Примеры правильного оформления документов для корректного заполнения отчётности 6—НДФЛ

Общие вводные

Уточню, что сама по себе форма отчета предполагает отражение в ней информации об исчислении подоходного, а также удержание сумм налоговым агентом. Это своего рода сводный файл всех тех физлиц, что заработали свой доход у налогового агента, о подробных суммах налога, право на получение налоговых вычетах и о всей подобной информации, необходимой для расчета налога.

Отчет также имеет строго ограниченные сроки его подачи. Все субъекты обязаны предоставить отчет поквартально нарастающим итогом в налоговую по месту регистрации не позже последнего дня месяца после отчетного срока. На сдачу годового отчета дается срок до 1 апреля следующего после отчетного года.

Сам бланк имеет вид из двух частей:

1. Титульный лист.
2. Первый раздел «Обобщенные показатели».
3. Второй раздел «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц”».

Суммы к исчислению берутся из данных учета заработанных величин у налогового агента, а также учитываются все имеющие место быть налоговые вычеты по данным регистров налогового учета.

Что такое — справка 2-НДФЛ

Организации и ИП, имеющие наемных сотрудников, являются налоговыми агентами по исчислению и удержанию налога на доходы физических лиц. Кроме необходимости удержания и перечисления НДФЛ в бюджет государства у них так же есть и обязанность — отчитываться перед налоговой инспекцией.

Одной из форм отчетности является справка 2-НДФЛ, бланк которой утвержден Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 г. № ММВ-7-11/[email protected] Он является обязательным к использованию, а нарушение законодательства по вопросу заполнения или представления справок на проверку влечет за собой наложение административной ответственности.

Как сформировать расчет?

Далее мы поведем с Вами беседу о том, как сформировать 6-НДФЛ в 1С ЗУП 3.0. Очень приятная новость состоит в том, что данная форма выдается пользователю автоматом, но при соблюдении ряда условий. Итак, что это за условия я решил Вам обозначить в таблице.

Машина содержит прописанный алгоритм формирования отчета и Вам для этого стоит открыть форму отчетности, далее справки 1С.

Использование универсального отчета для проверки отдельных показателей 6-НДФЛ

Пользователи программы «Зарплата и управление персоналом, ред. 3» очень часто сталкиваются с ситуацией, когда сумма дохода, попадающего в строку 020 отчета 6-НДФЛ, не совпадет с итоговой суммой начислений свода по зарплате. Выявить причину расхождений, особенно если в организации работает большое количество сотрудников, бывает не так просто. Давайте попробуем разобраться, за счет чего они могут возникнуть, и с помощью какого инструмента программы «Зарплата и управление персоналом» удобнее всего их отслеживать.

Сформируем отчет 6-НДФЛ за 1-ый квартал 2018-го года по организации Крон-Ц. Сумма начисленного дохода, которая попадает в строку 020 раздела 1 составляет 3 910 513,21 руб. (см. рис. 1).

Рис. 1.

Если же сформировать краткий свод начислений и удержаний, то в итоговой строке будет стоять сумма 3 910 862,53 руб. (см. рис. 2).

Рис. 2.

Было бы логично предположить, что среди начислений, отраженных в первом квартале, есть те, которые не облагаются НДФЛ, а соответственно, и не попадают в отчет 6-НДФЛ (например, пособия по уходу за ребенком). Однако, как мы видим, в списке таких не имеется. В чем же тогда причина? Ответ на этот вопрос нам поможет найти универсальный отчет, который мы настроим определённым образом.

Выбираем пункт меню Зарплата -> Отчеты по зарплате -> Все отчеты. Далее выбираем ветку Все разделы, и в списке, отображенном в правой части окна, находим универсальный отчет (см. рис. 3).

Рис. 3.

Мы будем формировать универсальный отчет по регистру накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ (см. рис. 4).

Рис. 4.

Для того, чтобы настроить отчет нужным нам образом, нажимаем на кнопку Ещё -> Прочее -> Изменить вариант отчета.

Далее в окне настройки структуры отчета щелкаем правой кнопкой мыши по строке <�Детальные записи> и в появившемся контекстном меню выбираем пункт Удалить (см. рис. 5).

Рис. 5.

После этого настраиваем структуру отчета следующим образом:

1. Кнопка Добавить -> Новая группировка, выбираем поле Организация;
2. Кнопка Добавить -> Новая таблица;
3. Устанавливаем курсор на позицию Строки. Кнопка Добавить -> Новая группировка, выбираем поле Регистрация;
4. Устанавливаем курсор на позицию Строки. Кнопка Добавить -> Новая группировка, выбираем поле Регистрация;
5. Устанавливаем курсор на позицию Строки. Кнопка Добавить -> Новая группировка, выбираем поле Регистрация;
6. Устанавливаем курсор на позицию Регистрация. Кнопка Добавить -> Новая группировка, выбираем поле Период -> Дата начала -> Начало месяца;
7. Устанавливаем курсор на позицию Колонки. Кнопка Добавить -> Новая группировка, выбираем поле Дата получения дохода -> Дата начала -> Начало месяца.

В результате получаем структуру отчета, представленную на рисунке 6.

Рис. 6.

Нажимаем на кнопку Завершить редактирование.

Далее нам необходимо настроить отбор по дате получения дохода. Для этого на форме отчета нажимаем на кнопку Настройки, а в открывшейся форме выбираем вид Расширенный. Добавляем следующие отборы:

1. Дата получения дохода Больше или равно 01.01.2018
2. Дата получения дохода Меньше или равно 31.03.2018

Указываем, что оба отбора необходимо вывести в шапке отчета (см. рис. 7).

Рис. 7.

Нажимаем на кнопку Закрыть.

Для сохранения выбираем Ещё -> Варианты отчета -> Сохранить вариант отчета (см. рис. 8).

Рис. 8.

В появившемся окне вводим наименование варианта, например, Универсальный отчет – НДФЛ доходы.

Наш отчет готов к использованию. Для того, чтобы в него попали все доходы, дата получения которых относится к 1-му кварталу 2018-го года, необходимо очистить поле период (см. рис. 9) и нажать кнопку Сформировать.

Рис. 9.

Результат формирования отчета представлен на рисунке 10. Строки получившейся таблицы сгруппированы по периодам, в которых были проведены документы, отразившие доход за 1 квартал 2021 года. Колонки же сгруппированы непосредственно по месяцам получения дохода.

Рис. 10.

Как мы видим, в декабре 2017-го года был проведён некий доход, который с точки зрения НДФЛ относится к январю 2021. Если сделать расшифровку по регистратору, то становится понятно, что это был Больничный лист (рис. 11).

Рис. 11.

Действительно, если в документе Больничный лист за декабрь 2017 поставить дату выплаты, которая относится к январю 2021 (см. рис. 12), то получим расхождение между кратким сводом начислений и удержаний и суммой дохода, попадающей в отчет 6-НДФЛ.

Рис. 12.

Теперь давайте попробуем сформировать Универсальный отчет – НДФЛ доходы немного по-другому. Установим период формирования отчета – 1-ый квартал 2021. Отбор по датам получения дохода производить не будем (см. рис. 13).

Рис. 13.

Сформировав отчет, мы увидим, что в марте 2021 был отражен доход, который с точки зрения НДФЛ относится к апрелю 2021, а, следовательно, не может попасть в отчет 6-НДФЛ за 1-ый кваратал (см. рис. 14).

Рис. 14.

Сделав расшифровку по регистратору, обнаруживаем, что это документ больничный лист за март 2021, оплаченный в апреле 2018 (см. рис. 15)

Рис. 15.

Если вернуться к краткому своду начислений и удержаний, то получаем следующее: 3 910 862,53 руб. (всего начислено по своду) + 5 704,11 руб. (больничный лист из свода за декабрь, выплаченный в январе) – 6 053,43 руб. (больничный лист из свода за март, выплаченный в апреле) = 3 910 513,21 руб. – именно эта сумма попадает в строку 020 отчета 6-НДФЛ за 1-ый квартал 2018.

Это далеко не единственная настройка полезная настройка универсального отчета. В одной из следующих наших публикаций будет рассказано о том, как с его помощью можно проверить исчисленный и удержанный НДФЛ, отображаемый в отчете 6-НДФЛ.

Алгоритм действий пользователя

Любая манипуляция, совершаемая в машине требует внимательности и слаженности прохождения этапов. Так и наш случай подразумевает определенную процедуру и мы ее изучим далее.

Шаг 1 – Клавиша создать поможет Вам задать новую отчетную форму.

Шаг 2 – В видах отчетов найдите нужный нам 6-НДФЛ и затем кликните выбор.

Шаг 3 – В открывшемся окне пропишите нужную компанию, когда сопровождается учет нескольких, отчетный период и нажмите на создать. Учтите, что при наличии отдельных подразделений, по которым не ведется отдельный баланс, форма отчета должна быть своя по каждому такому подразделению.

Шаг 4 – Дабы Вы имели возможность сделать отчет сразу в несколько налоговых по месту регистрации отделов существует флаг создать для нескольких налоговых органах. После стоит отметить налоговые органы и прописать те, в которых компания и ее обособленные подразделения состоят на учете и куда требуется направить отчетность. В итоге Вы получите исчисление в разрезе налоговых по отчетной форме. Но в обязательном порядке зайдите в каждый и проверьте правильность просчетов.

Шаг 5 – На титульном листе в поле по месту нахождения (учета) (код) Вы обязаны проставить код места представления расчета и для отечественных компаний он является 220-м.Вы вправе включить автоотчет и делать его сами, тогда для основной и дочерних компаний Вы делаете отдельный расчет форы и графе Представляется в налоговый орган (код) командой заполнения присваиваете расчеты.

Далее хочу Вам поведать, как составить каждый раздел изучаемого нами отчета.

Как сформировать 6-НДФЛ в 1С ЗУП 3.0: инструкция

Титульный лист 6-НДФЛ

Поле КПП вверху требует от пользователя назвать код причины постановки на учет по месту пребывания фирмы либо по месту учета обособленного подразделения. В поле ИНН соответственно проставляется идентификационный номер налогового агента. По регламенту машина присваивает нулевой номер корректировки, так как якобы Вы впервые направляете отчет и исправления еще не имеют оснований. В авторежиме машина заносит сведения в ячейки Период представления (код) и Налоговый период (год) и тянутся они из первоначальных настроек. Кодировка налоговой состоит из четырехзначного кода и подразумевает указание той, куда подается отчетность компании и ее подразделений, и где они зарегистрированы. То место, куда Вы собираетесь передавать свои отчеты, указывается в графе по месту нахождения (учета) (код).

Примеры заполнения документов и отчетности

Начнем с рассмотрения простейшего примера — зарплата за январь 2016 года. Для выплаты для какого-либо сотрудника зарплаты не вместе со всеми, а по отдельной ведомости есть возможность отразить это в программе

Начислено — 216268,34

, НДФЛ —
26663
, вычеты —
8400

Смотрим заполнение 6-НДФЛ.

Разница на декретницу, не облагаемую НДФЛ.

Теперь усложним пример отпускными

Не забываем про дату выплаты дохода, она должна ровняться дате фактической выплаты.

Вид выплаты указываем верно — отпускные

.

Смотрим 6-НДФЛ 2-ой раздел