчета с персоналом по оплате труда. Наша организация коммерческая, и руководитель тяготеет к госкомстатовским формам. Покажем, как заполнять первую часть унифицированной формы Т-12.

Блок 1

Заполняем первую страницу табеля, которая содержит сведения общего характера о самой организации, об отчетном периоде, а также буквенные и цифровые коды условных обозначений.

Шаг 1. Вносим сведения о полном наименовании организации.

Шаг 2. Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.

Шаг 3. Вносим соответствующий восьмизначный код.

Шаг 4. Заносим сведения, за какой период составлен график.

Шаг 5. Присваиваем порядковый номер и указываем дату составления.

Блок 2

Заполняем вторую страницу (рекомендуем делать это в соответствии со штатным расписанием). Теоретически данная страница заполняется в течение отчетного периода, однако непосредственно в процессе работы могут возникать ситуации, которые сразу отразить в графике будет не совсем корректно.

Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил своего руководителя об отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код НН (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит причину своего отсутствия, следовательно, в график будут внесены изменения, и код НН будет заменен на другой, в зависимости от причины отсутствия.

А может случиться, что работник явится на работу перед самой сдачей графика в бухгалтерию, поэтому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который можно десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.

Шаг 6. Присваиваем первый порядковый номер.

Шаг 7. Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.

Шаг 8. Вносим табельный номер (можно посмотреть в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).

Шаг 9. В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения, при этом данная информация отражается в двух графах:

• в верхней графе указывается соответствующий код (буквенный или цифровой, кому что нравится);
• в нижней графе указывается продолжительность.

В примере — порядок ведения табеля для организации на пятидневке. Как правильно заполнить табель при шестидневном рабочем графике? Все то же самое, но будет только один выходной, а не два.

Шаг 10. Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца.

Шаг 11. Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.

Шаг 12. Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.

Шаг 13. Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.

Шаг 14. Вписываем количество выходных и праздничных дней.

Шаг 15. Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.

Шаг 16. Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.

Заполненный образец графика учета

Заполнение отчета формы 12-т «Отчет по труду»

На вопросы, возникающие при заполнении государственной статистической отчетности по форме 12-т «Отчет по труду» (далее — отчет по форме 12-т) с учетом изменений, вступающих в силу 15 января 2021 года, ответили специалисты Белстата.

Наталья Александровна Воеводина

Начальник управления статистики заработной платы Главного управления статистики труда Национального статистического комитета

Какие виды расходов организации не следует включать в фонд заработной платы?

Перечень таких выплат поименован в п. 70 Указаний N 92.

В состав фонда заработной платы (строка 02 отчета формы 12-т) включаются выплаты, начисленные работникам списочного и несписочного состава и внешним совместителям. Перечень таких выплат поименован в п. 58 — 66 Указаний N 92.

Выплаты и расходы, не отражаемые в составе фонда заработной платы, определены п. 70 Указаний N 92. К примеру, при заполнении отчета по форме 12-т не учитываются стоимость цветов, приобретенных к праздникам, юбилеям, торжественным и другим событиям, расходы на проведение вечеров отдыха, оплата путевок работникам и членам их семей на лечение, отдых, экскурсии и путешествия за счет средств организации, оплата абонементов в группы здоровья, занятий в секциях, клубах, услуг связи, подписки на газеты и журналы для личного пользования и другое.

Включается ли в отчет формы 12-т вознаграждение членам наблюдательного совета?

Включается.

Вознаграждение членам наблюдательного совета, состоящим в списочном составе организации, включается в состав фонда заработной платы списочного состава (строка 02 отчета формы 12-т) <*>. Если член наблюдательного совета не является работником организации, то его вознаграждение учитывается в составе фонда заработной платы несписочного состава (строки 02 и 04 отчета формы 12-т) <*>.

Отметим, что указанное вознаграждение госслужащим — представителям органа, осуществляющего владельческий надзор, учитывается при заполнении отчета по форме 12-т по месту их основной работы <*>.

Как следует включать в фонд заработной платы отпускные текущего и будущего месяцев, а также отпускные за основной и дополнительный отпуска?

Пропорционально дням отпуска, приходящимся на соответствующие месяцы.

Отпускные за основной и дополнительные отпуска включаются в фонд заработной платы отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце. Суммы, причитающиеся за дни отпуска в следующем месяце, включаются в фонд заработной платы следующего месяца <*>.

Как отражаются в отчете формы 12-т внешние и внутренние совместители, а также оплата их труда?

Внешние совместители не включаются в списочную и среднесписочную численность работников. В форме 12-т такие работники отражаются в графах 5 и 6 раздела II и графах 13, 14 раздела V. При этом они учитываются пропорционально отработанному времени <*>. В качестве примера расчета средней численности внешних совместителей можно использовать пример расчета среднесписочной численности работников, работавших неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором <*>. Фонд заработной платы внешних совместителей отражается по строкам 02 и 03 раздела I и как составная часть фонда заработной платы, отражаемого в графах 5 — 8 раздела V.

Внутренние совместители отражаются в отчете по форме 12-т в среднесписочной и списочной численности по строкам 01 и 16 раздела I (при этом строка 16 заполняется только в отчете за январь — декабрь), по графам 1 и 2 раздела II и по графам с 1 по 4, 9 и 10 раздела V. При определении показателей этих строк исходят из того, что внутренние совместители учитываются в списочной численности работников как один человек (целая единица) <*>. Фонд заработной платы таких работников отражается в совокупности по основному трудовому договору и по договору на совместительство в строке 02 раздела I и в графах 5 — 8 раздела V.

В отчете за январь — декабрь данные о фонде заработной платы женщин, в т.ч. внешних совместителей, отражаются в строке 17 раздела I.

При определении списочной и среднесписочной численности работников за отчетный период суммируют данные показатели за месяцы отчетного периода и делят на число этих месяцев. При этом данные за каждый отдельный месяц округляют до целых единиц или учитывают их с точностью до десятых долей?

Применяют показатели за каждый месяц отчетного периода, округленные до целых единиц.

Списочная численность работников в среднем за период с начала года по отчетный месяц включительно (исходя из нее и среднесписочная численность) определяется путем суммирования среднемесячной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев за период с начала года, соответственно на 2, 3, 4…7…12 <*>.

Среднесписочная численность работников за отчетный месяц отражается в отчете по форме 12-т с округлением до целых единиц.

При заполнении отчета по форме 12-т данные показатели за отчетный период исчисляют исходя из сведений, представленных в этом отчете за соответствующие месяцы, т.е. с учетом округления до целых единиц. Примеры расчета списочной численности работников за период представлены в приложении 1 Указаний N 92.

Как исправить ошибку в данных представленного отчета 12-т?

Исправления вносятся в данные за последний отчетный период.

В отчете по форме 12-т данные представляются нарастающим итогом, также предусмотрено их заполнение за соответствующий период прошлого года. В связи с этим при обнаружении ошибки не нужно подавать новый отчет формы 12-т за период, в котором была допущена ошибка, исправления вносят в первичные статистические данные, представленные в отчете за последний отчетный период <*>.

С 15.01.2019 отчет формы 12-т необходимо заполнять с учетом изменений, внесенных в указания по ее заполнению. На что следует обратить внимание?

С 15.01.2019 вступят в силу изменения, касающиеся порядка отражения численности работников, принятых на работу на дополнительно введенные рабочие места (строка 111 отчета формы 12-т <*>).

Так, в численности принятых на дополнительно введенные рабочие места не отражаются данные о работниках, принятых на работу, которая в последние шесть месяцев до заключения трудового договора (контракта) выполнялась в этой организации физическим лицом по ГПД. Например, если работник в январе 2021 г. принят на работу на дополнительно введенное рабочее место сантехником по трудовому договору и при этом в период с июля по декабрь 2021 г. на выполнение данной работы в организации с физическим лицом не был заключен ГПД, то данный работник относится к числу принятых на дополнительно введенные рабочие места.

Также в строке 111 не отражаются работники, принятые на работу на дополнительно введенные штатные единицы по определенным профессиям (должностям), если в данном структурном подразделении уже имеются вакансии по этим профессиям (должностям) (до момента заполнения этих вакансий). Например, в организации имелось 5 вакансий программистов. В мае дополнительно были введены еще две штатные единицы программистов под новый проект, на которые были приняты два новых работника. При этом пять вакансий сохранились. Прием данных работников не будет отражаться по строке 111 в отчете формы 12-т за май. В июне на имеющиеся вакансии было принято еще четыре программиста. В отчете за июнь по строке 111 должен быть отражен 1 человек. Иными словами, до ввода дополнительных мест в организации имелось 5 вакансий. Дополнительно были введены еще две вакансии. Принято на работу 6 человек. Таким образом, заполнены 5 вакансий, имеющихся до ввода дополнительных рабочих мест, и один работник заполнил дополнительно введенное рабочее место. Он и отражается в отчете по строке 111.

Также в строке 111 отчета формы 12-т не отражаются работники, принятые по направлению органов по труду, занятости и социальной защите на рабочие места, созданные для трудоустройства безработных для приобретения опыта практической работы по полученной профессии, специальности (направлению специальности, специализации), квалификации.

Постановлением N 66 были внесены изменения в пороговые значения заработной платы для определения высокопроизводительных рабочих мест по видам экономической деятельности.

Юлия Васильевна Барковская

Консультант управления статистики заработной платы Главного управления статистики труда Национального статистического комитета

Средняя численность работников организации за 2021 год превысила 100 человек. С 2021 года организация начнет представлять отчет по форме 12-т. Некоторые сведения в этом отчете указываются как за текущий, так и за прошлый год. Необходимо ли в данной ситуации в отчете за 2021 год отражать данные и за прошлый 2018 год?

Да, необходимо.

Организация, которая в 2021 году начнет представлять отчет по форме 12-т, должна отражать данные за отчетный период, а также за соответствующий период прошлого года (2018 года).

Согласно положению о премировании в организации в текущем месяце начисляют премию за прошлый месяц. Работник уволен в ноябре. Премия за ноябрь ему начислена в декабре. Включается ли данная премия в фонд заработной платы при заполнении отчета формы 12-т за декабрь?

Да.

Премия за ноябрь, начисленная в декабре уволенному работнику, отражается в отчете по форме 12-т за декабрь по строкам 02 «Фонд заработной платы работников списочного и несписочного состава и внешних совместителей» и 04 «несписочного состава, включая граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам» <*>.

Организация выплатила материальную помощь к учебному году всем работникам, имеющим детей в возрасте от 3 до 18 лет. Отражается ли данная материальная помощь в отчете формы 12-т?

Нет, не отражается.

Материальная помощь для подготовки к началу учебного года, выплаченная родителям, имеющим детей-учащихся, не отражается в отчете формы 12-т <*>.

К Новому году за счет собственных средств организация выплачивает всем работникам, в т.ч. находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, материальную помощь. Также она выдает работникам подарки для детей. Учитываются ли в фонде заработной платы (строка 02 формы 12-т) указанная материальная помощь и стоимость подарков?

Материальная помощь учитывается, за исключением материальной помощи, начисленной работникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет. Стоимость подарков для детей — нет.

Материальная помощь, начисленная работникам организацией к Новому году, включается в состав фонда заработной платы при заполнении отчета по форме 12-т <*>. Однако материальная помощь к Новому году, начисленная работникам, находящимся в отпуске по беременности и родам, в связи с усыновлением (удочерением) ребенка в возрасте до трех месяцев, по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, не отражаются в составе фонда заработной платы при заполнении формы 12-т <*>.

Стоимость подарков, приобретенных к Новому году детям, в состав фонда заработной платы не включается <*>.

Учитываются ли в фонде заработной платы работников (строка 02 отчета формы 12-т) пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам?

Пособия из средств ФСЗН не учитываются.

Пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, выплачиваемые за счет средств государственного социального страхования, не отражаются в составе фонда заработной платы при заполнении отчета по форме 12-т <*>. Также отметим, что оплата дней временной нетрудоспособности за счет средств организации, начисленных сверх сумм пособий по временной нетрудоспособности или начисленных без назначения пособий по временной нетрудоспособности, учитывается в составе фонда заработной платы при составлении отчета по форме 12-т <*>.

Находясь в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, работница в этой же организации работает по совместительству на условиях 0,5 месячной нормы рабочего времени. Учитывается ли она в среднесписочной численности работников (строка 01 отчета формы 12-т)?

Учитывается пропорционально отработанному времени.

По желанию лиц в период нахождения их в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет они могут работать по основному (по другой профессии, должности) или другому месту работы на условиях неполного рабочего времени (не более половины месячной нормы рабочего времени) <*>.

Данные о работнике, который находится в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет и работает в этой же организации как внутренний совместитель на условиях 0,5 месячной нормы рабочего времени, отражаются в отчете по форме 12-т как о работнике списочного состава. При этом в списочной численности такой работник учитывается как один человек (целая единица) <*>, в среднесписочной численности (строка 01 отчета формы 12-т) — пропорционально отработанному времени <*>.

Данные о работнике, который в течение отчетного периода несколько раз переводился на работу с неполным рабочим временем по инициативе нанимателя, отражаются в строке 100 формы 12-т только один раз. Какие данные следует указать в графе 1 «За последний месяц отчетного периода» и графе 2 «За отчетный период» этой строки в отчете за декабрь в следующих ситуациях?

Ситуация 1. В ноябре 10 работников были переведены на работу на условиях неполного рабочего времени по инициативе нанимателя. В декабре они продолжили работу в таких условиях, а остальные работники — в условиях полной нормы рабочего времени.

Ситуация 2. В ноябре 10 работников были переведены на работу на условиях неполного рабочего времени по инициативе нанимателя. В декабре они продолжили работу в таких условиях и еще пятеро работников были переведены на неполное время.

Ситуация 3. В ноябре 10 работников были переведены на работу на условиях неполного рабочего времени по инициативе нанимателя. В декабре двое из них вернулись к работе в режиме полного рабочего времени, а трое других были переведены на неполное рабочее время.

По строке 100 отчета по форме 12-т за декабрь необходимо указать следующие данные о численности работников, работавших неполное рабочее время (день, неделю) по инициативе нанимателя:

Инструкция по заполнению формы Т-13

Между табелями Т-12 и Т-13 есть несколько отличий, но в целом они идентичны и заполняются по общим правилам. Т-12 допускается вести только для учета отработанных часов, без раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Если предприятие пользуется формой Т-13, то ее надо заполнять полностью, включая дополнительные строки для начисления заработной платы.

Что писать в этой части? Для ее ведения понадобится список цифровых кодов видов оплаты труда, утвержденных Приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/. Он большой, поскольку включает все возможные виды доходов граждан. Но для табеля учета понадобится всего несколько кодов, и они представлены в таблице.

Ведение формы Т-13 аналогично порядку внесения записей в Т-12. Сначала заполняют шапку бланка, затем вписывают сведения о работниках, указывают данные об отработанных часах и выходных в течение месяца. То есть первые 15 шагов инструкции надо повторить. По неявкам в течение отчетного периода дополнительно отписываются в графах 10-13, указывая обобщенные данные.

Графы 7-9 даны для указания:

• кода вида оплаты (дохода);
• корреспондирующего счета;
• дней, подлежащих оплате.

Когда вся нужная информация указана, подписываем документ (последний шаг).

Заполненный пример формы Т-13

На примере видно, что для каждого работника можно указать сразу 8 разных видов кодов оплаты. Для этого графы 7-9 повторяются.

Что касается корреспондирующего счета, то его можно указать только 1 раз — над графами 7-9, если он один для всех. Но если всегда вписывать его в графу 8, ошибкой тоже не посчитают.

Табель учета рабочего времени форма Т-13 – образец заполнения

Прежде всего, стоит отметить, что заполнение бланка может выполняться двумя способами:

• отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно;
• отмечаются только невыходы на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня.

В нашем образце табеля использован первый метод учета рабочего времени.

Прежде всего, нужно внести данные о выходах сотрудников на работу в течение месяца в табель учета рабочего времени. Бланк Т-13 для этого имеет таблицу, в которой для каждого сотрудника заполняется отдельная строка.

В графе 2 и 3 ставится ФИО, должность работника, его табельный номер.

В графе 4 отмечаются явки и неявки на работу. Для каждого календарного дня месяца – отдельная клетка, сверху указывается кодовое обозначение, ниже количество часов отработанных за этот день. Возможен вариант, когда нижняя клетка не заполняется, при этом учет рабочего времени ведется в днях.

Кодовые обозначения можно найти на титульном листе табеля форма Т-12.

В представленном ниже образце заполнения формы Т-13 для учета рабочего времени были использованы следующие буквенные коды:

• Я – день отработан полностью;
• В – выходной день;
• К – нахождение работника в командировке;
• Б – на больничном;
• ОТ – в отпуске.

По окончании месяца следует посчитать количество отработанных дней и часов в первой и второй половине месяца, для этого табель имеет графы 5, 6. В пятой – в верхней клетке отражается количество отработанных дней за первую и вторую половину месяца, в нижней клетке – количество отработанных часов за каждую половину месяца. В шестой – указывается количество отработанных дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка) за весь месяц. На рисунке ниже показан пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени.

Пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени (форма Т-13)

Графы 7-9 бланка Т-13 содержат сведения, которые пригодятся для расчета заработной платы.

Для каждого вида оплаты труда существует отдельное кодовое обозначение, например:

• 2000 – это кодовое обозначения оплаты труда и командировочных;
• 2012 – код табеля учета рабочего времени для оплаты отпускных;
• 2300 – код при оплате больничного листа и пр.

Наш пример заполнения табеля учета использования рабочего времени содержит указанные выше три кода.

Если для всех работников использован только один вид оплаты труда, то следует заполнить следующие данные:

• код вида оплаты – вверху граф 7-9, единый для всех работников;
• корреспондирующий счет – счет, на который относятся затраты по данному виду оплаты труда;
• 7, 8 графы остаются пустыми;
• 9 – количество отработанных за месяц дней (часов) для каждого работника.

Если же используются несколько видов оплаты труда, то заполнять нужно все три графы: 7, 8, 9.

В седьмой ставится код оплаты труда, в восьмой – счет для отнесения затрат по данному виду оплаты, в девятой – количество дней или часов, соответствующих данному виду оплаты. Эти данные заполняются для каждого работника, указанного в табеле рабочего времени.

Остальные графы таблицы содержат сведения о причинах неявок, опозданий работников.

Здесь также имеются свои кодовые обозначения причин неявок, например:

• К – командировка;
• Б – больничный;
• ОТ – отпуск и пр.

Рядом с указанием кода причины ставится количество часов или дней отсутствия работника по этой причине. Заполнение табеля учета рабочего времени обычно возлагается на руководителей отделов или подразделений либо же на работников кадровой службы.

Заполнение табеля учета рабочего времени по форме Т-13 (колонки 7-13)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Как вести учет рабочего времени госпредприятиям

Табель учета рабочего времени 52н (образец заполнения 0504421), утвержденный Минфином, внешне похож на Т-12 и Т-13, но без раздела, отражающего расчеты с персоналом. Составление документа осуществляют по правилам, прописанным в Приказе.

Сначала вписывают сведения в заголовочную часть формы:

• отчетный период;
• наименование учреждения;
• вид табеля — первичный или корректирующий (последний сдают, если были выявлены ошибки);
• дату формирования сведений;
• код ОКПО;
• номер корректировки — 0 (ноль), если первичный табель, а далее по порядку — 1, 2, 3 и т. д.

Содержательную (табличную) часть можно вести 2 способами, указывая:

• случаи отклонений от нормального использования рабочего времени;
• фактически отработанные часы.

В первом случае в табеле фиксируют только тех работников, у которых имелись отклонения от утвержденного в организации графика. В верхней половине строки пишут часы отклонений, в нижней — условные обозначения и часы работы ночью. Если у одного работника в день было два вида отклонений, то его фамилию записывают дважды. При этом нижняя часть строки записывается в виде дроби, где числитель — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы.

Чиновники разработали свой перечень условных обозначений для формы, но его допускается дополнять иными символами. Ознакомиться со списком утвержденных знаков можно ниже.

Если в организации принято решение отражать фактические затраты рабочего времени, то в верхней части строки также записывают часы, а в нижней ставят буквенное обозначение. Неявки отмечают отдельными символами — в зависимости от причин отсутствия.

Несколько примеров, как может выглядеть табель при различных способах фиксирования данных. Допустим, работник Петрова А.А. с 10 по 13 сентября 2021 года находилась в командировке, ее коллега Иванова Т.А. с 19 по 30 сентября была в отпуске. Работнику Сидорову В.А., который работает по 12 часов в сменном графике (2/2), в сентябре дважды предоставляли отпуск за свой счет — 7 и 23 сентября. Если заполнять табель только в случае отклонений, то он будет выглядеть так:

Если организация фиксирует фактические рабочие часы, то при тех же исходных данных табель учета выглядит иначе:

Последнее, что остается сделать, — подписать и отдать в бухгалтерию.

Пример заполнения табеля учета рабочего времени, форма 0504421 (новый)

Какие программы используют для ведения табеля

Чтобы заполнять табель в автоматическом режиме, необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на местах, часах их прихода и ухода, периода работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент могут посмотреть, где работник Петров, что делает, когда вчера ушел и т. д. Однако, помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один, но существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.