Инструкция по заполнению 6-НДФЛ включая последние изменениями в 2021 году

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Подается расчет 6-НДФЛ всеми налоговыми агентами по окончанию каждого квартала. В 2021 году сроки такие:

• за I квартал — до 30 апреля 2021 года
• за полугодие — до 31 июля (2 августа) 2021 года
• за девять месяцев — до 31 октября (1 ноября) 2021 года
• за год — до 1 апреля 2022 года

Если крайняя дата приходится на выходной или праздник, подать расчет нужно не позднее следующего рабочего дня.

Налоговые агенты, подающие расчет в отношении 25 и более застрахованных лиц, обязаны сдавать его в электронном виде по ТКС.

Все прочие могут выбирать форму (на бумаге или в электронном виде) на свое усмотрение.

Обычно расчёт подается налоговыми агентами в «свою» ИФНС, то есть по месту учета компании либо по месту регистрации ИП. Но для определенных случаев установлены отдельные правила.

Обособленные подразделения

Юридическое лицо, имеющее обособленные подразделения, подает расчет по месту учета каждого из них. В форму включаются доходы и НДФЛ работников этого подразделения.

Если на учете в одной ИФНС стоят два обособленных подразделения, но они имеют разные коды ОКТМО (относятся к разным муниципальным образованиям), то 6-НДФЛ подается отдельно в отношении каждого из них. Если ситуация обратная, то есть два обособленных подразделения с одним ОКТМО стоят на учете в разных ИФНС, то юридическое лицо может встать на учет в одной из инспекций и отчитываться по 6-НДФЛ перед ней за оба подразделения.

Случается, что сотрудник успел поработать в разных филиалах в течение одного налогового периода. Если при этом они имеют разные ОКТМО, то придется подавать несколько форм.

На титульном листе 6-НДФЛ при наличии подразделений необходимо указывать:

• ИНН головной организации;
• КПП обособленного подразделения;
• ОКТМО муниципального образования, на территории которого расположено место работы сотрудников (его же указать в платежном поручении).

Смена адреса

Если в течение налогового периода в другую ИФНС, то по новому месту учета необходимо подать две формы 6-НДФЛ:

• первую — за период нахождения по прежнему адресу, указав старый ОКТМО;
• вторую — за период нахождения по новому адресу, указав новый ОКТМО.

КПП в обоих формах указывается тот, который присвоен новой ИФНС.

Как отражать премии в 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года

Далее поясним, как 6-НДФЛ показать премии в различных ситуациях. Это также выплаты, которые имеют особенности при их отражении в отчете 6-НДФЛ.

Премия за месяц

Премию за месяц отражайте так же, как зарплату (Письмо ФНС от 14.09.2017 № БС-4-11/18391).

В разделе 1 укажите:

• в строках 020 и 040 – премии, начисленные за все месяцы отчетного периода (январь, февраль и март 2021 год), и исчисленный с них НДФЛ;
• в строке 070 – НДФЛ с премий, удержанный до конца марта 2018 года. Эта сумма обычно меньше НДФЛ из строки 040. Ведь налог с премии за последний месяц удерживают уже в следующем квартале (в апреле). Суммы в строках 040 и 070 будут совпадать, только если премию за март 2021 года выплатили не позднее последнего рабочего дня квартала – 30 марта 2021 года.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 года покажите все премии, выплаченные январе, феврале и марте. Исключение – премии, выплаченные в последний рабочий день квартала (30 марта). Их включайте в раздел 2 6-НДФЛ за 2 квартал 2021 года.

Премию, выплаченную вместе с зарплатой за этот же месяц, укажите вместе с зарплатой в одном блоке строк 100 – 140. Если премия выплачена отдельно, заполните отдельный блок, указав (Письмо ФНС от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374):

• в строке 100 – последний день месяца, за который начислена премия;
• в строке 110 – день выплаты премии;
• в строке 120 – следующий рабочий день после выплаты премии.

Квартальная или годовая премия

Премию за период больше месяца – квартал, год и т.п. отражайте в 6-НДФЛ за период, в котором она выплачена (Письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-04-06/69115).

В разделе 1 укажите:

• в строке 020 – все премии за период больше месяца, выплаченные в отчетном периоде (в январе, феврале или марте 2021 года) вместе с НДФЛ;
• в строках 040 и 070 – НДФЛ с выплаченных премий.

В разделе 2 покажите премии, выплаченные в 1 квартале. Исключение – премии, выплаченные в последний рабочий день квартала (30 марта 2021 года). Их включите в разд. 2 6-НДФЛ за первое полугодие 2021 года.

Для премий заполните отдельный блок строк 100 – 140, где укажите (Письма ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/[email protected], от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374):

• в строках 100 и 110 – день выплаты премии;
• в строке 120 – следующий рабочий день после выплаты премии.

Премии, которые выплачены в разное время, покажите в отдельных блоках.

Как заполнить 6-НДФЛ

Форма расчета утверждена приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/[email protected] 17 января 2021 года ФНС своим приказом № ММВ-7-11/[email protected] внесла в нее изменения, которые заработали с 26 марта 2018 года.

Бланк состоит из титульного листа и двух разделов. В титуле указывается:

• наименование налогового агента;
• его основные реквизиты;
• данные о налоговом органе.

В разделах 1 и 2 указываются сведения обо всех доходах физических лиц, с которых начисляется НДФЛ. Подразумеваются не только работники, но и лица, с которыми заключались договоры гражданско-правового характера, если с выплат по ним начисляется НДФЛ. А вот доходы, которые не облагаются налогом (например, детские пособия), в форме не отражаются.

Титульный лист

Заполнение титульного листа 6-НДФЛ обычно не вызывает вопросов. Про то, как нужно заполнять ИНН, КПП и ОКТМО при наличии обособленных подразделений, мы рассказали выше. Соответственно, при отсутствии филиалов прописываются собственные коды. Остальные поля заполняются так:

1. «Номер корректировки» — при первичной сдаче указывается «000», в противном случае ставится порядковый номер декларации — «001», «002» и так далее.
2. «Период представления» — код из приложения № 1 к Приказу № ММВ-7-11/[email protected] Для 9-месячного периода это «33».
3. «Налоговый период» — 2021.
4. «Код налогового органа» складывается из двух значений:
   первые две цифры — код региона;
5. последние две цифры — номер налоговой инспекции.
6. Код «по месту нахождения (учета)» берется из приложения № 2 к Приказу № ММВ-7-11/[email protected] Организации, зарегистрированные по месту учета и не относящиеся к числу крупнейших налогоплательщиков, ставят «214».
7. Наименование налогового агента в соответствии с его учредительными документами. Правила требуют указать сокращенное наименование, а при отсутствии — полное. Если налоговым агентом является физическое лицо, то его ФИО указывается без сокращений в соответствии с паспортом.

Наименование налогового агента
Следующая строка заполняется только правопреемником реорганизованной компании:

• в поле «Форма реорганизации/ликвидации» указывается код из Приложения № 4 к Приказу № ММВ-7-11/[email protected];
• в следующем поле нужно указать ИНН и ККП, которые были присвоены компании до реорганизации.

Форма реорганизации

Обратите внимание! Поля для правопреемников появились в форме с 26 марта 2021 года. Это связано с тем, что с 1 января 2021 года расчет 6-НДФЛ должен подать правопреемник, если форма не была представлена до организации.

В нижней части титульного листа проставляется:

• код ОКТМО;
• номер телефона;
• количество страниц расчета и подтверждающих документов;
• код подписанта: 1 — если это налоговый агент или правопреемник, 2 — если это представитель;
• ФИО физического лица, кто подписывает документ;
• дата и подпись.

Данные уполномоченного лица
Если форму подписывает представитель, нужно указать название и реквизиты документа, на основании которого он действует. Кроме того, в этом же разделе указывается ФИО представителя или его наименование (если представитель — юридическое лицо).

Раздел 1

В этом разделе сведения указываются нарастающим итогом за весь отчетный период. Построчное заполнение представлено в следующей таблице.

Таблица 1. Заполнение строк раздела 1 формы 6-НДФЛ

Внимание! Если доходы облагались НДФЛ по разным ставкам, нужно заполнить несколько блоков строк 010-050 и указать в каждом из них сведения по одной ставке. При этом в строках 060-090 показатели отражаются общей суммой.

Раздел 2

В разделе 2 указываются сведения только за 3 последних месяца отчетного периода. То есть в разделе 2 формы 6-НДФЛ за 2021 год нужно указать данные за четвёртый квартал.

В разделе несколько блоков из 5 полей, в которых отражается такая информация:

• по строке 100 — дата получения дохода;
• по строке 110 — дата удержания НДФЛ с этого дохода;
• по строке 120 — дата перечисления налога в бюджет;
• по строке 130 — сумма полученного дохода;
• по строке 140 — сумма удержанного НДФЛ.

Основные сложности при заполнении раздела 2 вызывает определение дат получения дохода и перечисления НДФЛ. Они отличаются для разных видов доходов. Чтобы не запутаться, рекомендуем свериться со следующей таблицей.

В таблице отсутствует графа с датой удержания налога, поскольку чаще всего она совпадает с датой получения дохода. Исключения из этого правила — под таблицей.

Таблица 2. Определение дат для 6-НДФЛ

*Пояснение. НДФЛ с аванса не удерживается — он будет удержан с зарплаты за вторую часть месяца. Однако бывает, что аванс выплачивается в последний день месяца. В таком случае он признается оплатой труда за месяц, и НДФЛ удерживается как с заработной платы.

Дата получения дохода и удержания НДФЛ не совпадают в случаях:

1. При выплате суточных сверх установленных нормативов. Днем удержания налога считается ближайший день выплаты заработной платы в том месяце, в котором утвержден авансовый отчет.
2. При получении материальной выгоды — дорогостоящих подарков, иного дохода. Днем удержания налога считается ближайший день выплаты зарплаты.

При заполнении строк 100-120 суммируются все доходы, у которых соответственно совпадают все 3 даты. То есть можно просуммировать зарплату и ежемесячные премии. А вот квартальные премии, отпускные, больничные будут показаны отдельно. В форме будет присутствовать необходимое количество блоков строк 100-140.

Важно! При заполнении строки 130 доход указывается полной суммой. То есть уменьшать его на сумму НДФЛ и вычетов не нужно.

Заполнение первого раздела

Первый раздел декларации носит название «Обобщенные показатели».

Раздел 1. Обобщенные показатели

В этот раздел бухгалтер заносит данные о выплатах, произведенных с 1.01 по 31.06.

Таблица 1. Заполнение раздела «обобщенные показатели»

На заметку! В декларацию вносятся любые доходы, которые физическое лицо получило от организации. Поэтому в отчете следует отражать не только заработную плату, но и премиальные, отпускные, пособия, дивиденды и др.

Если, согласно законодательству, вид выплаченного дохода не облагается налогом, указывать его не требуется. Если денежное вознаграждение облагается подоходным налогом только частично, нужно внести в общие доходы (строчка 020) всю сумму. Но часть, с которой налог не удерживается, отнесите к пункту «налоговые вычеты» (строчка 030). А сумму налога, удержанного с сотрудников, запишите в поле 140 второй части расчета.

Приведем пример. Антонову Виктору Алексеевичу руководство подарило на день рождения 7000 рублей. Согласно законодательству страны, подарочные деньги не облагаются налогом, только если сумма не превышает 4000 рублей. В строчке 020 необходимо записать всю сумму — 7000 рублей, а к налоговому вычету (поле 030) отнести 4000 рублей, так как с этой части налог взиматься не будет. Остальные 3000 рублей (7000-4000) является налогооблагаемой базой, с которой должен быть удержан НДФЛ 13% — 3000*13%=390 рублей. Во втором разделе пункта 130 нужно вписать 7000 рублей, в пункт 140 — 390 рублей.

Как отражать дивиденды?

С доходов граждан Российской Федерации снимают налог по ставке 13%. Для иностранцев НДФЛ немного больше — 15%. Общая сумма дивидендов отображается в декларации два раза:

• в графе 020 вместе со всеми остальными доходами;
• в графе 025 отдельно.

Удержанный с дивидендов НДФЛ тоже учитывается дважды:

• в графе 040 в числе общего налога, удержанного с сотрудников компании. Высчитывается так: значение строки 020*ставку НДФЛ (строка 010);
• в графе 045 — отдельно (строка 025*строку 010).

Законом предусмотрено только две ситуации, когда дивиденды не указываются в декларации:

1. Когда организация, являющаяся источником дивидендов, находится не на территории России.
2. Работодатель не смог удержать налог с физического лица.

На заметку! Если компания не перечисляет НДФЛ с дивидентов, эта обязанность возлагается на самого сотрудника.

Срок перечисления подоходного налога с дивидендов зависит от того, кто занимается этим вопросом:

1. Если сотрудник сам за себя платит налог, деньги в бюджет должны поступить не позже 15 июля. Не имеет значения в каком месяце был получен доход — в феврале или августе.
2. ООО должна перечислить НДФЛ либо в тот же день, когда были выданы дивиденды, либо на следующий.
3. Акционерному обществу дается на перечисление денег срок 1 месяц с момента, когда доход был выплачен.

Видео — Дивиденды в 6-НДФЛ

Пример заполнения

Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ за год на примере ООО «Ромашка». За IV квартал 2021 года имеется следующая информация:

• количество сотрудников — 6;
• совокупный доход работников за год составил 1 440 000 рублей (120 000 рублей в месяц);
• все работники имеют право на стандартный вычет за ребенка в размере 1400 рублей. Совокупный размер вычета составил: 1 400 х 6 х 12 =100 800 рублей;
• размер исчисленного НДФЛ с дохода: (1 440 000 рублей — 100 800) * 13% = 174 096 рублей (14 508 рублей в месяц);
• размер удержанного за год НДФЛ составил8 = 159 588 рублей, поскольку налог с декабрьской зарплаты подлежит удержанию в январе.

Раздел 1 заполняется так:

Раздел 1

В следующей таблице перечислены операции за IV квартал, которые понадобятся для отражения в разделе 2.

Таблица 3. Операции ООО «Ромашка» в IV квартале 2021 года по выплате дохода и удержанию НДФЛ

Обратите внимание! Заработная плата за декабрь, выплаченная в январе, в расчете фигурировать не будет, поскольку срок уплаты НДФЛ с нее истекает в другом отчётном периоде.

А вот как будет выглядеть заполненный по этим данным раздел 2 расчета 6-НДФЛ:

Раздел 2

«Переходные выплаты» в составе 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

Самые спорные вопросы в отношении заполнения 6-НДФЛ – это выплаты переходных периодов. С ними сталкиваются, когда зарплата или премия начислены в одном отчетном периоде, а выплачены в другом. Поступайте следующим образом.

В 6-НДФЛ за период, в котором зарплата начислена, но не выплачена, покажите (Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507):

• в строке 020 – всю начисленную зарплату вместе с НДФЛ;
• в строке 040 – НДФЛ с нее. В строки 070 и 080 этот НДФЛ не включайте.

В 6-НДФЛ за период, когда зарплата выплачена:

• в строку 070 – включите НДФЛ с нее. Если вы выплатили декабрьскую зарплату в январе, то по строке 070 6-НДФЛ за I квартал вы отразите налог, который не включен в строку 040. Это соответствует Порядку заполнения расчета (Письмо ФНС от 29.11.2016 N БС-4-11/[email protected]);
• в разд. 2 заполните для этой зарплаты отдельный блок строк 100 – 140 (Письма ФНС от 15.12.2016 № БС-4-11/24063).

Пример:

Зарплата за декабрь – 570 000 руб., НДФЛ – 74 100 руб. 09.01.2018 выплачена зарплата за вторую половину декабря и перечислен НДФЛ в бюджет.

В 6-НДФЛ за 2021 г. декабрьская зарплата отражена так.

В разд. 2 зарплата за декабрь будет отражена в 6-НДФЛ за 1 квартал 2021 г.

Зарплата за декабрь выплачена в декабре 2021 года

Некоторые работодатели зарплату за декабрь выдали до Нового года (в декабре 2021 года). Другие – выплатили зарплату и годовую премию в январе 2021 года. Как показать декабрьские начисления в отчете за 1 квартал 2021 года, чтобы налоговики приняли 6-НДФЛ с первого раза? Отвечаем.

Если всю зарплату за декабрь 2021 года выплатили работникам в декабре 2021 году, то в форме 6-НДФЛ за 2021 год выплаты требовалось отразить так:

• сумму начисленной зарплаты за декабрь 2021 года – строка 020;
• сумму исчисленного с зарплаты НДФЛ – строка 040;
• сумму удержанного НДФЛ (строка 070). Дата удержания НДФЛ – это 31 декабря 2021 года.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2021 год данные о зарплате за декабрь показывать было не нужно. А вот в расчет за I квартал 2018 года данные нужно включить, поскольку в разделе 2 следует опираться на дату, не позднее которой НДФЛ нужно перечислить в бюджет.

Санкции за нарушения

За нарушения срока и формы подачи 6-НДФЛ предусмотрена налоговая и административная ответственность. Все санкции собраны в следующей таблице.

Таблица 4. Возможные санкции за нарушение порядка и срока подачи 6-НДФЛ

К административной ответственности привлекаются должностные лица компании. Например, штраф за несвоевременную подачу 6-НДФЛ наложат на главного бухгалтера, если в его должностной инструкции указано, что он отвечает за своевременную подачи отчетности.

6-НДФЛ и 2-НДФЛ: в чем разница?

Введение еще одной формы не отменяет необходимость заполнения 2-НДФЛ. Хотя большая часть данных в обеих декларациях совпадает, это разные документы. Во-первых, 2-НДФЛ сдается лишь 1 раз в год, а 6-НДФЛ чаще — каждый квартал. Во-вторых, первая форма заполняется на каждого сотрудника в отдельности, а вторая — по всей фирме в целом. Таким образом, 6-НДФЛ является дополнением к 2-НДФЛ, а не отменяет ее.

Справка 2-НДФЛ: что это такое

В нашей статье подробно рассмотрим, каково предназначение справки 2-НДФЛ, что указывать в декларации, правила заполнения, а также в каких случаях не требуется предоставление справки в налоговые органы.

Корректировка

При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточненный расчет. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточненку».

Если внести исправление раньше того, как ошибку найдут налоговики, штрафа в размере 500 рублей можно избежать.

Особенности уточненной формы 6-НДФЛ таковы:

• указывается номер корректировки — «001» для первой, «002» для второй и так далее;
• в полях, в которых найдены неточности и ошибки, нужно указать правильные данные;
• остальные поля заполняются так же, как в первичном расчете.

Отдельно упомянем о том, как исправить форму, если вы указали неверный код КПП или ОКТМО. В этом случае нужно подавать 2 расчета:

1. В первом нужно указать правильные коды КПП и ОКТМО и поставить номер корректировки «000». Все прочие данные перенести из прежней формы.
2. Во втором расчете указывается номер корректировки «001», а также КПП и ОКТМО, которые были указаны в ошибочной форме. Во всех разделах должны быть проставлены нулевые данные.

Общие требования к составлению отчета

Для правильного составления 6-НДФЛ, пример заполнения за 1 квартал представлен ниже, следует руководствоваться Приказом ИФНС № ММВ-7-11/450. В первую очередь отметим, что если предприятие применяет несколько ставок налогообложения, то Раздел 1 должен составляться отдельно по каждой ставке налога. В случае, когда предприятие имеет несколько филиалов или обособленных подразделений, то 6-НДФЛ 2021, можно у нас на сайте, составляется отдельно по каждому из них, при этом указывая соответствующие им ОКТМО и КПП. Разъяснения по этому поводу приводятся в Письме № БС-4-11/13984.

После составления формы, указанные данные проверяются путем применения контрольных соотношений, приведенных в Письме № БС-4-11/3852.

Заполнение 6-НДФЛ в 2021 году происходит строго в соблюдении общих требований по составлению налоговой формы. Это такие:

• текстовые и числовые данные заполняются слева направо;
• в строках, где не отражается никакой текстовой информации, проставляются прочерки;
• в ячейках, где необходимо указать количественные или суммовые показатели, но для их отображения нет данных, проставляются прочерки, за исключением первой клеточки строки, в ней указывается значение «0»;
• если 6-НДФЛ заполнение 2021 года будет на бумаге, то распечатывать документ следует только на одной стороне листа, распечатывать отчет с двух сторон запрещено;
• заполнять бумажный вариант отчета можно чернилами черного или синего цвета;
• запрещено использовать различные корректирующие средства для исправления ошибок;
• при заполнении документа не допускается никаких помарок и исправлений;
• если новая форма 6-НДФЛ в 2021 году заполняется в электронном виде, необходимо использовать шрифт Courier New, высота 16-18 пунктов;
• в случае если данные не помещаются на одной странице раздела, то дополнительно заполняются еще листы;
• данные, вносимые в отчетную форму, берутся из регистров налогового учета на предприятии;
• все листы 6-НДФЛ за 1 квартал 2021, пример позволит заполнить документ правильно, должны быть пронумерованы;
• готовый документ обязательно заверяется подписью руководителя компании и печатью организации.